Na vakantie weer aan het werk – is je mailbox ontploft?

De vakantie zit er op. Hier tenminste wel, en grote kans dat ook jij vandaag voor het eerst weer aan het werk bent. Hopelijk heb je kunnen uitrusten en ga je met plezier weer aan het werk. Of was je al 1, 2 weken op dreef? In ieder geval kan het nogal heftig zijn om voor het eerst in weken je werkcomputer aan te zetten. Hoe erg zou de ramp in mijn mailbox zijn?

Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:

  1. markeer alles ouder dan 3 weken als gelezen en archiveer. Deze berichten zijn echt niet meer relevant, en in je vakantie heb je – toch? – voorzorgsmaatregelen genomen om problemen te voorkomen
  2. loop eenmaal snel door alles wat er overblijft. Antwoord nog niet maar neem een besluit aan de hand van die 4 bekende D’s: Do (snel doen) – Defer (later doen) – Delegate – Delete. Hanteer een systeem om die eerste 3 D’s goed uit elkaar te houden
  3. 3. kijk vanaf nu slechts enkele malen per dag in je inbox, verwerk nieuwe mails en verwerk tegelijkertijd die 3D’s op de actuele prioriteit af

Punt 4 is gewoon vertrouwen. Vertrouwen op een waterdicht systeem.

That’s it, vier snelle tips voor een lege inbox!

Kort en krachtig. Natuurlijk zit er meer achter: alleen al het systeem om die verschillende soorten berichten uit elkaar te houden is een verhaal op zich. Je inbox leeg houden klinkt in theorie redelijk simpel, alleen ik geef het je te doen in de chaos van een gemiddelde werkdag. Ben je al langer abonnee van mijn eZine dan krijg je regelmatig tips en inzichten hierover. En lukt het desondanks niet dat overzicht te behouden, ben je na de vakantie het overzicht totaal kwijt? Laat mij bij jullie op kantoor een training of workshop te laten verzorgen. In 1 of 2 dagdelen is je inbox leeg en heb je een rotsvast systeem om dat vanaf nu zo te houden. Een dergelijke training is meestal nog voordeliger dan met z’n allen een hele dag in een veel te benauwd trainingszaaltje 2 steden verderop….

En wanneer je al een tijdje met tips en truuks probeert je werkstromen en e-mail onder controle te krijgen en het lukt desondanks nog niet zo, hoe heerlijk zou het dan zijn om samen met je collega’s in korte tijd de boel op orde te krijgen…

Meer weten? Kijk even rond op de trainingspagina’s en neem contact op voor een training op maat!

 

Note☰Block – een online notitieblok(je)

Heb jij ook wel eens behoefte om heel eenvoudig een online deelbaar notitieblok te kunnen maken? Snel een tekst of concept delen met een collega? Even een recept doorsturen naar je partner? Natuurlijk, je kunt al lang teksten online delen met anderen via grotere alleskunners als Dropbox, Drive, Evernote en productiviteitssystemen. In al die gevallen echter heb je een account nodig en/of moet er software geïnstalleerd. Ssoms geldt dat zelfs voor alle deelnemers. Notities moeten handmatig op openbaar gezet, etc. Altijd zijn er meerdere stappen nodig voordat je een link kunt delen met je eigen digitale apparaten, of met collega’s, vrienden etc.

Onderaan staat een link waar je op zou kunnen klikken. Heb je geen zin onderstaande te lezen en dreig je nu al weg te klikken.. ga dan meteen door naar de Note☰Block site

Daarnaast bestaan er oplossingen in de vorm van opensource software waarmee je eigen notities op je eigen server op kunt slaan. Best handig …als je een nerd bent. Ik krijg dat wel voor elkaar, maar hoeveel mensen hebben een eigen server of willen net als ik een avondje sleutelen? ;-)

Een online notitieblok

Waar ik behoefte aan heb is een plek op 1 vaste URL waar iedereen eigen notities kan opslaan en indien nodig te delen met anderen. En dat zonder account, zonder app te hoeven installeren en andere van die lastige randzaken. En wat liefst ook direct op alle apparaten werkt. En ook in achtergebleven browser – ik kijk naar jou, Internet Explorer

Enfin, exact dit bestaat volgens mij nog niet — laat je weten als dat wel zo is? Dus ben ik zelf maar aan het programmeren geslagen  ¯\_(ツ)_/¯

Hier is dan de eerste versie van mijn online deelbare notitieblok. Alles nog in betastatus en opslagcapaciteit nog niet zo groot. Maar wat je ziet moet werken.

Probeer het uit, ik ben heel benieuwd naar je bevindingen!

🗒️📝✏️

Ga naar de Note☰Block site

— En ja, ben inderdaad ook nog bezig met een online takenlijst – daar zijn testers nog mee bezig, hoor je later meer over… —

Is je complexe takenlijst meer hindernis dan helper?

Ik ben iets aan het bouwen dat je kan helpen met de complexe takenlijst zoals onderstaand onderstaand artikel beschrijft. Voel je je aangesproken en wil je dit graag uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

Veel kenniswerkers proberen het overzicht over hun werk te houden via complexe takenlijsten, TODO-lists en projectplanningen. Mijn eigen all-time favorite is Toodledo. Vaak gaat dat prima want soms vereist de complexiteit van het werk gewoon een systeem met meer mogelijkheden. Zo kunnen er allerlei afhankelijkheden in je projecten spelen waardoor taken niet lineair gedaan kunnen worden. Ook kan er intensieve samenwerking met veel anderen soms ook extern plaatsvinden, of je hebt gewoon heel veel projecten tegelijk in de lucht te houden. Prima, blijf vooral zo doorgaan, je systeem werkt waarschijnlijk goed. Dit bericht is niet voor jou.

Tegelijk merk ik in mijn werk als trainer dat veel mensen dergelijke ingewikkelde systemen gebruiken terwijl hun werk daar wat minder om vraagt. Systemen met sublijsten binnen je hoofdlijst, categorieën voor je taken, Er is genoeg te doen en het kan hard aanpoten zijn, en toch is het aantal verschillende soorten en de hoeveelheid van de taken in het werkpakket wat minder groot dan bij een drukke projectmanager in een grote organisatie. Denk de ZZP-er met veel van dezelfde klussen, de kenniswerker in overheidsdienst met veel vergelijkbare projecten in vaak dezelfde setting, of de kantoorwerker op een niet al te grote back-office in het MKB. Wellicht gebruik je al lang iets dat goed werkt – goed bezig! Dit bericht is ook niet voor jou…

als de boel te complex wordt is de kunst om terug te schalen naar een minimalistische setting

Complexe takenlijst – ja, dat ben ik!

Herken je het voorgaande juist wel? Gebruik jij een zo complex papieren of digitaal takensysteem dat je juist daardoor soms het overzicht verliest. Dus is je lijst meer een hindernis dan een helper? Of je nu plant op papier, vanuit je agenda of een digitale takenlijst maakt niet uit; als de boel zo complex wordt dat je het overzicht dreigt te verliezen dan is het de kunst terug te schalen naar een minimalistische setting. Weg met de complexiteit, terug naar de aloude Standaard Takenlijst. Begin, of start opnieuw, met de allereenvoudigste takenlijst in het systeem dat je nu al gebruikt. Bovenaan invoeren, op [enter] klikken en klaar. Afgeronde taken afvinken. Meer zou niet nodig hoeven zijn.

Zwem je dus nog rond in een takenbrij van hier tot Tokio dan ben ik benieuwd naar je reactie: wat moet het systeem dat jou helpt het overzicht te houden absoluut kunnen?

En wanneer het je al gelukt is om dat overzicht terug te veroveren (top!) de vraag hoe je dat voor elkaar hebt gebokst? Wat zijn jouw geheimen? Laat het hieronder weten!


Je hebt het artikel uit! Voel je je aangesproken en wil je graag mijn nieuwe app uitproberen? Top, geef mij even een seintje en je krijgt dan toegang tot een testomgeving zodra de werkende versie online staat.

De kantoortuin maakt meer kapot dan je lief is

continue afgeleid in de kantoortuinEen nieuw jaar, een nieuwe oproep dat de kantoortuin funest is voor onze concentratie. Je hoopt dat we inmiddels tot het inzicht kwamen dat af en toe topconcentratie nodig is om werk gedaan te krijgen. Continue afleiding helpt daar bepaald niet bij. Helaas blijft de oproep nodig want het werkconcept dat ooit is ontworpen juist vanuit het ideaal van verbetering van de onderlinge samenwerking is nog springlevend. En werknemers zijn, al dan niet bewust, massaal gedwongen om dag in dag uit onder luid geroezemoes hun programmeer-, budgetteer-, HR-, administratie- of Excelproblemen te tacklen.

Bij elke kantoortuin waar ik train licht ik het belang van een rustige werkomgeving toe. Of liever het belang om in de dagelijkse waan van de dag ook periodes in rust aan concentratieklussen te kunnen werken. De TL;DR (“too long, dind’t read” …): een rustige werkplek leidt tot minder fouten in je werk. Punt. Tikfouten of denkfouten kunnen nogal desastreus uitpakken bij software ontwikkelaars, en zijn gewoonweg vervelend in je maandrapportage. En er is nog de afleidingsfactor: elke afleiding zorgt dat je gaat multitasken en vermindert de effectiviteit van wat je nu aan het doen bent. De kans dat je die niet meer oppakt is groot en je totale productiviteit kan tot 40 procent achteruitgaan!

De enige situatie waarin het open kantoor de betere optie is: intensief samenwerkende werknemers die relatief eenvoudig werk doen. Slechts één keer trainde ik een groep waar echt iedereen ronduit blij was met de tuin: het betrof ondersteuners die veel werkzaamheden overdragen aan elkaar. Wat mij betreft een ideale situatie voor open kantoren en prima wanneer dat in gezamenlijk overleg gebeurt. In alle andere trainingen zijn er altijd wel gemengde gevoelens, management voor / werknemers tegen. Of is er een mix van extraverte en introverte werknemers waarbij de tweede groep totaal niet uit de verf komt.

En nu, exit kantoortuin?

De bouw van een kantoorpand ligt meestal al vast. Toch zijn er vaak mogelijkheden een rustiger werkomgeving te creëren waar iedereen blij van wordt. Zwengel dit onderwerp eens aan bij de koffie en sta verbaasd van de antwoorden. En kijk samen wat je er aan kunt doen. Krijg je veel respons bespreek dit dan eens op een werkoverleg. Onderlinge afspraken en kleine aanpassingen aan jullie werkomgeving maken vaak al veel verschil.

PS: zoals in het gelinkte artikel ook opgemerkt is het natuurlijk ook belangrijk jezelf tijden klussen niet door bliepjes, piepjes en notificatie badges te laten afleiden. Je weet wat je te doen staat…. * ik kijk met een scheef ook naar de telefoon naast je *

Inbox Zero – of lijdt jouw volle mailbox aan een onbedwingbare communicatiestoornis?

De meeste mails worden verstuurd door onduidelijkheid over wat er precies moet gebeuren, door wie, en wanneer.

Mailen doen we veel te veel en veel te vaak. Een lege inbox ofwel Inbox Zero lijkt een verre droom. Gemiddeld twee uur en een kwartier per werkdag, onderzocht een adviesbureau, zitten we te zuchten boven onze volle mailbox. Dat komt neer op zo’n 28 % van onze werkdag. En daarnaast moet je de rest van het werk nog gedaan krijgen. In de praktijk betekent dit vaak naast de mailtijd nog een volledige werkdag van 8 uur. Tenminste zo ervaren de deelnemers van mijn trainingen dat vaak. Een mailtje is zo verstuurd, maar verondersteld dat je er een serieuze reactie op geeft. Andersom werkt dat natuurlijk net zo. Klinkt dit voor jou bekend lees dan zeker even het onderstaande. Want op deze manier doorgaan veroorzaakt overbodige werkstress en is op de lange termijn behoorlijk ongezond. Je houdt elkaar hiermee in een onnodige spagaat. Want besef dat je hier ook zelf een verantwoordelijkheid hebt. Niet alles is af te schuiven op de hork die altijd botte mails stuurt of op de organisatie die zoveel van jou en je team verwacht.

Voorkom dat je mentale elastiek het plotseling begeeft en je jezelf met een fikse burn-out thuis op de bank aantreft.
volle mailbox? ik niet!
De eerste stap is het in gebruik nemen van een vaste routine om je e-mails te verwerken. Inbox Zero en het DLLD principe (dadelijk meer) helpen je daarbij. Met de nodige oefening is het heel goed te doen om de tijd in Outlook (of welk mailprogramma je ook gebruikt) terug te brengen tot een uur of minder per dag.

Inbox Zero to the rescue

het Inbox Zero principe zoals Merlin Mann dat lang geleden benoemd heeft (hier de video van 1 uur met zijn uitleg) ofwel werken vanuit een steeds lege inbox helpt al enorm. En toch zul je ook de volgende stap absoluut moeten zetten om er baat bij te hebben. Je kunt namelijk best flink minder tijd in je mailbox door gaan brengen, zeker wanneer dat nu richting 2 of 3 uur per dag gaat. Dat is slechts een kwestie van wat tips toepassen om je mails slimmer te verwerken, en daar de komende tijd mee aan de slag te gaan. Toepassen, toepassen, toepassen, het zal je wat aanlooptijd van je vergen want elk nieuw systeem is even wennen. Maar als geroutineerde kenniswerker zou het geen probleem moeten zijn. Het begint allemaal met het snel besluiten gaan nemen over je mails – kortweg nu doen, later doen, laten doen, delete ofwel DLLD. De vervolgstap waar de echte winst in te halen valt, is wat lastiger. Daar komen discipline, routine en goede onderlinge afspraken om de hoek kijken.

Maak het allereerst een gewoonte dat je maximaal enkele malen per dag de inbox van je mailprogramma checkt en direct alle ingekomen berichten verwerkt. Onder verwerken versta ik overigens niet dat je er in alle gevallen direct mee aan de slag gaat. Dat zou inhouden dat je alsnog de hele dag met je mail bezig bent, en daar wil je juist vanaf. Je bent nu al je nieuwe mail in één ronde aan het verwerken. Maak er een spel van, noem het een inboxsessie waarin je volle mailbox leeg moet. Het gaat nu puur om het nemen van beslissingen over wat je gaat doen en wanneer. Alleen wanneer iets heel weinig tijd vergt kun je dit direct afhandelen. Denk aan een kort antwoord terug naar de afzender of het maken van een print. De rest gaat op een actielijst voor later. Besef daarbij wel dat alles dat je op die lijst zet ook echt gedaan zal moeten worden. Jouw tijd is kostbaar dus wees hier selectief!

Volle mailboxen leeg krijgen via snelle besluiten

Het eindresultaat van deze inboxsessie waarbij je alleen DLLD-besluiten neemt is dat je inbox leeg is en je archief en actielijst gevuld. Daarnaast zorg je ervoor ook de bij anderen uitgezette taken op een afzonderlijke plek te hanteren, want deze horen niet in je eigen actielijst thuis. Dit kan op meerdere manieren maar begin eenvoudigweg eens met een e-mailmap “afwachten” waar je al die berichten neerzet.
Het resultaat zal zijn dat je inbox leeg is en de mail zelf uit het zicht. De vervolgactie doe je ofwel direct ofwel heb je ingepland voor later. Mails uit het zicht, dat vermindert de onrust en verhoogt de focus op waar het om gaat: de kern van je werk. Dit zijn de zorgvuldig geplande en weloverwogen acties op je actielijst die als het goed is veel voldoening geven en die dat omvatten waarvoor jij op deze plek werkt.

Zorg ook voor helderheid. Wanneer er geen afspraken over de interne communicatie zijn en iedereen elkaar kan en mag mailen weet je 1 ding zeker: het wordt één grote chaos. Precies de situatie waar heel veel organisaties zich momenteel in bevinden. En dit is mijn punt: wanneer het blijft bij het technische “grip op je inbox”, Inbox Zero, en jij je mailbox lekker opgeruimd hebt, kom je veel minder ver dan mogelijk is. Je collega’s blijven mailen, en jou ook. E-mails blijven veel te lang, onduidelijk, en de eindeloze CC-berichten blijven je om de oren vliegen. Ook een regel of filter in je mailprogramma om die CC’s weg te filteren is dan maar van beperkte waarde en meer een trucje. Onderling afspraken maken, daar samen mee aan de slag en elkaar gaandeweg daarbij op een positieve verder helpen heeft dan al veel meer impact. Wat enorm kan helpen wanneer je in een meest vast team samenwerkt dat op dezelfde locatie werkt is een zogenaamde dally stand-up van 5 minuten. Iedere deelnemer geeft, staande want dat houdt het kort, ultrakort aan wat haar essentiële taken van die dag zijn en wat de knelpunten. In 5 (max. 10) minuten is zo iedereen op de hoogte van wat de anderen doet, wat er vandaag allemaal speelt, welke harde deadlines er zijn, wie je vooral even met rust moet laten enzovoorts. Dit alleen al heeft als voordeel dat het heel veel e-mailverkeer kan voorkomen. Mijn stelling is namelijk dat veel mail voortkomt uit onduidelijkheid over wat er gebeuren moet en wie dat wanneer gaat doen. De daily stand-up voorkomt dit. Dan ga je van Grip op je Inbox naar De Drukte De Baas.

OK. Ik heb je de eerste essentiële stap richting meer productiviteit gegeven en een aanzet gegeven naar de verdiepingsslag waar de echt winst te halen valt. Zo teruglezend lijkt het allemaal heel veel. Toch, het gaat in eerste instantie om niet veel meer dan wat eenvoudige tips die je in een aantal weken best als routine in je werkdag kunt inbouwen. Zet eerst eens een dagelijkse afspraak met jezelf in je agenda, bijvoorbeeld “werken naar inbox zero”. Wanneer je tegen die lege inbox aankijkt, en niet eerder, is het tijd de diepte in te gaan. De diepte waar de meeste winst te behalen valt. Het next level van productiviteit zogezegd. Dat is een combinatie van vaste routines, bewust besluiten nemen, onderbouwd nee durven zeggen, volmondig ja durven zeggen, gestroomlijnde onderlinge communicatie en steeds terugvallen op je eigen persoonlijke en betrouwbare systeem.

Het gaat erom steeds nieuwe stappen richting je Ideale Werkdag te zetten. Blijf in beweging!

Met voorgaande inzichten als startpunt kom je uiteindelijk uit bij je Ideale Werkdag. De werkdag die je zo veel mogelijk naar je eigen hand zet terwijl je tegelijkertijd rekening houdt met de mensen om je heen en de projecten waar je je aan gecommitteerd hebt. Honderd procent Ideaal zal niet haalbaar zijn maar hoeft ook niet; het gaat er om dat je verbeteringen toepast waarmee je langzaamaan de regie over je werk weer terugneemt. Het doel van mijn tweedaagse training timemanagement – een mooiere term is wat mij betreft “aandachtsmanagement” – is precies dat: eerst de basis, je inbox en andere informatiestromen, op orde en daarna een betrouwbaar systeem opzetten dat werkt voor jouzelf en voor het team van mensen waar je mee samenwerkt of die jij aanstuurt. We nemen uitgebreid de tijd om alle barrières die jullie tegenkomen stap voor stap uit de weg te ruimen en zetten alle nodige praktische stappen zodat iedere deelnemer na afloop hier zelf en in teamverband mee aan de slag kan.

Tenslotte: de herhaling in het artikel van de basisprincipes is bewust gedaan. De herhaling ook die je zo nodig hebt om je nieuwe principes eigen te maken. “Übung macht den Meister”. Vandaar.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.