Hoe houd je het overzicht over al je uitvragen?

vraagtekensZuchtend zet Els zich aan haar mail. Tijdens het werk duiken om de haverklap nieuwe vragen op. Sommige zijn snel beantwoord, anderen laten wat langer op zich wachten. Zeker bij uitvragen via e-mail zit ze vaak tijden te wachten tot haar collega de tijd neemt te reageren. Weinig aan te doen lijkt het, irritant is het wel al dat zinloze gewacht. En dan alles maar in de gaten zien te houden. Steeds die verzonden items doorlezen en kijken waar ze nog op moet wachten, de geeltjes aan de monitor die de schoonmaker gisteren niet overleefd hebben (moest ze nou uiterlijk dinsdag of donderdag terugkoppeling geven aan Hans?). En de stekelige opmerking van Andrea, haar leidinggevende, van de week over die volslagen gemiste deadline zit haar ook nog dwars. Dom natuurlijk, want ze had die deadline netjes in haar opschrijfboekje genoteerd. Alleen compleet over het hoofd gezien in de chaos van vorige week.

Zou er nou niets aan te doen zijn? Ze heeft het toch aardig voor elkaar qua organisatie van het werk. Overal wat time management tips opgestoken die na jaren geleid hebben tot het systeem dat ze nu hanteert. En toch werkt het niet.

Pieter tegenover haar zit ondertussen rustig te fluiten, met Spotify op zijn witte doppen. Ja, hij wel. Heeft het goed voor elkaar. Die zou nooit een deadline over het hoofd zien. Hij heeft het vaak over zijn betrouwbare systeem dat hem nooit in de steek laat. Pedant mannetje, op het opschepperige af. Maar goed, intussen pakt hij her en der de kudo’s die zij laat liggen. Zou ze hem toch eens vragen hoe hij dat toch voor elkaar krijgt….?

Ze loopt naar de kast achter Pieter, zogenaamd om er een paar dossiers uit te halen. Ha, hij loopt naar de printer. Even op zijn scherm gluren hoor: ja hoor, zijn takenlijst staat open.
Ze ziet een behoorlijk lange lijst die Bewaken heet. Allerlei verschillende zaken staan daar op: enkele bestellingen die hij gedaan heeft, natuurlijk een heleboel vragen die hij per mail en mondeling bij collega’s en klanten uitgezet heeft, een nieuwe versie van het voortgangsgesprek dat Andrea hem toegezegd heeft. O, en hij zit zo te zien nog op 2 uitstaande offertes te wachten. Pff, wat een enorme lijst zo met alles door elkaar. Onoverzichtelijk. Of toch niet?

“Kun je het vinden?” klinkt een stem achter haar. Ai, ze ging zo op in die vreemde Bewaken lijst van hem dat Els Pieter helemaal niet hoorde binnenkomen. Gelukkig is hij niet boos. Ze verontschuldigt zich omstandig en legt uit wat ze deed. Vriendelijker dan ze had verwacht nodigt Pieter Els naast zich en licht zijn systeem verder toe.

Het wordt die middag een latertje maar ze gaat ontzettend tevreden en met een hoop nieuwe inzichten naar huis.

ALLES OP 1 PLEK. OF RAAK JE LIEVER STEEDS ALLES KWIJT?

Pak dus pen en papier, maak een nieuwe Excel spreadsheet of gebruik de label of tagfunctie in je takenlijst programma (als je die al gebruikt). Zet bovenaan Bewaken, Big Brother, Uitstaande vragen of gewoon Afwachten. Vanaf nu noteer je hier alles waar jij op zit te wachten: pakketjes van de online winkel, documenten van je collega, een akkoord op een offerte, antwoord van de Belastingdienst na je laatste aangifte, de factuur die je nog moet ontvangen voor je administratie, de CV-monteur die je (echt waar) morgen terugbelt.

Alles waar jij op zit te wachten verzamel je op die ene plek. Of het nu gaat om vragen die je per e-mail hebt gesteld, mondelinge toezeggingen of bestellingen. De truc zit in die ene plek. Anders houd je het overzicht niet, met alle andere dingen die ook nog komen kijken bij het de drukte de baas blijven.

En in tegenstelling tot wat je denkt is dit bijhouden geen extra werk. Noteren kost enkele seconden, denken dat je het wel onthoud kost je ..je rust.

 

Werk jij als Els, of als Pieter? Deel hieronder jouw favoriete planningstips en we profiteren allemaal mee!

 

Share

9 thoughts on “Hoe houd je het overzicht over al je uitvragen?

  • Ja, dat: “Kun je het vinden?” Heel herkenbaar, heb geloof ik wel 10 vaste plekken en daarom veel zaken dubbel……
    Lijkt mij heel interessant om eens verder te lezen……

    Groet, Jan

  • Heel herkenbaar, het bijhouden van de reacties op de uitgaande mail. Is er een manier om bij het verzenden van de mail er voor te zorgen, dat deze zichtbaar wordt in de lijst “Afwachten”?
    En hoe zorg je er vervolgens voor dat die Afwachten-lijst niet gevuld is met allerlei zaken die allang afgehandeld zijn? Ook dagelijkse routine?

  • @Jan: stay tuned! ;-)

    @Bas: er is een truuk om via een speciale code in je uitgaande mails deze via een regel/filter in je mailprogramma automatisch op Bewaken te plaatsen. Zie http://waiting-for.com/nl/ voor de uitleg hoe je dat in Outlook doet.
    Ben er zelf geen fan van omdat de ontvanger die code ook ziet. Liever houd ik zelf mijn Bewaken lijst bij. Dit doe ik ook buiten de e-mail om, omdat ik niet gedwongen wil zijn bv mondeling aan mij gedane toezeggingen in mijn mailprogramma bij te moeten houden.

  • Mijn inbox is mijn to do lijst. Bij het uitsturen van een vraag neem ik mezelf mee in de bcc. Labellen als ‘bewaken’ en een deadline er aan hangen zodat ik in mijn bewaken-categorie alleen maar hoef te kijken naar mailtjes die rood (deadline verlopen) zijn. Werkt al jaren perfect.

  • @Renee: labelen als “bewaken” (je bedoelt koppelen aan de categorie “bewaken”?) en er een deadline aan koppelen zijn handmatige acties, toch? Kan je dat doen voordat je de mail verzendt? Of doe je dat met jouw eigen binnenkomende mail die je met BCC verzonden hebt?

  • Dag Bas,

    ja in Outlook behandel ik mijn binnengekomen bcc net als mijn andere mail: ik geef een categorie (bewaken) en hang er een opvolgdatum aan.

    Dat zijn weliswaar handmatige acties, maar die doe ik voor elke binnengekomen mail omdat mijn mailbox ook mijn todo lijst is. Maar het kan in het leesvenster dus het zijn snelle klikjes.

    Categoriseren kan ook met een regel (als bcc aan mijzelf dan…). Maar ik vind het prettiger om het handmatig te doen zodat ik ook gelijk bewust een deadline kies.

    Groet
    Renée

  • Ha Renée,
    ik ben dan heel nieuwsgierig: je gebruikt je mailbox als todolijst. Hoe ga je daarin om met taken die niet door anderen en via de mail bij jou terechtkomen? Dus alles wat mondeling of telefonisch gevraagd wordt, wat je zelf bedenkt, etc? Stuur je voor elke nieuwe taak een mail aan jezelf?

  • Hoi Arjan,

    Ja, dat zie je juist. Wanneer iemand iets mondeling aan me vraagt en ik kan het niet gelijk afhandelen stuur ik inderdaad een mail aan mezelf. En ook wanneer me (binnen of buiten werktijd) iets te binnen schiet.

    In mijn mailbox heb ik 4 categorieën: ACTIE, AGENDA (= te plannen afspraken), BEWAKEN en BESPREKEN. Die laatste gebruik ik om punten klaar te zetten voor mondeling overleg. Ik werk op alle vier intensief met de opvolgvlaggetjes. Mijn werk bestaat juist uit het coördineren van acties en communicatielijnen, dus de veel bewaakactiviteiten. Omdat er een enorme hoeveelheid mail door mijn box gaat heb ik er bewust voor gekozen het in mijn inbox te laten en niet over te brengen naar andere lijstjes.

    In de praktijk kijk ik alleen naar nieuwe mail en naar mail die over de datum is. Mijn box staat ook standaard op categorie gesorteerd en de verstreken deadlines kleuren rood.

    Overigens gebruik ik deze systematiek alleen in Outlook. Ik werk als interim PA vaak op locatie bij mijn opdrachtgevers en heb dan alleen het Microsoft Office pakket ter beschikking.

    Thuis werk ik met Gmail en heb via IFTTT ingesteld dat ‘gesterde’ mails daaruit naar mijn Todoist-app gaan. Dat werkt ook handig vanuit de mobiele Gmail-app. Maar het aantal lopende acties is thuis veel kleiner dan bij mij opdrachtgevers. Wanneer ik eens een opdracht vanuit huis doe maak ik gebruik van labels in de desktopversie van Gmail.

    Geeft dat wat beeld?

    Groet,
    Renée

  • Ha Renée,

    dit geeft zeker een indruk. Mijn uitgangspunt is altijd dat wanneer je je werk helemaal onder controle hebt, er niemand op jou en jij niet op anderen hoeft te wachten, en je alles wat op je pad komt de juiste aandacht geeft, dat je systeem dan in orde is. Volgens mij is dat bij jou helemaal het geval :)

    Dat gezegd hebbende merk ik dat heel veel mensen vanuit hun taken vanuit de inbox proberen te managen, en dat het dat laten we zeggen minder succesvol afgaat. Bij gebrek aan systeem staan gelezen en ongelezen, belangrijke en onbelangrijke, zakelijke en privé, nieuwsbrieven en klantvragen allemaal door elkaar. En dan wordt het inderdaad lastig werken en vooral plannen. Vandaar dat mijn advies meestal is om los van je inbox een plek te hebben waar alle taken en projecten bijgehouden worden. Waar, dat is een tweede en minder belangrijk punt. Maar uiteindelijk gaat het om dat overzicht over “alles” te houden.

    Vandaar even mijn interesse naar jouw werkwijze. Dank voor je heldere uitleg!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.