het tweesnijdend zwaard dat Outlook heet

outlook tweesnijdend zwaard

Outlook: je e-mailprogramma een tweesnijdend zwaard?

Outlook is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant verzend je er in een handomdraai je mails mee, je moeiteloos met al je apparaten synchroniserende agenda beheren is een eitje, en ook je taken beheren is gemakkelijk. Tegelijk zit onder de motorkap een enorm ingewikkelde en moderne motor. Zo een waarvan je soms het idee hebt een diploma van de Outlook Universiteit nodig te hebben om die te begrijpen. Verdiep je je erin (alsof je daar tijd voor hebt!), dan kun je behoorlijk geavanceerde dingen voor elkaar krijgen.

Te veel mogelijkheden?

Zo kreeg ik onlangs de vraag of je van een groep mensen (bijvoorbeeld je teamleden, je managers als assistent) alle reacties op vergaderverzoeken (je weet wel: geaccepteerd, geweigerd, voorlopig) kunt archiveren. En zelfs dat blijk je in twee minuten voor elkaar te kunnen krijgen.

Even tussendoor: de vraag is of dit de meest logische oplossing is voor het beheren van vergaderverzoeken, maar dat is een ander verhaal. Voor nu laat ik je zien hoe je via een op het oog ingewikkelde regel dit toch in een paar minuten voor elkaar krijgt.

  1. open bovenin Outlook de Rules Wizard en start met een lege regel voor inkomende berichten ofwel “check messages when they arrive”
  2. kies in stap 1 van de Rules Wizard eerst bij “from” al je managers
  3. klik dan verder onderin bij stap 1 van de Rules Wizard “uses the form name from
  4. klik op “form name” onderin
  5. kies in het menu voor “application form“, en dan de gewenste soort: “Accept Meeting Response“, “Decline Meeting Response“, “Tentative Meeting Response
  6. klik next en kies de map waar de berichten naartoe moeten
  7. rond af door de regel aan te zetten

Al naar gelang je versie van Outlook kunnen de precieze benamingen iets verschillen.

Vanaf nu zullen al deze berichten in je gewenste map terechtkomen. De vraag blijft dus of dit voor deze situatie wel de juiste oplossing is. In dit geval kan ik me voorstellen dat het handiger is om alle reacties op vergaderverzoeken niet bij te houden, en te volstaan met een blik op alle agenda’s waar je het overzicht over wilt houden. Vraag jezelf daarom bij alle aanpassingen die je in je werk doorvoert steeds af: neemt het overzicht nu toe of juist af? Schiet je er mee op of zijn de afgelopen twee uur uitzoekwerk stiekem verkapte procrastinatie ofwel uitstelgedrag?

Bewaar geen informatie, bewaar het overzicht!

Mijn visie is dat gearchiveerde informatie in de regel (geen grap bedoeld) weinig waarde heeft. Bewaren voor later lijkt erg handig, je weet tenslotte maar nooit! Toch verdoe je meestal veel tijd die je beter had kunnen gebruiken. Hoorde ik procrastinatie? Veel belangrijker is wat je het speelveld van je werk van vandaag en de komende dagen kunt noemen: welke afspraken zijn er, waar zijn knelpunten, waar dreigt iets mis te lopen, waar moet ik als eerste mee aan de slag? Een goed overzicht over je werk en je takenpakket zijn daarin van levensbelang.

Outlook helpt je in je werk, maar verlies je niet in de mogelijkheden van het systeem. Grip op je inbox krijg je door die inbox juist zo snel mogelijk leeg te krijgen – volg de gratis audiocursus die je precies dat leert! Om je daarna aan het echte werk te zetten waarmee je de meeste impact maakt.

Ben benieuwd: hoe houd jij het overzicht?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Druk

drukJe hebt het druk, ontzettend druk. Druk op het werk, druk thuis, ja zelfs ’s met je partner in een mooi restaurant dinerend check je – geef toe – snel je Whatsapp zodra hij even naar het toilet gaat. En dat is niet omdat de oppas je aandacht nodig heeft. Laten we het toegeven: we zijn met zijn allen de afgelopen jaren verslaafd geraakt aan informatie. Want eigenlijk slaat het nergens dat je intieme diner onderbroken wordt door de fittie in de ene groep en de kattenfoto’s van je zus in de andere. Foto’s van katten zijn prima, ik geniet zelf dagelijks van onze Sammy, alleen liever niet hier, nu ik aan het werk ben. Voor alles is een plaats en een tijd schreef een bekende denker heel lang geleden al. Hij had het goed gezien, wijzelf zijn onderwijl de draad van het gewone leven behoorlijk kwijtgeraakt.

Die verleidelijke apparaten kwamen met een verleidelijke belofte: altijd en overal bereikbaar zijn

Een belangrijke oorzaak van die obsessie met drukte is de opkomst van verleidelijk handige apparaten waarmee je permanent online kan zijn. Ze kwamen in de vorm van een geweldige belofte: overal en altijd bereikbaar zijn en je gegevens bij de hand hebben. Wat was je er blij mee, je kon nu veel gemakkelijker en op je eigen moment aan het werk zijn. Heerlijk die flexibiliteit! Tot het ging wrijven, tot je je besefte dat je tegenwoordig vaker uit je slaap gehaald wordt door de bliepjes waarmee de eindeloze berichtenstroom zich aankondigt dan vroeger van die uiterst vervelende buurman die ’s al deursmijtend elke zondagochtend hèèl vroeg vers uit de kroeg zijn huis binnen rolde. Die buurman, dat was nog wel te doen, die voortdurende notificaties leiden als je eerlijk bent steeds meer tot stress. Het koord is langzaamaan altijd strak komen te staan.

Kan dat niet anders? Natuurlijk kan dat en voor een groot deel weet je best hoe het moet. Je telefoon op stil zetten wanneer je niet gestoord wilt worden is zo voor de hand liggend, dat hoeft niet eens gezegd. En toch is de kans groot dat je zelfs die voor de hand liggende instelling nooit gebruikt. Uit een onderzoekje over e-mailgebruik dat ik onlangs hield onder leidinggevenden en uitvoerend professionals die het grootste deel van de dag achter de computer zitten bleek dat ruim eenderde van hen de e-mail tijdens de werkdag de hele tijd open heeft en meldingen ontvangt van ieder nieuw bericht. Nog eens de helft heeft het mailprogramma wel open maar ontvangt gelukkig niet die interrumperende notificaties. Alhoewel in dat laatste geval je niet door je apparatuur onderbroken kunt worden is de neiging alsnog groot om regelmatig op nieuwe mails te checken. Een magere dertien procent sluit het mailprogramma zodra de mails gelezen en verwerkt zijn en word dus tijdens het werk niet door de mail gestoord. Even resumerend: dit houdt dus in dat eenderde van alle professionals en managers in Nederland zich zonder meer door elke nieuwe mail laat storen. Dit zijn voor een groot deel professionals die grote klussen zoals rapporten, websites, grafisch werk en strategieën moeten maken. Werk dat de nodige concentratie vergt. En ze geven die concentratie zomaar uit handen! Ik vind dat ongelooflijk. Behalve wanneer je op een helpdesk werkt is er geen excuus je mail met haar flowbrekende notificaties de hele dag geopend te houden. Stuur ik je een nieuwsbrief terwijl je net lekker in je rapportage over het vorig kwartaal zit en bam! Weg is je concentratie. Die nieuwsbrief had beter in alle stilte binnen kunnen komen, meteen door Outlook gearchiveerd in een apart mapje zonder dat je er erg in hebt. Ergens ‘s avonds of in het weekend lees je je nieuwsbrieven wel een keer bij.

Bovenstaande getallen tonen hoe weinig we onze meest gebruikte software goed weten in te zetten. Wanneer zelfs dat nog niet lukt, is het erg moeilijk om uit de spagaat van druk-druk-druk te komen: we roepen het over onszelf af met die voortdurende nieuwsgierigheid naar nieuwe brokjes informatie. En of het nu om Facebook gaat of om je werkmail: in alle gevallen willen we 24/7 op de hoogte blijven. Nieuws heet niet voor niets nieuw-s, oud vinden we niet meer interessant. Zoekend naar nieuw gaan we vaak ook aan de slag met nieuw, tot verdriet van in het slop rakende lopende projecten. Geen wonder dat die te laat worden opgeleverd, hier zit echt een verband.

Kom in een andere modus: ontbijt in alle rust of voer een gesprek, zonder smartphone. Houd dat de rest van de dag vast

Hoe doen we het nu? ’s Ochtends grijp je als eerste om je heen, tastend naar de telefoon. Facebook check, Twitter check, Whatsapp check, mail. Snel ontbijten want je moet zeker vandaag met die belangrijke presentatie de trein halen. Kinderen de deur uitwerken en dan snel in de bus. Waar je je mail voor de derde keer (tijdens het snelle ontbijt was de tweede keer) checkt. Na een zoals altijd te lange werkdag kom je uitgewrongen thuis, waar de kids gillend door het huis rennen, eh zich uitstekend vermaken. Na de kant-en-klaarmaaltijd zet je je nog aan het verwerken van de mails van die dag. En als eindelijk de kinderen op bed liggen heb je echt geen zin meer in wat dan ook. ……… lezen, sporten, vriend bellen snel even social media checken maakt het naar mijn beleving vooral nog erger.

Kijk de komende tijd nou achteraf eens terug op je dag, zowel het werkstuk als het privéstuk. Wat had je graag anders gezien? Wat had je als je eerlijk bent best anders kunnen doen? En zou het met je altijd-aan-veel-te-druk stand te maken hebben dat het uitje met je vriendinnen alweer gecanceled is? Kan het zijn dat we zo in het te-druk stramien zitten dat we niet eens meer zien hoe het anders moet. En kijk al terugkijkend nou eens of je wat van die mislukkingen kunt ombuigen. Zodat je de volgende keer wel uitgebreid de tijd neemt om een verhaaltje te lezen voor je dochter ’s avonds.

Ga daarom aan de slag om je onderbrekers tot zwijgen te brengen (waarbij je de menselijke beter ongemoeid laat…). Je weet om welke het gaat. Richt je op wat er nu voor jou toe doet – en verspil je tijd niet met zogenaamd interessante beuzelarijtjes. Bouw routines in je zakelijke en privéleven in om de waanzin van 24/7 online zijn te lijf te gaan.

Het opvolgen van een eenvoudige time management tip is gemakkelijk. Echte verandering vindt pas plaats als je die tip naadloos in je dagelijkse werk weet te integreren. Het is aan jou om daarvoor in actie te komen. Begon je bovenaan te lezen omdat je het inderdaad “druk” hebt, dan is het eigenlijk niet optioneel de boel op zijn beloop te laten. Aan het werk om je werk de baas te blijven en grip op je leven te houden. Jij bent toch baas over jezelf? Neem weer leiderschap over jezelf!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe je als langzame taakswitcher toch hoge prestaties levert

werkstress-mannetje-aan-bureauHerken je dit bij jezelf: je hebt moeite om te beginnen aan een klus. Wanneer dat dan eenmaal gelukt is hoop je zo hard mogelijk dat je niet onderbroken … trrrringgg!! Alleen al het idee dat je onderbroken kunt worden door een rinkelende telefoon of de spreekwoordelijk binnenvallende collega maakt het lastig om jezelf (weer) aan het werk te krijgen. Zo heb je het gevoel dat je alles twee keer moet doen. Of drie.


ONLANGS sprak ik met een klant die van zichzelf al aangaf een langzame taakswitcher te zijn – hoera voor zelfinzicht! Hij vond het lastig om te voldoen aan de verwachting heel flexibel steeds te werken aan wat op het moment de prioriteit had. Een prioriteit die nogal eens de neiging had te wisselen. Wisselingen van prioritering in de organisatie zorgen nogal eens in de vraag aan medewerkers hun klussen ook meteen in te wisselen voor de prio-du-jour. Voor sommige medewerkers geen enkel punt, terwijl anderen van al die herprioritering onrustig worden.
Vooropgesteld: het proces waarbij je één werktaak afrondt en overgaat naar een nieuwe kost mentale energie. Dat geldt voor iedereen. Het kan daarom slim zijn het wisselen tussen verschillende taken terug te brengen. Alleen loopt de een er sneller tegenaan dan een ander. Gelukkig hoef je als langzame taakwisselaar niet sneller te worden. Dit is namelijk een eigenschap die in je genen verankerd zit. Er is ook niet iets ‘mis’ mee of zo, helemaal niet. Je kunt deze eigenschap juist je voordeel gebruiken – straks meer. Eerst meer over hoe je hier slim mee omgaat.

Slimmer werken als langzame taakswitcher

Ik ga je als langzame taakswitcher niet aanraden vanaf nu je telefoon tussen 9 en 5 uit te zetten, en je deur op slot te draaien. Het zijn bijzonder effectieve oplossingen mits je ze met mate toepast maar de hele dag lang zal geen haalbare kaart zijn. Laten we gaan voor meer elegante aanpassingen. Hieronder vind je een aanzet. Het is geen uitputtende lijst en voor een deel pas je ze vast al toe. Mijn bedoeling is vooral je aan het brainstormen te krijgen over hoe jij in elkaar zit en hoe je je werk daar omheen kunt vormgeven. Daar gaan we:

Vind je het lastig om van taak te wisselen dan zorg je er best voor dat je

  • alle e-mail en andere notificaties uitzet wanneer jij je concentreert op je werk  – voor zover je dat niet al lang deed
  • kijkt of het mogelijk is spreekuren in te stellen waarop iedereen mag binnenlopen, of enkele blokken tijdens de werkdag dat je “gestoord” kunt worden. Werkt vooral goed wanneer je in een team of in een open kantoortuin (samen)werkt en je hier onderling afspraken over maakt…
  • …lukt het voorgaande niet draai het dan om: stel juist blokken in waarin je ongestoord aan je actielijst werkt. Maak dit duidelijk in je agenda en naar de mensen om je heen
  • glashelder naar jezelf toe bent over wat het is dat je nu precies gaat doen. Gebruik ook eens het actieve woord “actie” in plaats van het passieve “taak”
  • batchgewijs werkt – ofwel alle soortgelijke kleinere taakjes bij elkaar veegt. Door soortgelijk werk in 1 keer achter elkaar te doen maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Het vergt minder van je dan alles door elkaar te doen. Alles om de frictie in je werk te verminderen. Moet je voor administratieve handelingen inloggen op een traag bedrijfssysteem probeer dan die wijzigingen of toevoegingen allemaal één keer tegelijk te doen. Log dan in in dat trage systeem en voer je aanpassingen in 1 keer door. Kleine aanpassing in je werkwijze, die je steeds een klein beetje tijd kan besparen. Ook het afhandelen van alle nieuwe mails in je inbox in één keer is batchgewijs werken. Hoe je zo zorgt voor meer grip op je inbox lees je hier

Ja, dat lijkt nogal wiedes en is toch o zo lastig: bedenken wat je precies gaat doen? “kwartaalrapportage schrijven” lijkt logisch. Maar eigenlijk bedoel je “vraag jaarcijfers op bij Trudy”, “schrijf eerste versie”, “leg concept ter review voor aan Klaas-Jan, Annelies”, “verwerk commentaar”, “vraag Trudy grafieken te maken” (daar is ze nogal goed in, en ze vindt het leuk werk), “rond rapportage af”, “bereid presentatie kwartaalcijfers voor MT en team voor”. Bij het fantaseren over de kwartaalrapportage verschijnt wel direct een gelikt afgerond document voor je geestesoog en je snapt dat op enig moment Word geopend zal worden. Maar. Zonder jaarcijfers is het lastig een toelichting uit te werken. En o ja, Trudy is volgende week pas weer terug van vakantie. Met de kennis van nu ga je eerst iets anders doen. De kwartaalrapportage blijft nog even liggen.

Wil je het risico lopen urenlang te zwoegen met het zagen van planken terwijl de romp van het schip van metaal gemaakt dient te worden?

mannetje-vraagteken-midndKortom. Het is ontzettend belangrijk om glasheldere acties voor jezelf te formuleren en vooraf je denkwerk te doen voordat je zomaar aan de slag te gaan. Vanuit een set heldere acties is het veel makkelijker kiezen dan vanuit een serie wazige grotere dingen die je niet in één keer te bevatten zijn. Het wordt veel eenvoudiger om de juiste dingen op het juiste moment te doen wanneer je een helder beeld hebt van het grotere plaatje. Je loopt een levensgroot risico jezelf urenlang in het zweet te werken met het zagen van planken terwijl het schip van metaal gemaakt dient te worden. En dan hebben we het nog niet eens over de scherpte van je zaag gehad.
Simpelweg een TODO-lijst aanleggen werkt dan tegen je in plaats van dat het helpt. Beginnen te denken in termen van urgentie en belangrijkheid van je takenpakket is een stap in de goede richting.

Denken OVER je werk zorgt voor minder denken AAN je werk

Kortom, ook wanneer langzaam taakswitchen je past als een handschoen kun je bijzonder productief zijn. Gewapend met zelfkennis kun je op deze manier zelfs van een veronderstelde zwakte een kracht maken. Waarmee de kring rond is.

En nu – aan de slag!?

Bovenstaand heb ik je een paar suggesties gegeven hoe je als langzame taakswitcher toch de werktijd naar je hand kunt zetten. Je kunt dit nog veel verder uitbouwen, zodat je met veel meer plezier je werkdag in kunt gaan. Dit artikel biedt niet de ruimte alles met je te bespreken. Mocht je meer willen weten kijk dan wat ik via een training Grip op je Inbox of De Drukte de Baas voor je kan betekenen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Wat gebeurt er als je een week stopt met werk e-mail te lezen?

Wat zou er gebeuren wanneer je je werk e-mail een week afgesloten houdt. Chaos? Gemiste deadlines? Gefrustreerde collega’s? Het Antwoord Zal Je Verbazen.

Krijg je ook zo bizar veel mail? Uit onderzoek blijkt dat in Amerika de gemiddelde kantoorwerker ruim 100 mails per dag krijgt (PDF). In Nederland lijkt mij dat iets lager liggen als ik in mijn klantenkring en elders rondkijk en -vraag. Hoe dan ook, dat we teveel mails versturen en daar te veel tijd mee bezig zijn, daar zijn we het met z’n allen wel over eens.

stop werk e-mail te lezenDe vraag is wat je daar vervolgens aan doet. Op deze plek lees je veel veel adviezen om meer grip op je inbox en je werktijd te krijgen. Afhankelijk van hoe lang je mijn artikelen en adviezen volgt heb je wellicht al tientallen tips en ideeën langs zien komen. En heeft het geholpen?In mijn training en coaching is de kunst altijd om te komen van adviezen tot daadwerkelijk gedrag. Dus je minder laten leiden door je mailbox, door je agenda en je werkvoorraad. Dat vergt, veel oefening.Vandaar dat ik in ieder traject deelnemers tussen de contactmomenten door huiswerk meegeef. Eén van de meest voorkomende huiswerkadviezen is meteen een van de meest simpele. Echt heel simpel. Komt ‘ie:

Zet wanneer je je nieuwe e-mails gelezen en verwerkt hebt je mailprogramma ..uit!

pijl op envelopZo simpel en toch zo lastig. Want stel je voor: jij en je collega’s en klanten mailen elkaar al jaren suf. Je gaat er vanuit dat jouw berichten meteen gelezen en ook vaak stante pede beantwoord worden. Andersom idem dito. Die spagaat plotseling onderbreken is nog helemaal niet zo simpel als het lijkt. Poe zeg, wat is het dan opeens stil. Of niet, want je telefoon zal al snel gaan: “heb je mijn mail niet gelezen dan?”.
Nou kan ik je wel vertellen dat het belangrijk is, jezelf voor een deel vrij te maken van e-mail onderbrekingen. Of je dat gaat doen op mijn aangeven is een tweede ;-)

EXPERIMENT

pijl op envelopGraag wijs ik je daarom op dit interessante experiment waarbij een gevarieerde groep van zowel managers als uitvoerend werknemers een week lang hun mailbox niet aanraakten. Vooraf en tijdens kregen ze een hartslagmeter omgehangen en werd hun kantoor van sensoren voorzien. Dit was the real stuff, geen simpele vragenlijst. Kan dat zomaar dan, je mail niet lezen op een druk kantoor? Ja, dat kon. Sterker, het had veel fijne gevolgen: de deelnemers kwamen meer uit hun stoel, hadden meer face-to-face gesprekken en belden vaker. Ook lukte het om zich langer op één taak gefocust te houden – een belangrijke eigenschap van productieve mensen. En wacht, er was meer, veel meer. Lees hier bij Fast Company precies na wat dit experiment voor gevolgen had. Tijdelijk stoppen met mailen bleek voor de deelnemers grote gevolgen te hebben.

We hebben een dwangmatige, ongezonde verhouding met onze e-mail inbox

CONCLUSIE

Je zou kunnen denken: laten we meteen helemaal stoppen met die mail! Mwoa, doe maar niet: je mailbox opdoeken is de meest slimme actie. Het experiment werd gedaan om niet zozeer de nutteloosheid van mailen aan te tonen, als wel onze bijna dwangmatige verhouding met onze inbox in een ander daglicht te stellen. Mijn eigen conclusie is dat het belangrijk is tijdens je werkdag een aantal e-mailvrije periodes in te lassen. Periodes waarin je je kunt richten op voor jouw werk belangrijke taken. Taken waar je je daardoor beter op kunt concentreren. Uit onderzoek dat ik zelf recent uitvoerde bleek ook al dat wie mail tijdens het werk dichtgooit veel tevredener is over het eigen werk en veel meer tijd heeft voor de strategie en lange termijn. Stoppen met mailen is niet de oplossing, slimmer gaan mailen wel.

Tijdens concentratiewerk je mail dichtgooien is niet optioneel

Belangrijke conclusies. Zo belangrijk dat het wat mij betreft niet optioneel is om je tijdens de rest van je werk door je e-mail te laten onderbreken. Doe je mee?

Al afgerekend met onderbrekers tijdens je werk? Deel je tips en trucs met ons!

Extravert? Gefeliciteerd!

dit artikel is een vervolg op Help, ik ben introvert ?!

Je leert het liefst door te doen? Je bespreekt je plannen en ideeën graag met anderen? Geeft vrijwel iedere ontmoeting met anderen je energie? De kans is groot dat je een extravert bent.

extravert-gefeliciteerd

Als extravert krijg je meestal energie van het gezelschap van anderen

Als extravert persoon heb je meer geluk dan je introverte collega uit het vorige hoofdstuk. De maatschappij is ingericht op een manier die jou aanspreekt en die voor jou goed werkt. Jezelf uiten, leuke dingen doen met anderen, je mening geven, weten wat je wilt, uitdagend. Actie! Wat je als extravert je wellicht nog niet gerealiseerd hebt, is dat zo ongeveer éénderde van alle mensen introvert is of daar kenmerken van vertoont. Iets om rekening mee te houden.

Je vindt het heerlijk om met anderen te zijn en zelf een grote bijdrage te hebben. In gesprekken voer je regelmatig de boventoon en bij een karaokewedstrijd zul je niet de laatste zijn die naar voren komt. Intussen is de kans aanwezig dat je minder oor hebt voor de bijdrage van anderen. Een valkuil van extraverte persoonlijkheden kan zijn (lang niet altijd!) dat ze het zo fijn vinden op de voorgrond te treden dat wat een ander te melden heeft ondersneeuwt. Is die ander een introvert dan is de kans groot dat ze maar helemaal haar mond houdt. Het kan daarom lonen af en toe eens bewust je mond te houden en te luisteren.

Ook bestaat de kans dat je het zó leuk vindt met allerlei nieuwe dingen te starten dat je daardoor wel eens te veel hooi op je vork neemt. Nee zeggen mag en is een teken van kracht in plaats van zwakte. Ondanks je tomeloze energie is die ook voor jou gelimiteerd en de kunst is het op lange termijn vol te blijven houden. De eerder genoemde kookwekker kan je vriend zijn. Door die op 20 tot 25 minuten in te stellen wanneer je aan een taak begint zorg je dat je je helemaal op deze ene klus kunt focussen en niet gaandeweg in iets nieuws, of erger nog online, verzandt.

Introverte mensen zijn overal om je heen

In het gezelschap van twee anderen is de kans groot dat één van hen een introvert is. Saaie pieten, slome duikelaars die vooral met zichzelf bezig zijn? Dat dacht je maar! Toch hebben ze iets waar jij gebrek aan hebt: bedachtzaamheid. Kijk eens om je heen vanuit deze gedachte, en bedenk hoeveel sterker jullie samen kunnen zijn wanneer je van de sterke punten van je stillere collega gebruikmaakt. Lees zeker het vorige hoofdstuk voor een nadere kennismaking met haar sterke punten.

Jij vindt het heerlijk om ideeën te ontwikkelen en plannen te maken terwijl je daar met anderen over praat. De introverten in het gezelschap hebben vast weinig inbreng. Zij realiseren zich niet dat jij het juist prima vindt onderbroken te worden. Inbreng van anderen scherpt je eigen gedachtegang. Je kunt eens proberen de introvert bewust bij het gesprek te betrekken. ‘Arjan, vind jij nou van m’n idee om eens te experimenteren met zakelijke sociale media?’ maakt de kans dat introverte Arjan een goede bijdrage gaat leveren vele malen groter. Goed voor hem, goed voor jou.

En bedenk dat wanneer die stille Nanda wéér niet meegaat op het bedrijfsfeest dat het zeker niet is omdat ze jullie niet leuk vindt. Jij leeft juist op in de kroeg en bij het lasergamen, zij zit liever met een goede vriendin te praten over het leven, het universum en alles. Het één is niet meer of minder goed dan het ander.
In dit artikel wordt bewust geen uitgebreide informatie gegeven over introvert versus extravert. Online en in vele goede boeken vind je daar zeer veel informatie over. Het boek “Quiet” van Susan Cain is een geweldig startpunt wanneer je je hier verder in wilt verdiepen.

Als extravert ben je te feliciteren, al is dat vooral omdat de tegenwoordige wereld voor jou gemaakt lijkt te zijn. Schijn bedriegt, want om er alles uit te halen wat er in zit en om iedereen tot zijn en haar recht te laten komen maak je als extravert het best ook gebruik van de sterke kanten van introverte mensen.

Aan de slag

Zorg dat je genoeg prikkels krijgt om het leuk te houden. Wanneer je in je eentje een rapport af moet maken, verdeel die tijd alleen over meerdere dagen in plaats van alles op het eind. En zorg dat je dat eenzame werken combineert met sociale activiteiten of dingen doen samen met je collega’s. Dat houdt het afwisselend.

Ga bij jezelf na wat jouw extraverte kenmerken zijn die je eigen werk en het contact met anderen in de weg kunnen zitten. Probeer je daar wat meer bewust van te zijn. Wil niet meteen van alles anders gaan doen, want dit is onderdeel van je persoonlijkheid, en die gaat niet veranderen. Wel kun je, wanneer dat nodig is, met zelfkennis de scherpe kantjes eraf halen.

Leg jezelf genoeg druk op om gemotiveerd te blijven, en tegelijk niet té veel. Zelfkennis is hierbij erg belangrijk, want zeker jij moet er voor waken opgebrand te raken door de constante actie. Heb je invloed op wie wat doet, zorg dat je doet waar je energie van krijgt: alles waar anderen bij betrokken zijn. Trouwens, je introverte collega gaat liever het nieuwe project researchen dan die telefoontjes plegen. Rekening houden met wie wat graag doet houdt het zo voor iedereen leuk, en zorgt ook nog eens dat het werk sneller af is. Doen wat je leuk vindt is tenslotte veel motiverender, voor iedereen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.