Na vakantie weer aan het werk – is je mailbox ontploft?

De vakantie zit er op. Hier tenminste wel, en grote kans dat ook jij vandaag voor het eerst weer aan het werk bent. Hopelijk heb je kunnen uitrusten en ga je met plezier weer aan het werk. Of was je al 1, 2 weken op dreef? In ieder geval kan het nogal heftig zijn om voor het eerst in weken je werkcomputer aan te zetten. Hoe erg zou de ramp in mijn mailbox zijn?

Natuurlijk heb je niet stiekem (toch? toch!!?!!?) vanaf het strand je werkmail nauwkeurig bijgehouden. Alsnog staan daar nog steeds bergen al dan niet gelezen mails die luidkeels om je aandacht schreeuwen. Hoog tijd voor een klein recept om even schoon schip te maken in je inbox:

  1. markeer alles ouder dan 3 weken als gelezen en archiveer. Deze berichten zijn echt niet meer relevant, en in je vakantie heb je – toch? – voorzorgsmaatregelen genomen om problemen te voorkomen
  2. loop eenmaal snel door alles wat er overblijft. Antwoord nog niet maar neem een besluit aan de hand van die 4 bekende D’s: Do (snel doen) – Defer (later doen) – Delegate – Delete. Hanteer een systeem om die eerste 3 D’s goed uit elkaar te houden
  3. 3. kijk vanaf nu slechts enkele malen per dag in je inbox, verwerk nieuwe mails en verwerk tegelijkertijd die 3D’s op de actuele prioriteit af

Punt 4 is gewoon vertrouwen. Vertrouwen op een waterdicht systeem.

That’s it, vier snelle tips voor een lege inbox!

Kort en krachtig. Natuurlijk zit er meer achter: alleen al het systeem om die verschillende soorten berichten uit elkaar te houden is een verhaal op zich. Je inbox leeg houden klinkt in theorie redelijk simpel, alleen ik geef het je te doen in de chaos van een gemiddelde werkdag. Ben je al langer abonnee van mijn eZine dan krijg je regelmatig tips en inzichten hierover. En lukt het desondanks niet dat overzicht te behouden, ben je na de vakantie het overzicht totaal kwijt? Laat mij bij jullie op kantoor een training of workshop te laten verzorgen. In 1 of 2 dagdelen is je inbox leeg en heb je een rotsvast systeem om dat vanaf nu zo te houden. Een dergelijke training is meestal nog voordeliger dan met z’n allen een hele dag in een veel te benauwd trainingszaaltje 2 steden verderop….

En wanneer je al een tijdje met tips en truuks probeert je werkstromen en e-mail onder controle te krijgen en het lukt desondanks nog niet zo, hoe heerlijk zou het dan zijn om samen met je collega’s in korte tijd de boel op orde te krijgen…

Meer weten? Kijk even rond op de trainingspagina’s en neem contact op voor een training op maat!

 

Inbox Zero – of lijdt jouw volle mailbox aan een onbedwingbare communicatiestoornis?

De meeste mails worden verstuurd door onduidelijkheid over wat er precies moet gebeuren, door wie, en wanneer.

Mailen doen we veel te veel en veel te vaak. Een lege inbox ofwel Inbox Zero lijkt een verre droom. Gemiddeld twee uur en een kwartier per werkdag, onderzocht een adviesbureau, zitten we te zuchten boven onze volle mailbox. Dat komt neer op zo’n 28 % van onze werkdag. En daarnaast moet je de rest van het werk nog gedaan krijgen. In de praktijk betekent dit vaak naast de mailtijd nog een volledige werkdag van 8 uur. Tenminste zo ervaren de deelnemers van mijn trainingen dat vaak. Een mailtje is zo verstuurd, maar verondersteld dat je er een serieuze reactie op geeft. Andersom werkt dat natuurlijk net zo. Klinkt dit voor jou bekend lees dan zeker even het onderstaande. Want op deze manier doorgaan veroorzaakt overbodige werkstress en is op de lange termijn behoorlijk ongezond. Je houdt elkaar hiermee in een onnodige spagaat. Want besef dat je hier ook zelf een verantwoordelijkheid hebt. Niet alles is af te schuiven op de hork die altijd botte mails stuurt of op de organisatie die zoveel van jou en je team verwacht.

Voorkom dat je mentale elastiek het plotseling begeeft en je jezelf met een fikse burn-out thuis op de bank aantreft.
volle mailbox? ik niet!
De eerste stap is het in gebruik nemen van een vaste routine om je e-mails te verwerken. Inbox Zero en het DLLD principe (dadelijk meer) helpen je daarbij. Met de nodige oefening is het heel goed te doen om de tijd in Outlook (of welk mailprogramma je ook gebruikt) terug te brengen tot een uur of minder per dag.

Inbox Zero to the rescue

het Inbox Zero principe zoals Merlin Mann dat lang geleden benoemd heeft (hier de video van 1 uur met zijn uitleg) ofwel werken vanuit een steeds lege inbox helpt al enorm. En toch zul je ook de volgende stap absoluut moeten zetten om er baat bij te hebben. Je kunt namelijk best flink minder tijd in je mailbox door gaan brengen, zeker wanneer dat nu richting 2 of 3 uur per dag gaat. Dat is slechts een kwestie van wat tips toepassen om je mails slimmer te verwerken, en daar de komende tijd mee aan de slag te gaan. Toepassen, toepassen, toepassen, het zal je wat aanlooptijd van je vergen want elk nieuw systeem is even wennen. Maar als geroutineerde kenniswerker zou het geen probleem moeten zijn. Het begint allemaal met het snel besluiten gaan nemen over je mails – kortweg nu doen, later doen, laten doen, delete ofwel DLLD. De vervolgstap waar de echte winst in te halen valt, is wat lastiger. Daar komen discipline, routine en goede onderlinge afspraken om de hoek kijken.

Maak het allereerst een gewoonte dat je maximaal enkele malen per dag de inbox van je mailprogramma checkt en direct alle ingekomen berichten verwerkt. Onder verwerken versta ik overigens niet dat je er in alle gevallen direct mee aan de slag gaat. Dat zou inhouden dat je alsnog de hele dag met je mail bezig bent, en daar wil je juist vanaf. Je bent nu al je nieuwe mail in één ronde aan het verwerken. Maak er een spel van, noem het een inboxsessie waarin je volle mailbox leeg moet. Het gaat nu puur om het nemen van beslissingen over wat je gaat doen en wanneer. Alleen wanneer iets heel weinig tijd vergt kun je dit direct afhandelen. Denk aan een kort antwoord terug naar de afzender of het maken van een print. De rest gaat op een actielijst voor later. Besef daarbij wel dat alles dat je op die lijst zet ook echt gedaan zal moeten worden. Jouw tijd is kostbaar dus wees hier selectief!

Volle mailboxen leeg krijgen via snelle besluiten

Het eindresultaat van deze inboxsessie waarbij je alleen DLLD-besluiten neemt is dat je inbox leeg is en je archief en actielijst gevuld. Daarnaast zorg je ervoor ook de bij anderen uitgezette taken op een afzonderlijke plek te hanteren, want deze horen niet in je eigen actielijst thuis. Dit kan op meerdere manieren maar begin eenvoudigweg eens met een e-mailmap “afwachten” waar je al die berichten neerzet.
Het resultaat zal zijn dat je inbox leeg is en de mail zelf uit het zicht. De vervolgactie doe je ofwel direct ofwel heb je ingepland voor later. Mails uit het zicht, dat vermindert de onrust en verhoogt de focus op waar het om gaat: de kern van je werk. Dit zijn de zorgvuldig geplande en weloverwogen acties op je actielijst die als het goed is veel voldoening geven en die dat omvatten waarvoor jij op deze plek werkt.

Zorg ook voor helderheid. Wanneer er geen afspraken over de interne communicatie zijn en iedereen elkaar kan en mag mailen weet je 1 ding zeker: het wordt één grote chaos. Precies de situatie waar heel veel organisaties zich momenteel in bevinden. En dit is mijn punt: wanneer het blijft bij het technische “grip op je inbox”, Inbox Zero, en jij je mailbox lekker opgeruimd hebt, kom je veel minder ver dan mogelijk is. Je collega’s blijven mailen, en jou ook. E-mails blijven veel te lang, onduidelijk, en de eindeloze CC-berichten blijven je om de oren vliegen. Ook een regel of filter in je mailprogramma om die CC’s weg te filteren is dan maar van beperkte waarde en meer een trucje. Onderling afspraken maken, daar samen mee aan de slag en elkaar gaandeweg daarbij op een positieve verder helpen heeft dan al veel meer impact. Wat enorm kan helpen wanneer je in een meest vast team samenwerkt dat op dezelfde locatie werkt is een zogenaamde dally stand-up van 5 minuten. Iedere deelnemer geeft, staande want dat houdt het kort, ultrakort aan wat haar essentiële taken van die dag zijn en wat de knelpunten. In 5 (max. 10) minuten is zo iedereen op de hoogte van wat de anderen doet, wat er vandaag allemaal speelt, welke harde deadlines er zijn, wie je vooral even met rust moet laten enzovoorts. Dit alleen al heeft als voordeel dat het heel veel e-mailverkeer kan voorkomen. Mijn stelling is namelijk dat veel mail voortkomt uit onduidelijkheid over wat er gebeuren moet en wie dat wanneer gaat doen. De daily stand-up voorkomt dit. Dan ga je van Grip op je Inbox naar De Drukte De Baas.

OK. Ik heb je de eerste essentiële stap richting meer productiviteit gegeven en een aanzet gegeven naar de verdiepingsslag waar de echt winst te halen valt. Zo teruglezend lijkt het allemaal heel veel. Toch, het gaat in eerste instantie om niet veel meer dan wat eenvoudige tips die je in een aantal weken best als routine in je werkdag kunt inbouwen. Zet eerst eens een dagelijkse afspraak met jezelf in je agenda, bijvoorbeeld “werken naar inbox zero”. Wanneer je tegen die lege inbox aankijkt, en niet eerder, is het tijd de diepte in te gaan. De diepte waar de meeste winst te behalen valt. Het next level van productiviteit zogezegd. Dat is een combinatie van vaste routines, bewust besluiten nemen, onderbouwd nee durven zeggen, volmondig ja durven zeggen, gestroomlijnde onderlinge communicatie en steeds terugvallen op je eigen persoonlijke en betrouwbare systeem.

Het gaat erom steeds nieuwe stappen richting je Ideale Werkdag te zetten. Blijf in beweging!

Met voorgaande inzichten als startpunt kom je uiteindelijk uit bij je Ideale Werkdag. De werkdag die je zo veel mogelijk naar je eigen hand zet terwijl je tegelijkertijd rekening houdt met de mensen om je heen en de projecten waar je je aan gecommitteerd hebt. Honderd procent Ideaal zal niet haalbaar zijn maar hoeft ook niet; het gaat er om dat je verbeteringen toepast waarmee je langzaamaan de regie over je werk weer terugneemt. Het doel van mijn tweedaagse training timemanagement – een mooiere term is wat mij betreft “aandachtsmanagement” – is precies dat: eerst de basis, je inbox en andere informatiestromen, op orde en daarna een betrouwbaar systeem opzetten dat werkt voor jouzelf en voor het team van mensen waar je mee samenwerkt of die jij aanstuurt. We nemen uitgebreid de tijd om alle barrières die jullie tegenkomen stap voor stap uit de weg te ruimen en zetten alle nodige praktische stappen zodat iedere deelnemer na afloop hier zelf en in teamverband mee aan de slag kan.

Tenslotte: de herhaling in het artikel van de basisprincipes is bewust gedaan. De herhaling ook die je zo nodig hebt om je nieuwe principes eigen te maken. “Übung macht den Meister”. Vandaar.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Het recht om ’s avonds niet meer te mailen. Goed idee of onzin?

In Frankrijk heb je als werknemer van een bedrijf met meer dan 50 mensen het recht na werktijd je mail niet meer bij te houden. ’s Avonds mailen gaat hiermee tot het verleden behoren. Is het een waanzinnig goed idee waar we allemaal op zaten te wachten, of een overbodige maatregel?

e-mailstressEen oplossing van het probleem van e-mail overload is het zeker niet, de berichten grijnzen je natuurlijk ’s ochtends alsnog tegemoet. Beter is dan een andere aanpak in de omgang met je inbox die je zonder grote veranderingen kun hanteren. Begin eens met het zo’n 2 tot 3 keer per dag al je nieuwe mails en daarna steeds je mailprogramma af te sluiten. Dit geeft direct minder afleiding waardoor je je beter op het echte werk kunt focussen. Bij het verwerken van je nieuwe mails lees je elke mail snel door en bepaalt direct of en wanneer je er iets mee doet. Mail gelezen? Verplaats hem meteen naar het archief (1 grote map en de zoekfunctie van je mailprogramma gebruiken). Mail nog nodig? Werk dan om tot een relevante actie, en houd al je acties op 1 plek.

Voordat je een nieuw bericht opstelt: is dat echt nodig? Bellen of in persoon spreken is vaak handiger en sneller. En hou het vooral kort, eindeloze heen<=>weer mails werken niet en vergroten vaak juist de verwarring.

Soms is ’s avonds mailen prima en neemt de stress als het niet “mag” alleen maar toe. Zolang het mailen na je reguliere werkuren geen standaard wordt, want dan ben je structureel aan het overwerken.

Op deze manier ga je minder vanuit je inbox werken en ligt Inbox Zero onder handbereik. De voordelen die je meteen ervaart: meer eigen baas over je werk en werktijd, meer doen wat er toe doet.

Ofwel: het recht om ’s avonds je mail niet meer te checken is vooral een signaal dat we verkeerd bezig zijn, geen oplossing van de inbox stress.

Eerder beschreef ik nog meer tips voor minder e-mail.

Eens? Oneens? Ik ben benieuwd naar jou kijk op de zaak!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De e-mailvrije manager – het kan!

Ben je of heb je een manager met 100+ e-mails per dag? Bekijk dan eerst even deze video en lees daarna verder. Je zult er minimaal 1 nieuw inzicht uit opdoen.

Wouter van Dieren – manager zonder e-mail

Mijn eigen inzicht naar aanleiding van bovenstaande video: we mailen elkaar suf. Dat wil Wouter van Dieren niet, en het lukt hem nog ook. Hij gebruikt géén e-mail. En natuurlijk weet hij prima wat het is, alleen kiest hij bewust voor direct contact met zijn gesprekspartners.

Voor mij is de grootste eye opener dat je e-mail binnen een organisatie zo kunt inbedden, dat het ’t besluitvormingsproces ondersteunt. Dat klinkt ontzettend logisch, maar is revolutionair in de tegenwoordige kantoorjungle. En dat is vreemd: aan de ene kant vinden we processen te ingewikkeld en gaan we en masse met Lean, Agile, Scrum en andere procesverbetertechnieken aan de slag. Tegelijk geven we iedereen een krachtig communicatiemiddel in handen waarmee je andermans tijd kunt claimen wanneer jij dat nodig acht. “Heb je mijn mail al gelezen?”.

Ofwel e-mail is een prima middel, maar maak afspraken over het gebruik ervan. Misschien kunnen we zelfs afspreken, zoals Wouter van Dieren suggereert, dat niet iedereen zomaar iedereen mag mailen. Sommige situaties kun je best zelf oplossen, zonder goedkeuring van je manager. En die eeuwigdurende reply-to-all waarin je een vergaderdatum probeerde te prikken was achteraf ook niet zo’n slim idee.

Intussen maakt vrijwel niemand afspraken over het gebruik van de mail, waardoor elke dag talloze overbodige berichten rondgepompt worden. Berichten die schrijver én ontvanger heel veel tijd kosten, en vaak ook nog verkeerd begrepen worden. Dat kan beter.

Ik ben benieuwd: ken jij voorbeelden of situaties waarin wèl op een goede ondersteunende manier van mail gebruik gemaakt wordt? Je bijdrage hieronder is van harte welkom. En kun je wel een frisse blik in jullie eigen berichtenpotpourri gebruiken? Ik spreek je graag!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Tips voor iedereen werken vaak voor niemand – en wat je daaraan doet

of hoe jouw eigenheid je op een onverwachte manier in de weg zit

vrouw-passend-blokjeJe fronst! Want wat zou in vredesnaam mis zijn met de goedbedoelde tips die je overal in bladen en op sociale media aantreft? In principe kan zo’n op zichzelf staande tip prima werken. “Sluit je mail af zodra al je berichten verwerkt zijn” werkt in z’n eentje al heel aardig. Het venijn zit hem in dat eentje ;-) Een advies als dit wordt vaak met veel tromgeroffel gepresenteerd – en ook ik heb me daar vast aan schuldig gemaakt… Alsof dit ene advies helemaal uit zichzelf jou uit de ellende van de dagelijkse kantoorwaanzin haalt.

ZO WERKT HET HELAAS NIET

Want, wat gebeurt er? Je sluit omdat je zo braaf bent de mail, en prompt komt Johan langs om te vragen of je ..inderdaad.. zijn mail al gelezen hebt. Zucht, klik, Outlook. Dat ging niet zo lekker. En zo gaat het vaak wanneer je geen onderbouwde strategie hebt om jouw persoonlijke kantoorhel een klein stukje te verbeteren. Voor iedereen ligt de nadruk net weer anders: wat voor de een het beste advies ooit is, past de ander al jaren onbewust bekwaam toe. Creatief of leidinggevende, structuurfreak of uitvoerend professional, introverte persoonlijkheid of extravert, het is nogal belangrijk uit welk hout je gesneden bent.

Ofwel je probeert hem, blij met de nieuwe tip uit, en raakt snel teleurgesteld omdat het jouw eigenheid en de waan van de dag niet kan weerstaan. Ofwel je past de tip al jaren toe en hebt behoefte aan meer. Veel meer.

INTERMEZZO

Voorbeeld uit eigen praktijk: een klant is directeur van een MKB-bedrijf in de industrie met zo’n honderd werknemers. Hij is heel erg goed in het nemen van snelle besluiten, die meestal ook goed zijn. Zet lijnen uit, deelt orders uit en vertrouwt er op dat zijn mensen die zullen uitvoeren, wat ze meestal ook doen. Het enige wat bij hem niet goed liep was de mail. Had ik hem standaard timemanagement adviezen gegeven dan zou ik hem in dit geval hebben aangeraden een goede todolijst aan te leggen. Die had hij nog niet. Maar al sparrend realiseerde ik me dat dat wel het laatste was waar hij mee zou zijn geholpen. Sterker, hij zou het waarschijnlijk een week uitgeprobeerd en gefrustreerd terzijde geschoven hebben. Intuïtief denker als hij is werkt dat totaal niet. Hij is zo bedreven in goede belangrijke besluiten nemen en de rest gewoon in zijn agenda inplannen dat die lijst een grote bron van frustratie zou zijn geweest. Voor hem bleek het veel belangrijker kleine klussen weg te zetten bij de juiste mensen in zijn bedrijf, zodat hij zich op de grote lijnen kon richten. Die grote lijn zat in het bepalen waar zijn bedrijf de komende tijd aandacht aan zou geven, en waaraan niet. Dat zijn zogezegd de grote stenen, terwijl hij in een open training timemanagement waarschijnlijk geleerd had hoe de kiezelsteentjes aan te pakken. Hier zou hij niet bij gebaat zijn, integendeel.

Ik laat het aan je verbeelding over wat het effect voor onze directeur is van zo’n open training waar hij samen met ondersteunende medewerkers en projectleiders doorbrengt ;-/ Net als het effect voor die ondersteuners en professionals trouwens.

EN WAT DAN WEL?

Dat zojuist genoemde advies over je e-mail afsluiten werkt voor iedereen. Zeker wanneer je tot die ruim éénderde van de respondenten in mijn onderzoek naar e-mailgebruik die op elk nieuw bericht als de beruchte Pavloviaanse hond gaan .. eh.. klikken. Doe jezelf dan een plezier, breng twee minuten door in de instellingen van je mailprogramma en zet die automatische meldingen en envelopjes uit. Dat is stap 1, de simpele tip.

Stap 2 is om dat belangrijke vervolg in te zetten waarin jij – of je team – echt reuzensprongen gaan maken. Dat vergt meestal iets langere reflectie dan die twee minuten, maar levert vaak al snel ontzettend veel op. Ik wissel daarover graag eens met je van gedachten. Op zijn minst krijg je direct een nieuw waardevol inzicht van me rondom jouw of jullie meest dringende uitdaging op dit moment. Ik hoor je graag!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.