“Automatiseren is een goede gewoonte die je gedelegeerd hebt naar een systeem” ~ Rob Hatch (Amerikaanse coach)

Voor mij is automatiseren een kernelement van effectief werken. Voor jou vast iets waar vooral nerds zich mee bezighouden, toch? Vandaar dat de quote hooguit een wenkbrauw de lucht in doet gaan – tenzij je zelf nerd bent, dan begrijp je precies wat ik bedoel ;-) Anders: denk even met me mee…

Stel je doet meerdere keren per dag iets dat steeds enkele minuten vergt. Steeds dezelfde handelingen uitvoeren is saai en een verspilling van je tijd. Klinkt het volgende bekend:

1. steeds dezelfde reactie intikken als antwoord op veel gestelde vragen in e-mails
2. een routebeschrijving naar jouw pand, werkplek, huis uitschrijven
3. handleidingen, uitleg rond gebruik van software of apparaten, procedures
4. jouw betalingsgegevens, adres en dergelijke invullen
5. naar een website gaan (Google, muziekwebsite) en daar je zoekopdracht of naam van je favoriete band intikken. Wachten en iets aanklikken
6. etc.

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Voor iedereen ligt het anders: met 100 mails per dag komt de eerste je vast bekend voor. Op een IT-afdeling of bij HR herken je ongetwijfeld nummer 3. Krijg je veel klanten over de vloer dan is de routebeschrijving slim. En vergis je niet: veel mensen hebben bijvoorbeeld een Word document waar dan een hele serie standaardteksten in staan: het kost je zeker 15-20 seconden om het document te openen, naar de juiste tekst te navigeren, selecteren, kopiëren en vervolgens te plakken op de juiste plaats. Een simpel ‘route]’ kunnen intikken zou stukken sneller zijn toch?

Steeds een paar seconden tot een paar minuten besparen tikt op den duur hard aan.

De technische oplossing

Voor Windows gebruikers is er het handige en gratis programma FingerTips (let op: je hebt beheerders/installatie rechten nodig, in grotere organisaties heb je daarvoor vaak medewerking van IT nodig). Werk je met Mac dan is Text Expander of het gratis maar wel omslachtiger Alfred de beste oplossing. Deze programma’s zorgen er voor dat kleine stukjes tekst – snippets – als het ware tot een grotere tekst opgeblazen worden. Zo wordt ‘li]’ bij mij:

Beste ,

dank je wel voor de LinkedIn uitnodiging. In tegenstelling tot andere sociale netwerken gebruik ik LinkedIn voor connecties die ik ofwel heb ontmoet, ofwel wanneer we elkaar wat beter kennen, bv via online media. We kunnen dan beter (wederzijds) iets voor elkaar kunnen betekenen of naar elkaar doorverwijzen in ons netwerk.

Vandaar mijn vraag: is er iets waar wij elkaar specifiek in kunnen helpen? Of is er een andere reden waarom je graag de verbinding met mij aangaat? Vat het niet verkeerd op: wellicht wil je mij (zakelijk) beter leren kennen. Dan had ik dat nog niet zo begrepen – hoor dat dan natuurlijk graag.
Ik zie uit naar je reactie!

Een eenvoudige en positieve benadering voor de LinkedIn verzoeken van voor mij totaal onbekende mensen. Dit is natuurlijk zomaar een voorbeeld, bedoeld om jouw verbeelding aan het werk te zetten wat betreft het maken van eigen snippets!

En die ‘]’ is nodig om te voorkomen dat een stuk standaardtekst op de verkeerde plek opgeroepen wordt. Niet iedere li hoeft vervangen te worden door die hele riedel hierboven.

Naast het vervangen van een ultrakorte tekst door een langere kunnen deze programma’s ook commando’s op je computer uitvoeren. Dat klinkt minder eng en moeilijk dan het is. Zo opent ‘g zoekwoord’ bijvoorbeeld mijn standaardbrowser, gaat naar google.com en laat direct het bijbehorende zoekresultaat zien. Je hoeft dan die verschillende handelingen niet meer zelf uit te voeren, maar laat ze in 1 keer door de genoemde programma’s uitvoeren. Ik zoek vele malen per dag iets op in Google en dat scheelt een hoop tijd. Steeds zeker 10 seconden, wat bij 20 zoekopdrachten per dag toch 3-4 minuten is. Elke dag weer. Da’s toch al gauw 20 uur op jaarbasis. Even kort door de bocht hè, pin me niet vast op een uur. Je begrijpt het punt: dit gaat je serieus tijd besparen. In FingerTips heet zo’n speciaal commando trouwens eenvoudig ‘command’, in TextExpander kijk je daarvoor naar de Macro’s en Fill-in fields.

Werkt het altijd?

Nee, zeker niet. Veel van wat je schrijft komt neer op maatwerk. Vragen van klanten, ook al zijn ze vaak hetzelfde, kun je echt niet altijd met een geautomatiseerde tekst beantwoorden. En toch is de kunst om herhaling te vinden: wélke vragen krijg ik eigenlijk, en op welke kan ik een antwoord verzinnen dat altijd hetzelfde is? Misschien kun je vanuit een standaard antwoord snel een meer gepersonaliseerde tekst maken.

Nog veel meer automatiseren

Automatiseren is veel meer dan bovenstaande. Je doet er slim aan het steeds meer als een way of life in je workflow op te nemen. Niet slechts die korte tekst in 1 keer tevoorschijn toveren. Wat dacht je bijvoorbeeld van een vaste routine die je elke werkdag toepast: de dag starten met je kikkers, dan mail verwerken, vervolgens een keuze maken uit de actuele actielijst voor volgende acties, alle notificaties uit zodat ik zoveel mogelijk ongestoord kan werken. Op deze manier hoef je niet iedere keer beslissingen te nemen voor trivialiteiten. Je besluitvaardigheid heb je nodig voor belangrijker zaken. De triviale, herhalende en daardoor saaie karweitjes doe je liefst op de automatische piloot.

Slim automatiseren is eenvoudig en zorgt dat je energie overhoudt voor dat wat in jouw situatie het verschil uitmaakt.

Onpersoonlijk?

Soms komt de opmerking dat automatiseren onpersoonlijk is. Onzin! Jouw tijd is veel te kostbaar om iedere keer dezelfde teksten te tikken, en denkenergie te verspillen aan onbelangrijke dingen. Die ander maakt het echt niet uit of die woorden zojuist ingetikt werden, of vorige maand als sjabloon zijn opgesteld. Sterker: wanneer je geautomatiseerd snel terugkoppeling kunt geven wordt dat als veel prettiger – en wellicht persoonlijker – gezien dan wanneer je 1x per twee weken doet. President Obama heeft echt niet voor niets slechts grijze en blauwe pakken!

Uitdaging: ga voor jezelf eens na wat er allemaal te automatiseren valt. Ook in jouw geval zijn er vele mogelijkheden die je misschien nog niet eens realiseert.
Heb jij de gouden tip? Vergeet niet om die hier onder te delen!

Aan de slag!

Wil je serieus werk maken van het automatiseren van je werk? Via een online Powersessie geef ik je gegarandeerd nieuwe inzichten waar je veel tijd mee bespaart!