Een nieuw jaar, een nieuwe oproep dat de kantoortuin funest is voor onze concentratie. Je hoopt dat we inmiddels tot het inzicht kwamen dat af en toe topconcentratie nodig is om werk gedaan te krijgen. Continue afleiding helpt daar bepaald niet bij. Helaas blijft de oproep nodig want het werkconcept dat ooit is ontworpen juist vanuit het ideaal van verbetering van de onderlinge samenwerking is nog springlevend. En werknemers zijn, al dan niet bewust, massaal gedwongen om dag in dag uit onder luid geroezemoes hun programmeer-, budgetteer-, HR-, administratie- of Excelproblemen te tacklen.
Bij elke kantoortuin waar ik train licht ik het belang van een rustige werkomgeving toe. Of liever het belang om in de dagelijkse waan van de dag ook periodes in rust aan concentratieklussen te kunnen werken. De TL;DR (“too long, dind’t read” …): een rustige werkplek leidt tot minder fouten in je werk. Punt. Tikfouten of denkfouten kunnen nogal desastreus uitpakken bij software ontwikkelaars, en zijn gewoonweg vervelend in je maandrapportage. En er is nog de afleidingsfactor: elke afleiding zorgt dat je gaat multitasken en vermindert de effectiviteit van wat je nu aan het doen bent. De kans dat je die niet meer oppakt is groot en je totale productiviteit kan tot 40 procent achteruitgaan!
De enige situatie waarin het open kantoor de betere optie is: intensief samenwerkende werknemers die relatief eenvoudig werk doen. Slechts één keer trainde ik een groep waar echt iedereen ronduit blij was met de tuin: het betrof ondersteuners die veel werkzaamheden overdragen aan elkaar. Wat mij betreft een ideale situatie voor open kantoren en prima wanneer dat in gezamenlijk overleg gebeurt. In alle andere trainingen zijn er altijd wel gemengde gevoelens, management voor / werknemers tegen. Of is er een mix van extraverte en introverte werknemers waarbij de tweede groep totaal niet uit de verf komt.
En nu, exit kantoortuin?
De bouw van een kantoorpand ligt meestal al vast. Toch zijn er vaak mogelijkheden een rustiger werkomgeving te creëren waar iedereen blij van wordt. Zwengel dit onderwerp eens aan bij de koffie en sta verbaasd van de antwoorden. En kijk samen wat je er aan kunt doen. Krijg je veel respons bespreek dit dan eens op een werkoverleg. Onderlinge afspraken en kleine aanpassingen aan jullie werkomgeving maken vaak al veel verschil.
PS: zoals in het gelinkte artikel ook opgemerkt is het natuurlijk ook belangrijk jezelf tijden klussen niet door bliepjes, piepjes en notificatie badges te laten afleiden. Je weet wat je te doen staat…. * ik kijk met een scheef ook naar de telefoon naast je *
Het is -opnieuw- de Week van de Werkstress. Sinds een paar jaar stimuleert de Nederlandse overheid bewustwording rondom dit onderwerp. Stress op de werkvloer 
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Je zult mij niet horen beweren dat 
Tijdens het werken is het soms heel handig dat je even je scherm kunt laten zien. Omdat je er net niet uitkomt, je snel iets wilt laten zien of omdat je hulp nodig hebt bij het installeren van iets. Ik maak vaak gebruik van de optie scherm delen, ken je die al? Ik laat mensen meekijken op mijn scherm of ik kijk mee op hun scherm. Reuze gemakkelijk!
Skype bewaart automatisch de historie wie je wanneer hebt gebeld en wat je via de chat met elkaar hebt uitgewisseld aan tekst en bestanden. Er zijn programma’s die de inhoud van je gesprek ook op kunnen nemen, dat wat je tegen elkaar zegt. Ik maak opnames van mijn gesprekken op skype, handig als ik instructies geef, iets uitleg of als je samen wilt weten hoe iets ook alweer zat.