Hoe je als langzame taakswitcher toch hoge prestaties levert

werkstress-mannetje-aan-bureauHerken je dit bij jezelf: je hebt moeite om te beginnen aan een klus. Wanneer dat dan eenmaal gelukt is hoop je zo hard mogelijk dat je niet onderbroken … trrrringgg!! Alleen al het idee dat je onderbroken kunt worden door een rinkelende telefoon of de spreekwoordelijk binnenvallende collega maakt het lastig om jezelf (weer) aan het werk te krijgen. Zo heb je het gevoel dat je alles twee keer moet doen. Of drie.


ONLANGS sprak ik met een klant die van zichzelf al aangaf een langzame taakswitcher te zijn – hoera voor zelfinzicht! Hij vond het lastig om te voldoen aan de verwachting heel flexibel steeds te werken aan wat op het moment de prioriteit had. Een prioriteit die nogal eens de neiging had te wisselen. Wisselingen van prioritering in de organisatie zorgen nogal eens in de vraag aan medewerkers hun klussen ook meteen in te wisselen voor de prio-du-jour. Voor sommige medewerkers geen enkel punt, terwijl anderen van al die herprioritering onrustig worden.
Vooropgesteld: het proces waarbij je één werktaak afrondt en overgaat naar een nieuwe kost mentale energie. Dat geldt voor iedereen. Het kan daarom slim zijn het wisselen tussen verschillende taken terug te brengen. Alleen loopt de een er sneller tegenaan dan een ander. Gelukkig hoef je als langzame taakwisselaar niet sneller te worden. Dit is namelijk een eigenschap die in je genen verankerd zit. Er is ook niet iets ‘mis’ mee of zo, helemaal niet. Je kunt deze eigenschap juist je voordeel gebruiken – straks meer. Eerst meer over hoe je hier slim mee omgaat.

Slimmer werken als langzame taakswitcher

Ik ga je als langzame taakswitcher niet aanraden vanaf nu je telefoon tussen 9 en 5 uit te zetten, en je deur op slot te draaien. Het zijn bijzonder effectieve oplossingen mits je ze met mate toepast maar de hele dag lang zal geen haalbare kaart zijn. Laten we gaan voor meer elegante aanpassingen. Hieronder vind je een aanzet. Het is geen uitputtende lijst en voor een deel pas je ze vast al toe. Mijn bedoeling is vooral je aan het brainstormen te krijgen over hoe jij in elkaar zit en hoe je je werk daar omheen kunt vormgeven. Daar gaan we:

Vind je het lastig om van taak te wisselen dan zorg je er best voor dat je

  • alle e-mail en andere notificaties uitzet wanneer jij je concentreert op je werk  – voor zover je dat niet al lang deed
  • kijkt of het mogelijk is spreekuren in te stellen waarop iedereen mag binnenlopen, of enkele blokken tijdens de werkdag dat je “gestoord” kunt worden. Werkt vooral goed wanneer je in een team of in een open kantoortuin (samen)werkt en je hier onderling afspraken over maakt…
  • …lukt het voorgaande niet draai het dan om: stel juist blokken in waarin je ongestoord aan je actielijst werkt. Maak dit duidelijk in je agenda en naar de mensen om je heen
  • glashelder naar jezelf toe bent over wat het is dat je nu precies gaat doen. Gebruik ook eens het actieve woord “actie” in plaats van het passieve “taak”
  • batchgewijs werkt – ofwel alle soortgelijke kleinere taakjes bij elkaar veegt. Door soortgelijk werk in 1 keer achter elkaar te doen maak je het jezelf een stuk gemakkelijker. Het vergt minder van je dan alles door elkaar te doen. Alles om de frictie in je werk te verminderen. Moet je voor administratieve handelingen inloggen op een traag bedrijfssysteem probeer dan die wijzigingen of toevoegingen allemaal één keer tegelijk te doen. Log dan in in dat trage systeem en voer je aanpassingen in 1 keer door. Kleine aanpassing in je werkwijze, die je steeds een klein beetje tijd kan besparen. Ook het afhandelen van alle nieuwe mails in je inbox in één keer is batchgewijs werken. Hoe je zo zorgt voor meer grip op je inbox lees je hier

Ja, dat lijkt nogal wiedes en is toch o zo lastig: bedenken wat je precies gaat doen? “kwartaalrapportage schrijven” lijkt logisch. Maar eigenlijk bedoel je “vraag jaarcijfers op bij Trudy”, “schrijf eerste versie”, “leg concept ter review voor aan Klaas-Jan, Annelies”, “verwerk commentaar”, “vraag Trudy grafieken te maken” (daar is ze nogal goed in, en ze vindt het leuk werk), “rond rapportage af”, “bereid presentatie kwartaalcijfers voor MT en team voor”. Bij het fantaseren over de kwartaalrapportage verschijnt wel direct een gelikt afgerond document voor je geestesoog en je snapt dat op enig moment Word geopend zal worden. Maar. Zonder jaarcijfers is het lastig een toelichting uit te werken. En o ja, Trudy is volgende week pas weer terug van vakantie. Met de kennis van nu ga je eerst iets anders doen. De kwartaalrapportage blijft nog even liggen.

Wil je het risico lopen urenlang te zwoegen met het zagen van planken terwijl de romp van het schip van metaal gemaakt dient te worden?

mannetje-vraagteken-midndKortom. Het is ontzettend belangrijk om glasheldere acties voor jezelf te formuleren en vooraf je denkwerk te doen voordat je zomaar aan de slag te gaan. Vanuit een set heldere acties is het veel makkelijker kiezen dan vanuit een serie wazige grotere dingen die je niet in één keer te bevatten zijn. Het wordt veel eenvoudiger om de juiste dingen op het juiste moment te doen wanneer je een helder beeld hebt van het grotere plaatje. Je loopt een levensgroot risico jezelf urenlang in het zweet te werken met het zagen van planken terwijl het schip van metaal gemaakt dient te worden. En dan hebben we het nog niet eens over de scherpte van je zaag gehad.
Simpelweg een TODO-lijst aanleggen werkt dan tegen je in plaats van dat het helpt. Beginnen te denken in termen van urgentie en belangrijkheid van je takenpakket is een stap in de goede richting.

Denken OVER je werk zorgt voor minder denken AAN je werk

Kortom, ook wanneer langzaam taakswitchen je past als een handschoen kun je bijzonder productief zijn. Gewapend met zelfkennis kun je op deze manier zelfs van een veronderstelde zwakte een kracht maken. Waarmee de kring rond is.

En nu – aan de slag!?

Bovenstaand heb ik je een paar suggesties gegeven hoe je als langzame taakswitcher toch de werktijd naar je hand kunt zetten. Je kunt dit nog veel verder uitbouwen, zodat je met veel meer plezier je werkdag in kunt gaan. Dit artikel biedt niet de ruimte alles met je te bespreken. Mocht je meer willen weten kijk dan wat ik via een training Grip op je Inbox of De Drukte de Baas voor je kan betekenen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Extravert? Gefeliciteerd!

dit artikel is een vervolg op Help, ik ben introvert ?!

Je leert het liefst door te doen? Je bespreekt je plannen en ideeën graag met anderen? Geeft vrijwel iedere ontmoeting met anderen je energie? De kans is groot dat je een extravert bent.

extravert-gefeliciteerd

Als extravert krijg je meestal energie van het gezelschap van anderen

Als extravert persoon heb je meer geluk dan je introverte collega uit het vorige hoofdstuk. De maatschappij is ingericht op een manier die jou aanspreekt en die voor jou goed werkt. Jezelf uiten, leuke dingen doen met anderen, je mening geven, weten wat je wilt, uitdagend. Actie! Wat je als extravert je wellicht nog niet gerealiseerd hebt, is dat zo ongeveer éénderde van alle mensen introvert is of daar kenmerken van vertoont. Iets om rekening mee te houden.

Je vindt het heerlijk om met anderen te zijn en zelf een grote bijdrage te hebben. In gesprekken voer je regelmatig de boventoon en bij een karaokewedstrijd zul je niet de laatste zijn die naar voren komt. Intussen is de kans aanwezig dat je minder oor hebt voor de bijdrage van anderen. Een valkuil van extraverte persoonlijkheden kan zijn (lang niet altijd!) dat ze het zo fijn vinden op de voorgrond te treden dat wat een ander te melden heeft ondersneeuwt. Is die ander een introvert dan is de kans groot dat ze maar helemaal haar mond houdt. Het kan daarom lonen af en toe eens bewust je mond te houden en te luisteren.

Ook bestaat de kans dat je het zó leuk vindt met allerlei nieuwe dingen te starten dat je daardoor wel eens te veel hooi op je vork neemt. Nee zeggen mag en is een teken van kracht in plaats van zwakte. Ondanks je tomeloze energie is die ook voor jou gelimiteerd en de kunst is het op lange termijn vol te blijven houden. De eerder genoemde kookwekker kan je vriend zijn. Door die op 20 tot 25 minuten in te stellen wanneer je aan een taak begint zorg je dat je je helemaal op deze ene klus kunt focussen en niet gaandeweg in iets nieuws, of erger nog online, verzandt.

Introverte mensen zijn overal om je heen

In het gezelschap van twee anderen is de kans groot dat één van hen een introvert is. Saaie pieten, slome duikelaars die vooral met zichzelf bezig zijn? Dat dacht je maar! Toch hebben ze iets waar jij gebrek aan hebt: bedachtzaamheid. Kijk eens om je heen vanuit deze gedachte, en bedenk hoeveel sterker jullie samen kunnen zijn wanneer je van de sterke punten van je stillere collega gebruikmaakt. Lees zeker het vorige hoofdstuk voor een nadere kennismaking met haar sterke punten.

Jij vindt het heerlijk om ideeën te ontwikkelen en plannen te maken terwijl je daar met anderen over praat. De introverten in het gezelschap hebben vast weinig inbreng. Zij realiseren zich niet dat jij het juist prima vindt onderbroken te worden. Inbreng van anderen scherpt je eigen gedachtegang. Je kunt eens proberen de introvert bewust bij het gesprek te betrekken. ‘Arjan, vind jij nou van m’n idee om eens te experimenteren met zakelijke sociale media?’ maakt de kans dat introverte Arjan een goede bijdrage gaat leveren vele malen groter. Goed voor hem, goed voor jou.

En bedenk dat wanneer die stille Nanda wéér niet meegaat op het bedrijfsfeest dat het zeker niet is omdat ze jullie niet leuk vindt. Jij leeft juist op in de kroeg en bij het lasergamen, zij zit liever met een goede vriendin te praten over het leven, het universum en alles. Het één is niet meer of minder goed dan het ander.
In dit artikel wordt bewust geen uitgebreide informatie gegeven over introvert versus extravert. Online en in vele goede boeken vind je daar zeer veel informatie over. Het boek “Quiet” van Susan Cain is een geweldig startpunt wanneer je je hier verder in wilt verdiepen.

Als extravert ben je te feliciteren, al is dat vooral omdat de tegenwoordige wereld voor jou gemaakt lijkt te zijn. Schijn bedriegt, want om er alles uit te halen wat er in zit en om iedereen tot zijn en haar recht te laten komen maak je als extravert het best ook gebruik van de sterke kanten van introverte mensen.

Aan de slag

Zorg dat je genoeg prikkels krijgt om het leuk te houden. Wanneer je in je eentje een rapport af moet maken, verdeel die tijd alleen over meerdere dagen in plaats van alles op het eind. En zorg dat je dat eenzame werken combineert met sociale activiteiten of dingen doen samen met je collega’s. Dat houdt het afwisselend.

Ga bij jezelf na wat jouw extraverte kenmerken zijn die je eigen werk en het contact met anderen in de weg kunnen zitten. Probeer je daar wat meer bewust van te zijn. Wil niet meteen van alles anders gaan doen, want dit is onderdeel van je persoonlijkheid, en die gaat niet veranderen. Wel kun je, wanneer dat nodig is, met zelfkennis de scherpe kantjes eraf halen.

Leg jezelf genoeg druk op om gemotiveerd te blijven, en tegelijk niet té veel. Zelfkennis is hierbij erg belangrijk, want zeker jij moet er voor waken opgebrand te raken door de constante actie. Heb je invloed op wie wat doet, zorg dat je doet waar je energie van krijgt: alles waar anderen bij betrokken zijn. Trouwens, je introverte collega gaat liever het nieuwe project researchen dan die telefoontjes plegen. Rekening houden met wie wat graag doet houdt het zo voor iedereen leuk, en zorgt ook nog eens dat het werk sneller af is. Doen wat je leuk vindt is tenslotte veel motiverender, voor iedereen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Help, ik ben introvert ?!

Een introvert krijgt goede ideeën vaak tijdens me-time

Een introvert heeft af en toe behoefte aan me-time en krijgt dan ook vaak de beste inzichten

Voel je je wel eens verplicht om naar een feestje te gaan terwijl je er helemaal geen zin in hebt? Ben je aan het eind van een werkdag waarin je met veel collega’s samenwerkte meer uitgewrongen dan wanneer je de hele dag alleen zat? De kans is groot dat je van nature een introvert persoon bent. Een behoorlijk deel van ons is introvert, percentages variëren wild tussen 15 en 50 procent, laten we het op éénderde houden. In ieder geval ben je helemaal niet zo bijzonder, in tegenstelling tot hoe veel typische introverten zich vaak voelen. Dat je niet apart bent is het goede nieuws. Minder fijn is dat de hele samenleving tegenwoordig is ingericht op extraverte mensen. Je hoort sociaal te zijn, gericht op ontmoeting en samenwerking en jezelf te laten zien.

Zit je liever in je eentje op een liefst afgesloten kantoorkamer te werken, dan word je – onterecht – al snel als zonderling gezien. Langzamerhand is introvert iets geworden dat je liever niet wilt zijn. En dat is bijzonder jammer want jezelf veranderen op dit vlak is onmogelijk. Je kunt proberen je schuldgevoel kwijt te raken door jezelf vrolijker voor te doen dan je bent en jezelf te dwingen op alle uitnodigingen in te gaan. Intussen doe je jezelf geweld aan, en wordt dat schuldgevoel eerder groter dan kleiner.

Hoera, ik ben introvert!

Het is ook helemaal niet nodig jezelf anders voor te doen dan je bent. Introverte mensen zijn namelijk lang niet altijd de verlegen mensen op de achtergrond die niets te melden hebben. Sterker, het zijn vaak degenen met de beste ideeën. Door hun bedachtzaamheid en levendige binnenwereld denken ze lang na over wat op hen afkomt en komen dan met doortimmerde meningen en oplossingen. Als extravert zul je regelmatig op de rem moeten trappen en jezelf inhouden het antwoord er uit te trekken. Wees gerust, er wordt aan gewerkt! Introverten laten zich niet snel afleiden en kunnen zich daardoor eenvoudig voor langere tijd op hun werkzaamheden concentreren. Wel hebben ze meer dan andern de behoefte regelmatig alleen te zijn. Je kunnen terugtrekken op een eigen basis is de beste manier om weer op te laden. Introverten houden meestal best van een feestje houden en ook een presentatie verzorgen is echt niet altijd een punt. Wel kunnen zo zomaar denken dat al die mensen om hen heen praatgraag, ongeduldige, brutaal en pusherig zijn. Niets is minder waar, een beetje rekening houden met de kracht van de extravert is voor ons introverten af en toe heel nuttig. Samen komen we er wel.

In tegenstelling tot wat je misschien verwacht blijkt uit onderzoek dat introverten minstens zo goed zijn in sociale interactie en leiderschap. Na afloop heb je dan wel behoefte aan me-time -en niet aan paintballen- om weer bij te tanken. Neem die tijd met jezelf, zoveel al nodig, want dat houd je op de been. Ook in een druk gezin of studentenhuis moet het mogelijk zijn die ruimte te nemen door goede afspraken te maken met je huisgenoten. Ook zij hebben er baat bij dat het iedereen in huis goed gaat. Zorg tegelijk dat je niet doorslaat en je slaapkamer nooit meer afkomt. Je valkuil is om je te ver van gezelschap te houden. Waarschijnlijk voel je zelf wel aan waar een goede balans is tussen tijd alleen en tijd voor anderen. Balans is fijn.

Het lastige voor ons introverten – ja, ik ook! – is dat de huidige maatschappij niet voor ons is ingericht. De wereld lijkt gemaakt speciaal voor extravert ingestelde mensen. Het wordt belangrijk geacht om mee te doen, sociaal te zijn. Groepswerk wordt bevoordeeld boven individuele bijdragen, je mening snel klaar hebben en laten horen, jezelf uiten wordt gewaardeerd. Hoewel we het zijn met andere mensen helemaal niet onprettig vinden, ligt de kracht van ons introverten elders. De introvert denkt na, overweegt, verdiept en reflecteert. En wisselt daar vervolgens graag met de juiste vertrouwde persoon diepgaand van gedachten over. De grootste uitdaging is misschien wel om je ideeën goed voor het voetlicht te krijgen want je wordt nogal eens over het hoofd gezien. Heeft zich dat al vertaald in frustratie -‘ze laten me er nooit tussen!’- weet: het is niet persoonlijk. Wees overtuigd van wat je te melden hebt en zet op de juiste momenten iets meer aan door bijvoobeeld net wat harder te praten dan je anders doet. De kans is groot dat je plotseling wél de kans krijgt je goede ideeën te ontvouwen.

En zo je dat nog niet doet realiseer je dat jij er mag zijn als persoon. Je hebt iets bij te dragen, en bent niet meer of minder dan je uitbundige evenknie, ondanks dat de maatschappij iets anders lijkt uit te stralen.

Help, je bent introvert? Dat staat te bezien. De wereld lijkt niet voor jou gemaakt, maar wanneer je je een klein beetje inleeft in de extraverte medemens kom je samen al snel een hele stap verder.

Aan de slag

Ga eens na of je je verandering kunt aanbrengen in je werksituatie wanneer die je te chaotisch is. Kun je af en toe ergens gaan zitten waar het rustiger is? Zijn er afspraken te maken over wanneer je bereikbaar bent voor anderen; vaak is het gewoon zo gegroeid dat iedereen bij elkaar binnenloopt en kan dat best anders zonder dat iemand daar nadeel van ondervindt.

Realiseer je dat je niet verplicht bent op iedere uitnodiging om weer eens koffie of bier/wijntjes te gaan drinken in te gaan. Met welke mensen ben je het liefst samen, wie geeft je energie? Zeg gerust wat vaker nee.

Grote kans dat je geïnteresseerd bent in een veelheid aan onderwerpen waar je je graag zoveel mogelijk in verdiept. Neem daar zeker de tijd voor, want dit is waar je energie van krijgt. Kijk of je dit kunt formaliseren door ergens les in te nemen, een cursus te volgen of één onderwerp te nemen waar je helemaal op losgaat.

Kleine aanpassingen kunnen grote gevolgen hebben. Bedenk welke kleine stap je kunt zetten waardoor je beter in je vel komt en het heft weer in eigen handen neemt. Behoefte om je verder te verdiepen (het zou me niet verbazen)? Zoek online, in de bibliotheek of in de boekhandel naar informatie en boeken rond dit onderwerp. Er zijn legio goede boeken geschreven. Een aanrader is het boek “Quiet” van Susan Cain.

Lees ook het vervolg van dit artikel, speciaal voor extraverte mensen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.