Na vakantie weer aan het werk – is je mailbox ontploft?

De vakantie zit er op. Hier tenminste wel, en grote kans dat ook jij vandaag voor het eerst weer aan het werk bent. Hopelijk heb je kunnen uitrusten en ga je met plezier weer aan het werk. Of was je al 1, 2 weken op dreef? In ieder geval kan het nogal heftig zijn om voor het eerst in weken je werkcomputer aan te zetten. Hoe erg zou de ramp in mijn mailbox zijn?

Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:

  1. markeer alles ouder dan 3 weken als gelezen en archiveer. Deze berichten zijn echt niet meer relevant, en in je vakantie heb je – toch? – voorzorgsmaatregelen genomen om problemen te voorkomen
  2. loop eenmaal snel door alles wat er overblijft. Antwoord nog niet maar neem een besluit aan de hand van die 4 bekende D’s: Do (snel doen) – Defer (later doen) – Delegate – Delete. Hanteer een systeem om die eerste 3 D’s goed uit elkaar te houden
  3. 3. kijk vanaf nu slechts enkele malen per dag in je inbox, verwerk nieuwe mails en verwerk tegelijkertijd die 3D’s op de actuele prioriteit af

Punt 4 is gewoon vertrouwen. Vertrouwen op een waterdicht systeem.

That’s it, vier snelle tips voor een lege inbox!

Kort en krachtig. Natuurlijk zit er meer achter: alleen al het systeem om die verschillende soorten berichten uit elkaar te houden is een verhaal op zich. Je inbox leeg houden klinkt in theorie redelijk simpel, alleen ik geef het je te doen in de chaos van een gemiddelde werkdag. Ben je al langer abonnee van mijn eZine dan krijg je regelmatig tips en inzichten hierover. En lukt het desondanks niet dat overzicht te behouden, ben je na de vakantie het overzicht totaal kwijt? Laat mij bij jullie op kantoor een training of workshop te laten verzorgen. In 1 of 2 dagdelen is je inbox leeg en heb je een rotsvast systeem om dat vanaf nu zo te houden. Een dergelijke training is meestal nog voordeliger dan met z’n allen een hele dag in een veel te benauwd trainingszaaltje 2 steden verderop….

En wanneer je al een tijdje met tips en truuks probeert je werkstromen en e-mail onder controle te krijgen en het lukt desondanks nog niet zo, hoe heerlijk zou het dan zijn om samen met je collega’s in korte tijd de boel op orde te krijgen…

Meer weten? Kijk even rond op de trainingspagina’s en neem contact op voor een training op maat!

 

Note☰Block – een online notitieblok(je)

Heb jij ook wel eens behoefte om heel eenvoudig een online deelbaar notitieblok te kunnen maken? Snel een tekst of concept delen met een collega? Even een recept doorsturen naar je partner? Natuurlijk, je kunt al lang teksten online delen met anderen via grotere alleskunners als Dropbox, Drive, Evernote en productiviteitssystemen. In al die gevallen echter heb je een account nodig en/of moet er software geïnstalleerd. Ssoms geldt dat zelfs voor alle deelnemers. Notities moeten handmatig op openbaar gezet, etc. Altijd zijn er meerdere stappen nodig voordat je een link kunt delen met je eigen digitale apparaten, of met collega’s, vrienden etc.

Onderaan staat een link waar je op zou kunnen klikken. Heb je geen zin onderstaande te lezen en dreig je nu al weg te klikken.. ga dan meteen door naar de Note☰Block site

Daarnaast bestaan er oplossingen in de vorm van opensource software waarmee je eigen notities op je eigen server op kunt slaan. Best handig …als je een nerd bent. Ik krijg dat wel voor elkaar, maar hoeveel mensen hebben een eigen server of willen net als ik een avondje sleutelen? ;-)

Een online notitieblok

Waar ik behoefte aan heb is een plek op 1 vaste URL waar iedereen eigen notities kan opslaan en indien nodig te delen met anderen. En dat zonder account, zonder app te hoeven installeren en andere van die lastige randzaken. En wat liefst ook direct op alle apparaten werkt. En ook in achtergebleven browser – ik kijk naar jou, Internet Explorer

Enfin, exact dit bestaat volgens mij nog niet — laat je weten als dat wel zo is? Dus ben ik zelf maar aan het programmeren geslagen  ¯\_(ツ)_/¯

Hier is dan de eerste versie van mijn online deelbare notitieblok. Alles nog in betastatus en opslagcapaciteit nog niet zo groot. Maar wat je ziet moet werken.

Probeer het uit, ik ben heel benieuwd naar je bevindingen!

🗒️📝✏️

Ga naar de Note☰Block site

— En ja, ben inderdaad ook nog bezig met een online takenlijst – daar zijn testers nog mee bezig, hoor je later meer over… —

Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

Ik ben iets aan het bouwen dat je kan helpen met de complexe takenlijst zoals onderstaand onderstaand artikel beschrijft. Voel je je aangesproken en wil je dit graag uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Veel kenniswerkers proberen het overzicht over hun werk te houden via complexe takenlijsten, TODO-lists en projectplanningen. Mijn eigen all-time favorite is Toodledo. Vaak gaat dat prima want soms vereist de complexiteit van het werk gewoon een systeem met meer mogelijkheden. Zo kunnen er allerlei afhankelijkheden in je projecten spelen waardoor taken niet lineair gedaan kunnen worden. Ook kan er intensieve samenwerking met veel anderen soms ook extern plaatsvinden, of je hebt gewoon heel veel projecten tegelijk in de lucht te houden. Prima, blijf vooral zo doorgaan, je systeem werkt waarschijnlijk goed. Dit bericht is niet voor jou.

Tegelijk merk ik in mijn werk als trainer dat veel mensen dergelijke ingewikkelde systemen gebruiken terwijl hun werk daar wat minder om vraagt. Systemen met sublijsten binnen je hoofdlijst, categorieën voor je taken, Er is genoeg te doen en het kan hard aanpoten zijn, en toch is het aantal verschillende soorten en de hoeveelheid van de taken in het werkpakket wat minder groot dan bij een drukke projectmanager in een grote organisatie. Denk de ZZP-er met veel van dezelfde klussen, de kenniswerker in overheidsdienst met veel vergelijkbare projecten in vaak dezelfde setting, of de kantoorwerker op een niet al te grote back-office in het MKB. Wellicht gebruik je al lang iets dat goed werkt – goed bezig! Dit bericht is ook niet voor jou…

als de boel te complex wordt is de kunst om terug te schalen naar een minimalistische setting

Complexe takenlijst – ja, dat ben ik!

Herken je het voorgaande juist wel? Gebruik jij een zo complex papieren of digitaal takensysteem dat je juist daardoor soms het overzicht verliest. Dus is je lijst meer een hindernis dan een helper? Of je nu plant op papier, vanuit je agenda of een digitale takenlijst maakt niet uit; als de boel zo complex wordt dat je het overzicht dreigt te verliezen dan is het de kunst terug te schalen naar een minimalistische setting. Weg met de complexiteit, terug naar de aloude Standaard Takenlijst. Begin, of start opnieuw, met de allereenvoudigste takenlijst in het systeem dat je nu al gebruikt. Bovenaan invoeren, op [enter] klikken en klaar. Afgeronde taken afvinken. Meer zou niet nodig hoeven zijn.

Zwem je dus nog rond in een takenbrij van hier tot Tokio dan ben ik benieuwd naar je reactie: wat moet het systeem dat jou helpt het overzicht te houden absoluut kunnen?

En wanneer het je al gelukt is om dat overzicht terug te veroveren (top!) de vraag hoe je dat voor elkaar hebt gebokst? Wat zijn jouw geheimen? Laat het hieronder weten!


Je hebt het artikel uit! Voel je je aangesproken en wil je graag mijn nieuwe app uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

De kantoortuin maakt meer kapot dan je lief is

continue afgeleid in de kantoortuinEen nieuw jaar, een nieuwe oproep dat de kantoortuin funest is voor onze concentratie. Je hoopt dat we inmiddels tot het inzicht kwamen dat af en toe topconcentratie nodig is om werk gedaan te krijgen. Continue afleiding helpt daar bepaald niet bij. Helaas blijft de oproep nodig want het werkconcept dat ooit is ontworpen juist vanuit het ideaal van verbetering van de onderlinge samenwerking is nog springlevend. En werknemers zijn, al dan niet bewust, massaal gedwongen om dag in dag uit onder luid geroezemoes hun programmeer-, budgetteer-, HR-, administratie- of Excelproblemen te tacklen.

Bij elke kantoortuin waar ik train licht ik het belang van een rustige werkomgeving toe. Of liever het belang om in de dagelijkse waan van de dag ook periodes in rust aan concentratieklussen te kunnen werken. De TL;DR (“too long, dind’t read” …): een rustige werkplek leidt tot minder fouten in je werk. Punt. Tikfouten of denkfouten kunnen nogal desastreus uitpakken bij software ontwikkelaars, en zijn gewoonweg vervelend in je maandrapportage. En er is nog de afleidingsfactor: elke afleiding zorgt dat je gaat multitasken en vermindert de effectiviteit van wat je nu aan het doen bent. De kans dat je die niet meer oppakt is groot en je totale productiviteit kan tot 40 procent achteruitgaan!

De enige situatie waarin het open kantoor de betere optie is: intensief samenwerkende werknemers die relatief eenvoudig werk doen. Slechts één keer trainde ik een groep waar echt iedereen ronduit blij was met de tuin: het betrof ondersteuners die veel werkzaamheden overdragen aan elkaar. Wat mij betreft een ideale situatie voor open kantoren en prima wanneer dat in gezamenlijk overleg gebeurt. In alle andere trainingen zijn er altijd wel gemengde gevoelens, management voor / werknemers tegen. Of is er een mix van extraverte en introverte werknemers waarbij de tweede groep totaal niet uit de verf komt.

En nu, exit kantoortuin?

De bouw van een kantoorpand ligt meestal al vast. Toch zijn er vaak mogelijkheden een rustiger werkomgeving te creëren waar iedereen blij van wordt. Zwengel dit onderwerp eens aan bij de koffie en sta verbaasd van de antwoorden. En kijk samen wat je er aan kunt doen. Krijg je veel respons bespreek dit dan eens op een werkoverleg. Onderlinge afspraken en kleine aanpassingen aan jullie werkomgeving maken vaak al veel verschil.

PS: zoals in het gelinkte artikel ook opgemerkt is het natuurlijk ook belangrijk jezelf tijden klussen niet door bliepjes, piepjes en notificatie badges te laten afleiden. Je weet wat je te doen staat…. * ik kijk met een scheef ook naar de telefoon naast je *

Hooked ofwel hoe wij niet meer kunnen stoppen met sociale media

hooked on Facebook

Hooked on Facebook?

Je kent vast het bekende verhaal dat de grote bazen van Silicon Valley hun eigen kinderen naar alternatieve scholen sturen en ze verbieden om smartphones en tablets te gebruiken. Ze zouden zomaar hooked ofwel verslaafd raken aan die apparaten. Steve Jobs, al zijn genie ten spijt, was één van die zoals een Amerikaanse krant schreef low tech parent. De iPad kwam er thuis bij de familie Jobs niet in. Dat verhaal is niet nieuw. Wel nieuw is een recent artikel (top tip!) in The Guardian dat een aantal hevig verontruste medewerkers van Google, Facebook en Twitter gesproken heeft. Tijdens hun aanstelling daar konden ze al hun slimme inzichten toepassen om ons hooked te laten raken aan onze apps. Hoe langer we op Facebook en Google’s uitgebreide set van digitale diensten doorbrengen hoe meer reclames ons voorgeschoteld kunnen worden en dus hoe meer winst.

Jij bent niet de klant, je bent het product

Even tussendoor: je weet vast dat wij gebruikers niet als de klanten gezien worden. Nee, dat zijn de bedrijven die betalen om ons die reclames voor te toveren. Iedereen was blij: wij omdat we zomaar allerlei mooie apps in onze schoot geworpen kregen, de bedrijven in Big Tech (met Google, Facebook, Amazon, Apple en Microsoft als absolute top-5) en de rest vanwege de nieuwe manier om ons te bereiken met hun toegespitste reclames . Alleen waren er wat irritante onderzoekers en journalisten die ons feestje probeerden te verpesten met hun uitspraken als dat we een generatie aan het kapot maken waren.  Maar ja, dat zijn maar onderzoekers en journalisten. Totdat ook de makers van al dat moois er gaandeweg achter kwamen hoe extreem gevoelig ons brein is voor afleiding en hoe bizar eenvoudig wij tot klikken konden worden gebracht. Zo schrok de bedenker van de Facebook ‘like’ knop van het enorme enthousiasme waarmee we daar als zombies met z’n allen op gingen klikken.Dat had hij niet zo bedoeld!

Digitale marshmallows

Korte-termijn behoeftebevrediging heet dat in de psychologie; ik zeg onderzoek met kinderen en marshmallows en je weet genoeg. En er blijkt inderdaad een knap staaltje psychologie achter al die technologie te zitten die ons tot willoze schapen maakt. Alleen al de mogelijkheid dat iemand onze Facebook update geliket heeft, dat er nieuwe mail kan zijn, dat er iets gebeurd kan zijn in de wereld doet ons naar onze smartphones grijpen. Niet ’s avonds om 20:00 uur zoals vroeger, nee de hele dag door. Tijdens ons werk zitten we op Facebook en ’s avonds op de bank tijdens het Netflixen checken we onze werkmails nog maar eens. En je collega doet dat ook; de kans dat je om 21:00 antwoord hebt is behoorlijk. Zo blijken we elk moment van licht ongemak, van frustratie, van verveling een instant oplossing te hebben. Voorheen zouden we ‘met een boek in een hoek’ zijn gaan zitten, of -als dat meer je ding was- naar de kroeg zijn gegaan. Nu gaan we naar onze Facebook en Twitter tijdlijn. En weet dat de ontwerpers van die apps precies inzichtelijk hebben hoe ze ons nòg vaker langs kunnen laten komen. We klikken ons de hele dag suf op al dat digitale lekkers en onze concentratie gaat compleet aan barrels.
Juist al die likes geven inzicht in wat ons bezighoudt en waar we ons druk over maken, zodat de volgende keer het aanbod nog beter op onze wensen bubbel aangepast wordt.

Wat doe je er aan?

De vraag is of we de techbedrijven de schuld van ons hooked zijn moeten geven. We spreken tenslotte de bakker ook niet aan op onze taartjesverslaving, zoals een Google medewerker in het Guardian artikel het formuleert. Toch hebben de techbedrijven veel meer de mogelijkheid om door te dringen in ons dagelijkse leven dan die goede oude bakker. En daarmee is ook hun verantwoordelijkheid stukken groter. Helaas nemen ze die tot nu toe niet echt, waardoor het bij onszelf ligt er iets aan te doen. De afgelopen tijd heb ik geëxperimenteerd door daadwerkelijk mijn Facebook account helemaal te verwijderen (ja, dat kan). Inmiddels ben ik daar terug, met weinig enthousiasme. Maar ja, dat kan ook aan mij liggen ;-) En ik las regelmatig perioden in waarin in stop met volgen van het nieuws  -conclusie: je mist niets! Dat helpt al enorm om het hoofd helder te houden. Besef verder dat je niet alles hoeft te lezen dat onder je aandacht komt; wegklikken mag.

Wat jouw aanpak is, hangt helemaal van je situatie en mate van smartphone-, nieuws-, sociale media of e-mailverslaving af. Hoe erg is het en hoe graag wil je daar mee aan de slag. Wel weet ik dat het aankweken van nieuwe gewoontes goed te doen is wanneer je echt wilt. Eenvoudige routines instellen, reminders zetten die voor jou werken, volhouden en vieren van succes(jes) zijn daar onderdeel van. Het kan echt een uitdaging zijn, maar hier mee aan de slag gaan geeft wanneer je het goed aanpakt al heel snel resultaat en voldoening.

Ik ben superbenieuwd: wat ga jij vanaf nu anders doen?