De meeste mails worden verstuurd door onduidelijkheid over wat er precies moet gebeuren, door wie, en wanneer.
Mailen doen we veel te veel en veel te vaak. Een lege inbox ofwel Inbox Zero lijkt een verre droom. Gemiddeld twee uur en een kwartier per werkdag, onderzocht een adviesbureau, zitten we te zuchten boven onze volle mailbox. Dat komt neer op zo’n 28 % van onze werkdag. En daarnaast moet je de rest van het werk nog gedaan krijgen. In de praktijk betekent dit vaak naast de mailtijd nog een volledige werkdag van 8 uur. Tenminste zo ervaren de deelnemers van mijn trainingen dat vaak. Een mailtje is zo verstuurd, maar verondersteld dat je er een serieuze reactie op geeft. Andersom werkt dat natuurlijk net zo. Klinkt dit voor jou bekend lees dan zeker even het onderstaande. Want op deze manier doorgaan veroorzaakt overbodige werkstress en is op de lange termijn behoorlijk ongezond. Je houdt elkaar hiermee in een onnodige spagaat. Want besef dat je hier ook zelf een verantwoordelijkheid hebt. Niet alles is af te schuiven op de hork die altijd botte mails stuurt of op de organisatie die zoveel van jou en je team verwacht.
Voorkom dat je mentale elastiek het plotseling begeeft en je jezelf met een fikse burn-out thuis op de bank aantreft.
De eerste stap is het in gebruik nemen van een vaste routine om je e-mails te verwerken. Inbox Zero en het DLLD principe (dadelijk meer) helpen je daarbij. Met de nodige oefening is het heel goed te doen om de tijd in Outlook (of welk mailprogramma je ook gebruikt) terug te brengen tot een uur of minder per dag.
Inbox Zero to the rescue
het Inbox Zero principe zoals Merlin Mann dat lang geleden benoemd heeft (hier de video van 1 uur met zijn uitleg) ofwel werken vanuit een steeds lege inbox helpt al enorm. En toch zul je ook de volgende stap absoluut moeten zetten om er baat bij te hebben. Je kunt namelijk best flink minder tijd in je mailbox door gaan brengen, zeker wanneer dat nu richting 2 of 3 uur per dag gaat. Dat is slechts een kwestie van wat tips toepassen om je mails slimmer te verwerken, en daar de komende tijd mee aan de slag te gaan. Toepassen, toepassen, toepassen, het zal je wat aanlooptijd van je vergen want elk nieuw systeem is even wennen. Maar als geroutineerde kenniswerker zou het geen probleem moeten zijn. Het begint allemaal met het snel besluiten gaan nemen over je mails – kortweg nu doen, later doen, laten doen, delete ofwel DLLD. De vervolgstap waar de echte winst in te halen valt, is wat lastiger. Daar komen discipline, routine en goede onderlinge afspraken om de hoek kijken.
Maak het allereerst een gewoonte dat je maximaal enkele malen per dag de inbox van je mailprogramma checkt en direct alle ingekomen berichten verwerkt. Onder verwerken versta ik overigens niet dat je er in alle gevallen direct mee aan de slag gaat. Dat zou inhouden dat je alsnog de hele dag met je mail bezig bent, en daar wil je juist vanaf. Je bent nu al je nieuwe mail in één ronde aan het verwerken. Maak er een spel van, noem het een inboxsessie waarin je volle mailbox leeg moet. Het gaat nu puur om het nemen van beslissingen over wat je gaat doen en wanneer. Alleen wanneer iets heel weinig tijd vergt kun je dit direct afhandelen. Denk aan een kort antwoord terug naar de afzender of het maken van een print. De rest gaat op een actielijst voor later. Besef daarbij wel dat alles dat je op die lijst zet ook echt gedaan zal moeten worden. Jouw tijd is kostbaar dus wees hier selectief!
Volle mailboxen leeg krijgen via snelle besluiten
Het eindresultaat van deze inboxsessie waarbij je alleen DLLD-besluiten neemt is dat je inbox leeg is en je archief en actielijst gevuld. Daarnaast zorg je ervoor ook de bij anderen uitgezette taken op een afzonderlijke plek te hanteren, want deze horen niet in je eigen actielijst thuis. Dit kan op meerdere manieren maar begin eenvoudigweg eens met een e-mailmap “afwachten” waar je al die berichten neerzet.
Het resultaat zal zijn dat je inbox leeg is en de mail zelf uit het zicht. De vervolgactie doe je ofwel direct ofwel heb je ingepland voor later. Mails uit het zicht, dat vermindert de onrust en verhoogt de focus op waar het om gaat: de kern van je werk. Dit zijn de zorgvuldig geplande en weloverwogen acties op je actielijst die als het goed is veel voldoening geven en die dat omvatten waarvoor jij op deze plek werkt.
Zorg ook voor helderheid. Wanneer er geen afspraken over de interne communicatie zijn en iedereen elkaar kan en mag mailen weet je 1 ding zeker: het wordt één grote chaos. Precies de situatie waar heel veel organisaties zich momenteel in bevinden. En dit is mijn punt: wanneer het blijft bij het technische “grip op je inbox”, Inbox Zero, en jij je mailbox lekker opgeruimd hebt, kom je veel minder ver dan mogelijk is. Je collega’s blijven mailen, en jou ook. E-mails blijven veel te lang, onduidelijk, en de eindeloze CC-berichten blijven je om de oren vliegen. Ook een regel of filter in je mailprogramma om die CC’s weg te filteren is dan maar van beperkte waarde en meer een trucje. Onderling afspraken maken, daar samen mee aan de slag en elkaar gaandeweg daarbij op een positieve verder helpen heeft dan al veel meer impact. Wat enorm kan helpen wanneer je in een meest vast team samenwerkt dat op dezelfde locatie werkt is een zogenaamde dally stand-up van 5 minuten. Iedere deelnemer geeft, staande want dat houdt het kort, ultrakort aan wat haar essentiële taken van die dag zijn en wat de knelpunten. In 5 (max. 10) minuten is zo iedereen op de hoogte van wat de anderen doet, wat er vandaag allemaal speelt, welke harde deadlines er zijn, wie je vooral even met rust moet laten enzovoorts. Dit alleen al heeft als voordeel dat het heel veel e-mailverkeer kan voorkomen. Mijn stelling is namelijk dat veel mail voortkomt uit onduidelijkheid over wat er gebeuren moet en wie dat wanneer gaat doen. De daily stand-up voorkomt dit. Dan ga je van Grip op je Inbox naar De Drukte De Baas.
OK. Ik heb je de eerste essentiële stap richting meer productiviteit gegeven en een aanzet gegeven naar de verdiepingsslag waar de echt winst te halen valt. Zo teruglezend lijkt het allemaal heel veel. Toch, het gaat in eerste instantie om niet veel meer dan wat eenvoudige tips die je in een aantal weken best als routine in je werkdag kunt inbouwen. Zet eerst eens een dagelijkse afspraak met jezelf in je agenda, bijvoorbeeld “werken naar inbox zero”. Wanneer je tegen die lege inbox aankijkt, en niet eerder, is het tijd de diepte in te gaan. De diepte waar de meeste winst te behalen valt. Het next level van productiviteit zogezegd. Dat is een combinatie van vaste routines, bewust besluiten nemen, onderbouwd nee durven zeggen, volmondig ja durven zeggen, gestroomlijnde onderlinge communicatie en steeds terugvallen op je eigen persoonlijke en betrouwbare systeem.
Het gaat erom steeds nieuwe stappen richting je Ideale Werkdag te zetten. Blijf in beweging!
Met voorgaande inzichten als startpunt kom je uiteindelijk uit bij je Ideale Werkdag. De werkdag die je zo veel mogelijk naar je eigen hand zet terwijl je tegelijkertijd rekening houdt met de mensen om je heen en de projecten waar je je aan gecommitteerd hebt. Honderd procent Ideaal zal niet haalbaar zijn maar hoeft ook niet; het gaat er om dat je verbeteringen toepast waarmee je langzaamaan de regie over je werk weer terugneemt. Het doel van mijn tweedaagse training timemanagement – een mooiere term is wat mij betreft “aandachtsmanagement” – is precies dat: eerst de basis, je inbox en andere informatiestromen, op orde en daarna een betrouwbaar systeem opzetten dat werkt voor jouzelf en voor het team van mensen waar je mee samenwerkt of die jij aanstuurt. We nemen uitgebreid de tijd om alle barrières die jullie tegenkomen stap voor stap uit de weg te ruimen en zetten alle nodige praktische stappen zodat iedere deelnemer na afloop hier zelf en in teamverband mee aan de slag kan.
Tenslotte: de herhaling in het artikel van de basisprincipes is bewust gedaan. De herhaling ook die je zo nodig hebt om je nieuwe principes eigen te maken. “Übung macht den Meister”. Vandaar.
Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:
PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk
en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Een oplossing van het probleem van e-mail overload is het zeker niet, de berichten grijnzen je natuurlijk ’s ochtends alsnog tegemoet. Beter is dan een andere aanpak in de omgang met je inbox die je zonder grote veranderingen kun hanteren. Begin eens met het zo’n 2 tot 3 keer per dag al je nieuwe mails en daarna steeds je mailprogramma af te sluiten. Dit geeft direct minder afleiding waardoor je je beter op het echte werk kunt focussen. Bij het verwerken van je nieuwe mails lees je elke mail snel door en bepaalt direct of en wanneer je er iets mee doet. Mail gelezen? Verplaats hem meteen naar het archief (1 grote map en de zoekfunctie van je mailprogramma gebruiken). Mail nog nodig? Werk dan om tot een relevante actie, en houd al je acties op 1 plek.
Je fronst! Want wat zou in vredesnaam mis zijn met de goedbedoelde tips die je overal in bladen en op sociale media aantreft? In principe kan zo’n op zichzelf staande tip prima werken. “Sluit je mail af zodra al je berichten verwerkt zijn” werkt in z’n eentje al heel aardig. Het venijn zit hem in dat eentje ;-) Een advies als dit wordt vaak met veel tromgeroffel gepresenteerd – en ook ik heb me daar vast aan schuldig gemaakt… Alsof dit ene advies helemaal uit zichzelf jou uit de ellende van de dagelijkse kantoorwaanzin haalt.