bliep, bliep. Voortdurend Facebook checken, Twitteren en je favoriete breakingnews-app-met-pushberichten raadplegen voor het laatste nieuws uit Den Haag, De VS, het Midden-Oosten of op Beursplein 5 doen meer met je dan je lief is. Je hersenen raken oververhit!
Wees eerlijk: is het niet van de zotte dat we ons dagelijks geheel vrijwillig laten onderbreken door 50-100 mailtjes, rinkelende telefoons waaronder die van collega’s, vragen die gesteld worden, binnenkomende appjes en wat niet meer?

Intussen klagen we, soms nog op Whatsapp zelf, dat het véél te druk is. Laat deze bijzondere paradox eens goed tot je doordringen. Die voortdurende onderbrekingen gecombineerd met je voortdurende connected zijn zorgt er voor dat je in een reactieve modus terechtkomt. Als een goed afgericht werkpaard pak je volautomatisch alles wat op je pad komt op. Ha, daar is je baas met alweer een vergaderverzoek, je vriendin heeft zojuist een leuke foto van haar zoontje op Facebook gezet, *bliep* een mail van een klant die iets wil weten over je offerte. Heeeeee, een lovebaby voor 2 BN-ers?

Alles gaat door elkaar heen en is een grote kluif geworden nog goede besluiten te nemen over wat er echt toe doet. Het lijkt alsof je overal van op de hoogte bent en dus tot de beter geïnformeerde medewerkers behoort, en dat kan een tijdelijk gevoel van voldoening geven. Tijdelijk, want zodra iemand maar zou suggereren je mailbox eens een keer af te sluiten krijg je het Spaans benauwd. Ben je raar, dat kan echt niet!

Doen wat er toe doet

Het grote probleem is dat je zo wordt geleid door dringende in plaats van belangrijke zaken, ofwel “nieuws” versus wat er echt voor jou toe doet. Hierdoor ga je je als vanzelf met deze meestal onbelangrijke zaken aan de slag. Niet de zaken die je bedrijf, organisatie, team of jezelf helpen de doelen die jullie je gesteld hebben te bereiken. Zeker, voor een deel bestaat je werk uit adequaat reageren op de vragen die er nu eenmaal op je afkomen. Voor een ander, hopelijk belangrijker deel, bestaat het ook uit bezig zijn met de lange termijn, plannen maken, rapporten schrijven, targets halen. Noem het strategisch denkwerk. Om dat productieve denkwerk met enige kwaliteit te kunnen doen is het onvermijdelijk je tijdens dat werk zo min mogelijk te laten afleiden. Zoals je weet laat je brein zich graag afleiden waardoor het zich onmiddellijk op het nieuwe, de onderbreker richt. Of dat nou een nieuwe mail of app is, een langslopende collega, de rinkelende telefoon, of de driejarige die doodgemoedereerd je thuiswerkplek binnenwandelt om je zijn nieuwste legocreatie te laten zien, dat maakt allemaal niet uit. Onderbreking is onderbreking. Toch geeft in mijn onderzoek naar e-mailgebruik ongeveer 80% van de invullers aan dat ze bijvoorbeeld de mail de hele dag open laten staan. Daarbij heeft rond de helft van hen voor elke nieuwe mail een popupvenster, geluidje of andere notificatie. Elke mail! Wanneer je dit kan vertalen naar kantoorwerkend Nederland (en ik denk dat dat op basis van wat ik vanuit andere grootschaliger onderzoeken weet kan) houdt dat dus in dat 40% van …iedereen… het eigen werk blijkbaar zo oninteressant vindt dat dat door elke breinkronkel van wie dan ook zomaar onderbroken mag worden. Bedenk eens hoeveel er binnenkomt zo door de werkdag heen (20, 40, 100 stuks?) en hoe vaak je je werk daardoor laat onderbreken. Nieuwsbrieven, belangrijke mails, LinkedIn verzoeken, de irritante veelmailende collega, een reply-to-all, alles door elkaar. Elk van die onderbrekingen kost je tijd, en helpt de concentratie compleet om zeep.

Wie openstaat voor alles, krijgt niets gedaan

Nicholas Carr beschrijft in zijn boek Het Ondiepe (ondertitel in het Engels “what the internet is doing to our brains“) dat het hem op een gegeven moment opviel hoe het journalistieke werk dat hij doet steeds lastiger werd omdat hij zich voor langere tijd totaal niet meer kon concentreren. Voorheen kon hij zich met gemak urenlang wijden aan research van en schrijven over een onderwerp. In de loop van de jaren had zich sluipenderwijs een verandering van hem meester gemaakt. Ook om zich heen merkte hij dezelfde tendens. De oorzaak vond hij in het voortdurend online zijn en het vooral daardoor steeds onderbroken en afgeleid worden door nieuwe tweets, posts, status updates en appjes. Ik zal je bekennen dat het lezen van dat boek een behoorlijke aha erlebnis was waarbij ik regelmatig driftig aan het knikken was. Zelfs voor een productiviteitscoach is het blijkbaar lastig zich helemaal los te maken van de wonderen van het internet om ongestoord te werken. Te schrijven, zoals op dit moment gelukkig wel lukt. En toch schrijf ik dit artikel bewust zonder online te zijn, en zonder dus online de link naar dat boek te zoeken. Dat kan later ook prima, nu zou het me heel waarschijnlijk direct bij de vele afleiders van het internet brengen. Een notitie in mijn schrijfprogramma volstaat om in de flow te blijven en door te kunnen schrijven. Later zullen alle notities langsgelopen worden en kunnen bijvoorbeeld alle literatuurreferenties in één keer verwerkt worden.

Elke keer verbaast het me weer hoe vaak hoogopgeleide kenniswerkers zich gedurende hun hele werkdag geheel vrijwillig laten onderbreken door alles en iedereen. En dat terwijl ze dat in het overgrote deel kunnen voorkomen door enkele heel eenvoudige maatregelen. Want je kunt prima werken zonder directe mailnotificaties en van een uur de telefoon op stil zetten is ook nog nooit iemand slechter geworden – helpdeskmedewerkers en tandartsassistentes uitgezonderd. Je staat er nog verbaasd van staan hoeveel je in een uur van ongestoorde aandacht voor elkaar krijgt.

Ik daag je uit: behoor je tot de zojuist genoemde 80 procent, en heb je nog niet je e-mail notificaties uitgezet, werk dan de eerstvolgende werkdag eens anders. Zorg dat je vooraf alle informatie die je vanuit je mailprogramma met bijbehorende agenda en takenlijst nodig zou kunnen hebben en sluit het programma vervolgens af als je je mail bijgewerkt hebt. Zit een paar minuten stil en ga dan doen wat op dat moment het meest belangrijk is. Daar heb je geen takenlijst voor nodig, je weet voor jezelf al lang wat dat is. Voer die taak uit en merk dat die waarschijnlijk minder kost dan anders, want geen lastige onderbrekers. Klaar? Zit weer een paar minuten stil of neem als het nodig is een korte pauze – klik. niet. op. facebook. Begin dan aan de volgende taak en werk weer door tot die af is.

Merk je het verschil? Het gaat er niet om dat je een of andere taak-afvink-zombie wordt, integendeel. Door deze manier van werken kom je juist los van dat al te volle todolijst en doe je veel meer wat er echt toe doet. En je hoeft heus niet acht uur op een dag te knallen. Gefocust werken is net zo inspannend als gefragmenteerd door Facebook en mail je door de dag slepen – al krijg je veel meer voor elkaar. Je kiest als het ware hoe je de beperkte hoeveelheid breincapaciteit voor deze dag besteedt. Alles waar je bewuste aandacht aan geeft doet een beroep op het voorraadpotje, en op is op. Daarbij is het essentieel om regelmatig pauzes te nemen waarin je even je aandacht verlegd naar iets waar je hersenen zich niet voor hoeven in te spannen.

Zet je hersenen aan het werk!

Wat kun je nou doen om je hersenen weer te laten doen waar ze goed in zijn? Begin met het uitzetten van de onderbrekers. Qua mail is dat een eitje, pushberichten op je telefoon heb je ook zo uitgedokterd. Enigszins overtuigd van de zinnigheid van de voorgaande paar pagina’s? Wees dan streng voor jezelf en merk hoeveel rust deze eenvoudige ingreep al oplevert. Te vaak op sociale media te vinden en geen communicatie strateeg? Stel dan een kookwekker in voor sociale media. Geef jezelf zoveel tijd dat je wel ontspant, en toch flink minder tijd verspilt dan nu het geval is. Je weet zelf het best hoeveel dat in jouw geval is. Sterker: misschien is sociale media helemaal geen probleem voor je. Dat is juist het hele punt: iedere situatie is uniek en daarom is het aan jou om te bedenken welke onderbrekers in precies jouw situatie het beste aangepakt kunnen worden. Uit de startblokken!

Je hebt het gehaald, het eind van dit artikel. Een hele prestatie in dit tijdperk van informatieovervloed! Het betekent dat ik ergens een snaar heb geraakt bij je. Mocht je daarover met mij in gesprek komen, dan nodig ik je daartoe van harte uit. Ik kan je waarschijnlijk in een kort gesprek aan wat nieuwe inzichten helpen die je situatie verbeteren.

Laat je gegevens achter en ik neem snel contact op.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.