Inbox Zero – of lijdt jouw volle mailbox aan een onbedwingbare communicatiestoornis?

De meeste mails worden verstuurd door onduidelijkheid over wat er precies moet gebeuren, door wie, en wanneer.

Mailen doen we veel te veel en veel te vaak. Een lege inbox ofwel Inbox Zero lijkt een verre droom. Gemiddeld twee uur en een kwartier per werkdag, onderzocht een adviesbureau, zitten we te zuchten boven onze volle mailbox. Dat komt neer op zo’n 28 % van onze werkdag. En daarnaast moet je de rest van het werk nog gedaan krijgen. In de praktijk betekent dit vaak naast de mailtijd nog een volledige werkdag van 8 uur. Tenminste zo ervaren de deelnemers van mijn trainingen dat vaak. Een mailtje is zo verstuurd, maar verondersteld dat je er een serieuze reactie op geeft. Andersom werkt dat natuurlijk net zo. Klinkt dit voor jou bekend lees dan zeker even het onderstaande. Want op deze manier doorgaan veroorzaakt overbodige werkstress en is op de lange termijn behoorlijk ongezond. Je houdt elkaar hiermee in een onnodige spagaat. Want besef dat je hier ook zelf een verantwoordelijkheid hebt. Niet alles is af te schuiven op de hork die altijd botte mails stuurt of op de organisatie die zoveel van jou en je team verwacht.

Voorkom dat je mentale elastiek het plotseling begeeft en je jezelf met een fikse burn-out thuis op de bank aantreft.
volle mailbox? ik niet!
De eerste stap is het in gebruik nemen van een vaste routine om je e-mails te verwerken. Inbox Zero en het DLLD principe (dadelijk meer) helpen je daarbij. Met de nodige oefening is het heel goed te doen om de tijd in Outlook (of welk mailprogramma je ook gebruikt) terug te brengen tot een uur of minder per dag.

Inbox Zero to the rescue

het Inbox Zero principe zoals Merlin Mann dat lang geleden benoemd heeft (hier de video van 1 uur met zijn uitleg) ofwel werken vanuit een steeds lege inbox helpt al enorm. En toch zul je ook de volgende stap absoluut moeten zetten om er baat bij te hebben. Je kunt namelijk best flink minder tijd in je mailbox door gaan brengen, zeker wanneer dat nu richting 2 of 3 uur per dag gaat. Dat is slechts een kwestie van wat tips toepassen om je mails slimmer te verwerken, en daar de komende tijd mee aan de slag te gaan. Toepassen, toepassen, toepassen, het zal je wat aanlooptijd van je vergen want elk nieuw systeem is even wennen. Maar als geroutineerde kenniswerker zou het geen probleem moeten zijn. Het begint allemaal met het snel besluiten gaan nemen over je mails – kortweg nu doen, later doen, laten doen, delete ofwel DLLD. De vervolgstap waar de echte winst in te halen valt, is wat lastiger. Daar komen discipline, routine en goede onderlinge afspraken om de hoek kijken.

Maak het allereerst een gewoonte dat je maximaal enkele malen per dag de inbox van je mailprogramma checkt en direct alle ingekomen berichten verwerkt. Onder verwerken versta ik overigens niet dat je er in alle gevallen direct mee aan de slag gaat. Dat zou inhouden dat je alsnog de hele dag met je mail bezig bent, en daar wil je juist vanaf. Je bent nu al je nieuwe mail in één ronde aan het verwerken. Maak er een spel van, noem het een inboxsessie waarin je volle mailbox leeg moet. Het gaat nu puur om het nemen van beslissingen over wat je gaat doen en wanneer. Alleen wanneer iets heel weinig tijd vergt kun je dit direct afhandelen. Denk aan een kort antwoord terug naar de afzender of het maken van een print. De rest gaat op een actielijst voor later. Besef daarbij wel dat alles dat je op die lijst zet ook echt gedaan zal moeten worden. Jouw tijd is kostbaar dus wees hier selectief!

Volle mailboxen leeg krijgen via snelle besluiten

Het eindresultaat van deze inboxsessie waarbij je alleen DLLD-besluiten neemt is dat je inbox leeg is en je archief en actielijst gevuld. Daarnaast zorg je ervoor ook de bij anderen uitgezette taken op een afzonderlijke plek te hanteren, want deze horen niet in je eigen actielijst thuis. Dit kan op meerdere manieren maar begin eenvoudigweg eens met een e-mailmap “afwachten” waar je al die berichten neerzet.
Het resultaat zal zijn dat je inbox leeg is en de mail zelf uit het zicht. De vervolgactie doe je ofwel direct ofwel heb je ingepland voor later. Mails uit het zicht, dat vermindert de onrust en verhoogt de focus op waar het om gaat: de kern van je werk. Dit zijn de zorgvuldig geplande en weloverwogen acties op je actielijst die als het goed is veel voldoening geven en die dat omvatten waarvoor jij op deze plek werkt.

Zorg ook voor helderheid. Wanneer er geen afspraken over de interne communicatie zijn en iedereen elkaar kan en mag mailen weet je 1 ding zeker: het wordt één grote chaos. Precies de situatie waar heel veel organisaties zich momenteel in bevinden. En dit is mijn punt: wanneer het blijft bij het technische “grip op je inbox”, Inbox Zero, en jij je mailbox lekker opgeruimd hebt, kom je veel minder ver dan mogelijk is. Je collega’s blijven mailen, en jou ook. E-mails blijven veel te lang, onduidelijk, en de eindeloze CC-berichten blijven je om de oren vliegen. Ook een regel of filter in je mailprogramma om die CC’s weg te filteren is dan maar van beperkte waarde en meer een trucje. Onderling afspraken maken, daar samen mee aan de slag en elkaar gaandeweg daarbij op een positieve verder helpen heeft dan al veel meer impact. Wat enorm kan helpen wanneer je in een meest vast team samenwerkt dat op dezelfde locatie werkt is een zogenaamde dally stand-up van 5 minuten. Iedere deelnemer geeft, staande want dat houdt het kort, ultrakort aan wat haar essentiële taken van die dag zijn en wat de knelpunten. In 5 (max. 10) minuten is zo iedereen op de hoogte van wat de anderen doet, wat er vandaag allemaal speelt, welke harde deadlines er zijn, wie je vooral even met rust moet laten enzovoorts. Dit alleen al heeft als voordeel dat het heel veel e-mailverkeer kan voorkomen. Mijn stelling is namelijk dat veel mail voortkomt uit onduidelijkheid over wat er gebeuren moet en wie dat wanneer gaat doen. De daily stand-up voorkomt dit. Dan ga je van Grip op je Inbox naar De Drukte De Baas.

OK. Ik heb je de eerste essentiële stap richting meer productiviteit gegeven en een aanzet gegeven naar de verdiepingsslag waar de echt winst te halen valt. Zo teruglezend lijkt het allemaal heel veel. Toch, het gaat in eerste instantie om niet veel meer dan wat eenvoudige tips die je in een aantal weken best als routine in je werkdag kunt inbouwen. Zet eerst eens een dagelijkse afspraak met jezelf in je agenda, bijvoorbeeld “werken naar inbox zero”. Wanneer je tegen die lege inbox aankijkt, en niet eerder, is het tijd de diepte in te gaan. De diepte waar de meeste winst te behalen valt. Het next level van productiviteit zogezegd. Dat is een combinatie van vaste routines, bewust besluiten nemen, onderbouwd nee durven zeggen, volmondig ja durven zeggen, gestroomlijnde onderlinge communicatie en steeds terugvallen op je eigen persoonlijke en betrouwbare systeem.

Het gaat erom steeds nieuwe stappen richting je Ideale Werkdag te zetten. Blijf in beweging!

Met voorgaande inzichten als startpunt kom je uiteindelijk uit bij je Ideale Werkdag. De werkdag die je zo veel mogelijk naar je eigen hand zet terwijl je tegelijkertijd rekening houdt met de mensen om je heen en de projecten waar je je aan gecommitteerd hebt. Honderd procent Ideaal zal niet haalbaar zijn maar hoeft ook niet; het gaat er om dat je verbeteringen toepast waarmee je langzaamaan de regie over je werk weer terugneemt. Het doel van mijn tweedaagse training timemanagement – een mooiere term is wat mij betreft “aandachtsmanagement” – is precies dat: eerst de basis, je inbox en andere informatiestromen, op orde en daarna een betrouwbaar systeem opzetten dat werkt voor jouzelf en voor het team van mensen waar je mee samenwerkt of die jij aanstuurt. We nemen uitgebreid de tijd om alle barrières die jullie tegenkomen stap voor stap uit de weg te ruimen en zetten alle nodige praktische stappen zodat iedere deelnemer na afloop hier zelf en in teamverband mee aan de slag kan.

Tenslotte: de herhaling in het artikel van de basisprincipes is bewust gedaan. De herhaling ook die je zo nodig hebt om je nieuwe principes eigen te maken. “Übung macht den Meister”. Vandaar.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Het recht om ’s avonds niet meer te mailen. Goed idee of onzin?

In Frankrijk heb je als werknemer van een bedrijf met meer dan 50 mensen het recht na werktijd je mail niet meer bij te houden. ’s Avonds mailen gaat hiermee tot het verleden behoren. Is het een waanzinnig goed idee waar we allemaal op zaten te wachten, of een overbodige maatregel?

e-mailstressEen oplossing van het probleem van e-mail overload is het zeker niet, de berichten grijnzen je natuurlijk ’s ochtends alsnog tegemoet. Beter is dan een andere aanpak in de omgang met je inbox die je zonder grote veranderingen kun hanteren. Begin eens met het zo’n 2 tot 3 keer per dag al je nieuwe mails en daarna steeds je mailprogramma af te sluiten. Dit geeft direct minder afleiding waardoor je je beter op het echte werk kunt focussen. Bij het verwerken van je nieuwe mails lees je elke mail snel door en bepaalt direct of en wanneer je er iets mee doet. Mail gelezen? Verplaats hem meteen naar het archief (1 grote map en de zoekfunctie van je mailprogramma gebruiken). Mail nog nodig? Werk dan om tot een relevante actie, en houd al je acties op 1 plek.

Voordat je een nieuw bericht opstelt: is dat echt nodig? Bellen of in persoon spreken is vaak handiger en sneller. En hou het vooral kort, eindeloze heen<=>weer mails werken niet en vergroten vaak juist de verwarring.

Soms is ’s avonds mailen prima en neemt de stress als het niet “mag” alleen maar toe. Zolang het mailen na je reguliere werkuren geen standaard wordt, want dan ben je structureel aan het overwerken.

Op deze manier ga je minder vanuit je inbox werken en ligt Inbox Zero onder handbereik. De voordelen die je meteen ervaart: meer eigen baas over je werk en werktijd, meer doen wat er toe doet.

Ofwel: het recht om ’s avonds je mail niet meer te checken is vooral een signaal dat we verkeerd bezig zijn, geen oplossing van de inbox stress.

Eerder beschreef ik nog meer tips voor minder e-mail.

Eens? Oneens? Ik ben benieuwd naar jou kijk op de zaak!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De e-mailvrije manager – het kan!

Ben je of heb je een manager met 100+ e-mails per dag? Bekijk dan eerst even deze video en lees daarna verder. Je zult er minimaal 1 nieuw inzicht uit opdoen.

Wouter van Dieren – manager zonder e-mail

Mijn eigen inzicht naar aanleiding van bovenstaande video: we mailen elkaar suf. Dat wil Wouter van Dieren niet, en het lukt hem nog ook. Hij gebruikt géén e-mail. En natuurlijk weet hij prima wat het is, alleen kiest hij bewust voor direct contact met zijn gesprekspartners.

Voor mij is de grootste eye opener dat je e-mail binnen een organisatie zo kunt inbedden, dat het ’t besluitvormingsproces ondersteunt. Dat klinkt ontzettend logisch, maar is revolutionair in de tegenwoordige kantoorjungle. En dat is vreemd: aan de ene kant vinden we processen te ingewikkeld en gaan we en masse met Lean, Agile, Scrum en andere procesverbetertechnieken aan de slag. Tegelijk geven we iedereen een krachtig communicatiemiddel in handen waarmee je andermans tijd kunt claimen wanneer jij dat nodig acht. “Heb je mijn mail al gelezen?”.

Ofwel e-mail is een prima middel, maar maak afspraken over het gebruik ervan. Misschien kunnen we zelfs afspreken, zoals Wouter van Dieren suggereert, dat niet iedereen zomaar iedereen mag mailen. Sommige situaties kun je best zelf oplossen, zonder goedkeuring van je manager. En die eeuwigdurende reply-to-all waarin je een vergaderdatum probeerde te prikken was achteraf ook niet zo’n slim idee.

Intussen maakt vrijwel niemand afspraken over het gebruik van de mail, waardoor elke dag talloze overbodige berichten rondgepompt worden. Berichten die schrijver én ontvanger heel veel tijd kosten, en vaak ook nog verkeerd begrepen worden. Dat kan beter.

Ik ben benieuwd: ken jij voorbeelden of situaties waarin wèl op een goede ondersteunende manier van mail gebruik gemaakt wordt? Je bijdrage hieronder is van harte welkom. En kun je wel een frisse blik in jullie eigen berichtenpotpourri gebruiken? Ik spreek je graag!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Tips voor iedereen werken vaak voor niemand – en wat je daaraan doet

of hoe jouw eigenheid je op een onverwachte manier in de weg zit

vrouw-passend-blokjeJe fronst! Want wat zou in vredesnaam mis zijn met de goedbedoelde tips die je overal in bladen en op sociale media aantreft? In principe kan zo’n op zichzelf staande tip prima werken. “Sluit je mail af zodra al je berichten verwerkt zijn” werkt in z’n eentje al heel aardig. Het venijn zit hem in dat eentje ;-) Een advies als dit wordt vaak met veel tromgeroffel gepresenteerd – en ook ik heb me daar vast aan schuldig gemaakt… Alsof dit ene advies helemaal uit zichzelf jou uit de ellende van de dagelijkse kantoorwaanzin haalt.

ZO WERKT HET HELAAS NIET

Want, wat gebeurt er? Je sluit omdat je zo braaf bent de mail, en prompt komt Johan langs om te vragen of je ..inderdaad.. zijn mail al gelezen hebt. Zucht, klik, Outlook. Dat ging niet zo lekker. En zo gaat het vaak wanneer je geen onderbouwde strategie hebt om jouw persoonlijke kantoorhel een klein stukje te verbeteren. Voor iedereen ligt de nadruk net weer anders: wat voor de een het beste advies ooit is, past de ander al jaren onbewust bekwaam toe. Creatief of leidinggevende, structuurfreak of uitvoerend professional, introverte persoonlijkheid of extravert, het is nogal belangrijk uit welk hout je gesneden bent.

Ofwel je probeert hem, blij met de nieuwe tip uit, en raakt snel teleurgesteld omdat het jouw eigenheid en de waan van de dag niet kan weerstaan. Ofwel je past de tip al jaren toe en hebt behoefte aan meer. Veel meer.

INTERMEZZO

Voorbeeld uit eigen praktijk: een klant is directeur van een MKB-bedrijf in de industrie met zo’n honderd werknemers. Hij is heel erg goed in het nemen van snelle besluiten, die meestal ook goed zijn. Zet lijnen uit, deelt orders uit en vertrouwt er op dat zijn mensen die zullen uitvoeren, wat ze meestal ook doen. Het enige wat bij hem niet goed liep was de mail. Had ik hem standaard timemanagement adviezen gegeven dan zou ik hem in dit geval hebben aangeraden een goede todolijst aan te leggen. Die had hij nog niet. Maar al sparrend realiseerde ik me dat dat wel het laatste was waar hij mee zou zijn geholpen. Sterker, hij zou het waarschijnlijk een week uitgeprobeerd en gefrustreerd terzijde geschoven hebben. Intuïtief denker als hij is werkt dat totaal niet. Hij is zo bedreven in goede belangrijke besluiten nemen en de rest gewoon in zijn agenda inplannen dat die lijst een grote bron van frustratie zou zijn geweest. Voor hem bleek het veel belangrijker kleine klussen weg te zetten bij de juiste mensen in zijn bedrijf, zodat hij zich op de grote lijnen kon richten. Die grote lijn zat in het bepalen waar zijn bedrijf de komende tijd aandacht aan zou geven, en waaraan niet. Dat zijn zogezegd de grote stenen, terwijl hij in een open training timemanagement waarschijnlijk geleerd had hoe de kiezelsteentjes aan te pakken. Hier zou hij niet bij gebaat zijn, integendeel.

Ik laat het aan je verbeelding over wat het effect voor onze directeur is van zo’n open training waar hij samen met ondersteunende medewerkers en projectleiders doorbrengt ;-/ Net als het effect voor die ondersteuners en professionals trouwens.

EN WAT DAN WEL?

Dat zojuist genoemde advies over je e-mail afsluiten werkt voor iedereen. Zeker wanneer je tot die ruim éénderde van de respondenten in mijn onderzoek naar e-mailgebruik die op elk nieuw bericht als de beruchte Pavloviaanse hond gaan .. eh.. klikken. Doe jezelf dan een plezier, breng twee minuten door in de instellingen van je mailprogramma en zet die automatische meldingen en envelopjes uit. Dat is stap 1, de simpele tip.

Stap 2 is om dat belangrijke vervolg in te zetten waarin jij – of je team – echt reuzensprongen gaan maken. Dat vergt meestal iets langere reflectie dan die twee minuten, maar levert vaak al snel ontzettend veel op. Ik wissel daarover graag eens met je van gedachten. Op zijn minst krijg je direct een nieuw waardevol inzicht van me rondom jouw of jullie meest dringende uitdaging op dit moment. Ik hoor je graag!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe je jouw hersenen tot een willoze klomp cellen maakt

hersenen-op-sociale-mediabliep, bliep. Voortdurend Facebook checken, Twitteren en je favoriete breakingnews-app-met-pushberichten raadplegen voor het laatste nieuws uit Den Haag, De VS, het Midden-Oosten of op Beursplein 5 doen meer met je dan je lief is. Je hersenen raken oververhit!
Wees eerlijk: is het niet van de zotte dat we ons dagelijks geheel vrijwillig laten onderbreken door 50-100 mailtjes, rinkelende telefoons waaronder die van collega’s, vragen die gesteld worden, binnenkomende appjes en wat niet meer?

Intussen klagen we, soms nog op Whatsapp zelf, dat het véél te druk is. Laat deze bijzondere paradox eens goed tot je doordringen. Die voortdurende onderbrekingen gecombineerd met je voortdurende connected zijn zorgt er voor dat je in een reactieve modus terechtkomt. Als een goed afgericht werkpaard pak je volautomatisch alles wat op je pad komt op. Ha, daar is je baas met alweer een vergaderverzoek, je vriendin heeft zojuist een leuke foto van haar zoontje op Facebook gezet, *bliep* een mail van een klant die iets wil weten over je offerte. Heeeeee, een lovebaby voor 2 BN-ers?

Alles gaat door elkaar heen en is een grote kluif geworden nog goede besluiten te nemen over wat er echt toe doet. Het lijkt alsof je overal van op de hoogte bent en dus tot de beter geïnformeerde medewerkers behoort, en dat kan een tijdelijk gevoel van voldoening geven. Tijdelijk, want zodra iemand maar zou suggereren je mailbox eens een keer af te sluiten krijg je het Spaans benauwd. Ben je raar, dat kan echt niet!

Doen wat er toe doet

Het grote probleem is dat je zo wordt geleid door dringende in plaats van belangrijke zaken, ofwel “nieuws” versus wat er echt voor jou toe doet. Hierdoor ga je je als vanzelf met deze meestal onbelangrijke zaken aan de slag. Niet de zaken die je bedrijf, organisatie, team of jezelf helpen de doelen die jullie je gesteld hebben te bereiken. Zeker, voor een deel bestaat je werk uit adequaat reageren op de vragen die er nu eenmaal op je afkomen. Voor een ander, hopelijk belangrijker deel, bestaat het ook uit bezig zijn met de lange termijn, plannen maken, rapporten schrijven, targets halen. Noem het strategisch denkwerk. Om dat productieve denkwerk met enige kwaliteit te kunnen doen is het onvermijdelijk je tijdens dat werk zo min mogelijk te laten afleiden. Zoals je weet laat je brein zich graag afleiden waardoor het zich onmiddellijk op het nieuwe, de onderbreker richt. Of dat nou een nieuwe mail of app is, een langslopende collega, de rinkelende telefoon, of de driejarige die doodgemoedereerd je thuiswerkplek binnenwandelt om je zijn nieuwste legocreatie te laten zien, dat maakt allemaal niet uit. Onderbreking is onderbreking. Toch geeft in mijn onderzoek naar e-mailgebruik ongeveer 80% van de invullers aan dat ze bijvoorbeeld de mail de hele dag open laten staan. Daarbij heeft rond de helft van hen voor elke nieuwe mail een popupvenster, geluidje of andere notificatie. Elke mail! Wanneer je dit kan vertalen naar kantoorwerkend Nederland (en ik denk dat dat op basis van wat ik vanuit andere grootschaliger onderzoeken weet kan) houdt dat dus in dat 40% van …iedereen… het eigen werk blijkbaar zo oninteressant vindt dat dat door elke breinkronkel van wie dan ook zomaar onderbroken mag worden. Bedenk eens hoeveel er binnenkomt zo door de werkdag heen (20, 40, 100 stuks?) en hoe vaak je je werk daardoor laat onderbreken. Nieuwsbrieven, belangrijke mails, LinkedIn verzoeken, de irritante veelmailende collega, een reply-to-all, alles door elkaar. Elk van die onderbrekingen kost je tijd, en helpt de concentratie compleet om zeep.

Wie openstaat voor alles, krijgt niets gedaan

Nicholas Carr beschrijft in zijn boek Het Ondiepe (ondertitel in het Engels “what the internet is doing to our brains“) dat het hem op een gegeven moment opviel hoe het journalistieke werk dat hij doet steeds lastiger werd omdat hij zich voor langere tijd totaal niet meer kon concentreren. Voorheen kon hij zich met gemak urenlang wijden aan research van en schrijven over een onderwerp. In de loop van de jaren had zich sluipenderwijs een verandering van hem meester gemaakt. Ook om zich heen merkte hij dezelfde tendens. De oorzaak vond hij in het voortdurend online zijn en het vooral daardoor steeds onderbroken en afgeleid worden door nieuwe tweets, posts, status updates en appjes. Ik zal je bekennen dat het lezen van dat boek een behoorlijke aha erlebnis was waarbij ik regelmatig driftig aan het knikken was. Zelfs voor een productiviteitscoach is het blijkbaar lastig zich helemaal los te maken van de wonderen van het internet om ongestoord te werken. Te schrijven, zoals op dit moment gelukkig wel lukt. En toch schrijf ik dit artikel bewust zonder online te zijn, en zonder dus online de link naar dat boek te zoeken. Dat kan later ook prima, nu zou het me heel waarschijnlijk direct bij de vele afleiders van het internet brengen. Een notitie in mijn schrijfprogramma volstaat om in de flow te blijven en door te kunnen schrijven. Later zullen alle notities langsgelopen worden en kunnen bijvoorbeeld alle literatuurreferenties in één keer verwerkt worden.

Elke keer verbaast het me weer hoe vaak hoogopgeleide kenniswerkers zich gedurende hun hele werkdag geheel vrijwillig laten onderbreken door alles en iedereen. En dat terwijl ze dat in het overgrote deel kunnen voorkomen door enkele heel eenvoudige maatregelen. Want je kunt prima werken zonder directe mailnotificaties en van een uur de telefoon op stil zetten is ook nog nooit iemand slechter geworden – helpdeskmedewerkers en tandartsassistentes uitgezonderd. Je staat er nog verbaasd van staan hoeveel je in een uur van ongestoorde aandacht voor elkaar krijgt.

Ik daag je uit: behoor je tot de zojuist genoemde 80 procent, en heb je nog niet je e-mail notificaties uitgezet, werk dan de eerstvolgende werkdag eens anders. Zorg dat je vooraf alle informatie die je vanuit je mailprogramma met bijbehorende agenda en takenlijst nodig zou kunnen hebben en sluit het programma vervolgens af als je je mail bijgewerkt hebt. Zit een paar minuten stil en ga dan doen wat op dat moment het meest belangrijk is. Daar heb je geen takenlijst voor nodig, je weet voor jezelf al lang wat dat is. Voer die taak uit en merk dat die waarschijnlijk minder kost dan anders, want geen lastige onderbrekers. Klaar? Zit weer een paar minuten stil of neem als het nodig is een korte pauze – klik. niet. op. facebook. Begin dan aan de volgende taak en werk weer door tot die af is.

Merk je het verschil? Het gaat er niet om dat je een of andere taak-afvink-zombie wordt, integendeel. Door deze manier van werken kom je juist los van dat al te volle todolijst en doe je veel meer wat er echt toe doet. En je hoeft heus niet acht uur op een dag te knallen. Gefocust werken is net zo inspannend als gefragmenteerd door Facebook en mail je door de dag slepen – al krijg je veel meer voor elkaar. Je kiest als het ware hoe je de beperkte hoeveelheid breincapaciteit voor deze dag besteedt. Alles waar je bewuste aandacht aan geeft doet een beroep op het voorraadpotje, en op is op. Daarbij is het essentieel om regelmatig pauzes te nemen waarin je even je aandacht verlegd naar iets waar je hersenen zich niet voor hoeven in te spannen.

Zet je hersenen aan het werk!

Wat kun je nou doen om je hersenen weer te laten doen waar ze goed in zijn? Begin met het uitzetten van de onderbrekers. Qua mail is dat een eitje, pushberichten op je telefoon heb je ook zo uitgedokterd. Enigszins overtuigd van de zinnigheid van de voorgaande paar pagina’s? Wees dan streng voor jezelf en merk hoeveel rust deze eenvoudige ingreep al oplevert. Te vaak op sociale media te vinden en geen communicatie strateeg? Stel dan een kookwekker in voor sociale media. Geef jezelf zoveel tijd dat je wel ontspant, en toch flink minder tijd verspilt dan nu het geval is. Je weet zelf het best hoeveel dat in jouw geval is. Sterker: misschien is sociale media helemaal geen probleem voor je. Dat is juist het hele punt: iedere situatie is uniek en daarom is het aan jou om te bedenken welke onderbrekers in precies jouw situatie het beste aangepakt kunnen worden. Uit de startblokken!

Je hebt het gehaald, het eind van dit artikel. Een hele prestatie in dit tijdperk van informatieovervloed! Het betekent dat ik ergens een snaar heb geraakt bij je. Mocht je daarover met mij in gesprek komen, dan nodig ik je daartoe van harte uit. Ik kan je waarschijnlijk in een kort gesprek aan wat nieuwe inzichten helpen die je situatie verbeteren.

Laat je gegevens achter en ik neem snel contact op.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.