Wachtwoord dilemma

wachtwoord-invullenWaarom, daar ben ik ook aan het eind van de treinreis niet precies achter, maar Heleen heeft duidelijk stress. “Nee, de PDF die eindigt op B dat is versie B. Daar staat het zéker niet in“, instrueert ze haar collega aan het andere eind van de lijn. “Wat een stress “, zegt ze na enige tijd tegen haar collega, wanneer die in vertwijfeling Heleens computer dan maar opstart. Ze zal toch niet, denk ik nog…. En ja hoor: “Gebruikersnaam is […] en even later “met één hoofdletter” en zo gaat letter voor letter het wachtwoord door de coupé. Nu nog uitvinden waar Heleen werkt en je bent binnen, zou je met minder goede motieven zomaar kunnen denken. Het wachtwoord voldoet overigens wel aan minimaal die gouden standaard hoofdletter-speciaal karakter-cijfer. Dat dan weer wel.

Intussen zoekt de collega zich scheel naar PDF en Word versies. Het dringend gewenste document wordt ondanks de treinvertraging van vijf minuten niet gevonden. Printen dan maar die oude versie en van geschreven aantekeningen voorzien. Waarvoor, dat weet ik nog steeds niet. Wel kijkt de jongen naast me mij meewarig aan wanneer onze blikken elkaar kruisen. Volgens mij hebben we dezelfde gedachte.

Grip op je informatiestromen heb je pas wanneer je minimaal je wachtwoord niet luidkeels door de trein hoeft te roepen.

Herkenbaar? Roep je zelf je wachtwoord wel eens over de werkvloer? Vraag je dan eens af hoe het zit met de grip op JOUW informatiestromen. Is er iets toe aan verbetering?

Hieronder is je reactie van harte welkom! Kom je zelf niet uit dat verbeteren neem dan contact met mij op. Ik voorzie je van een eerste tip, en wie weet ben jij binnenkort weer helemaal in control.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Grip op je informatie ..of verdrink je erin?

“We are drowning in information, while starving for wisdom” zei E. O. Wilson, entomoloog ofwel insectendeskundige. “De toekomst is aan de synthetiseerders”, voegde hij daar nog aan toe (in ’t Engels, dat wel). Waarmee hij bedoelt diegenen die de juiste informatie op het juiste moment bij elkaar brengen en door slim denkwerk daarmee belangrijke besluiten kunnen nemen.

Lees die laatste regel nog eens, eigenlijk de hele strekking van dit artikel…

Lees nu verder voor mijn versie ;-)

Dagelijks komt informatie op ons af, in grotere hoeveelheden dan ooit. Dat zal geen verrassing voor je zijn. Deze entomoloog zag het al vroeg. Ik had nog nooit van hem gehoord, maar zag deze spreuk op de muur in de hoofdbibliotheek van de Universiteit Leiden – ja ik laat me graag inspireren door nieuwe omgevingen… Een snelle zoekactie leidde direct naar bovenstaande Wikipedia pagina. Over grip op mijn informatie gesproken: het voordeel van internet is dat alles direct onder handbereik is. Het nadeel is dat het internet vervolgens veel, zo niet alles, weet over wat we online uitvoeren. En dat het internet onze online ervaring als reactie daarop weer verandert. Huh? Ja, de Facebooks en Googles van deze wereld hebben meer ‘grip op onze informatie’ dan je misschien dacht. Bekijk Eli Pariser’s TED Talk of lees het informatieve (geen grap) boek Infominderen er maar op na – of mijn review van Infominderen).

De vraag is of je wel de juiste informatie tot je aan het nemen bent. In het geval van Facebook ben jij niet degene die bepaalt wat je ziet. Ja, je hebt je lijst van volgers. Ja, je hebt een hoop pagina’s geliked. En toch zie je lang niet alle updates van je vrienden. Wist je dat? Facebook bepaalt zelfs welke jij wel en welke je niet ziet. Jouw gedrag bepaalt vervolgens mede welke berichten je ziet. Klik je niet vaak door op de berichten van een vriend, dan worden zijn toekomstige berichten weggefilterd. Terwijl je ze misschien wel wilt zien! En wie weet filteren ze wel heel handig de berichten met de naam van hun concurrenten weg. We weten nauwelijks wat er achter de schermen gebeurt. Het gaat er om: vertrouw je erop dat Facebook je laat zien wat je wilt? Wel kun je voor een deel invloed uitoefenen op wat je op Facebook ziet: op de profielpagina van je vrienden vind je onder de knop ‘vrienden’ de instellingen. Maar nogmaals: WAT is dan het meest belangrijk? Heb ik nooit begrepen, die instelling. En we hebben het nog niet eens gehad over bedrijfspagina’s. Die zie je nog veel minder vaak langskomen in je tijdlijn dan berichten van vrienden. Als bedrijf kun je namelijk door te betalen er voor zorgen dat je berichten bij een grotere groep onder de aandacht komen. Eigenlijk bepaalt Facebook met een waanzinnig ingewikkeld computerprogramma dat ook nog eens door financiële motieven ingegeven is, wat jij precies ziet.

Dit hoeft allemaal geen probleem te zijn trouwens. Wat betreft het betalen voor bedrijfsinformatie: het is een business model. Zolang jij je realiseert dat er achter de schermen van alles gebeurt en je dit prima vindt is er niets aan de hand. Het biedt ook grote voordelen, deze filter bubble.

Of je besluit juist dat er teveel nadelen aan kleven en trekt de stekker uit Facebook (ik heb dat nog niet gedaan, maar zit me dat wel sterk af te vragen…zal ik wel, niet. Wat vind jij?), of gaat DuckDuckGo gebruiken, de cookievrije anonieme zoekmachine die privacy serieus neemt. Ik hou me – met de mogelijke nadelen – trouwens vooralsnog gewoon bij Google.

De kern is je bewust te zijn van wat er in jouw persoonlijke online bubbel gebeurt, zodat je niet verdrinkt in alle informatie. Volgens mij betekent dat een paar ferme besluiten nemen:

  • bepaal wat je wel en vooral wat je niet onder ogen wilt krijgen, en op welke platformen je actief bent. Waar steek jij je beperkte tijd in? Wees daarin rigoureus!
  • gebruik de juiste informatiefilters. Daar valt een hoop over te zeggen. Voor een eerste kennismaking check tijdwinst met slimme filters op je informatiestromen, wat achtergrond over Twitter filters, hoe je je RSS feeds bedwingt, en tenslotte over filters (a.k.a. regels) in Outlook
  • verdiep je in de principes achter de overvloedige beschikbaarheid op het internet. Volg de aan het begin van het artikel genoemde weblinks voor een kennismaking

Terugkerend naar de quote aan het begin: zie het als het verschil tussen een reddingsboei en een zeewaardig schip. Wanneer je verdrinkt ben je al erg geholpen met een reddingsboei. Maar je bent nog niet gered, hooguit houd je het een stuk langer uit. Wat je nodig hebt is een schip dat bestand is tegen de informatiestromen die om ons heen woeden. Het schip is jouw persoonlijke informatiestrategie. Zonder dat ga je kopje onder in de informatie maatschappij.

Op deze manier ben je hard op weg naar een goede grip op je informatiestromen. Je duikt hiermee trouwens ook meteen diep in 1 van mijn 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk. Wanneer je meester bent over alle 5 sleutels weet je zeker dat je je met de juiste dingen bezighoudt in je werk. Hierdoor krijgt wat je doet meer impact en zul je meer plezier in je werk hebben. Meer weten? Check.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 Heb jij een strategie om je informatiestromen in bedwang te houden? Een geheime tip? Deel! Hieronder. Thanks!

Toegangsrechten op Google Docs: hoe werk je slim samen?

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

INSTELLINGEN DELEN VAN GOOGLE DOCS ONOVERZICHTELIJK

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen ;-)

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary ;-) Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Klik voor volledige versie

ZICHTBAARHEIDS OPTIES DELEN GOOGLE DOCUMENTEN

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

  1. ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al)
  2. ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
  3. ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

  • er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
  • documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

De valkuilen van filteren op het grote boze web

” Iedereen leeft in zijn eigen online realiteit ” Eli Pariser

Filters zijn prima. Toch?


Filteren doen we allemaal. Iedere dag. Het gevaar is dat we daardoor in onze eigen filterbubbel komen te leven. Toch ontkomen we er niet aan rigoureus te filteren. Alleen al wanneer je je volle inbox doorploegt pikken je ogen automatisch de belangrijke e-mails eruit. Dat is filteren. Zonder filteren zouden we het niet redden in deze maatschappij die ons aan alle kanten met informatie bestookt. De meesten van ons doen daar trouwens al te graag aan mee, getuige het aantal mensen dat als twitterend en Facebookend over straat pleegt te lopen. En met het epxloderen van de hoeveelheid beschikbare informatie wordt dat filteren alleen maar belangrijker.

Filteren dus. Met technieken kom je een heel eind:

  1. RSS om nieuwe artikelen op websites vanzelf naar je toe te laten komen
  2. Google Alerts die je een seintje geeft wanneer er iets nieuws over jezelf of een ander onderwerp van je interesse verschijnt
  3. filters (of regels, afhankelijk van het mailprogramma dat je gebruikt) in je inbox. Hiermee zorg je dat bijvoorbeeld nieuwsbrieven, berichten waarin je ge-CC’ed wordt, of mails van bepaalde personen, niet in de inbox komen maar direct op de juiste plek terecht komen

Allemaal veilige filters waarmee je je wapent tegen de infostress. Zoals Clay Shirky  in deze video zei: “It’s not information overload, it’s filter failure”


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Filters: het is niet alles goud wat er blinkt

En dan heb je het filteren in de vingers en zie je die TED video. Geen schokkend nieuws trouwens, maar bekende principes. Waar gaat het om: sociale netwerken als Facebook willen ons automatisch voorschotelen wat we willen zien. Ofwel, wat ZIJ denken dat wij willen zien. In het geval van Eli betekende dat dat al zijn conservatief georiënteerde vrienden opeens uit zijn tijdlijn verdwenen! Wat bleek: hij wil hen wel in de gaten houden omdat het nu eenmaal zijn vrienden zijn. Maar als progressief ingesteld persoon klikte hij vooral op plaatjes en linkjes van progressieve vrienden. Dat was Facebook ook opgevallen, dus heel fijn werden die andere vrienden aan zijn ogen onttrokken. Niet zo fijn dus en vast ook niet hoe Mark Zuckerberg het bedoeld heeft.

Conclusie

Volgens mij hoeven we niet meteen bang te worden voor sociale media, en voor die andere reus die er ook wat van kan: Google. Wel is het goed je te realiseren DAT dit gebeurt. Iedereen leeft op deze manier in zijn en haar eigen online realiteit.

Soms kun je dit soort filters weer uitzetten, soms niet. Soms is het zelfs nog een hele uitdaging om er achter te komen OF het kan. Lastig, lastig. Uiteindelijk is de beslissing aan jou of je daar gevolgen aan verbindt. Ik voor mij blijft in ieder geval mooi profiteren van alle positieve dingen die dat grote mooie internet mij biedt. Met deze wijze les in mijn achterhoofd. Doe je mee?

En nu kijken die video en trek er je eigen les uit. Ik ben benieuwd welke dat is, dus deel je je ervaring hier onder met ons?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe veilig zijn mijn gegevens eigenlijk in ‘de cloud’?

Zie Cyberattack on Google Said to Hit Password System – NYTimes.com
via Twitter/Huubkoch

In December afgelopen jaar is een aanval op de systemen van Google uitgevoerd. Voor de buitenwacht is het enigszins onduidelijk wat er gebeurd, en wat de gevolgen zijn. Toch lijken die mee te vallen. Het werpt wel licht op de vraag: hoe veilig is het eigenlijk om mijn gegevens bij een externe partij op te slaan? En dan nog wel een buitenlands (vaakAmerikaans) bedrijf? Een goede vraag, die ik eerlijk gezegd ook vaak gesteld krijg. Mijn antwoord is een driestaps raket, ehh.. redenering:

[ 1 ] echte, 100% veiligheid krijg je nooit. Google garandeert die niet, en niemand anders doet dat. Kan dat ook helemaal niet. Bovenstaande artikel bewijst dat maar weer eens

Mocht er onverhoopt toch iets mis gaan met jouw gegevens. dan zullen bonafide bedrijven jou dat vaak laten weten. Mosterd na de maaltijd misschien, maar je weet dan wel waar je aan toe bent. Onder Amerikaanse wetgeving zijn in de VS gevestigde bedrijven verplicht melding te maken van incidenten. In Nederland is een dergelijke wetgeving voor zover ik weet in de maak

[ 2 ] Google en al die andere bedrijven zullen er echt alles aan doen om jouw gegevens te beveiligen. Het veilig opslaan van gegevens is hun bestaansrecht. Mensen zullen alleen hun vertrouwelijke gegevens in de cloud hangen als ze deze bedrijven vertrouwen.

[ 3 ] Je kunt natuurlijk kiezen om niet mee te doen in de trend gegevens extern op te slaan. Maar je profiteert dan meteen helemaal niet meer van alle mogelijkheden die het Web (2.0) tegenwoordig biedt. Alle online diensten slaan jouw gegevens op externe systemen op. Niet meedoen is jezelf compleet isoleren van al dat moois. En wat voor jou nu misschien nog slechts ‘mooi’ is, wordt in de toekomst de standaard manier van werken. Voor veel mensen – ook wel eens “werknomaden” genoemd -* is* dit trouwens al de standaard.

Daarnaast: je moet dan zelfs overwegen of je wel zoiets als een LinkedIn profiel wilt: allemaal persoonlijke gegevens die op een Amerikaanse server staan te draaien.

Conclusie: deze redenering volgend geef ik al die bedrijven in het volste vertrouwen (nou, laten we daar 99,9% van maken…) mijn gegevens  – en profiteer in ruil ten volle mee van alle mogelijkheden die dat biedt: online samenwerken, overal bij mijn gegevens kunnen, een gesynchroniseerde agenda, etc.etc. Ik zou niet meer zonder willen!

Ben jij het met me eens, of heb je een andere insteek? Ik ben benieuwd naar je mening! Laat je hem hieronder achter?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.