Een vraag die ik onlangs gesteld kreeg: “Hoe weet ik of al mijn toezeggingen met deadlines haalbaar zijn?” De vraag is gemakkelijk genoeg. Onderliggend speelt bij de vraagsteller waarschijnlijk dat hij soms in de knoei komt met die toezeggingen. Ik zou me er vanaf kunnen maken door een even gemakkelijk antwoord: zeg minder ja. Alhoewel dat een deel van de oplossing is, is dat toch te simplistisch. Tijd voor de persoonlijke werkstress test! Hieronder daarom een afgewogen antwoord, met de mogelijkheid elke week je persoonlijke score te berekenen via een eenvoudige werkstress test. Het is een behoorlijk stuk geworden, maar lees zeker door wanneer je bovenstaande vraag herkent.

DE PERSOONLIJKE WERKSTRESS TEST – HOE EN WAAROM?

Een goed antwoord op bovengenoemde vraag is een lastige omdat je niet altijd op voorhand kunt inschatten hoe lang die afzonderlijke toezeggingen je kosten qua tijd. Daarnaast heb je met die deadlines te maken. Sommige toezeggingen moeten morgen af zijn, andere pas over 2 maanden. Een behoorlijk complex algoritme lijkt nodig om te bepalen of er nog een toezegging op je bordje past. Gelukkig kan het ook wat eenvoudiger: met het bepalen van je persoonlijke werkstress score. Eerst een vraag: ga eens bij jezelf na of je hier vaak tegenaan loopt. Een hartgrondig ‘ja!‘ betekent waarschijnlijk dat je te makkelijk ja zegt ook tegen anderen, en dus teveel toezeggingen doet. De eerste grove oplossing is: wees bedachtzamer voordat je toezegt. Neem standaard een bedenktijd en zeg dat je op tijdstip x er op zult terugkomen. Dit geeft je de mogelijkheid te bepalen of dit echt iets is dat bij jou past. Waardoor het gemakkelijker wordt een onderbouwd antwoord te geven. Maar hiermee zijn we er nog niet. Al ben je voorzichtig met je ja-woord dan nog kun je van tijd tot tijd overlopen van het werk. Je hebt een wat meer gedegen oplossing nodig. Doe vanaf nu standaard een inschatting van de tijd die je op voorhand denkt dat de toezegging jou kost. Noteer dit, samen met de deadline, in je takenlijst of direct in de agenda. Houd alle toezeggingen bij door ze aan je takenlijst toe te voegen. Houd je deze lijst regelmatig bij dan krijg je vanzelf een bijgewerkte takenlijst waar al jouw geplande werk voor de komende tijd genoteerd is. Alles met datum heeft een deadline. Ook weet je nu ruw geschat hoeveel tijd je alles kost. Een alternatief voor dit bijhouden in een takenlijst is, wanneer die altijd maar overloopt, is gewoon rechtstreeks plannen in de agenda. Agenda vol dan heb je geen tijd. Dat klinkt tegenstrijdig, maar in sommige situaties werkt het beter dan een takenlijst hanteren (vraag me als je wilt weten hoe dat in jouw situatie zit).

Bekijk nu van week tot week wat er gedaan moet worden en hoeveel uren je dit ruw geschat kost. Een handleiding of dit haalbaar is, is het volgende stappenplan. Stel dit iedere week op VOORDAT JE WERKWEEK BEGINT:

• bekijk alle taken met deadline op deze week. Hoeveel uur kosten deze? Je onderschat dit meestal de tijd die een taak kost, dus vermenigvuldig met die onderschattingsfactor. Geen idee of je een beetje kunt plannen, ga dan uit van een gemiddelde factor 1.5 tot 2 en stel bij naarmate je dit beter inschat. Tel die schattingen bij elkaar op, houd rekening je vaste afspraken in je agenda en je totale beschikbare werktijd. Je krijgt nu het getal UREN1 (rekenvoorbeeld 8 uur)
• bekijk daarnaast alle taken zonder deadline maar die je wel deze week wilt doen. Vermenigvuldig tijdsduur met 1.5. Dit levert UREN2 (rekenvoorbeeld 6 uur)
• Daarnaast is er altijd de post ‘onvoorzien’ ofwel werkzaamheden die niet gepland zijn. Denk aan brandjes blussen. Weliswaar verschilt dit per persoon en per functie maar onvoorzien werk kan zo 40% van je werktijd bedragen. Rekening houdend met dit onvoorzien werk kun je een ruwe inschatting maken of je werkpakket haalbaar is. Lastig? Zeker! Je zult de eerste week niet een helemaal correcte score berekenen. Houd het een aantal weken bij, en check achteraf of je aannames realistisch waren. Uit hoeveel werkuren bestaat je werkweek effectief? We zetten UREN3 voorlopig op 40% daarvan (rekenvoorbeeld 40% van 40 uur is 16 uur. Ja, dat zijn best veel uren waarvan je tot nu toe hoopte dat ze weg zouden blijven. Verrassing: ze komen vanzelf, elke week opnieuw.
• hoeveel tijd zit je van je effectieve werktijd in vergaderingen en ben je onderweg zonder de mogelijkheid te kunnen werken? UREN4 (rekenvoorbeeld 8 uur)

REKENSOM: JE WERKSTRESS SCORE VOOR DEZE WEEK

Laten we berekenen of er deze week een stressfactor van belang gaat ontstaan. De getallen lijken allemaal realistisch en haalbaar; zijn ze dat ook? De formule gaat als volgt:

PERSOONLIJKE WERKSTRESS SCORE = WERKTIJD – UREN1 – UREN2 – UREN3 – UREN4

Een positieve stress score betekent dat je ruim in je tijd zit, een negatieve stress score geeft aan dat je uren tekort komt en waarschijnlijk stress gaat ondervinden. UREN3 en UREN4 omvatten de werktijd waarin je in principe niet aan je takenlijst kunnen werken. Het gaat hier om alle plotselinge klussen die pas in de loop van de week opduiken en werk dat je gewoon niet kunt plannen, plus de tijd waarin we vastzitten aan iets anders (reizen, vergaderen): 16+8 = 24 uur. Dit betekent dat willen we een relaxte werkweek tegemoet gaan we 16 uur overhouden voor de takenlijst. Op die takenlijst staat nu 8 uur aan taken met deadline, dat wordt 12 uur door de onderschattingsfactor (UREN1). En nog eens 6 uur aan werk zonder deadline wat zich tot zo’n 9 uur zal uitbreiden (UREN2). Jouw persoonlijke stressfactor is zodoende 40 – 12 – 9 – 16 – 8 = -5. Toch wel lichte stress!

EN NU?

Deze persoonlijke werkstress test is geen rigide werkelijkheid. Sterker nog, voor iedereen ligt de berekening weer anders. Maak het toepasbaar op jezelf en houd de komende weken de getallen nu eens bij. Na de eerste week heb je al een aardige indruk of de getallen kloppen. Onderschat/overschat je minder dan gedacht? Fijn/niet fijn, dan stel je de factor 1.5 naar beneden/boven bij. Minder/meer vergaderingen? Mooi/niet mooi, UREN4 kan omlaag/moet omhoog. Zijn je schattingen kloppend? Vast niet meteen. Stel steeds bij. Gaandeweg zul je leren welke onderschattingsfactor bij jou past en hoeveel tijd je kwijt bent met onverwacht werk, vergaderingen, reizen. Hoe nauwkeuriger je inschatting, des te beter kun je voorspellen of je met je eigen planning de komende week op stresskoers ligt. Op vergaderingen, reistijd en onverwacht werk heb je meestal niet zo heel veel invloed. De kunst is daar omheen de werktijd die beschikbaar is om aan je actielijst te werken zo hoog mogelijk te houden. Te veel stress betekent ofwel dat je de actielijst kleiner moet maken. Is dat niet reëel dan zul je het in de overige uren moeten zoeken. Is ook dat niet reëel dan is het tijd om te praten, of ander werk te zoeken. Tenzij je het natuurlijk prima vindt om elke keer weer bij voorbaat gestresst aan je werkweek te beginnen. Maak ook een inschatting hoeveel tijd je aan het verwerken van je mail hebt besteed. En aan het plannen van je werk, en het herstellen van de fouten die je daarin gemaakt hebt (je systeem werkt niet, je zag een toezegging over het hoofd, gevalletje oeps vergeten). Slim omgaan met mail en een goede planning hebben drukken zowel je UREN1, UREN2 en UREN3. Veel geplande taken niet kunnen doen? Bepaal of ze echt nodig zijn om je werk goed te kunnen doen. Wees streng voor jezelf. Teveel taken op je bord leidt altijd tot stress en dat wil je jezelf niet lange termijn aandoen. Graag help ik jouw of je team persoonlijk om de stressfactor omlaag te brengen. Een kort traject Grip op je Inbox of De Drukte de Baas doet hierbij vaak wonderen. Zelf aan de slag? Volg de uitgebreide online audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

JA, toch nog even: ik ben heel benieuwd hoe het plaatje er voor jou uitziet? Deel hieronder je werkstress score hieronder of hoe jij de je score verbeterd hebt