De e-mailvrije manager – het kan!

Geplaatst op 15 december 2016 door Arjan Zuidhof

Ben je of heb je een manager met 100+ e-mails per dag? Bekijk dan eerst even deze video en lees daarna verder. Je zult er minimaal 1 nieuw inzicht uit opdoen.

Wouter van Dieren – manager zonder e-mail

Mijn eigen inzicht naar aanleiding van bovenstaande video: we mailen elkaar suf. Dat wil Wouter van Dieren niet, en het lukt hem nog ook. Hij gebruikt géén e-mail. En natuurlijk weet hij prima wat het is, alleen kiest hij bewust voor direct contact met zijn gesprekspartners.

Voor mij is de grootste eye opener dat je e-mail binnen een organisatie zo kunt inbedden, dat het ’t besluitvormingsproces ondersteunt. Dat klinkt ontzettend logisch, maar is revolutionair in de tegenwoordige kantoorjungle. En dat is vreemd: aan de ene kant vinden we processen te ingewikkeld en gaan we en masse met Lean, Agile, Scrum en andere procesverbetertechnieken aan de slag. Tegelijk geven we iedereen een krachtig communicatiemiddel in handen waarmee je andermans tijd kunt claimen wanneer jij dat nodig acht. “Heb je mijn mail al gelezen?”.

Ofwel e-mail is een prima middel, maar maak afspraken over het gebruik ervan. Misschien kunnen we zelfs afspreken, zoals Wouter van Dieren suggereert, dat niet iedereen zomaar iedereen mag mailen. Sommige situaties kun je best zelf oplossen, zonder goedkeuring van je manager. En die eeuwigdurende reply-to-all waarin je een vergaderdatum probeerde te prikken was achteraf ook niet zo’n slim idee.

Intussen maakt vrijwel niemand afspraken over het gebruik van de mail, waardoor elke dag talloze overbodige berichten rondgepompt worden. Berichten die schrijver én ontvanger heel veel tijd kosten, en vaak ook nog verkeerd begrepen worden. Dat kan beter.

Ik ben benieuwd: ken jij voorbeelden of situaties waarin wèl op een goede ondersteunende manier van mail gebruik gemaakt wordt? Je bijdrage hieronder is van harte welkom. En kun je wel een frisse blik in jullie eigen berichtenpotpourri gebruiken? Ik spreek je graag!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Tips voor iedereen werken vaak voor niemand – en wat je daaraan doet

Geplaatst op 1 december 2016 door Arjan Zuidhof

Beantwoorden

of hoe jouw eigenheid je op een onverwachte manier in de weg zit

vrouw-passend-blokje Je fronst! Want wat zou in vredesnaam mis zijn met de goedbedoelde tips die je overal in bladen en op sociale media aantreft? In principe kan zo’n op zichzelf staande tip prima werken. “Sluit je mail af zodra al je berichten verwerkt zijn” werkt in z’n eentje al heel aardig. Het venijn zit hem in dat eentje ;-) Een advies als dit wordt vaak met veel tromgeroffel gepresenteerd – en ook ik heb me daar vast aan schuldig gemaakt… Alsof dit ene advies helemaal uit zichzelf jou uit de ellende van de dagelijkse kantoorwaanzin haalt.

ZO WERKT HET HELAAS NIET

Want, wat gebeurt er? Je sluit omdat je zo braaf bent de mail, en prompt komt Johan langs om te vragen of je ..inderdaad.. zijn mail al gelezen hebt. Zucht, klik, Outlook. Dat ging niet zo lekker. En zo gaat het vaak wanneer je geen onderbouwde strategie hebt om jouw persoonlijke kantoorhel een klein stukje te verbeteren. Voor iedereen ligt de nadruk net weer anders: wat voor de een het beste advies ooit is, past de ander al jaren onbewust bekwaam toe. Creatief of leidinggevende, structuurfreak of uitvoerend professional, introverte persoonlijkheid of extravert, het is nogal belangrijk uit welk hout je gesneden bent.

Ofwel je probeert hem, blij met de nieuwe tip uit, en raakt snel teleurgesteld omdat het jouw eigenheid en de waan van de dag niet kan weerstaan. Ofwel je past de tip al jaren toe en hebt behoefte aan meer. Veel meer.

INTERMEZZO

Voorbeeld uit eigen praktijk: een klant is directeur van een MKB-bedrijf in de industrie met zo’n honderd werknemers. Hij is heel erg goed in het nemen van snelle besluiten, die meestal ook goed zijn. Zet lijnen uit, deelt orders uit en vertrouwt er op dat zijn mensen die zullen uitvoeren, wat ze meestal ook doen. Het enige wat bij hem niet goed liep was de mail. Had ik hem standaard timemanagement adviezen gegeven dan zou ik hem in dit geval hebben aangeraden een goede todolijst aan te leggen. Die had hij nog niet. Maar al sparrend realiseerde ik me dat dat wel het laatste was waar hij mee zou zijn geholpen. Sterker, hij zou het waarschijnlijk een week uitgeprobeerd en gefrustreerd terzijde geschoven hebben. Intuïtief denker als hij is werkt dat totaal niet. Hij is zo bedreven in goede belangrijke besluiten nemen en de rest gewoon in zijn agenda inplannen dat die lijst een grote bron van frustratie zou zijn geweest. Voor hem bleek het veel belangrijker kleine klussen weg te zetten bij de juiste mensen in zijn bedrijf, zodat hij zich op de grote lijnen kon richten. Die grote lijn zat in het bepalen waar zijn bedrijf de komende tijd aandacht aan zou geven, en waaraan niet. Dat zijn zogezegd de grote stenen, terwijl hij in een open training timemanagement waarschijnlijk geleerd had hoe de kiezelsteentjes aan te pakken. Hier zou hij niet bij gebaat zijn, integendeel.
—

Ik laat het aan je verbeelding over wat het effect voor onze directeur is van zo’n open training waar hij samen met ondersteunende medewerkers en projectleiders doorbrengt ;-/ Net als het effect voor die ondersteuners en professionals trouwens.

EN WAT DAN WEL?

Dat zojuist genoemde advies over je e-mail afsluiten werkt voor iedereen. Zeker wanneer je tot die ruim éénderde van de respondenten in mijn onderzoek naar e-mailgebruik die op elk nieuw bericht als de beruchte Pavloviaanse hond gaan .. eh.. klikken. Doe jezelf dan een plezier, breng twee minuten door in de instellingen van je mailprogramma en zet die automatische meldingen en envelopjes uit. Dat is stap 1, de simpele tip.

Stap 2 is om dat belangrijke vervolg in te zetten waarin jij – of je team – echt reuzensprongen gaan maken. Dat vergt meestal iets langere reflectie dan die twee minuten, maar levert vaak al snel ontzettend veel op. Ik wissel daarover graag eens met je van gedachten. Op zijn minst krijg je direct een nieuw waardevol inzicht van me rondom jouw of jullie meest dringende uitdaging op dit moment. Ik hoor je graag!

Hoe je jouw hersenen tot een willoze klomp cellen maakt

Geplaatst op 10 november 2016 door Arjan Zuidhof

Beantwoorden

bliep, bliep. Voortdurend Facebook checken, Twitteren en je favoriete breakingnews-app-met-pushberichten raadplegen voor het laatste nieuws uit Den Haag, De VS, het Midden-Oosten of op Beursplein 5 doen meer met je dan je lief is. Je hersenen raken oververhit!
Wees eerlijk: is het niet van de zotte dat we ons dagelijks geheel vrijwillig laten onderbreken door 50-100 mailtjes, rinkelende telefoons waaronder die van collega’s, vragen die gesteld worden, binnenkomende appjes en wat niet meer?

Intussen klagen we, soms nog op Whatsapp zelf, dat het véél te druk is. Laat deze bijzondere paradox eens goed tot je doordringen. Die voortdurende onderbrekingen gecombineerd met je voortdurende connected zijn zorgt er voor dat je in een reactieve modus terechtkomt. Als een goed afgericht werkpaard pak je volautomatisch alles wat op je pad komt op. Ha, daar is je baas met alweer een vergaderverzoek, je vriendin heeft zojuist een leuke foto van haar zoontje op Facebook gezet, *bliep* een mail van een klant die iets wil weten over je offerte. Heeeeee, een lovebaby voor 2 BN-ers?

Alles gaat door elkaar heen en is een grote kluif geworden nog goede besluiten te nemen over wat er echt toe doet. Het lijkt alsof je overal van op de hoogte bent en dus tot de beter geïnformeerde medewerkers behoort, en dat kan een tijdelijk gevoel van voldoening geven. Tijdelijk, want zodra iemand maar zou suggereren je mailbox eens een keer af te sluiten krijg je het Spaans benauwd. Ben je raar, dat kan echt niet!

Doen wat er toe doet

Het grote probleem is dat je zo wordt geleid door dringende in plaats van belangrijke zaken, ofwel “nieuws” versus wat er echt voor jou toe doet. Hierdoor ga je je als vanzelf met deze meestal onbelangrijke zaken aan de slag. Niet de zaken die je bedrijf, organisatie, team of jezelf helpen de doelen die jullie je gesteld hebben te bereiken. Zeker, voor een deel bestaat je werk uit adequaat reageren op de vragen die er nu eenmaal op je afkomen. Voor een ander, hopelijk belangrijker deel, bestaat het ook uit bezig zijn met de lange termijn, plannen maken, rapporten schrijven, targets halen. Noem het strategisch denkwerk. Om dat productieve denkwerk met enige kwaliteit te kunnen doen is het onvermijdelijk je tijdens dat werk zo min mogelijk te laten afleiden. Zoals je weet laat je brein zich graag afleiden waardoor het zich onmiddellijk op het nieuwe, de onderbreker richt. Of dat nou een nieuwe mail of app is, een langslopende collega, de rinkelende telefoon, of de driejarige die doodgemoedereerd je thuiswerkplek binnenwandelt om je zijn nieuwste legocreatie te laten zien, dat maakt allemaal niet uit. Onderbreking is onderbreking. Toch geeft in mijn onderzoek naar e-mailgebruik ongeveer 80% van de invullers aan dat ze bijvoorbeeld de mail de hele dag open laten staan. Daarbij heeft rond de helft van hen voor elke nieuwe mail een popupvenster, geluidje of andere notificatie. Elke mail! Wanneer je dit kan vertalen naar kantoorwerkend Nederland (en ik denk dat dat op basis van wat ik vanuit andere grootschaliger onderzoeken weet kan) houdt dat dus in dat 40% van …iedereen… het eigen werk blijkbaar zo oninteressant vindt dat dat door elke breinkronkel van wie dan ook zomaar onderbroken mag worden. Bedenk eens hoeveel er binnenkomt zo door de werkdag heen (20, 40, 100 stuks?) en hoe vaak je je werk daardoor laat onderbreken. Nieuwsbrieven, belangrijke mails, LinkedIn verzoeken, de irritante veelmailende collega, een reply-to-all, alles door elkaar. Elk van die onderbrekingen kost je tijd, en helpt de concentratie compleet om zeep.

Wie openstaat voor alles, krijgt niets gedaan

Nicholas Carr beschrijft in zijn boek Het Ondiepe (ondertitel in het Engels “what the internet is doing to our brains“) dat het hem op een gegeven moment opviel hoe het journalistieke werk dat hij doet steeds lastiger werd omdat hij zich voor langere tijd totaal niet meer kon concentreren. Voorheen kon hij zich met gemak urenlang wijden aan research van en schrijven over een onderwerp. In de loop van de jaren had zich sluipenderwijs een verandering van hem meester gemaakt. Ook om zich heen merkte hij dezelfde tendens. De oorzaak vond hij in het voortdurend online zijn en het vooral daardoor steeds onderbroken en afgeleid worden door nieuwe tweets, posts, status updates en appjes. Ik zal je bekennen dat het lezen van dat boek een behoorlijke aha erlebnis was waarbij ik regelmatig driftig aan het knikken was. Zelfs voor een productiviteitscoach is het blijkbaar lastig zich helemaal los te maken van de wonderen van het internet om ongestoord te werken. Te schrijven, zoals op dit moment gelukkig wel lukt. En toch schrijf ik dit artikel bewust zonder online te zijn, en zonder dus online de link naar dat boek te zoeken. Dat kan later ook prima, nu zou het me heel waarschijnlijk direct bij de vele afleiders van het internet brengen. Een notitie in mijn schrijfprogramma volstaat om in de flow te blijven en door te kunnen schrijven. Later zullen alle notities langsgelopen worden en kunnen bijvoorbeeld alle literatuurreferenties in één keer verwerkt worden.

Elke keer verbaast het me weer hoe vaak hoogopgeleide kenniswerkers zich gedurende hun hele werkdag geheel vrijwillig laten onderbreken door alles en iedereen. En dat terwijl ze dat in het overgrote deel kunnen voorkomen door enkele heel eenvoudige maatregelen. Want je kunt prima werken zonder directe mailnotificaties en van een uur de telefoon op stil zetten is ook nog nooit iemand slechter geworden – helpdeskmedewerkers en tandartsassistentes uitgezonderd. Je staat er nog verbaasd van staan hoeveel je in een uur van ongestoorde aandacht voor elkaar krijgt.

Ik daag je uit: behoor je tot de zojuist genoemde 80 procent, en heb je nog niet je e-mail notificaties uitgezet, werk dan de eerstvolgende werkdag eens anders. Zorg dat je vooraf alle informatie die je vanuit je mailprogramma met bijbehorende agenda en takenlijst nodig zou kunnen hebben en sluit het programma vervolgens af als je je mail bijgewerkt hebt. Zit een paar minuten stil en ga dan doen wat op dat moment het meest belangrijk is. Daar heb je geen takenlijst voor nodig, je weet voor jezelf al lang wat dat is. Voer die taak uit en merk dat die waarschijnlijk minder kost dan anders, want geen lastige onderbrekers. Klaar? Zit weer een paar minuten stil of neem als het nodig is een korte pauze – klik. niet. op. facebook. Begin dan aan de volgende taak en werk weer door tot die af is.

Merk je het verschil? Het gaat er niet om dat je een of andere taak-afvink-zombie wordt, integendeel. Door deze manier van werken kom je juist los van dat al te volle todolijst en doe je veel meer wat er echt toe doet. En je hoeft heus niet acht uur op een dag te knallen. Gefocust werken is net zo inspannend als gefragmenteerd door Facebook en mail je door de dag slepen – al krijg je veel meer voor elkaar. Je kiest als het ware hoe je de beperkte hoeveelheid breincapaciteit voor deze dag besteedt. Alles waar je bewuste aandacht aan geeft doet een beroep op het voorraadpotje, en op is op. Daarbij is het essentieel om regelmatig pauzes te nemen waarin je even je aandacht verlegd naar iets waar je hersenen zich niet voor hoeven in te spannen.

Zet je hersenen aan het werk!

Wat kun je nou doen om je hersenen weer te laten doen waar ze goed in zijn? Begin met het uitzetten van de onderbrekers. Qua mail is dat een eitje, pushberichten op je telefoon heb je ook zo uitgedokterd. Enigszins overtuigd van de zinnigheid van de voorgaande paar pagina’s? Wees dan streng voor jezelf en merk hoeveel rust deze eenvoudige ingreep al oplevert. Te vaak op sociale media te vinden en geen communicatie strateeg? Stel dan een kookwekker in voor sociale media. Geef jezelf zoveel tijd dat je wel ontspant, en toch flink minder tijd verspilt dan nu het geval is. Je weet zelf het best hoeveel dat in jouw geval is. Sterker: misschien is sociale media helemaal geen probleem voor je. Dat is juist het hele punt: iedere situatie is uniek en daarom is het aan jou om te bedenken welke onderbrekers in precies jouw situatie het beste aangepakt kunnen worden. Uit de startblokken!

Je hebt het gehaald, het eind van dit artikel. Een hele prestatie in dit tijdperk van informatieovervloed! Het betekent dat ik ergens een snaar heb geraakt bij je. Mocht je daarover met mij in gesprek komen, dan nodig ik je daartoe van harte uit. Ik kan je waarschijnlijk in een kort gesprek aan wat nieuwe inzichten helpen die je situatie verbeteren.

Laat je gegevens achter en ik neem snel contact op.

Waarom ook vrouwen niet kunnen multitasken

Geplaatst op 26 oktober 2016 door Arjan Zuidhof

enkele gedachten over de mythe van multitasken

Investering in leestijd: ongeveer 14 minuten. Winst: vele malen groter

De meeste kantoorwerkers vinden dat ze prima kunnen multitasken: bellen terwijl je door je mail scrolt, Facebook en bedrijfschat op de achtergrond terwijl je aan de jaarrapportage werkt, Whatsappend door de binnenstad fietsen – of nog erger: autorijden. Verhalen van appende automobilisten en de ongelukken die daar het gevolg van zijn verschijnen met enige regelmaat in de krant. Bellen in de auto wordt gelukkig steeds minder geaccepteerd en ook handsfree wordt steeds meer in de ban gedaan omdat het net zo afleidt als wanneer je de telefoon in je hand vasthoudt ¹. Maar wist je dat op dit moment één op de 400 fietsers in Nederland tijdens het fietsen de smartphone bedient? ² En dus geen muziek op de doppen, gewoon vingers op het scherm!

Misverstand

Eerst een misverstand uit de weg ruimen want onze hersenen doen wel degelijk allerlei zaken tegelijk. Al autorijdend komt via je ogen een ontstellend grote hoeveelheid informatie je hersenen binnen. Onderzoekt pint dit op waarschijnlijk ruim 1 MB (Megabyte) per seconde.³ Best veel. Die enorme hoeveelheid informatie wordt voortdurend gefilterd zodat jij in staat bent om binnen de witte reflectielijnen te blijven. De rest wordt vooralsnog buiten je bewuste brein omgeleid. Vooralsnog. Dat filteren is een actief proces waar zo’n honderd miljard neuronen de hele dag mee bezig zijn.

Wat uiteindelijk wél je bewuste brein bereikt is essentieel voor een veilig verloop van de autorit. Auto voor je remt – ga jij ook in de remmen of is er niets aan de hand? Wat ligt daar op de weg? Een mooie illustratie is het volgende. Onlangs zat ik zelf als passagier in de auto terwijl de bestuurder plotseling riep “hee, stond daar net nou een naakte man in het weiland!?” Blijkbaar is ons brein zo slim om iets waar we lopend door de stad wel – kort!- naar zouden kijken links te laten liggen. Zou je als bestuurder om wat voor reden ook die naakte persoon uitgebreid gaan bestuderen dan kan dat nare gevolgen hebben. Toch borrelt er blijkbaar langzaam iets omhoog wat je je later wanneer het geen gevaar meer kan bewust wordt. Ofwel er gebeurt in je bovenkamer van alles tegelijk, maar op een onbewust niveau. Een soort multitasken, maar dan anders.

Het grote probleem zit hem er in dat we bewust maar met één ding tegelijk bezig kunnen zijn. Facebook is informatie, bellen is informatie, een film kijken, de krant lezen, het recept voor de maaltijd, weer een appje, alles is informatie. Van deze dingen kunnen we er één tegelijk, geen uitzonderingen. Zo zal je regelmatig willen terugspoelen wanneer je een spannende film kijkt met een schuin oog op Twitter. Wat zei Frodo daar nou net? Een paar jaar geleden wilde een onderzoeksteam in Stanford rond te vroeg overleden wetenschapper Clifford Nass het wel eens weten⁴: hoe krijgen die zware gebruikers van online media en apparaten dat nou voor elkaar, productiever zijn dan anderen? Zelf rapporteerden die heavy taskers in ieder geval dat ze zich goed voelden bij wat ze doen en productiever zijn. Zou hun brein soms anders werken waardoor ze gemakkelijker taakwisselen dan anderen? Andere “bedrading”? Je zou het denken, Clifford wel in ieder geval. Overigens behoren veel van die heavy users tot de digital natives, ofwel de mensen geboren na 1984 die nooit anders dan een online wereld gekend hebben. Er speelt tussen de regels door dus ook een leeftijdsissue: zitten de breinen van de jongeren anders in elkaar, misschien juist wel dóór dat altijd online zijn?

Verbijsterd

Wat bleek nou, tot verbijstering van ook de onderzoekers? Op alle fronten werden de multitaskers verslagen door singletaskers: multitaskers zijn slechter in het negeren van irrelevante informatie, slechter in het onthouden en ordenen van informatie, slechter in taakwisseling. Kortom in alles waar ze zelf denken beter in te presteren liggen de scores fors lager.

Dat constante switchen tussen verschillende taken waar de multitaskers hun productiviteit aan zeggen te ontleden zorgt er juist voor dat ze meer tijd kwijt zijn in plaats van minder. Ook raken ze sneller vermoeid en maken meer fouten maken dan hun singletaskende collega’s. Dit komt overeen met het in de neuropsychologie ontwikkelde idee dat we elke dag een bepaalde portie wilskracht beschikbaar hebben waarvoor geldt op = op. Of we onze wilskracht nu besteden aan uitstelgedrag, aan voortdurend taakwisselen of aan productief werk, alles kan maar gaat ten koste van de rest.

Waar multitasken op neerkomt is dat je eigenlijk iets subtiel anders aan het doen bent: het snel wisselen tussen verschillende taken, in IT-termen ook wel contextwisseling genoemd. Bij een computer gaat het zo snel dat je het niet in de gaten hebt en je allerlei programma’s tegelijk open kunt hebben staan. Toch gebeurt er onder de motorkap van je computer van alles waardoor je vooral de illusie van hebt van voortdurend beschikbare toepassingen. In je brein vindt een vergelijkbaar proces plaats. Tussen Taak1 en Taak2 gaat je brein zonder dat je er erg in hebt Taak1 opslaan in je beperkte tijdelijke geheugen (met alle risico op verlies van informatie), Taak2 wordt netjes ingeladen, je maakt je klaar om te beginnen aan een stukje van een volgende taak. Het blijkt dat zo werken ons tot 50% meer tijd vergt dan wanneer we alles serieel, netjes achter elkaar, afronden. Stel dat het lezen van een e-mail is zo’n taak die je 1 minuut afleidt waardoor je werkend aan een rapport en 20 mailtjes per uur krijgt nog slechts 40 gefragmenteerde minuten aan dat rapport werkt. Die ene minuut is een aanname, het kan nog veel extremer. Onderzoek liet zien dat software ontwikkelaars, die als geen ander in diepe concentratie hun kunsten uitvoeren, zo’n 15 minuten nodig hebben om na een onderbreking door e-mail weer op het oude niveau van concentratie terug te keren ⁵. Hoe dieper je ergens in opgaat, des te groter het effect van een onderbreking. Je mag zelf bedenken wat dat inhoudt voor de kwaliteit van je werk! In deze jachtige maatschappij waarin we van alles willen en moeten lijkt het op een bizarre manier logisch om ons met meerdere dingen tegelijk bezig te houden, want efficiënt. Het bijzondere is ook dat wanneer ik in een training over multitasken begin de meeste deelnemers wat lacherig doen. Na de verplichte grap dat vrouwen het wel kunnen, maar buiten dat hebben weinig mensen in de gaten wat dit alles ongemerkt met hen doet. Toch blijkt uit overdonderend veel onderzoek het desastreuze effect: wist je dat multitasken tijdelijk je intelligentie meer doet afnemen dan wanneer je wiet rookt of een hele nacht slaap mist? Echt ⁶ he! Andere gevolgen waar fanatieke multitaskers rekening mee dienen te houden zijn een kortere aandachtsboog en sneller vermoeid raken⁷.

Putting Multitask to the test

Er is een eenvoudige test die wat mij betreft het probleem van multitasken perfect illustreert. Neem de 2 reeksen ABCDEFGHIJ en 1234567890 in gedachten. Je gaat nu met behulp van een stopwatch, bijvoorbeeld die op je telefoon, kijken hoe lang je doet over het uitschrijven daarvan op papier. Pak dus pen en papier en zet jezelf aan het werk. Start de timer en schrijf ze op, eerst de letters en direct daarna de cijfers. Zonder fouten en zo snel mogelijk.

(…)

Dat ging best goed. Een seconde of 12? Meer? Of minder? Nu de volgende test: je schrijf opnieuw alles achter elkaar alleen nu met de letters en cijfers door elkaar. Dus “A-1-B-2..” etc. en helemaal uit je hoofd. Ga je gang, ik wacht wel even.

(………)

Dat duurde vast een stuk langer – bij mij wel tenminste, zeker de eerste keer. Wanneer deelnemers aan mijn trainingen deze opdracht uitvoeren doen ze over de tweede oefening meestal anderhalf tot 3 keer langer over. Merkte je hoeveel meer je de aandacht in de tweede situatie bewust moest richten op de taak? Vooral het in de juiste volgorde houden van de cijfers gaat me in ieder geval lastig af. Mijn eigen resultaten: ik weet niet meer hoelang ik er de eerste keer over deed maar na ruime oefening kan ik de eerste reeks in zo’n 7 seconden neerpennen en de tweede in minimaal 13 seconden. Ongeveer twee keer zo lang dus ondanks dat ook de tweede reeks me nu redelijk vlot afgaat; dat had ik echt niet verwacht!

De uitdaging zit hem in het kortetermijngeheugen in onze hersenen. Dat kan slechts een aantal zaken tegelijk onthouden, en sinds het klassieke essay van George Miller stellen we dat op 7 plus of min 2, ofwel 5 tot 9⁸. Gebeuren er meerdere dingen tegelijk, dan ontstaat er voor dat korte termijn- of werkgeheugen als het ware een file van informatiepakketjes. Ietsje versimpeld kun je zeggen dat de letters A-J niet in 1 keer in het kortetermijngeheugen passen en dat je die gaandeweg het schrijven ergens anders op moet diepen. Vooral lastig, niet meer dan dat. Waar hetzelfde verschijnsel mogelijk wel desastreuze gevolgen heeft is wanneer je achter het autostuur een WhatsApp bericht probeert te beantwoorden. Uit onderzoek blijkt dat wanneer je als chauffeur tekstberichten verstuurt op je telefoon je op dat moment een 8 tot 23 keer grotere kans loopt een ongeluk te veroorzaken vanwege geen aandacht op de weg⁹. Zelfs het eenvoudigweg bellen achter het stuur (al dan niet handsfree maakt niet uit) verhoogt het ongevalsrisico met een factor 4¹⁰. Met deze cijfers kun je je voorstellen dat ook als je tijdens het rijden de locatie in je navigatiesysteem verandert of een CD wisselt je domweg ontzettend dom bezig bent.

Focus je op 1 ding tegelijk, doe dat goed en in zijn geheel en je krijgt veel meer gedaan. Ofwel: singletasken.

In aanvulling op singletasken kun je het jezelf nog gemakkelijker maken. Zorg dat je vergelijkbare kleine klusjes direct achter elkaar uitvoert in plaats van steeds als ze zich aandienen. Dat heet batchgewijs werken of ook wel clusteren. Je doet dat wanneer je je nieuwe mails allemaal achter elkaar leest en verwerkt in plaats van steeds wanneer ze arriveren, en bijvoorbeeld het afhandelen van de reacties op social media. Maar ook kun je één keer in de week of maand al je bonnen afhandelen, openstaande facturen betalen of offertes nabellen. Hoe vaak gebeurt het dat je opeens beseft al drie weken niets van die ene offerte gehoord te hebben dus dat het hoog tijd is de telefoon ter hand te nemen. Met een eenvoudige planning wordt het veel gemakkelijker je telefoontjes in één keer na te bellen. Dat scheelt je een hoop tijd en ook stress; je brein zal je met een goed systeem steeds minder lastigvallen met al die oeps-vergeten dingen. Bedenk eens voor jezelf of er nog kleine karweitjes en vaak terugkerende taken zijn die je gemakkelijk kunt clusteren. Uiteindelijk scheelt dit je zeeën van tijd.

Uit de multitask modus komen

Hoe stap je nou uit die multitask madness? Wanneer je al jarenlang de hele dag door van alles door elkaar doet, dan zal het nog een harde dobber worden over te stappen naar een rustiger werktempo, ofwel enkel te gaan singletasken. Ik moet je bekennen dat het ook voor mijzelf nog regelmatig verleidelijk is even tussendoor mail en social media open te zetten. Dat heerlijke gevoel van on top of things te zijn blijft verleidelijk. En dat ondanks dat ik enkele jaren geleden een langlopend experiment heb gedaan door helemaal te stoppen met het volgen van het nieuws¹¹. De korte conclusie daarvan was: niets gemist. En toch blijft loskoppelen van de informatiebrandslang lastig voor me.

Uiteindelijk heb ik mijzelf een streng mediadieet opgelegd, anders zou er nooit iets uit mijn handen komen. Heb je het verschil wel eens gemerkt? Helemaal offline werken aan een fikse klus waar je je hele denkcapaciteit voor nodig hebt? De eerste tien minuten zit ik meestal af te wachten tot het gebeurt. Plotseling gaan die vingers als vanzelf tikken omdat alle informatie in mijn hoofd op de juiste plek gezet is. Ook nu weer schiet het schrijftempo opeens omhoog, de woorden rijgen zich vanzelf aaneen tot goedlopende zinnen. Goede software zoals Scrivener¹² is een absolute must bij serieus schrijfwerk, plus een goede manier je niet af te laten leiden. Zijstapjes vormen dan geen probleem meer; zo bedacht ik zojuist dat het kattenvoer bijna op is. Een snelle notitie op mijn hipster PDA¹³ volstaat en door met schrijven. Een idee voor een compleet ander onderwerp om over te schrijven komt op: een notitie maken in Scrivener, zonder de fullscreen editor te verlaten en zonder de flow van het schrijven te doorbreken en opnieuw door. Zo ben ik flexibel voor mijn eigen breininterrupties en wordt de flow van in dit geval het schrijven niet onderbroken. Maak je geen illusies, die interrupties komen toch wel. Zorg vooral dat je met ze meebeweegt, want ook die onderbrekingen hebben hun kwaliteiten.

Naast het schrijfproces leent ook allerlei andere complexe klussen zich voor werken in een flow. Het uitwerken van een marketingplan voor het komend kwartaal. OK, dat is deels ook schrijfwerk, maar vooral veel uitzoeken, nadenken en navragen). Software programmeren, het design van de nieuwe iPhone verfijnen, een onderzoeksvoorstel maken. Iedere keer wanneer het mij lukt de neiging tot multitasken te negeren en een tijd helemaal gericht aan iets te werken merk ik weer hoe verschrikkelijk productief je op zo’n moment kunt zijn. Tegelijk is het in zekere zin ook vermoeiend, je kunt niet ongestraft de hele dag door als een bezetene productief zitten te zijn. Zorg dus voor de nodige ontspanning, beweging en wat gezond voedsel tussendoor om helder te blijven. Wil je je hier echt verder in verdiepen dan is een absolute aanrader op dit terrein trouwens het boek Ontketen je brein ¹⁴ van Theo Compernolle, psychiater en expert op het gebied van stress. Hij heeft in een lijvig maar boeiend boekwerk alle relevante onderzoek bij elkaar gehaald, ook ik heb daar dankbaar uit kunnen putten.

Aan de slag

Uit steeds meer onderzoek blijkt dat je door te multitasken juist minder gedaan krijgt in plaats van meer. Je doet er langer over en raakt vermoeid door het voortdurend wisselen tussen al die verschillende taken. Er zijn nog weinig mensen die dit inzien en er profijt uit trekken, er wordt vaak zelfs wat lacherig op gereageerd. Dit zegt veel over onze verslaving aan alles wat nieuw is, het zit diep in ons om de controle te houden over alles wat er om ons heen gebeurt en overal gretig op af te duiken. Wat dat betreft is er sinds we op de savannen rondliepen en die nieuwsverslaving van levensbelang was (is die stofwolk een sabeltanstijger of een mammoet?) niets veranderd. Niet alleen bij jou, waarde lezer, ook ik betrap mezelf hier zoals gezegd vaak genoeg op. Er lijkt mij meer dan voldoende aanleiding de waarschuwingen serieus te nemen en voor zover het kan multitasken in je werk tot een minimum te beperken. Ook is het goed je eigen media consumptie eens kritisch onder de loep te houden. Te veel eten leidt tot overgewicht en andere ongemakken. Te veel media leidt tot informatie obesitas ofwel infobesitas.

Uiteindelijk gaat het hier om

Welke kleine stappen ga jij vandaag nog zetten om multitasken te verminderen?

————————-

¹ Hands-free tech still poses high risk for drivers http://www.computerworld.com/article/2497711/emerging-technology/hands-free-tech-still-poses-high-risk-for-drivers.html
² Dat lees je in deze duidelijke SWOV-Factsheet “Gebruik van media-apparatuur door fietsers en voetgangers” https://www.swov.nl/publicatie/gebruik-van-mobiele-apparatuur-door-fietsende-jongeren³ Edward Tufte – Retina communicates to brain at 10 million bits per second. Website http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0002NC
⁴ In Eyal Ophir, Clifford Nass and Anthony D. Wagner – Cognitive control in media multitaskers – http://www.pnas.org/content/106/37/15583.full lees je de droge onderzoeksresultaten. Kijk en lees vooral dit interessanter interview met professor Nass waar dit onderzoek besproken wordt http://www.pbs.org/wgbh/pages/frontline/digitalnation/interviews/nass.html
⁵ The cost of e-mail interruptions – Thomas Jackson, Ray Dawson en Darren Wilson https://dspace.lboro.ac.uk/dspace-jspui/bitstream/2134/495/3/JOSIT%2525202001.pdf
⁶ Why Multi-Tasking Is Worse Than Marijuana For Your IQ http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/11/why-multi-tasking-is-worse-than-marijuana-for-your-iq
⁷ Lees http://www.businessinsider.com/multitasking-changes-your-brain-2014-9?IR=T en luister naar http://www.npr.org/2013/05/10/182861382/the-myth-of-multitasking
⁸ The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information – George A. Miller (1956). The Psychological Review, 1956, vol. 63, pp. 81-97 http://www.musanim.com/miller1956/
⁹ Annual Estimate of Cell Phone Crashes 2013 http://www.nsc.org/DistractedDrivingDocuments/CPK/Attributable-Risk-Summary.pdf
¹⁰ Cell phone use while driving and attributable crash risk http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/20872301
¹¹ Hier http://arjanzuidhof.nl/wp/ik-ben-gestopt-het-nieuws-te-volgen-en-mis-niets/ beschrijf ik mijn stoppen-met-nieuws-volgen experiment na geïnspireerd te zijn door het boek The News van de onvolprezen Alain de Botton waarvan je hier http://alaindebotton.com/news-users-manual extract een paar pagina’s kunt lezen
¹² Hier https://www.literatureandlatte.com/scrivener/download download je gratis een 30-dagen-probeerversie van Scrivener om te zien of het ook jouw focus bij het schrijven ten goede komt
¹³ Een stapel papier op A7-formaat die door een clip bijeengehouden wordt. Ofwel een aantal A4 driemaal doorknippen, stapelen en altijd bij je dragen. Noot meer een lege accu, zolang je ook maar een pen bij je hebt….
¹⁴ Ontketen je brein van Theo Compernolle http://www.bol.com/nl/p/ontketen-je-brein/9200000026727272/

het tweesnijdend zwaard dat Outlook heet

Geplaatst op 23 augustus 2016 door Arjan Zuidhof

Outlook: je e-mailprogramma een tweesnijdend zwaard?

Outlook is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant verzend je er in een handomdraai je mails mee, je moeiteloos met al je apparaten synchroniserende agenda beheren is een eitje, en ook je taken beheren is gemakkelijk. Tegelijk zit onder de motorkap een enorm ingewikkelde en moderne motor. Zo een waarvan je soms het idee hebt een diploma van de Outlook Universiteit nodig te hebben om die te begrijpen. Verdiep je je erin (alsof je daar tijd voor hebt!), dan kun je behoorlijk geavanceerde dingen voor elkaar krijgen.

Te veel mogelijkheden?

Zo kreeg ik onlangs de vraag of je van een groep mensen (bijvoorbeeld je teamleden, je managers als assistent) alle reacties op vergaderverzoeken (je weet wel: geaccepteerd, geweigerd, voorlopig) kunt archiveren. En zelfs dat blijk je in twee minuten voor elkaar te kunnen krijgen.

Even tussendoor: de vraag is of dit de meest logische oplossing is voor het beheren van vergaderverzoeken, maar dat is een ander verhaal. Voor nu laat ik je zien hoe je via een op het oog ingewikkelde regel dit toch in een paar minuten voor elkaar krijgt.

open bovenin Outlook de Rules Wizard en start met een lege regel voor inkomende berichten ofwel “check messages when they arrive”
kies in stap 1 van de Rules Wizard eerst bij “from” al je managers
klik dan verder onderin bij stap 1 van de Rules Wizard “uses the form name from“
klik op “form name” onderin
kies in het menu voor “application form“, en dan de gewenste soort: “Accept Meeting Response“, “Decline Meeting Response“, “Tentative Meeting Response“
klik next en kies de map waar de berichten naartoe moeten
rond af door de regel aan te zetten

Al naar gelang je versie van Outlook kunnen de precieze benamingen iets verschillen.

Vanaf nu zullen al deze berichten in je gewenste map terechtkomen. De vraag blijft dus of dit voor deze situatie wel de juiste oplossing is. In dit geval kan ik me voorstellen dat het handiger is om alle reacties op vergaderverzoeken niet bij te houden, en te volstaan met een blik op alle agenda’s waar je het overzicht over wilt houden. Vraag jezelf daarom bij alle aanpassingen die je in je werk doorvoert steeds af: neemt het overzicht nu toe of juist af? Schiet je er mee op of zijn de afgelopen twee uur uitzoekwerk stiekem verkapte procrastinatie ofwel uitstelgedrag?

Bewaar geen informatie, bewaar het overzicht!

Mijn visie is dat gearchiveerde informatie in de regel (geen grap bedoeld) weinig waarde heeft. Bewaren voor later lijkt erg handig, je weet tenslotte maar nooit! Toch verdoe je meestal veel tijd die je beter had kunnen gebruiken. Hoorde ik procrastinatie? Veel belangrijker is wat je het speelveld van je werk van vandaag en de komende dagen kunt noemen: welke afspraken zijn er, waar zijn knelpunten, waar dreigt iets mis te lopen, waar moet ik als eerste mee aan de slag? Een goed overzicht over je werk en je takenpakket zijn daarin van levensbelang.

Outlook helpt je in je werk, maar verlies je niet in de mogelijkheden van het systeem. Grip op je inbox krijg je door die inbox juist zo snel mogelijk leeg te krijgen – volg de gratis audiocursus die je precies dat leert! Om je daarna aan het echte werk te zetten waarmee je de meeste impact maakt.

Ben benieuwd: hoe houd jij het overzicht?

Arjan Zuidhof – maatwerk in time management

minder stress, meer tijd

Categoriearchief: Effectief Werken