Grip op je informatie ..of verdrink je erin?

“We are drowning in information, while starving for wisdom” zei E. O. Wilson, entomoloog ofwel insectendeskundige. “De toekomst is aan de synthetiseerders”, voegde hij daar nog aan toe (in ’t Engels, dat wel). Waarmee hij bedoelt diegenen die de juiste informatie op het juiste moment bij elkaar brengen en door slim denkwerk daarmee belangrijke besluiten kunnen nemen.

Lees die laatste regel nog eens, eigenlijk de hele strekking van dit artikel…

Lees nu verder voor mijn versie ;-)

Dagelijks komt informatie op ons af, in grotere hoeveelheden dan ooit. Dat zal geen verrassing voor je zijn. Deze entomoloog zag het al vroeg. Ik had nog nooit van hem gehoord, maar zag deze spreuk op de muur in de hoofdbibliotheek van de Universiteit Leiden – ja ik laat me graag inspireren door nieuwe omgevingen… Een snelle zoekactie leidde direct naar bovenstaande Wikipedia pagina. Over grip op mijn informatie gesproken: het voordeel van internet is dat alles direct onder handbereik is. Het nadeel is dat het internet vervolgens veel, zo niet alles, weet over wat we online uitvoeren. En dat het internet onze online ervaring als reactie daarop weer verandert. Huh? Ja, de Facebooks en Googles van deze wereld hebben meer ‘grip op onze informatie’ dan je misschien dacht. Bekijk Eli Pariser’s TED Talk of lees het informatieve (geen grap) boek Infominderen er maar op na – of mijn review van Infominderen).

De vraag is of je wel de juiste informatie tot je aan het nemen bent. In het geval van Facebook ben jij niet degene die bepaalt wat je ziet. Ja, je hebt je lijst van volgers. Ja, je hebt een hoop pagina’s geliked. En toch zie je lang niet alle updates van je vrienden. Wist je dat? Facebook bepaalt zelfs welke jij wel en welke je niet ziet. Jouw gedrag bepaalt vervolgens mede welke berichten je ziet. Klik je niet vaak door op de berichten van een vriend, dan worden zijn toekomstige berichten weggefilterd. Terwijl je ze misschien wel wilt zien! En wie weet filteren ze wel heel handig de berichten met de naam van hun concurrenten weg. We weten nauwelijks wat er achter de schermen gebeurt. Het gaat er om: vertrouw je erop dat Facebook je laat zien wat je wilt? Wel kun je voor een deel invloed uitoefenen op wat je op Facebook ziet: op de profielpagina van je vrienden vind je onder de knop ‘vrienden’ de instellingen. Maar nogmaals: WAT is dan het meest belangrijk? Heb ik nooit begrepen, die instelling. En we hebben het nog niet eens gehad over bedrijfspagina’s. Die zie je nog veel minder vaak langskomen in je tijdlijn dan berichten van vrienden. Als bedrijf kun je namelijk door te betalen er voor zorgen dat je berichten bij een grotere groep onder de aandacht komen. Eigenlijk bepaalt Facebook met een waanzinnig ingewikkeld computerprogramma dat ook nog eens door financiële motieven ingegeven is, wat jij precies ziet.

Dit hoeft allemaal geen probleem te zijn trouwens. Wat betreft het betalen voor bedrijfsinformatie: het is een business model. Zolang jij je realiseert dat er achter de schermen van alles gebeurt en je dit prima vindt is er niets aan de hand. Het biedt ook grote voordelen, deze filter bubble.

Of je besluit juist dat er teveel nadelen aan kleven en trekt de stekker uit Facebook (ik heb dat nog niet gedaan, maar zit me dat wel sterk af te vragen…zal ik wel, niet. Wat vind jij?), of gaat DuckDuckGo gebruiken, de cookievrije anonieme zoekmachine die privacy serieus neemt. Ik hou me – met de mogelijke nadelen – trouwens vooralsnog gewoon bij Google.

De kern is je bewust te zijn van wat er in jouw persoonlijke online bubbel gebeurt, zodat je niet verdrinkt in alle informatie. Volgens mij betekent dat een paar ferme besluiten nemen:

  • bepaal wat je wel en vooral wat je niet onder ogen wilt krijgen, en op welke platformen je actief bent. Waar steek jij je beperkte tijd in? Wees daarin rigoureus!
  • gebruik de juiste informatiefilters. Daar valt een hoop over te zeggen. Voor een eerste kennismaking check tijdwinst met slimme filters op je informatiestromen, wat achtergrond over Twitter filters, hoe je je RSS feeds bedwingt, en tenslotte over filters (a.k.a. regels) in Outlook
  • verdiep je in de principes achter de overvloedige beschikbaarheid op het internet. Volg de aan het begin van het artikel genoemde weblinks voor een kennismaking

Terugkerend naar de quote aan het begin: zie het als het verschil tussen een reddingsboei en een zeewaardig schip. Wanneer je verdrinkt ben je al erg geholpen met een reddingsboei. Maar je bent nog niet gered, hooguit houd je het een stuk langer uit. Wat je nodig hebt is een schip dat bestand is tegen de informatiestromen die om ons heen woeden. Het schip is jouw persoonlijke informatiestrategie. Zonder dat ga je kopje onder in de informatie maatschappij.

Op deze manier ben je hard op weg naar een goede grip op je informatiestromen. Je duikt hiermee trouwens ook meteen diep in 1 van mijn 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk. Wanneer je meester bent over alle 5 sleutels weet je zeker dat je je met de juiste dingen bezighoudt in je werk. Hierdoor krijgt wat je doet meer impact en zul je meer plezier in je werk hebben. Meer weten? Check.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 Heb jij een strategie om je informatiestromen in bedwang te houden? Een geheime tip? Deel! Hieronder. Thanks!

Toegangsrechten op Google Docs: hoe werk je slim samen?

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

INSTELLINGEN DELEN VAN GOOGLE DOCS ONOVERZICHTELIJK

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen ;-)

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary ;-) Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Klik voor volledige versie

ZICHTBAARHEIDS OPTIES DELEN GOOGLE DOCUMENTEN

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

  1. ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al)
  2. ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
  3. ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

  • er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
  • documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

Gmail zoeken – zo vind je alles supersnel terug!

UPDATE Zoals in de comments aangegeven heeft Google inmiddels nieuwe zoekmogelijkheden ingebouwd. Precies wat in onderstaande post nog node gemist werd. Lees onderaan over het nieuwe zoekvenster.

Pas werd op Twitter gevraagd: “kun je in Gmail op meerdere criteria tegelijk je berichten doorzoeken?” Bijvoorbeeld zoeken op nam, maar dan alleen de mails van die persoon met een bijlage. En inderdaad: hoe goed je ook kijkt, er is slechts 1 zoekbox beschikbaar zonder dat duidelijk wordt hoe die gebruikt kan worden. Het is dus helemaal de vraag of je wel meerdere zoekopties door elkaar kunt gebruiken. En hoe je dat dan doet.

 

ZOEK IN GMAIL ALS EEN PRO

Toch kan het echt. Even Googlen (wat anders?) om de geavanceerde specificaties van de zoekoperatoren boven water te halen Het blijkt in de praktijk prima te werken! Lees even mee voor de belangrijkste zoek opties:

Gmail zoekbox heeft vele mogelijkheden

  1. zoeken op naam (afzender) – gebruik from: of to: Dus from:arjan zuidhof laat alle berichten zien die van mij afkomstig zijn
  2. zoeken op datum – “after:” en “before:” Gebruik het formaat yyyy/mm/dd
  3. zoeken binnen gelabelde berichten – “label:”
  4. zoeken op bijlage. “has:attachment”
  5. overige nuttige opties. Deze spreken voor zich – “in:inbox” ïs:starred” “is:unread” en vele anderen

Een geavanceerde opdracht die bijvoorbeeld al mijn nieuwsbrieven van dit jaar toont wordt dan:

from:arjan zuidhof after:2011/01/01 label:nieuwsbrieven

Komen je nieuwsbrieven trouwens nog in je inbox binnen in plaats van direct in een aparte submap? Maak dan filters aan (bovenin via “create a filter”) waarbij je onder “from” de afzenders van de nieuwsbrieven stopt en zegt dat die (1) de inbox overslaan en (2) naar een aparte map gaan. Je inbox is voor belangrijke berichten die je DIRECT wilt zien. Nieuwsbrieven die jij echt wilt ontvangen zijn voor jou ook belangrijk, maar op jouw moment. Niet wanneer ze arriveren.

Een mooie toevoeging aan de zoekbox is trouwens dat die interactief is. Hij laat dus voortdurend suggesties zien. Dat scheelt weer tikwerk.

Je kunt het resultaat van een zoekopdracht opslaan door een ‘Quick Link’ aan te maken. Je vindt die optie in het menu in de linkerbalk. Hiermee kun je voortaan veelgebruikte of ingewikkelde zoekopdrachten met 1 klik uitvoeren

 

CONCLUSIE

Gebruik je Gmail als e-mail programma en zoek je via de – van nature al snelle – zoekbox? Leer dan de operatoren uit je hoofd om nóg sneller te zoeken..eh, te vinden!

UPDATE 17 februari 2012 – Inmiddels heeft Google de zoekmogelijkheden in Gmail onder handbereik gebracht via een geavanceerd zoekscherm. Het zit wat verstopt, je dient het grijze driehoekje rechts in het zoekveld te klikken, zoals onderstaand aangegeven:

Hiermee krijg je toegang tot het volgende zoekscherm:

Op deze manier heb je helemaal geen ingewikkelde zoekoperatoren meer nodig. Voor historische redenen laat ik bovenstaande post wel intact. Jij kunt in ieder geval nóg gemakkelijker zoeken in Gmail. Have fun!

Heb jij nog handige Gmail tips? Deel ze hieronder met ons. We zijn heel benieuwd


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De valkuilen van filteren op het grote boze web

” Iedereen leeft in zijn eigen online realiteit ” Eli Pariser

Filters zijn prima. Toch?


Filteren doen we allemaal. Iedere dag. Het gevaar is dat we daardoor in onze eigen filterbubbel komen te leven. Toch ontkomen we er niet aan rigoureus te filteren. Alleen al wanneer je je volle inbox doorploegt pikken je ogen automatisch de belangrijke e-mails eruit. Dat is filteren. Zonder filteren zouden we het niet redden in deze maatschappij die ons aan alle kanten met informatie bestookt. De meesten van ons doen daar trouwens al te graag aan mee, getuige het aantal mensen dat als twitterend en Facebookend over straat pleegt te lopen. En met het epxloderen van de hoeveelheid beschikbare informatie wordt dat filteren alleen maar belangrijker.

Filteren dus. Met technieken kom je een heel eind:

  1. RSS om nieuwe artikelen op websites vanzelf naar je toe te laten komen
  2. Google Alerts die je een seintje geeft wanneer er iets nieuws over jezelf of een ander onderwerp van je interesse verschijnt
  3. filters (of regels, afhankelijk van het mailprogramma dat je gebruikt) in je inbox. Hiermee zorg je dat bijvoorbeeld nieuwsbrieven, berichten waarin je ge-CC’ed wordt, of mails van bepaalde personen, niet in de inbox komen maar direct op de juiste plek terecht komen

Allemaal veilige filters waarmee je je wapent tegen de infostress. Zoals Clay Shirky  in deze video zei: “It’s not information overload, it’s filter failure”


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Filters: het is niet alles goud wat er blinkt

En dan heb je het filteren in de vingers en zie je die TED video. Geen schokkend nieuws trouwens, maar bekende principes. Waar gaat het om: sociale netwerken als Facebook willen ons automatisch voorschotelen wat we willen zien. Ofwel, wat ZIJ denken dat wij willen zien. In het geval van Eli betekende dat dat al zijn conservatief georiënteerde vrienden opeens uit zijn tijdlijn verdwenen! Wat bleek: hij wil hen wel in de gaten houden omdat het nu eenmaal zijn vrienden zijn. Maar als progressief ingesteld persoon klikte hij vooral op plaatjes en linkjes van progressieve vrienden. Dat was Facebook ook opgevallen, dus heel fijn werden die andere vrienden aan zijn ogen onttrokken. Niet zo fijn dus en vast ook niet hoe Mark Zuckerberg het bedoeld heeft.

Conclusie

Volgens mij hoeven we niet meteen bang te worden voor sociale media, en voor die andere reus die er ook wat van kan: Google. Wel is het goed je te realiseren DAT dit gebeurt. Iedereen leeft op deze manier in zijn en haar eigen online realiteit.

Soms kun je dit soort filters weer uitzetten, soms niet. Soms is het zelfs nog een hele uitdaging om er achter te komen OF het kan. Lastig, lastig. Uiteindelijk is de beslissing aan jou of je daar gevolgen aan verbindt. Ik voor mij blijft in ieder geval mooi profiteren van alle positieve dingen die dat grote mooie internet mij biedt. Met deze wijze les in mijn achterhoofd. Doe je mee?

En nu kijken die video en trek er je eigen les uit. Ik ben benieuwd welke dat is, dus deel je je ervaring hier onder met ons?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Tijdwinst met slimme filters op jouw informatiestromen

foto Anne Zuidhof Een wijs man zei eens “It’s not information overload, it’s filter failure”. De spijker op zijn kop wat mij betreft: zorg voor een aantal slimme filters rondom de informatie die op je afkomt, en je bent in staat veel meer – sterker: alleen de JUISTE informatie, op het juiste MOMENT – te verwerken. Zonder filters ben je gedwongen een bewuste schifting te maken in alles wat op je afkomt. Hierdoor moet je alle informatie doornemen, en dan besluiten wat er mee te doen. Je voelt aan dat dat in deze tijd onmogelijk is: je gaat bezwijken onder de enorme hoeveelheid informatie die op jou afkomt.   Nog pas hoorde ik van de voorzitter van een vrijwilligers organisatie dat zij bijna een subsidie van tienduizenden euro’s misliep. Zij zag een email van een ambtenaar in het woud van nieuwsbrieven en andere minder urgente emails over het hoofd zag. Oeps. Zonder het wellicht te weten gebruik je al diverse filters: papieren post die de brievenbus in jouw voordeur binnenkomt ga je niet automatisch openen. Veel mensen zullen een “persoonlijke” brief van een of andere loterij bijvoorbeeld zonder meer weggooien. Ik wel tenminste. Dat is filteren op inhoud in de eenvoudigste vorm. Zou het niet handig zijn om ook digitale filters te gebruiken, waardoor alleen nog maar de informatie die je ECHT wilt zien jou bereikt? Wel, dat kan, en hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn:

  • RSS feeds: volg je meer dan 3 websites op een dag, dan is RSS handig voor jou. Nieuwe artikelen op een website verschijnen automatisch in je nieuwslezer, in plaats van dat jij naar al die afzonderlijke website toegaat. Je abonneert je op feeds via een nieuwslezer zoals Google Reader Feedly of Netvibes

WINST: je bent geen tijd meer kwijt met wachten op trage webpagina’s. Ook scheelt het je veel muisgeklik en hoofdpijn aan het einde van de dag. Tijd: al snel een kwartier, afhankelijk van hoeveel jij surft.

  • Email filters: het is vaker gezegd, maar o zo belangrijk. Door het instellen van regels (zo heten ze in bijvoorbeeld Outlook) of filters (bijvoorbeeld Gmail ze noemt) zorg je dat email die je niet per se direct hoeft te lezen je Inbox overslaat en direct in een submap terecht komt. Denk aan nieuwsbrieven, CC e-mails, en informatie over de status van bestellingen die je gedaan hebt. Een tijdje terug heeft Google hier bijvoorbeeld een nieuwe dienst Priority Inbox geïntroduceerd. Kort gezegd doet Google een inschatting welke mail voor jou belangrijk is. Of dat handig is? Hangt er helemaal van af hoeveel controle jij wilt houden over je email…je zou het eens kunnen proberen, wanneer je Gmail gebruikt.

WINST: tijdwinst! Je hoeft minder e-mails te archiveren. Maar ook: je blijft door de bomen het bos zien, omdat je niet meer afgeleid wordt door onnodige e-mails.

  • Andere filters: je hebt meer inboxen waar informatie binnenkomt dan je je realiseert. Denk aan post op keukentafel, berichten onder de koelkastmagneet, SMS, Twitter (lees hoe je een twitter filter instelt), MSN. Allemaal inboxen die je moet zien te beheersen. Bedenkt eens goed hoeveel inboxen jij eigenlijk nodig hebt. Misschien is het tijd om van 1 of 2 afscheid te nemen. Of om ze opnieuw in te richten?

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.