Wat heeft een losse digitale takenplanner dat de Outlook Takenlijst niet heeft?

In een eerdere post heb je kunnen lezen waarom het gebruik van de takenplanner in de e-mail niet de meest efficiënte manier is om je acties bij te houden. Hier kun je dat artikel nog eens teruglezen. Toch is een goede digitale takenlijst van groot belang. Het is super belangrijk goed te weten wat er wanneer van jou verwacht wordt. Uiteindelijk gaat het niet om het systeem waarmee jij je acties monitort, maar om het Echte Werk. Dat waarvoor jij op deze plek zit. Een goed functionerende takenplanner zie ik als de absolute basis om effectief je Echte Werk te kunnen doen. Met minder kom je tegenwoordig niet meer weg.
Tenzij je natuurlijk enkel op deze plek zit om andermans problemen op te lossen? Nee, dan heb je misschien geen takenplanner nodig. Dan vertellen ze je wel wat je moet doen. Wil je betekenis kunnen geven aan je werk, dan wordt het een ander verhaal.


toodledo-per-project
(klik op het plaatje voor een grotere en volledige afbeelding)

Veel mensen gebruiken tegenwoordig een externe takenlijst, al dan niet digitaal. Er zijn letterlijk honderden (duizenden?) van dergelijke takenlijstjes op internet te vinden. De meesten fungeren als veredelde TODO lijst waar je van alles aan toevoegt in 1 lang overzicht. Ze hebben weinig meer waarde dan een leeg blaadje papier en een pen die je als TODO lijst volschrijft. Wanneer je een digitaal planner gaat gebruiken, raad ik daarom aan om wel 1 te kiezen die daar speciaal voor ontwikkeld is. Twee van deze systemen waar je blindelings op mag vertrouwen zijn RememberTheMilk en Toodledo. PS: In mijn onderzoek werden door de invullers – naast natuurlijk deze 2 veelgebruikte systemen – nog liefst 17 andere prima planners genoemd, reden om even je licht op te steken.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

WAAROM WERKEN DEZE PLANSYSTEMEN ZO GOED?

Hierboven zie je een schermafbeelding van de takenplanner die ik momenteel gebruik, Toodledo. Ik ben hier groot fan van. Je ziet in 1 oogopslag dat het wel even anders is dan de takenlijst in Outlook of Lotus Notes, is het niet? Natuurlijk kun je in Toodledo en Remember The Milk de gebruikelijke gegevens kwijt, net als in bv. Outlook:

  • taak naam
  • start/einddatum
  • prioriteit
  • herhalende taken

De kracht zit voornamelijk in de zaken die extra toegevoegd zijn:

  • betere manier om de status bij te houden (is iets actief, uitgesteld, wacht je voor deze taak op een ander?
  • werken met “Folders”, mappen waarmee je acties aan projecten kunt toekennen
  • gebruik van Situaties. Hierdoor kun je taken indelen op bijvoorbeeld Thuis, OpDeZaak, Telefoon, Auto
  • Goals. Dit zijn project en actie overstijgende doelen die je voor jezelf gesteld hebt. Denk aan een doel als “Minder stress op mijn werk”. Dit is geen project, maar iets dat je wilt bereiken binnen een bepaalde tijd. Door doelen aan acties te koppelen kun je dus kiezen om op je vrije dag volledig aan bovengenoemd doel te werken
  • werken met Locatie. Sommige dingen kun je alleen maar op een bepaalde locatie doen. Je wilt bijvoorbeeld iets kopen dat alleen in Amsterdam verkrijgbaar is, alleen je bent daar niet zo vaak. Door te koppelen een bepaalde locatie kan bijvoorbeeld Toodledo je zelfs op je smartphone een seintje geven zodra je in Amsterdam aankomt. Goed he?

Nog enkele andere redenenen waarom je beter voor een aparte planner kiest:

  • deze systemen zijn robuust. Van de tijd dat ik nog met Outlook Taken werkte, herinner ik me dat een taak vaak verdween wanneer je de reminder wegklikte door op het kruisje te klikken. Bekend?

INTERMEZZO – BETROUWBAARHEID

Een systeem dat niet 100% betrouwbaar is is geen systeem. Bij Outlook had ik het knagende gevoel dat er af en toe iets kwijtraakte. Dat was al voldoende om het niet meer te vertrouwen. Met als gevolg dat dingen die in Outlook stonden toch in mijn hoofd bleven rondspoken. Want wie weet, had ik niet 1 keer escape gedrukt toen die reminder oppopte? Achteraf begreep ik dat dat de beste aanwijziging was dat de takenplanner van Outlook voor mij niet werkte. Alles staat of valt met betrouwbaarheid. Punt.


  • en, in de vorige post al gezegd: taken zijn veel meer dan e-mail. Door een apart programma te gebruiken sluit je aan bij deze werkwijze. Plus, je e-mail programma kan tijdens het Echte Werk lekker afgesloten blijven. Heerlijk toch? Veel meer kans om in een flow te raken
  • in veel e-mail programma’s worden aan taken allerlei toeters en bellen toegevoegd die je nooit gebruikt. Tientallen curieuze categorieën, zaken als kilometrage(?), billing information. En wat dacht je van ‘percentage compleet’. Daar kun je echt niets mee. Dergelijke informatie hoort eerder in een CRM op Project Management pakket thuis. Ze leiden juist af van het doel: taken beheren
  • bij sommige programma’s kun je via e-mail of zelfs Twitter taken op je planning zetten. Niet iedereen zal hiervan gecharmeerd zijn, maar het valt niet op en zit ook niet in de weg. Dit soort opties maakt deze programma’s juist heel flexibel in het gebruik

TENSLOTTE

Toodledo en RTM zijn natuurlijk niet de enige goede takenplanners. Er zijn nog vele andere systemen die ook prima werken. Ze variëren in mogelijkheden en prijs. Kijk bijvoorbeeld eens naar Nozbe, OmniFocus (voor de Mac) of het wat eenvoudiger TeuxDeux.

Ik ben reuze benieuwd welke takenplanner jij gebruikt, en vooral of je er tevreden over bent. En waarom wel/niet? Hieronder kun je eeenvoudig je opmerkingen kwijt >>>


Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".
Share

7 thoughts on “Wat heeft een losse digitale takenplanner dat de Outlook Takenlijst niet heeft?

  • Ik gebruik Outlook voor mijn taken, om de reden dat ik het fijn vind om alles binnen 1 applicatie te hebben (e-mail, taken, agenda, contactpersonen) en omdat ik veel werk via Sharepoint doe. Taken vanuit Sharepoint komen netjes in mijn takenlijst voorbij. Bij andere applicaties stel ik mij zo voor dat ik handmatig een kopieerslag moet uitvoeren.

    Verder vind ik het laatste argument, dat Outlook niet betrouwbaar is onzin. Outlook is net zo betrouwbaar als de gebruiker. Ik kan op deze manier Toodledoo e.d. als net zo onbetrouwbaar beschouwen, simpelweg omdat ik als gebruiker er niet mee om kan gaan. Ook daar kan ik op de verkeerde knop drukken.

  • @Michiel: In de praktijk zie ik dat Outlook de boven beschreven kenmerken mist, die belangrijker worden naarmate het aantal taken en projecten groter wordt. Wanneer het voor jou werkt: gewoon blijven gebruiken! De belangrijkste reden van dit artikel is dat ik zie hoe mensen hun e-mail programma uit gewoonte ook voor hun taken gebruiken. Ze weten niet dat er alternatieven zijn. Het leek me goed die een keer onder de aandacht te brengen.

  • Daar heb je absoluut gelijk in. Ik maak me ook altijd zorgen als mensen hun inbox als takenlijst gebruiken: “Wat in mijn inbox staat moet ik nog doen”. Ja, maar wanneer, in welke volgorde, wat is belangrijk?

    In Outlook mis ik vooral een goede manier om projecten te maken, ik hou niet zo van fysieke mapjes :-). Verder ben ik nu nog in de fase dat ik een lijst heb met wat ik moet doen. De volgende stap is om die gestructureerd en/of gepland te verwerken.

  • @Michiel: de juiste punten inderdaad: wat heeft prioriteit, wat kan ook later. Als je nog niet aan een extern digitaal systeem toe bent, kun je trouwens prima beginnen met papier: houd een actuele projectlijst bij die je steeds bijwerkt en 1x per week herziet. Van alle acties die onder een project vallen bepaal je de Eerstvolgende Actie. Dat is degene die op je actielijst komt te staan (een lijst die losstaat van de project lijst dus). Op die manier kun je aardig overzicht houden op papier. Maar onderhouden van het systeem is natuurlijk het belangrijkst, anders raak je het overzicht kwijt

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.