De kantoortuin maakt meer kapot dan je lief is

continue afgeleid in de kantoortuinEen nieuw jaar, een nieuwe oproep dat de kantoortuin funest is voor onze concentratie. Je hoopt dat we inmiddels tot het inzicht kwamen dat af en toe topconcentratie nodig is om werk gedaan te krijgen. Continue afleiding helpt daar bepaald niet bij. Helaas blijft de oproep nodig want het werkconcept dat ooit is ontworpen juist vanuit het ideaal van verbetering van de onderlinge samenwerking is nog springlevend. En werknemers zijn, al dan niet bewust, massaal gedwongen om dag in dag uit onder luid geroezemoes hun programmeer-, budgetteer-, HR-, administratie- of Excelproblemen te tacklen.

Bij elke kantoortuin waar ik train licht ik het belang van een rustige werkomgeving toe. Of liever het belang om in de dagelijkse waan van de dag ook periodes in rust aan concentratieklussen te kunnen werken. De TL;DR (“too long, dind’t read” …): een rustige werkplek leidt tot minder fouten in je werk. Punt. Tikfouten of denkfouten kunnen nogal desastreus uitpakken bij software ontwikkelaars, en zijn gewoonweg vervelend in je maandrapportage. En er is nog de afleidingsfactor: elke afleiding zorgt dat je gaat multitasken en vermindert de effectiviteit van wat je nu aan het doen bent. De kans dat je die niet meer oppakt is groot en je totale productiviteit kan tot 40 procent achteruitgaan!

De enige situatie waarin het open kantoor de betere optie is: intensief samenwerkende werknemers die relatief eenvoudig werk doen. Slechts één keer trainde ik een groep waar echt iedereen ronduit blij was met de tuin: het betrof ondersteuners die veel werkzaamheden overdragen aan elkaar. Wat mij betreft een ideale situatie voor open kantoren en prima wanneer dat in gezamenlijk overleg gebeurt. In alle andere trainingen zijn er altijd wel gemengde gevoelens, management voor / werknemers tegen. Of is er een mix van extraverte en introverte werknemers waarbij de tweede groep totaal niet uit de verf komt.

En nu, exit kantoortuin?

De bouw van een kantoorpand ligt meestal al vast. Toch zijn er vaak mogelijkheden een rustiger werkomgeving te creëren waar iedereen blij van wordt. Zwengel dit onderwerp eens aan bij de koffie en sta verbaasd van de antwoorden. En kijk samen wat je er aan kunt doen. Krijg je veel respons bespreek dit dan eens op een werkoverleg. Onderlinge afspraken en kleine aanpassingen aan jullie werkomgeving maken vaak al veel verschil.

PS: zoals in het gelinkte artikel ook opgemerkt is het natuurlijk ook belangrijk jezelf tijden klussen niet door bliepjes, piepjes en notificatie badges te laten afleiden. Je weet wat je te doen staat…. * ik kijk met een scheef ook naar de telefoon naast je *

Waarom niemand je werkstress voor jou gaat oplossen

werkstress-mannetje-aan-bureauHet is -opnieuw- de Week van de Werkstress. Sinds een paar jaar stimuleert de Nederlandse overheid bewustwording rondom dit onderwerp. Stress op de werkvloer schijnt namelijk beroepsziekte nummer één en dus één van de allergrootste problemen op de werkvloer in Nederland te zijn. Tussen haakjes en terzijde: het verbaast mij hogelijk dat stress een ziekte genoemd wordt. Het is eerder een verschijnsel dat *leidt* tot een heel scala aan ziektes. Aandacht vragen voor dit belangrijke onderwerp is prima. De vraag is wel of deze Week met het organiseren van hippe Viltaliteitsbattles echt helpt. Nou ja, je bent er even uit en dat is ook wat waard.

Met aandacht, eenmalige sportclinics en met heel veel praten-over alleen kom je er helaas niet. Waar het echt om gaat is zelf in actie komen wanneer je elke dag met een slecht gevoel gehaast naar je werk gaat en nog chagrijniger thuiskomt. Je kunt te lange werkweken heel lang volhouden, tot opeens en onverwacht die burn-out zich in alle hevigheid aandient. Van de ene op de andere dag zit je thuis. Of je voelt juist al maandenlang dat er iets niet goedloopt, maar onderdrukt dat gevoel.

Mooi als er op je werk een programma rond werkstress georganiseerd wordt, intussen gaat het er om niet rustig af te wachten op al die bijeenkomsten. Met het aanpassen van enkele gewoontes blijk je al een heel stuk op weg te zijn. Zo blijkt uit een onderzoek naar e-mailgebruik dat ik recent uitgevoerd heb hoe destructief het is wanneer je de mail de hele dag open laat staan en je je dus via je inbox door anderen laat onderbreken wanneer het hen uitkomt.

ZET NU 1 KLEINE STAP

Neem vandaag 1 kleine stap om je werkstress te beteugelen, bijvoorbeeld: mail dicht

Er worden hele verhandelingen, essays en boeken geschreven over wat je allemaal nog meer kunt doen. Zelf heb ik dat op deze website inmiddels een paar honderd keer gedaan in de vorm van artikelen over een veelheid aan onderwerpen. Die artikelen kun je dus nalezen wanneer je daar behoefte aan hebt. Waar het op neerkomt is: neem vandaag 1 kleine stap die je werkstress tegengaat en zorg dat je die volhoudt. Staat je mailprogramma open zodat je gestoord wordt door en van je inbox? Zet die uit zodra de mails gelezen en verwerkt zijn. Ga vervolgens 100% gefocust aan de slag met dat wat gedaan moet worden.

Werk je al met een afgesloten inbox (compliment!) bedenk dan wat een volgende stap is om de werkstress te lijf te gaan. Maak het niet te groot, je kans van slagen zal dan dramatisch afnemen. Zet indien nodig een dagelijkse reminder in je agenda, wanneer het om een handeling gaat die je dagelijks uitvoert. Maak je nieuwe gewoonte je eigen en merk het enorme effect dat een kleine inspanning al kan hebben.

PERSOONLIJKE WERKSTRESS TEST

O ja, wil je weten hoe het met jouw werkstress staat? Doe dan de persoonlijke werkstress test die ik voor je gemaakt heb en je weet hoe het ervoor staat! Houd het roer zelf in handen en kom in actie voor het te laat is.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Werkstress – allemaal aan de digitale gezondheidscoach?

Er lijkt een trend waarneembaar onder grotere bedrijven in het voor willen zijn van de gevolgen van werkstress. Zie bijvoorbeeld dit artikel uit het Financieel Dagblad van afgelopen november. Dat lijkt mij absoluut toe te juichen, werkstress is een groeiend probleem.

gezondheids-app

Waar het misloopt is in de manier waarop dit vormgegeven wordt. Want om dat nou via gezondheidsapps te realiseren die door de werkgever verstrekt worden, is een een kwalijke zaak (zoals in het artikel ook al kort aangestipt). “Via sensoren in de telefoon volgt de app…” enzovoorts. Ja, en via dat digitale voetspoor volgt de werkgever natuurlijk ook de gangen van haar medewerkers.

De sociale druk wordt hoog opgebouwd om maar te voldoen aan het door de werkgever bedachte ideale plaatje. Het past dan ook helemaal in de tijdgeest om alles wat er aan jezelf te meten valt soms bijna obsessief bij te houden. De Quantified Self beweging als hippe voorloper verwacht dat door het meten we steeds meer tot een weten zullen komen. Weten hoe ons lichaam werkt, zodat we daar op kunnen anticiperen. Zelfinzicht door zelfmetingen. Punt is, wanneer je maar genoeg meet zul je vanzelf verbanden tegenkomen. Dat die helemaal niet oorzakelijk met elkaar verbonden hoeven te zijn kan elke eerstejaars student statistiek krijgt je vertellen. Met de afname van het aantal ooievaars in ons land nam ook het kindertal netjes af, weet u nog?

Nu nog is het vrijblijvend, leuk en stoer om van de daken te roepen hoeveel kilometer je gerunkeepered hebt. Straks is het vreemd wanneer je niet meedoet in de meetmanie. En zul je er zelfs op afgerekend worden: de eerste korting op de autoverzekering wordt al gegeven wanneer je maar je rijgedrag met de verzekeraar deelt. En dus ook waar je bent, hoe veel en hoe zuinig je rijdt. Ik verwacht dat caloriescoorders, stappentellers en apps waarmee je je consumptie bijhoudt steeds minder vrijblijvend zullen worden in onze controledwang. Zulke ontwikkelingen zijn niet vrijblijvend, want wat als je niet meedoet.

Meer bewegen, gezonder eten, wat dan ook doen om je werkstress aan te pakken werkt vooral wanneer het uit eigen beweging gedaan wordt. Positieve prikkels en iets doen uit eigen overtuiging werken beter dan dwang en negatieve consequenties bij ongewenst gedrag En voor wie is het ongewenst. Wanneer we niet uitkijken hollen we zo richting een maatschappij waarin conformisme goed is en elke afwijking van de norm in de kiem gesmoord wordt. Bukken voor die zeis!

Nog even terugkomend op die digitale gezondheidscoaches: volgens mij werkt het veel beter om je werknemers te belonen die bewust vragen om bijvoorbeeld coaching. Met een coach, met een trainingsprogramma. Niet een eenmalig workshopje waarvan je de inhoud na een week al vergeten bent. Zo’n eenmalige bijeenkomst die vaak een herhaling is van de dooddoeners die ze al veel vaker gehoord hebben zet geen zoden aan de dijk. Wat wel helpt is een goed onderbouwd plan van aanpak dat is toegespitst op het specifieke team. En zeker wanneer je als groot bedrijf je eigen app laat ontwikkelen en je daarin laat ondersteunen, is coaching zelfs financieel al snel voordeliger.

Ik merk overigens dat degenen die zelf actief om coaching vragen vaak de meest gemotiveerde mensen zijn. Zij werken er al hard aan om grip te houden op hun drukke leven en waarderen het enorm wanneer de werkgever hen daarin (onder)steunt. Precies degenen die je in je organisatie wilt hebben toch?

Achtergrond: http://fd.nl/economie-politiek/902641/werkgevers-grijpen-in-tegen-werkstress


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Een week tegen de werkstress: zou het helpen?

Deze week is de Week van de Werkstress. Onder het motto Check Je Werkstress vindt een grootschalige overheidscampagne plaats die aandacht vraagt voor het vermeende taboe rond werkstress. Na mijn eerste verbazing ben ik gaan kijken wat er eigenlijk allemaal ondernomen wordt tijdens deze Week. De nadruk blijkt te liggen op het taboe rond burn-out (“Bijna 1 miljoen Nederlanders lijden onder dat taboebron) en het bespreekbaar maken daarvan . En de oplossing lijkt vooral te liggen in praten-over. Heel veel praten-over. En hippe dingen als jobswaps en sportclinics. En straffen van werkgevers die zich niet aan de regels houden.

CHECK JE WERKSTRESS – DE UITDAGING

Heb jij het ook zo druk?Je zult mij niet horen beweren dat werkstress geen probleem is. Maar weet de gemiddelde werknemer niet al lang weet dat ze het razend druk heeft? Zij zit echt niet te wachten op een straf voor haar werkgever, het invullen van een al te eenvoudige checklist. En zo’n clinic met Leontien van Moorsel is een mooie onderbreking van het werk, niet een oplossing tegen werkstress. Daar gaat niemand een meter meer door hardlopen, eh fietsen.

Het probleem – en daarmee de uitdaging – ligt heel ergens anders lijkt me: we hebben als kenniswerkers niet geleerd om te gaan met grote hoeveelheden informatie om te gaan. Vakopleidingen volgen we allemaal maar het verwerken van bergen e-mail, het afhandelen van ellenlange takenlijsten en het runnen van heel veel projecten worden we geacht er even bij te doen. En zo zit je de hele dag “achter de computer” terwijl je weet dat zoveel dingen veel handiger moeten kunnen. Zonder plan, zonder systeem en zonder voldoende kennis en inzicht geeft computerwerk inderdaad stress. En kost het je ook veel meer tijd dan nodig. Verwacht niet dat alle stressproblemen door een ander opgelost gaan worden. Je hebt toch ook een eigen verantwoordelijkheid?

EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID – KOM IN ACTIE

Kom dus zelf in actie, daar hoef je echt geen vragenlijst voor in te vullen! Een betere grip op je inbox is namelijk prima te leren, je bespaart daar al snel 1 uur of meer per dag mee. Je moet er alleen wel voor in actie komen, de kost gaat voor de baat uit. En dat is lastig, want je had het al zo druk. Volg daarom gewoon even die link twee regels terug, vraag die gratis cursus aan en de oefeningen worden automatisch naar je toegestuurd. Een kleine tijdsinvestering met een groot resultaat!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

[Gastblog] Drie tips om (nog) meer uit Skype te halen

Ik ben een fan van skype, ik beken het eerlijk ;-) Skype maakt mijn leven en werk als Practical Business Coach een stuk gemakkelijker. Ik blijf in contact met mijn klanten, heb werkoverleg, coach, wissel korte werkinstructies uit en stel gemakkelijk mijn vragen. Dat alles vanaf de werkplek die ik zelf kies. Ik zou het niet kunnen missen.

Wat is skype zul je je misschien afvragen. Je kunt met skype gesprekken voeren via je computer. Je installeert software op je computer die je laat bellen met de mensen die in je contactpersonenlijst staan. Je maakt dus eerst een connectie met elkaar. Met skype kun je onder andere:

  • Bellen
  • Videobellen
  • Chatten
  • Bestanden sturen
  • Meekijken op het scherm van de ander
  • Gesprekken opnemen

Skype heeft Messenger van Hotmail vervangen. Mocht je dat ooit eens gebruikt hebben (wie niet?) dan vind je veel van die dingen terug. Het grote verschil met Messenger is wel het versturen van berichten als iemand offline is. In skype ziet die ander dat bericht pas als jullie allebei gelijktijdig weer online zijn. Soms kan dat een tijdje duren dus!

Net zoals op Facebook, Twitter en Google+ kun je je status delen. Meestal laat je dat op skype wat langer staan. Het is iets gebruikelijker om reclame te maken omdat het statischer is.

Ik deel graag een aantal tips met je die ervoor zorgen dat je (nog) meer uit skype haalt!

 

Skype tip 1: Bestanden sturen

Via de chatfunctie van skype kun je gemakkelijk bestanden naar elkaar sturen. Tijdens een werkoverleg stuur je de laatste versie van het stuk waar je aan werkt. Een foto die meteen op een website kan of in de nieuwsbrief. De revisie van een logo. Een grappig filmpje kan natuurlijk ook. Afhankelijk van je internet snelheid zijn bestanden snel gedeeld.

 

Skype tip 2: Scherm delen

skype-scherm-delenTijdens het werken is het soms heel handig dat je even je scherm kunt laten zien. Omdat je er net niet uitkomt, je snel iets wilt laten zien of omdat je hulp nodig hebt bij het installeren van iets. Ik maak vaak gebruik van de optie scherm delen, ken je die al? Ik laat mensen meekijken op mijn scherm of ik kijk mee op hun scherm. Reuze gemakkelijk!

Er zijn twee dingen nodig om dit te kunnen doen:

  • Je moet met elkaar in gesprek zijn
  • Je video moet uit staan (in Windows, met een Apple kan je camera blijven lopen)

De optie vind je onder het menu bellen klik op scherm delen, vervolgens op ok en wat op jouw scherm staat is ook aan de andere kant te zien.

 

Skype tip 3: Opnames maken

evaer-logoSkype bewaart automatisch de historie wie je wanneer hebt gebeld en wat je via de chat met elkaar hebt uitgewisseld aan tekst en bestanden. Er zijn programma’s die de inhoud van je gesprek ook op kunnen nemen, dat wat je tegen elkaar zegt. Ik maak opnames van mijn gesprekken op skype, handig als ik instructies geef, iets uitleg of als je samen wilt weten hoe iets ook alweer zat.
Gebruik je een Apple dan gebeurt het automatisch. Met een Windows pc zijn er programma’s voor. Ikzelf gebruik Evaer.

 

NRC Spitsuur: Portret Judith HompeOver de auteur

Judith Hompe is als geen ander in staat te zien waar (tijds)winst te halen is met het praktisch inzetten van je marketing. Als Practical Business Coach zorgt ze dat jij je kunt richten op het doen van de dingen waar jij goed in bent!

 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.