Tips voor iedereen werken vaak voor niemand – en wat je daaraan doet

of hoe jouw eigenheid je op een onverwachte manier in de weg zit

vrouw-passend-blokjeJe fronst! Want wat zou in vredesnaam mis zijn met de goedbedoelde tips die je overal in bladen en op sociale media aantreft? In principe kan zo’n op zichzelf staande tip prima werken. “Sluit je mail af zodra al je berichten verwerkt zijn” werkt in z’n eentje al heel aardig. Het venijn zit hem in dat eentje ;-) Een advies als dit wordt vaak met veel tromgeroffel gepresenteerd – en ook ik heb me daar vast aan schuldig gemaakt… Alsof dit ene advies helemaal uit zichzelf jou uit de ellende van de dagelijkse kantoorwaanzin haalt.

ZO WERKT HET HELAAS NIET

Want, wat gebeurt er? Je sluit omdat je zo braaf bent de mail, en prompt komt Johan langs om te vragen of je ..inderdaad.. zijn mail al gelezen hebt. Zucht, klik, Outlook. Dat ging niet zo lekker. En zo gaat het vaak wanneer je geen onderbouwde strategie hebt om jouw persoonlijke kantoorhel een klein stukje te verbeteren. Voor iedereen ligt de nadruk net weer anders: wat voor de een het beste advies ooit is, past de ander al jaren onbewust bekwaam toe. Creatief of leidinggevende, structuurfreak of uitvoerend professional, introverte persoonlijkheid of extravert, het is nogal belangrijk uit welk hout je gesneden bent.

Ofwel je probeert hem, blij met de nieuwe tip uit, en raakt snel teleurgesteld omdat het jouw eigenheid en de waan van de dag niet kan weerstaan. Ofwel je past de tip al jaren toe en hebt behoefte aan meer. Veel meer.

INTERMEZZO

Voorbeeld uit eigen praktijk: een klant is directeur van een MKB-bedrijf in de industrie met zo’n honderd werknemers. Hij is heel erg goed in het nemen van snelle besluiten, die meestal ook goed zijn. Zet lijnen uit, deelt orders uit en vertrouwt er op dat zijn mensen die zullen uitvoeren, wat ze meestal ook doen. Het enige wat bij hem niet goed liep was de mail. Had ik hem standaard timemanagement adviezen gegeven dan zou ik hem in dit geval hebben aangeraden een goede todolijst aan te leggen. Die had hij nog niet. Maar al sparrend realiseerde ik me dat dat wel het laatste was waar hij mee zou zijn geholpen. Sterker, hij zou het waarschijnlijk een week uitgeprobeerd en gefrustreerd terzijde geschoven hebben. Intuïtief denker als hij is werkt dat totaal niet. Hij is zo bedreven in goede belangrijke besluiten nemen en de rest gewoon in zijn agenda inplannen dat die lijst een grote bron van frustratie zou zijn geweest. Voor hem bleek het veel belangrijker kleine klussen weg te zetten bij de juiste mensen in zijn bedrijf, zodat hij zich op de grote lijnen kon richten. Die grote lijn zat in het bepalen waar zijn bedrijf de komende tijd aandacht aan zou geven, en waaraan niet. Dat zijn zogezegd de grote stenen, terwijl hij in een open training timemanagement waarschijnlijk geleerd had hoe de kiezelsteentjes aan te pakken. Hier zou hij niet bij gebaat zijn, integendeel.

Ik laat het aan je verbeelding over wat het effect voor onze directeur is van zo’n open training waar hij samen met ondersteunende medewerkers en projectleiders doorbrengt ;-/ Net als het effect voor die ondersteuners en professionals trouwens.

EN WAT DAN WEL?

Dat zojuist genoemde advies over je e-mail afsluiten werkt voor iedereen. Zeker wanneer je tot die ruim éénderde van de respondenten in mijn onderzoek naar e-mailgebruik die op elk nieuw bericht als de beruchte Pavloviaanse hond gaan .. eh.. klikken. Doe jezelf dan een plezier, breng twee minuten door in de instellingen van je mailprogramma en zet die automatische meldingen en envelopjes uit. Dat is stap 1, de simpele tip.

Stap 2 is om dat belangrijke vervolg in te zetten waarin jij – of je team – echt reuzensprongen gaan maken. Dat vergt meestal iets langere reflectie dan die twee minuten, maar levert vaak al snel ontzettend veel op. Ik wissel daarover graag eens met je van gedachten. Op zijn minst krijg je direct een nieuw waardevol inzicht van me rondom jouw of jullie meest dringende uitdaging op dit moment. Ik hoor je graag!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.