Wat is dat toch met die e-mail – hoe we ruim 100 miljoen per dag verliezen

foto Anne Zuidhof In welke groep of 1-op1 sessie ik ook train, bijna alle deelnemers ervaren het verwerken van hun e-mail als werk. Tot zover hebben ze een punt. En dan komt het: waar we voor onze expertise (ons werk?) opgeleid zijn, is dat voor e-mail minder het geval. Miljoenen Nederlandse kantoorwerkers worstelen dan ook elke dag véél te lang met hun inboxen. E-mail is een zwart gat geworden van ongekende proporties. Veel kenniswerkers besteden minstens 1 uur per dag TE LANG aan hun e-mail en alles wat daar uit voortkomt.

Een rekensommetje: uitgaand van zo’n € 70 dat een gemiddelde kenniswerker koste en laten we voorzichtig zeggen 30 minuten gemiddeld tijdverlies en zo’n 3 miljoen kenniswerkers (ik vind getallen tussen 2.5 miljoen en 5 miljoen) die Nederland rijk is. Dan kom je dus uit op een mogelijke besparing van € 105 miljoen. Per dag! Op jaarbasis (200 werkdagen. I know, niet iedereen werkt fulltime. Dat streep ik echter weg tegen het overwerk) is dat 21 miljard euro. Onwetenschappelijk en met een dikke vinger bepaald, maar geeft wel een indicatie van de omvang van het probleem. Volgens mij is het nog een onderschatting. We hebben nooit goed geleeerd om de randvoorwaarden om ons eigen werk voor elkaar te krijgen.

VAN HET GROTE PLAATJE NAAR JOUW EIGEN E-MAIL OVERLOAD

foto Anne Zuidhof Laten we inzoomen op die mail. We kunnen tenslotte niet alle wereld- en eigen problemen in 1 artikel oplossen ;-) Wanneer je niet goed raad weet al die inkomende mails slim te verwerken, besteed je er zeker te veel tijd aan. De clou is dus om je mailprogramma te leren kennen, én snel te acteren op die berichten.

Vaak gehoord: “pfffff, door al die mail kom ik niet meer aan m’n eigenlijke werk toe” . Herkenbaar?

Van vele andere hulpmiddelen weten we gelukkig wel goed hoe ze werken. Stel je voor dat iedereen zomaar in een auto mocht stappen, zonder te weten hoe dat ding werkt. Ik zou mijn kinderen de hele dag binnenhouden. Veel te gevaarlijk. Of dat internet-diploma. Heeft het nooit gehaald (of toch?), maar van sommige mensen… ;-)

E-mail daarentegen denken we er wel even bij te doen. Al jaren. Met als gevolg ontploffende mailboxen, gestreste en verkeerd begrepen medewerkers en bergen over de schutting gemikte opdrachten. Want e-mail is niet ons echte werk. En alleen voor je eigen professie doe je opleidingen. Toch?

Nee dus! Of je het leuk vindt of niet, die mails zijn wel degelijk jouw verantwoordelijkheid. Alles selecteren en verwijderen werk wel snel ;-) maar verhoogt jouw betrouwbaarheid niet echt.

JE E-MAIL MINDSET MOET ANDERS

Waar het om gaat is je mindset anders te krijgen. Niet meer denken vanuit de mailbox. Denk in plaats daarvan vanuit je werk en wat daarin nodig is. E-mail is daar slechts ondersteunend in. Denk ook eens aan al die andere communicatiemiddelen: SMS, chatgesprekken, online project management omgevingen, Twitter/Facebook, LinkedIn etc. Allemaal plaatsen waar informatie op jou afkomt. “Slechts” informatie, jij neemt uiteindelijke de beslissing of en wat jij er mee gaat doen.

WAT ZIJN EIGENLIJK JOUW INBOXEN?

SMS, Twitter DM’s, Facebook messages, de deurmat. Elke plek waar zich informatie verzamelt die jouw aandacht nodig heeft is een inbox. Zie die plekken vanaf nu als verzamelplaatsen van informatie die je regelmatig verwerkt. Hoe vaak, dat is per inbox en per persoon anders.

Je inbox is wat anderen jou vragen. Maak je eigen plan en werk niet (helemaal) vanuit je mailbox!

EN NU?

Heb je elke dag al een lege inbox en neem je snel effectieve beslissingen op je e-mails? Dan is er niets aan de hand. Gewoon zo doorgaan. Stapelen de berichten zich op in die inbox, heb je geen overzicht en zou je het liefst alles willen verwijderen? Dan is het wellicht tijd daar iets aan te doen. Het is echt zonde zoveel van je werktijd te verspillen. Start met het dagelijks leegmaken van je inbox. Beslis over iedere mail volgens de 4 D’s:

  1. DO– actie nodig. Kost het minder dan 2 minuten doe dat dan direct
  2. DEFER– actie kost (ruim) meer dan 2 minuten. Plan in om later actie te nemen
  3. DELEGATE– actie ligt bij iemand anders. Delegeren en op de Afwachten lijst plaatsen
  4. DELETE– geen actie vereist, weg ermee

Op deze manier ben je al een eind op weg naar die lege inbox. Met de e-mailtips die je regelmatig op deze site leest kom je nog verder. Over slim filteren van je e-mail bijvoorbeeld. Scheelt je veel tijd en je inbox is – ontdaan van CC’s, nieuwsbrieven e.d. – meteen een stuk leger

Helpende hand nodig? Geen tijd om het zelf allemaal uit te zoeken? Ik geef je graag en snel weer Grip op je Inbox. Velen gingen je voor.

Share

3 thoughts on “Wat is dat toch met die e-mail – hoe we ruim 100 miljoen per dag verliezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.