Onlangs werd ik geïnterviewd door een journalist van het Parool. Het ging om hoe je na je vakantie zonder stress de grote berg e-mail te lijf gaat. Een onderwerp dat me op dat lijf gesneden is.
Voor het interview verwijs ik je door naar onderstaande afbeelding (klik voor volledige weergave) of lees het op Blende.
Interview in Het Parool (klik voor volledige versie)
Pas kreeg ik een vraag van Lex. Lex vraagt zich af waarom er nog steeds niet 1 stuk software is waar je letterlijk alles in kwijt kunt en dan ook snel terug kunt vinden: contacten, projecten, informatie, bestanden, communicatie, acties. Goede vraag. In zijn woorden:
” In de samenwerking met andere mensen is de computer natuurlijk heel belangrijk. Onder 1 project kunnen vallen: mails, bestanden lokaal op eigen pc, bestanden in de cloud – al dan niet gedeeld, plekken op social media waar relevante informatie staat en wordt gedeeld en continu bijgewerkt, projectplanningen, afspraken, werktaken, bestanden met e-mailadressen van mensen, mappen op de pc en tegelijkertijd in de mail, Todo lijstjes, RSS feeds, nieuwsbrieven.
En al die zaken hebben allemaal functioneel met elkaar te maken. Onder één project of activiteit moeten al deze verschillende soorten van relevante informatie met elkaar samenwerken. En omdat ze dat niet doen moet ik die samenhang steeds opnieuw construeren.
Toen op mijn werk (vroeger) Microsoft Office werd geïntroduceerd zei ik tegen mijn collega’s: fijn al die mogelijkheden. Maar Bill Gates zou er nog 1 cruciale functionaliteit bij moeten bedenken, en dat is: één dossiernummer waaronder alle relevante gegevens meteen verbonden zijn.
Het tijdverlies dat ik nu oploop doordat ik steeds maar opnieuw me moet herinneren waar dat ene bestandje ook alweer stond….. it drives me crazy”
Lex Hupe
Enerzijds kun je dit denk ik zien als een gebrek in de huidige software. Tegelijk is het ook waanzinnig complex om software te bouwen die “alles” kan. Een alternatieve insteek is: gebruik juist zoveel mogelijk verschillende tools die allemaal 1 ding heel goed kunnen, en niet meer. Zit ook wat in. Vandaag het eerste deel van een tweeluik: eerst mijn eigen idee over hoe je met software omgaat, bij gebrek aan de ultieme tool. Volgende week bespreek ik met je hoe een enthousiaste groep ontwikkelaars jarenlang wel degelijk geprobeerd heeft die ultieme tool te bouwen.
Ze schreven er zelfs een – voor nerds tenminste ;-) – spannend boek over.
update: lees dat artikel over de ultieme informatie manager hier.
BLIJVEN ZOEKEN NAAR DE ULTIEME SOFTWARE?
Het hoofdpunt in de vraag van Lex is het tijdverlies dat hij nu ondervindt door alles te moeten onthouden. En zie dat later maar weer eens terug te vinden. Er zijn zoveel niveaus waarop en applicaties waarin informatie opgeslagen wordt; dat is bijna niet te doen. We kunnen er gerust van uitgaan dat die ultieme software, ook wel eens PIM (Persoonlijke Informatie Manager) genoemd, niet bestaat. Nog niet tenminste en in tegenstelling tot wat vele leveranciers ons willen doen geloven.
Elk nieuw programma kost tijd om te leren, en betekent daarnaast dat je informatie op meer dan 1 plek op moet slaan. Meer complexiteit. Tegelijkertijd stelt het uit elkaar halen van de hoofdcomponenten van je informatie je in staat werk gedaan te krijgen zonder voortdurend gevoed te worden met nieuwe informatie. Die hoofdcomponenten zijn grofweg e-mail, taken, “informatie onder handbereik” en het uiteindelijke archief. Door het scheiden van die componenten kun je dus ongestoord met hulp van je archief-software werken aan een taak, zonder steeds in je e-mail programma te hoeven duiken – met het gevaar afgeleid te worden door nieuwe mail.
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
OP WEG NAAR EEN OPLOSSING
Dat zoeken en herinneren moet je inderdaad voorkomen. Mijn oplossing is: alles wat ik nog moet en wil doen en wat anderen voor mij doen, mijn planning zogezegd, gaat in een ACTIESYSTEEM. Voor mij is dat Toodledo, maar er zijn vele goede systemen beschikbaar en ik kan je niet vertellen welke in jouw situatie het best is. Dat hangt van teveel dingen af. Naast dat actiesysteem is er nog de nodig informatie die ik WIL ONTHOUDEN. Deze gaat zoveel mogelijk in een ARCHIEFSYSTEEM. Voor mij is dat Evernote. In dit geval is de kans groot dat Evernote ook voor jou nuttige diensten kan bewijzen: wanneer je niet al een (groot) informatie systeem gebruikt, dan komt Evernote zeker in aanmerking. Geen idee of je al een ander systeem gebruikt? Dan doe je dat zeer waarschijnlijk niet, kijk ook dan naar Evernote. Bestanden tenslotte sla je met de juiste naamgeving en al dan niet in een projectmap op in bijvoorbeeld Dropbox of op Google Drive. Eventueel kun je bestanden ook in Evernote opslaan. Zelf doe ik dat liever niet, ook al omdat ik steeds meer met “informatie” als uitgangspunt werk en niet “bestand”. Uit bestanden haal ik liever de relevante of alle informatie om die als platte tekst in Evernote op te slaan. Zoals gezegd werkt dat voor jou misschien anders, ik zal je dan ook niet adviseren het concept “bestand” los te laten. Wanneer dat hele idee nieuw voor je is kan het wel verhelderend zijn dat eens te overwegen..
Tot zover en, zoals gezegd, volgende week het relaas van zo’n spannende poging die ultieme tool te bouwen. Stay tuned!
Voor nu zijn Lex en ik benieuwd naar jouw opzet – welke software gebruik jij, en vooral: waarom. Laat je dat hieronder weten?
Onlangs bekeek ik een lang maar ontzettend boeiend interview met Richard Branson. Je weet wel, de man die 700 bedrijven onder de Virgin paraplu opgericht heeft. Het gesprek gaat (vanzelfsprekend!) over zijn opvallende manier van zakendoen en de interviewers doen hun best te doorgronden wat hem nou zo succesvol maakt. Door het verhaal heen spreekt zijn enorme drive en ondernemingszin, je voelt gewoon de energie stromen. Uit alles straalt ook de soms kwajongensachtige lol die hij heeft in alles wat hij doet. Zie dit voorbeeld van een elaborate joke waarbij hij op stel en sprong een zeppelin tevoorschijn wist te toveren om concurrerende vliegmaatschappij BA een loer te draaien. Flauw? Misschien. Het maakt – zoals hijzelf in het interview ook constateert, wel dat hij en zijn bedrijfsnaam onthouden worden op een positieve manier.
Ik haal uit dit interview onder andere dat plezier hebben in wat je iedere dag doet ontzettend belangrijk is. Uit onderzoek blijkt dat trouwens ook: mensen die plezier hebben in hun dagelijkse werkzaamheden zijn gelukkige mensen. Het maakt daarbij niet uit of je CEO van een groot bedrijf, schoonmaker, of de scepter zwaait over het huishouden. Overigens antwoordt slechts 20% volmondig “ja!” op die vraag. Shocking: is dan 80% van alle mensen niet tevreden met hun dagelijkse bezigheden?
Volgens mij zit daar meteen het geheim van Richard: mensen enthousiasmeren, weten mee te krijgen in jouw droom. In zijn geval een droom van “giving back” aan mensen die minder hebben dan jij en ik. Je moet van goede huize komen wanneer je mensen als Kofi Annan, Nelson Mandela, Jimmy Carter en Desmond Tutu in een club van “Elders” bijeen weet te krijgen.
En detail: Richard heeft zijn hele imperium vanuit zijn kantoor thuis, temidden van zijn opgroeiende kids, uitgebouwd. Niks geen CEO die vanuit een ivoren toren te weinig tijd aan zijn gezin besteedt. Precies het tegenovergestelde!
Een absolute aanrader voor de eerstvolgende keer dat je 40 minuten pauze hebt. Klik op de video hieronder om het interview te starten
PS: wil je meer weten over succesvol leven en werken? Schrijf je dan helemaal gratis in (rechtsboven op de site) voor mijn wekelijkse eZine “Effectief Werken”.
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Heb je nog nooit van Het Nieuwe Werken (kortweg HNW) gehoord dan heb je de laatste paar jaar onder een steen geleefd. Maar wat is het echt? Veel mensen stellen anno 2011 HNW gelijk aan thuiswerken. Niets is minder waar; wat mij betreft is hier sprake van een groot misverstand. Hoog tijd om dit te herstellen. Niet door lange discussies, wel door een serie interviews met mensen die jong (van geest) zijn en HNW als vanzelfsprekend in hun dagelijkse praktijk toepassen. Lees hier de introductie van de serie terug.
Vandaag een interview met Leonne Meijs. Zij is vitaliteitscoach en houdt zich bezig met het in beeld brengen en verhogen van vitaliteit bij mensen en organisaties.
AZ – Leonne, Het Nieuwe Werken is helemaal in. Doe jij er ook aan?
LM – Als zelfstandig ondernemer doe ik ook aan het nieuwe werken. Ik heb verschillende werkplekken en ben voor mijn werk niet afhankelijk van mijn kantoor.
AZ – Ligt er in het verbeteren van de vitaliteit die jij doorvoert ook een link met Nieuw Werken?
LM – Jazeker, voor mij is vitaliteit de basis van een goede start van de dag, ook op je werk, dus ook het Nieuwe Werken.
Juist bij het Nieuwe Werken, kan je meer balans brengen in werk-privé. Balans is een belangrijk onderdeel van vitaliteit
AZ – Kun je een voorbeeld noemen van een web dienst of software waarmee je je werk slimmer kunt doen?
LM – ik vind de bankapplicaties, waarmee ik vanaf mijn telefoon financiele handelingen ter plekke kan controleren of uit kan voeren ideaal en tijdbesparend
AZ – Ben je overal en altijd bereikbaar, of wil je soms juist gewoon ongestoord aan het werk zijn?
LM -Nee, ik ben niet altijd en overal bereikbaar. Wanneer ik in gesprek ben met klanten, vind ik het belangrijk hen mijn volledige aandacht te kunnen geven. Ik ben dan tijdelijk onbereikbaar voor anderen.
AZ – Heb je iets met de term ‘manager’?
LM – De mensen waar ik voornamelijk mee werk zijn ondernemer of hebben de functie manager. Ik ben bekend met de mensen. Met hen en hun functie heb ik iets en dat is wat ik koppel aan de term manager.
AZ – Heb je nog een gouden tip voor de Nog-Niet-Nieuwe Werker?
LM -Tip: Kijk vanuit nieuwsgierigheid en mogelijkheden. Breng eens in kaart of je niet werkplek gebonden werkzaamheden hebt en vraag jezelf af of het jou en je bedrijf iets op zou leveren als je hierin verandering zou brengen.
AZ – Heb je misschien een voorbeeld uit je eigen praktijk waarin je met een klant een verbetering hierin kon doorvoeren?
LM -Veel mensen hebben hun ritme gevonden en nemen vaak tijd niet meer om nieuwsgierig te kijken naar andere, makkelijkere of tijdbesparende mogelijkheden. Dit ontdekte ik ook bij een ondernemer. Samen hebben we gekeken hoe hij minder stress zou ervaren en meer balans kon brengen in de tijdverdeling tussen werk en privé, “work-life balance”.
Hier bleek dat er verschillende werkzaamheden los van zijn werkplek uitgevoerd konden worden. Hij is hiermee aan de slag gegaan en heeft een tablet aangeschaft en kan daarmee meer tussendoor doen. Hij hoeft het niet meer te noteren om aan het einde van de dag in zijn pc op kantoor te verwerken. Dit scheelt hem tijd aan het eind van de dag, waardoor hij eerder bij zijn gezin kan zijn. Een simpel voorbeeld met voor de ondernemer een groot resultaat.
AZ – Dank je wel voor het interview, Leonne!
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?Heb je nog nooit van Het Nieuwe Werken (kortweg HNW) gehoord dan heb je de laatste paar jaar onder een steen geleefd. Maar wat is het echt? Veel mensen stellen anno 2011 HNW gelijk aan thuiswerken. Niets is minder waar; wat mij betreft is hier sprake van een groot misverstand. Hoog tijd om dit te herstellen. Niet door lange discussies, wel door een serie interviews met mensen die jong (van geest) zijn en HNW als vanzelfsprekend in hun dagelijkse praktijk toepassen. Lees hier de introductie van de serie terug.
Vandaag interview ik Nina Hoek van Dijke. Zij is is 23 jaar en eigenaresse van Jong & Je Wil Wat, een bedrijf gespecialiseerd in communicatie met de nieuwe generatie jongeren. Je moet dan denken aan social media advies, conceptontwikkeling en tekstschrijven.
AZ – Nina, het Nieuwe Werken is helemaal in. Doe jij er ook aan?
NH – Daar doe ik zeker aan, of ja… eigenlijk gaat het vanzelf. Ik zie mezelf niet als een ‘nieuwe werker’. Ik werk vooral waar en wanneer het me uitkomt en het liefst in een inspirerende omgeving dus niet altijd thuis.
AZ – Jongeren zijn voor veel organisatie een lastig te bereiken doelgroep. Kun je een voorbeeld geven van een aanpak die wél werkt? [ Of: een voorbeeld van iets dat organisatiesnou juist NIET moeten doen]
NH – Er is niet één aanpak die werkt, dat is per groep en per boodschap natuurlijk weer verschillend. Wat ik in ieder geval belangrijk vind is het betrekken van jongeren bij projecten. Jongeren weten heel goed wat ze zelf willen en zijn ook relatief makkelijk te benaderen. Soms zien organisaties jongeren een beetje te veel als ‘aapjes in een kooitje’. Ze vergeten soms dat ze zelf ook zo zijn geweest en dat die jongeren die ze willen bereiken ook gewoon hun kinderen hadden kunnen zijn. Ik probeer die organisaties dus ook met jongeren in contact te brengen en samen tot iets moois te komen. Maar goed, het is niet altijd mogelijk en dan probeer ik al die kennis die ik inmiddels van jongeren heb opgebouwd (en hoe ik zelf ben natuurlijk, ook nog jong) op een goede manier toe te passen.
AZ – Hoe nieuw werk je zelf eigenlijk? Gebruik je bijvoorbeeld samenwerkings omgevingen in projecten
NH – Ik werk veel op Seats2Meet maar spreek ook graag met mijn klanten/samenwerkingspartners af in een café. En zelf werk ik op een mooie dag ook graag in het park, lekker vakliteratuur in de zon lezen bijvoorbeeld. Digitaal gebruik ik social media om met ‘collega’s’ in de jongerencommunicatie in contact te komen of iets te vragen, maar meestal gaat dit ook gewoon over in irl afspraken.
AZ – Heb je iets met de term ‘manager’?
NH – Uhh, tja… ze zijn er als je binnen een bedrijf werkt. En ze zijn er om je leiding te geven. Daarnaast heb je denk ik heel veel verschillende managers. De ene soort manager die heel graag boven je wil staan en die de baas over je wil zijn. De andere manager is meer een type die ontwikkeling van zijn personeel minstens zo belangrijk vindt. Als ik mag kiezen, doe mij die laatste dan maar.
AZ – Wat is jouw gouden tip voor de Nog-Niet-Nieuwe Werker?
NH – Ga het eens proberen en je zult merken hoe fijn het is. Wat is er dan fijn? Je hebt de vrijheid om te gaan en te staan waar je kunt. Dat maakt dat je makkelijker dingen (vaste patronen) kunt loslaten en zo daag je jezelf ook meer uit denk ik. Ik ben soms gewoon klaar met werken om 16:00 of soms merk ik om 11:00 dat het niet mijn dag is. Dan stop ik er mee en haal ik de uren op een ander moment in en ja dat betekent soms ook in het weekend. Het geeft me vrijheid op andere momenten waardoor ik juist daarna weer geïnspireerder aan het werk ga.
Je komt makkelijker in contact met mensen door bijvoorbeeld op plekken als seats2meet te werken. Je breidt daarmee je kennis op een makkelijke manier uit. En natuurlijk ook je netwerk.
AZ – Helemaal eens! Ik kom vaak op Seats2Meet (S2M) in Utrecht en heb dan eigenlijk altijd wel een leuk gesprek met iemand die ik nog niet kende. Een véél betere manier om je netwerk uit te breiden dan welke netwerkbijeenkomst ook. Spelen omgevingen als S2M een rol in het leven van die jongeren?
NH – S2M is geen place to be voor jongeren. Het wordt pas een place to be voor jongeren als ze bijvoorbeeld een eigen bedrijf zouden hebben. Maar voor veel jongeren die een eigen bedrijf hebben doen ze dit vaak naast school/studie en dan vindt het werken vooral s avonds thuis op hun eigen kamer plaats. Misschien als S2M avonds open zou zijn dat het een goede omgeving zou zijn. Jongeren gaan ook pas netwerken wanneer ze op zoek zijn naar een baan. Volwassenen gebruiken social media bijvoorbeeld vaak om te netwerken. Voor jongeren is social media echt een contact tool om gewoon extra contact te hebben met vrienden of met mensen die verder weg wonen (of zitten door studie/reizen). Ze zijn hier ook veel minder bewust mee bezig dan volwassen. Voor jongeren is social media gewoon een onderdeel van het internet wat er gewoon is. Niks speciaals, wel leuk.
AZ – En dat Nieuwe Werken, niet echt een hippe term onder jongeren, lijkt me?
NH – Er wordt veel geroepen dat Het Nieuwe Werken helemaal iets zou zijn voor jongeren. Toch verschijnen er regelmatig onderzoeken waarin jongeren aangeven dat ze juist op zoek zijn naar vastigheid. Het jammere is dan alleen dat onderzoekers dan direct concluderen dat het nieuwe werken niks voor jongeren zou zijn. En daar ben ik het niet mee eens. Het nieuwe werken betekent niet direct dat je je medewerkers maar compleet vrij moet laten. Jongeren hebben graag structuur in wat ze moeten doen en wanneer, maar hoe ze dat moeten doen willen ze graag zelf bepalen. Iets wat naar mijn mening prima in het nieuwe werken past! En daarnaast ook dat ze zelf stappen mogen maken in hun ontwikkeling als werknemer en daar ook vrijheid in krijgen. Dat is denk ik het nieuwe werken voor jongeren. Daar waar structuur en vrijheid samen gaan.
AZ – Concluderend: jongeren lijken daarmee dus gewoon anders tegen HNW aan te kijken. Onderzoekers proberen jongeren te vangen in een raamwerk waar ze niets mee hebben. En trekken dan te snelle conclusies.
Heb je tenslotte nog een aanbeveliing waardoor die onderzoeken in de toekomst wat realistischer kunnen worden? Of kunnen we beter stoppen met al dat onderzoek?
NH – Onderzoek hoef je niet te stoppen maar je moet het gelaagder maken. Als uit onderzoek blijkt dat jongeren structuur willen betekent niet direct dat het HNW niks voor ze is, als onderzoeker zou je dan door moeten vragen met wat ze daar dan mee bedoelen. En hoe het samen zou kunnen gaan. Doorvragen bij jongeren is een must, ze weten namelijk wel wat ze van iets vinden! En ik denk dat dit ook wel een teken is dat het HNW bij de onderzoekers er ook nog niet helemaal in zit, misschien is voor hun de kennis ook nog wel te beperkt.
AZ – Ontzettend bedankt voor je verhaal, Nina!
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?