Categoriearchief: Online samenwerken

Bij de tijdse manieren om online samen te werken (web 2.0 en verder)

Waarom email tijdens je vakantie ongelezen weggooien de plank volledig misslaat

Geplaatst op door
2

Trend in kader van e-mail overload en de te volle inbox: bedrijven die tijdens de vakantie alle e-mail weggooien. Ongelezen. Medewerkers moeten tenslotte niet met stress uit hun vakantie terugkomen.  Nu is het Daimler maar er zijn steeds meer bedrijven of individuele werknemers die zwichten voor de verleiding. Het lijkt ook zo handig: jij bent afwezig dus kunt niets met het bericht. Goed idee?

          

Slecht idee. Je ziet totaal over het hoofd hoe je het probleem vooral bij de ander legt. Je geeft als het ware aan hoe weinig je zit te wachten op andermans bericht. ” Ik ben vakantie aan het vieren, dus stuur je bericht maar lekker opnieuw als ik terug ben. Of liever nog helemaal niet “.

Daarnaast pak je zo alleen het symptoom aan, niet het daadwerkelijke probleem! Krijg je te veel e-mail? Leer in plaats daarvan goed om te gaan met e-mail, zorg voor grip op je inbox. Wanneer je dat via onderstaande stappen doet ben je al een heel eind op weg in de richting van een overzichtelijke inbox die niet te veel tijd kost en dus minder stress oplevert:

  • [1] gebruik de juiste communicatiemiddelen. Soms is een ander middel slimmer dan e-mail. Doe dat via onderstaande flowchart.
  • [2] pas de 10 (hier 5 en hier nog eens 5) tips voor minder mail toe.
  • [3] werk vanuit het principe Inbox Zero: iedere dag je inbox – dus de nieuwe berichten – verwerken. Hoeveel mail je ook ontvangt, met de juiste aanpak kan dat prima

Tenslotte blijkt ook uit onderzoek dat zakelijke e-mail nog jaren toeneemt in plaats van afneemt. Des te meer reden goed met e-mail te leren omgaan.

Alles begint er mee e-mail te gebruiken waar het voor bedoeld is: korte berichten met 1 onderwerp gericht aan meestal 1 persoon.

Liever minder mail? Zo vind je een geschikt alternatief

 

Grip op je inbox krijgen is best te doen, alleen niet door de berichten zomaar weg te gooien. Het gaat dus niet vanzelf, er is werk aan de winkel voor organisaties én hun medewerkers: hoe kun je verwachten goed om te gaan met de tegenwoordige informatiestromen wanneer je dat nooit goed geleerd hebt?

Om in auto termen te blijven: je gooit ook niet de snelwegen dicht als er weer eens teveel files staan. Toch?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Tools of brains – schakelen we voor beslissingen onze hersenen steeds meer uit?

Geplaatst op door
2

Een reactie op Innovating The Email Inbox – Without Deleting AllWanneer je ook maar in de verste verte lijkt op de gemiddelde kenniswerker krijg je dagelijks bakken met mail over je heen. Zoveel dat je het misschien al opgegeven hebt die inbox ooit nog leeg te krijgen. Bovenstaand artikel pleit voor een radicale oplossing: intelligente ’tools’ bovenop je mailbox. Die tools helpen je om snel weer een lege inbox te krijgen. Op het eerste gezicht lijkt dit een uitkomst: een lege inbox wil toch iedereen en iedere vorm van hulp daarbij is toch welkom?

TOOLS MAKEN JE LUI

 Ik denk dat deze hulp totaal voorbijgaat aan de REDEN waarom je een lege inbox zou willen: dat is niet een doel op zich. Het gaat er vooral om dat je over alle nieuw binnengekomen informatie een (voorlopig) besluit neemt. En eventuele vervolgacties of direct doet of in je actiesysteem opneemt. Ofwel denk-energie hebt besteed aan wat je nu gaat doen. Dat is deel van je werk. Wel is het slim zo snel mogelijk weer uit die mailbox te raken en aan de slag te kunnen gaan met je actielijst. Wanneer alle nieuwe mails verwerkt zijn, heb je een lege inbox. Lekker rustig en overzichtelijk, maar niet meer dan het gevolg van slim werken. Geen doel op zich. Nieuwe tools als Mailstrom  en anderen nestelen zich als het ware bovenop je mailbox en helpen met overzichten en grafieken inzicht te geven in je mail. Andere tools zoals Rapportive verrijken je mailbox met informatie vanuit sociale netwerken. Ze lijken behulpzaam, in de praktijk denk ik dat ze vooral afleiden. Mijn ervaring met Rapportive is tenminste dat ik vooral geneigd was naar de laatste blogs van mijn contacten door te klikken: precies wat je NIET wilt. Kan ook aan mij liggen natuurlijk ;-) Wil je toch met een tool aan de slag, denk dan aan een VERVANGING voor e-mail. Veel communicatie verloopt nou eenmaal beter via een project management omgeving als Basecamp of sociale zakelijke omgeving als Yammer. Je voert daarmee veel gemakkelijker en overzichtelijker discussies, deelt eenvoudig bestanden kunt wijzen op nuttige informatie. Zonder dichtslibbende inboxen kan iedereen die dat wil informatie tot zich nemen, of niet.

LAAT JE BREIN HET DENKWERK DOEN!

Nog even terugkerend naar e-mail: je steekt beter je energie in het leren snel beslissingen te nemen over je e-mails. Ik noem dat “in de beslisstand komen“. Dat kan al zo simpel zijn als het principe van de 4 D’s: tijd besparen door het aantal keuzes terug te brengen. Met deze common sense kom je een stuk verder dan met (al te) veel kunstmatige intelligentie. Een technisch middel gebruiken om de 20.000 mails die je al veel te lang hebt laten liggen even snel “weg te werken” is als een nieuwe managementlaag introduceren wanneer een bedrijf in de problemen komt: beide werken niet. Wees eerlijk, in beide gevallen is het eigenlijk luiheid: ergens lukt het niet jezelf te motiveren ENERGIE te steken in een goede oplossing. Dan maar GELD of SOFTWARE er tegenaan gooien om jezelf denkwerk te besparen. Niet de meest slimme oplossing en zonde van dat brein dat toch het grootste deel van de dag idle staat te wezen. Een tool helpt je vast snel aan een lege inbox, wel ten koste van de zekerheid dat je ECHT over alles een goed besluit genomen hebt. Dat blijft onrust geven. Denk-energie triomfeert hier over CPU-energie. Kijk je nu nog steeds tegen een inbox van 20.000 gelezen en ongelezen mails aan, dan zie je je misschien voor een onmogelijke opgave gesteld: “no way Arjan dat ik al die 20.000 mails ga doorakkeren“. Dat hoeft ook niet, je bent tenslotte geen slaaf van je mailbox. Stop alles ouder dan 2 weken in 1 grote archiefmap. Daar kan echt niets misgaan: liet je iets meer dan 2 weken liggen dan is het ofwel niet belangrijk..of het is al misgegaan. Niet meer over piekeren dus. De rest verwerk je van nieuw naar oud in een aantal sessies. Zet hiervoor wat blokken van 1 uur in je agenda, dan ben je er snel doorheen. Wanneer je snel besluiten leert nemen dan zijn in de toekomst ook 100+ mails per dag geen enkel punt. En wat vind jij: zijn slimme e-mail tools toch het beste sinds gesneden brood? Start dan vooral hieronder een levendige discussie!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Toegangsrechten op Google Docs: hoe werk je slim samen?

Geplaatst op door
2

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

INSTELLINGEN DELEN VAN GOOGLE DOCS ONOVERZICHTELIJK

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen ;-)

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary ;-) Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Klik voor volledige versie

ZICHTBAARHEIDS OPTIES DELEN GOOGLE DOCUMENTEN

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

  1. ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al)
  2. ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
  3. ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

  • er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
  • documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

Liever minder e-mail?

Geplaatst op door
16

E-mail lijkt zo handig: een kort bericht en jouw probleem ligt op het bordje van iemand anders, toch? Nee dus. Vaak zijn andere communicatiemiddelen beter.

Minder e-mail willen we allemaal wel. Het liefst zouden we er zelfs mee willen stoppen. In de praktijk stuit dat echter vaak op vele praktische problemen. Toch kan het echt een stuk minder. Onderstaand stroomdiagram geeft je suggesties welke communicatie middelen in welke situatie boven e-mail te prefereren zijn.

Klik op het schema voor grote versie

 

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Minder e-mail door slimmer samenwerken met Yammer

Geplaatst op door
4

Minder e-mail.. dat willen we allemaal. Hoe kom je bij dit schijnbaar onbereikbare ideaal? Dat daar meerdere kanten aan zitten moge duidelijk zijn. In onderstaande blog laat Arjan jou 1 manier zien om dat voor elkaar te krijgen: door het gebruik van een zakelijk sociaal netwerk! Lees hieronder snel verder om te zien hoe je dat voor elkaar krijgt…

Minder e-mail door slimmer samenwerken met Yammer

 

Allereerst heel even over wat Yammer niet is: het is géén complete vervanging van e-mail en mondelinge communicatie; het is daar juist een aanvulling op. Het wordt vaak de Twitter voor bedrijven genoemd. Kortgezegd vertel je net als op Twitter aan in dit geval je collega’s waar je op dit moment mee bezig bent.

En ben je zelfstandig ondernemer: denk niet dat Yammer alleen voor grote bedrijven is en niet voor bijvoorbeeld ZZP-ers. Wellicht werk je samen met anderen aan projecten of ben je actief in grotere verbanden, verenigingen of wat ook. Iedereen met een eigen domein kan een Yammer aanmaken en ook anderen daarin uitnodigen. Toch maar verder lezen dus ;-)

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

In veel e-mail berichten staat discussie centraal. Dit worden vaak eindeloze verhalen waar iedereen via reply-to-all het zijne of hare aan toevoegt. Op het eind weet niemand meer waar de oorspronkelijke discussie eigenlijk om ging. De oplossing? Verplaats dergelijke berichten naar Yammer en je mailbox wordt een stuk leger.

Leuk, maar – denk je misschien – dan moet ik toch nog steeds al die berichten lezen? En nog naar een andere plek ook, in dat Yammer! Blijf dan nog even bij me…

De 6 grote voordelen van Yammer:

  1. Tussen vergaderingen door wissel je eenvoudig allerlei informatie met elkaar uit: van handige links naar artikelen tot het opgooien van kleine ideetjes en grote toekomstplannen. In principe is alles geschikt voor Yammer. Voor iedere organisatie zal dat trouwens anders liggen: vind hier gerust jullie eigen weg in
  2. het is veel eenvoudiger dan bij e-mail om te bepalen wat je leest en wat niet. Door de slimme indeling in Groepen is al een nuttige manier om alleen te lezen wat jou interesseert. Jij wilt niet al die onbegrijpelijke technische discussies van de programmeurs lezen. Of de bla-bla verhalen van de marketeers (of juist wel).  Je houdt heel eenvoudig een schuin oog op wat er speelt in de organisatie. En wanneer je een zinnige bijdrage hebt, stap je gewoon in.
  3. je kunt afzonderlijke collega’s gaan volgen binnen Yammer. Sommige collega’s zijn nu eenmaal interessanter voor jou dan anderen. Je volgt op deze manier heel selectief precies de onderwerpen die jou interesseren
  4. discussies worden niet in een gesloten e-mail omgeving gevoerd, door alleen de mensen die toevallig de e-mail ontvingen. Nee, iedereen binnen het bedrijf kan volgen waar over geschreven wordt. HET grote voordeel is zo dat met Yammer een kennisbank wordt opgebouwd die eenvoudig doorzoekbaar is. Hoe meer mensen meedoen, des te krachtiger
  5. Alle informatie is open, maar wel binnen de bedrijfsgrenzen. Interne vertrouwelijkheid is zo gegarandeerd. Je bent allemaal collega’s en openheid is een groot goed, nietwaar? Mocht openheid juist niet de bedoeling zijn dan start je gewoon een privé groep.
  6. Tot voor kort kon een Yammer alleen binnen 1 organisatie (op basis van het e-mail achtervoegsel achter de @ in je adres) gebruikt worden. Dat leverde veel kritiek op, vaak wordt samengewerkt met andere organisaties en dat was via Yammer niet mogelijk. Daarom is het concept van Communities geïntroduceerd: op een gecontroleerde manier kun je nu externe mensen toegang geven tot jouw Yammer

Alleen voordelen?
Volgens mij zitten er geen echt nadelen aan Yammer. Wel is het zo dat een goede introductie essentieel is. Dit gaat namelijk niet altijd vanzelf: niet iedereen is meteen enthousiast om tijd te stoppen in weer een nieuw systeem. Zorg dus dat de introductie goed verloopt en de kans is groot dat Yammer ook bij jullie een vliegende start maakt!

Yammer in jouw organisatie introduceren?

Ik kan je helpen Yammer op een succesvolle manier in jouw organisatie of team te introduceren. Denk aan een inspiratiesessie. Focus op andere elementen van effectiever met je werk omgaan is natuurlijk ook mogelijk. Neem zeker contact op wanneer je meer wilt weten!

Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".