Miljoenen mensen in Nederland gebruiken iedere dag het e-mail programma Outlook van Microsoft. In de loop van de jaren is dit programma uitgegroeid tot het werkpaard van het Nederlandse bedrijfsleven. Tevens is het een manusje-van-alles geworden waarmee je al je kantoorwerkzaamheden kunt plannen: van de Takenlijst tot de Agenda, van je Contacten tot losse Notities: de mogelijkheden zijn eindeloos. Besef wel dat het bijhouden van je taken in Outlook je dwingt regelmatig in je e-mail programma te zijn (afleiding!). Sluit Outlook daarom weer af wanneer je de eerstvolgende taken bepaald en de benodigde informatie tot je beschikking hebt. Of lees na waarom het beter is Outlook tijdens je overige werk af te sluiten.

LEER DE SNELTOETSEN IN OUTLOOK VAN BUITEN!

In ieder geval: al die miljoenen mensen werken vaak in organisaties waar je geen alternatief hebt dan je aan Outlook te conformeren. En als het dan toch moet, kun je maar beter zo goed mogelijk gebruik van je software maken, toch? Vandaar onderstaand een kort overzicht van de meest gebruikte sneltoetsen in Outlook – voor Windows gebruikers. Mac gebruiker? Kijk hier (Engelstalig)). Door deze toetsen van buiten te leren bespaar je tijd, alleen al omdat ze sneller werken en minder foutgevoelig zijn dan al dat gemuis. Voor zover ik weet werken de sneltoetsen in alle recente versies van het programma *).

De basisbediening van Outlook verloopt via enkele sneltoetsen: Enter en Escape om je mail te openen en sluiten. Deze gebruik je misschien al. Daarnaast scroll je via spatie en shift-spatie omhoog en omlaag door je mails. Control-Shift-V, staand op een bericht, verplaatst de mail naar een andere map (essentieel voor Inbox Zero!). Met Control-D tenslotte verwijdert berichten (lees: verplaatst ze naar de prullenbak).

Hieronder vind je de meest gebruikte van de meer geavanceerde sneltoetsen:

Geavanceerd zoeken in Outlook – klik voor grote versie

• Ctrl-Shift F – geavanceerd zoeken
• Ctrl-Shift K – nieuwe Taak
• Ctrl-Shift A – nieuwe Afspraak
• Ctrl-Shift M (of: Ctrl-N) – nieuw Message/bericht
• Ctrl-Shift Y bericht geselecteerd – kopiëren naar map
• Ctrl-R in een bericht – Beantwoorden / Reply
• Ctrl-Shift R in een bericht – Beantwoorden allen / Reply to all – al raad ik reply-to-all absoluut af!!
• Ctrl-U/Q – markeer bericht als ongelezen (unread, U) of gelezen
• Ctrl-,. – volgende/vorige – navigeer door je berichten
• Ctrl-Enter – verzend je e-mail

Andere handige sneltoetsen waarmee je snel door Outlook navigeert:

• Ctrl-1 – naar Mail
• Ctrl-2 – naar Kalender
• Ctrl-3 – naar Contactenlijst
• Ctrl-4 – naar Taken
• Ctrl-5 – naar Notities
• Ctrl-6 – naar de Mappenlijst
• Ctrl-E – snelzoeken van waaruit je nu zit

SPOOR BIJSTER IN OUTLOOK?

Spoor compleet bijster?  Ctrl-Shift-I brengt je direct terug naar de Inbox.

Op de Microsoft site vind je ALLE Outlook sneltoetsen. Veel succes bij het automatiseren van je e-mail!

Heb jij nog sneltoetsen die in het rijtje niet mogen ontbreken? Vul ze dan hieronder in!

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.