Automatiseren alleen iets voor nerds? Echt niet!

“Automatiseren is een goede gewoonte die je gedelegeerd hebt naar een systeem” ~ Rob Hatch (Amerikaanse coach)

Voor mij is automatiseren een kernelement van effectief werken. Voor jou vast iets waar vooral nerds zich mee bezighouden, toch? Vandaar dat de quote hooguit een wenkbrauw de lucht in doet gaan – tenzij je zelf nerd bent, dan begrijp je precies wat ik bedoel ;-) Anders: denk even met me mee…

Stel je doet meerdere keren per dag iets dat steeds enkele minuten vergt. Steeds dezelfde handelingen uitvoeren is saai en een verspilling van je tijd. Klinkt het volgende bekend:

1. steeds dezelfde reactie intikken als antwoord op veel gestelde vragen in e-mails
2. een routebeschrijving naar jouw pand, werkplek, huis uitschrijven
3. handleidingen, uitleg rond gebruik van software of apparaten, procedures
4. jouw betalingsgegevens, adres en dergelijke invullen
5. naar een website gaan (Google, muziekwebsite) en daar je zoekopdracht of naam van je favoriete band intikken. Wachten en iets aanklikken
6. etc.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Voor iedereen ligt het anders: met 100 mails per dag komt de eerste je vast bekend voor. Op een IT-afdeling of bij HR herken je ongetwijfeld nummer 3. Krijg je veel klanten over de vloer dan is de routebeschrijving slim. En vergis je niet: veel mensen hebben bijvoorbeeld een Word document waar dan een hele serie standaardteksten in staan: het kost je zeker 15-20 seconden om het document te openen, naar de juiste tekst te navigeren, selecteren, kopiëren en vervolgens te plakken op de juiste plaats. Een simpel ‘route]’ kunnen intikken zou stukken sneller zijn toch?

Steeds een paar seconden tot een paar minuten besparen tikt op den duur hard aan.

De technische oplossing

Voor Windows gebruikers is er het handige en gratis programma FingerTips (let op: je hebt beheerders/installatie rechten nodig, in grotere organisaties heb je daarvoor vaak medewerking van IT nodig). Werk je met Mac dan is Text Expander of het gratis maar wel omslachtiger Alfred de beste oplossing. Deze programma’s zorgen er voor dat kleine stukjes tekst – snippets – als het ware tot een grotere tekst opgeblazen worden. Zo wordt ‘li]’ bij mij:

Beste ,

dank je wel voor de LinkedIn uitnodiging. In tegenstelling tot andere sociale netwerken gebruik ik LinkedIn voor connecties die ik ofwel heb ontmoet, ofwel wanneer we elkaar wat beter kennen, bv via online media. We kunnen dan beter (wederzijds) iets voor elkaar kunnen betekenen of naar elkaar doorverwijzen in ons netwerk.

Vandaar mijn vraag: is er iets waar wij elkaar specifiek in kunnen helpen? Of is er een andere reden waarom je graag de verbinding met mij aangaat? Vat het niet verkeerd op: wellicht wil je mij (zakelijk) beter leren kennen. Dan had ik dat nog niet zo begrepen – hoor dat dan natuurlijk graag.
Ik zie uit naar je reactie!

Een eenvoudige en positieve benadering voor de LinkedIn verzoeken van voor mij totaal onbekende mensen. Dit is natuurlijk zomaar een voorbeeld, bedoeld om jouw verbeelding aan het werk te zetten wat betreft het maken van eigen snippets!

En die ‘]’ is nodig om te voorkomen dat een stuk standaardtekst op de verkeerde plek opgeroepen wordt. Niet iedere li hoeft vervangen te worden door die hele riedel hierboven.

Naast het vervangen van een ultrakorte tekst door een langere kunnen deze programma’s ook commando’s op je computer uitvoeren. Dat klinkt minder eng en moeilijk dan het is. Zo opent ‘g zoekwoord’ bijvoorbeeld mijn standaardbrowser, gaat naar google.com en laat direct het bijbehorende zoekresultaat zien. Je hoeft dan die verschillende handelingen niet meer zelf uit te voeren, maar laat ze in 1 keer door de genoemde programma’s uitvoeren. Ik zoek vele malen per dag iets op in Google en dat scheelt een hoop tijd. Steeds zeker 10 seconden, wat bij 20 zoekopdrachten per dag toch 3-4 minuten is. Elke dag weer. Da’s toch al gauw 20 uur op jaarbasis. Even kort door de bocht hè, pin me niet vast op een uur. Je begrijpt het punt: dit gaat je serieus tijd besparen. In FingerTips heet zo’n speciaal commando trouwens eenvoudig ‘command’, in TextExpander kijk je daarvoor naar de Macro’s en Fill-in fields.

Werkt het altijd?

Nee, zeker niet. Veel van wat je schrijft komt neer op maatwerk. Vragen van klanten, ook al zijn ze vaak hetzelfde, kun je echt niet altijd met een geautomatiseerde tekst beantwoorden. En toch is de kunst om herhaling te vinden: wélke vragen krijg ik eigenlijk, en op welke kan ik een antwoord verzinnen dat altijd hetzelfde is? Misschien kun je vanuit een standaard antwoord snel een meer gepersonaliseerde tekst maken.

Nog veel meer automatiseren

Automatiseren is veel meer dan bovenstaande. Je doet er slim aan het steeds meer als een way of life in je workflow op te nemen. Niet slechts die korte tekst in 1 keer tevoorschijn toveren. Wat dacht je bijvoorbeeld van een vaste routine die je elke werkdag toepast: de dag starten met je kikkers, dan mail verwerken, vervolgens een keuze maken uit de actuele actielijst voor volgende acties, alle notificaties uit zodat ik zoveel mogelijk ongestoord kan werken. Op deze manier hoef je niet iedere keer beslissingen te nemen voor trivialiteiten. Je besluitvaardigheid heb je nodig voor belangrijker zaken. De triviale, herhalende en daardoor saaie karweitjes doe je liefst op de automatische piloot.

Slim automatiseren is eenvoudig en zorgt dat je energie overhoudt voor dat wat in jouw situatie het verschil uitmaakt.

Onpersoonlijk?

Soms komt de opmerking dat automatiseren onpersoonlijk is. Onzin! Jouw tijd is veel te kostbaar om iedere keer dezelfde teksten te tikken, en denkenergie te verspillen aan onbelangrijke dingen. Die ander maakt het echt niet uit of die woorden zojuist ingetikt werden, of vorige maand als sjabloon zijn opgesteld. Sterker: wanneer je geautomatiseerd snel terugkoppeling kunt geven wordt dat als veel prettiger – en wellicht persoonlijker – gezien dan wanneer je 1x per twee weken doet. President Obama heeft echt niet voor niets slechts grijze en blauwe pakken!

Uitdaging: ga voor jezelf eens na wat er allemaal te automatiseren valt. Ook in jouw geval zijn er vele mogelijkheden die je misschien nog niet eens realiseert.
Heb jij de gouden tip? Vergeet niet om die hier onder te delen!

Aan de slag!

Wil je serieus werk maken van het automatiseren van je werk? Via een online Powersessie geef ik je gegarandeerd nieuwe inzichten waar je veel tijd mee bespaart!

Productiviteits tips voor je browser (Firefox special)

Breng jij ook zoveel tijd door in je browser? Open je elke dag tientallen websites in even zovele schermen, wachtend tot ze ingeladen zijn? En irriteer jij je ook zo aan die bewegende reclames? Het hoeft allemaal echt niet. Lees snel verder!

Andere web browsers
Vandaag krijg je een aantal tips waarmee jij je surf ervaring een stuk aangenamer maakt. Je weet vast dat er naast Internet Explorer andere webbrowsers bestaan. Voorbeelden zijn het populaire Firefox (download link) en het wat recentere Chrome (download link) van Google.

Voor nu focus ik op Firefox. Deze browser kun je heel eenvoudig aanpassen met nieuwe functies. Op https://addons.mozilla.org/en-US/firefox vind je een overzicht van alle addons. Deze variëren van addons die je toegang geven tot populaire webdiensten (hier zijn ze voor bijvoorbeeld Evernote en Flickr tot spellingcontrole en woordenboek toevoegingen (Woordenboek Nederlands). Daarnaast zijn er allerlei uitbreidingen om je Firefox omgeving zelf te verfraaien.

Installeren
Het toevoegen van een addon aan Firefox doe je door op de pagina van de addon zelf de link naar het installatiebestand (.XPI) aan te klikken. Meestal is dat een knop met ‘Add to Firefox’ of iets dergelijks. Er opent nu een klein nieuw scherm waar je op Install dient te klikken (deze extra stap is om veiligheidsredenen aangebracht). Na enkele seconden vraagt Firefox of hij zichzelf opnieuw mag opstarten. Geef je ook daar toestemming voor, dan kun je direct de nieuwe addon direct gebruiken. Veel eenvoudiger kan niet, toch?

Slimmer Werken met addons?
De meeste uitbreidingen zijn op de een of andere manier bedoeld om herhaalde werkzaamheden te voorkomen of toegang tot allerlei gegevens bronnen te vereenvoudigen. Hiermee is de browser een absolute must wanneer het om Slimmer Werken gaat! Ik nodig je uit eens rond te kijken in de wondere wereld van de addons, dat wat je bevalt een uit te proberen. Er kan niets misgaan, en wie weet bespaar jij jezelf vanaf nu wel een hoop tijd!

Je bent nog iets vergeten
O ja, die reclame! Hiervoor hoef je alleen maar Adblock Plus te gaan gebruiken. Het is gewoon gratis hoor, ondanks die ‘Plus’. Een verademing voor je ogen. Persoonlijk denk ik dat als iedereen deze addon gebruikt, dat elke dag heel wat hoofdpijn gaat schelen onder kenniswerkers.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Wat is de waarde van een bezoeker aan jou website?

Via de Holy Kaw! gedeelde items vanGuy Kawasaki kwam ik deze quote tegen over de waarde van een bezoeker die via Google op jou site uitkomt.

“The traffic which comes in from Google brings a consumer who more often than not read one article and then leaves the site. That is the least valuable of traffic to us…”

Met dit standpunt wordt vanuit het bedrijf geredeneerd, dat blijkbaar omzet maximalisatie als enige(?) uitgangspunt voor haar website heeft. De conclusie dan ook dat dit bedrijf niets heeft aan deze Googlende klant. Maar is dit niet  heel erg kort door de bocht? Misschien vond deze klant wel precies wat ze zocht: een stukje informatie na een geslaagde Google actie! Ze wil niets kopen….nog niet. Doet research, en jouw product wordt daarbij onder de loep genomen. Maar ze onthoudt ondertussen een waardevol antwoord dat ze op jou site vond. Misschien vertelt ze haar vrienden er wel over. Of komt ze later zelfs terug om alsnog een aankoop te doen.
Zie dit bezoek liever als een vluchtig contact moment tussen jou en een toekomstige klant/fan/volger of wat dan ook. Deze momenten zijn gewoon nodig om een online relatie op te bouwen. Pas na een aantal momenten komt het vertrouwen. Het schijnt dan ook zo te zijn dat iemand pas klant wordt, nadat zij ongeveer 7 keer met een bedrijf heeft gehad (schijnt… kan nog geen online bron vinden die dit bevestigt. Geloof mij op mijn blauwe ogen alsjeblieft)


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Web 1.0 en Web 2.0: de verschillen

foto Anne Zuidhof Strikt genomen is het raar om net te doen alsof we tegenwoordig een soort upgrade van het web hebben ten opzichte van de periode voordat Tim O’Reilly voor het eerst de term Web 2.0 opgooide, terug in 2005. Natuurlijk is de oude versie niet vervangen door een nieuwe, maar is dit een proces dat constant in ontwikkeling is.
Toch zijn er duidelijke verschillen waar te nemen in hoe we “vroeger” werkten, en de mogelijkheden die tegenwoordig voor een ieder van ons binnen handbereik liggen. Een kort overzicht om door de bomen heen het bos nog te blijven zien:

De verschillen tussen Web 1.0 en Web 2.0 :

Web 1.0
Web 2.0
groep staat centraal de individuele mens staat centraal
bedrijven de community
client-server model peer-to-peer model
informatie uitsloten en aangeboden aan geïnteresseerden (push model) individu zoekt actief zelf informatie op het gewenste moment (pull model)
intranet, CMS, zoekmachine: relatief statische systemen (ik heb iets voor jou) iedereen kan overal content toevoegen (samen werken aan veranderende documenten en pagina’s)
interactie, maar binnen een groep interactie met de hele community / wereld
proprietair, gesloten vanuit de basis open
grote logge systemen (Microsoft principe) zeer groot aanbod aan kleine tools (UNIX principe)
bookmarking tagging
Office stijl Wiki stijl: alles is editable
lezen schrijven

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Natuurlijk is dit niet een volledige dekkende beschrijving. Uiteindelijk is de mooiste vergelijking die ik gevonden heb nog wel deze: het Oude Web gaat over wat IK voor JOU heb, terwijl het Nieuwe Web JOU centraal stelt. Zie bijvoorbeeld deze alweer 2 jaar oude SlideShare presentatie van Jonathon D. Colman waar dit mooi in verwoord wordt). Als je iets van mij wilt, mooi. Nee? Even goede vrienden.

Het Zakelijke Web 2.0?
Bedrijven moeten grotendeels nog een manier vinden om hier mee om te gaan, omdat oude concepten niet meer werken. Persoonlijk denk ik dat er veel te halen is van de sociale revolutie die momenteel gaande is. Natuurlijk zit er ook veel onzin tussen, en dingen waar je als kantoor werker absoluut niet op zit te wachten. De kunst hierbij is om zin en onzin van elkaar te scheiden.

Grip op het web – voor overzicht en rust in je werk

Grip op dat web van informatie, ofwel “grip op je informatiestromen” is onderdeel van een goed en betrouwbaar actiesysteem. Een goed actiesysteem is onderdeel van de door mij ontwikkelde “5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”. Wanneer je meester bent over alle 5 sleutels weet je zeker dat je je met de juiste dingen bezighoudt in je werk. Hierdoor krijg je meer impact en zul je meer plezier in je werk en daardoor ook in je leven hebben.
Meer weten? Laten we samen in een doorbraak van jouw productiviteit zorgen. Zodat ook jij binnenkort een stuk relaxter je werk kunt doen.  Heel 2.0 zou ik zeggen!