Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Regelmatig een nieuw bericht over slimmer digitaal werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!
Een wijs man zei eens “It’s not information overload, it’s filter failure”. De spijker op zijn kop wat mij betreft: zorg voor een aantal slimme filters rondom de informatie die op je afkomt, en je bent in staat veel meer – sterker: alleen de JUISTE informatie, op het juiste MOMENT – te verwerken. Zonder filters ben je gedwongen een bewuste schifting te maken in alles wat op je afkomt. Hierdoor moet je alle informatie doornemen, en dan besluiten wat er mee te doen. Je voelt aan dat dat in deze tijd onmogelijk is: je gaat bezwijken onder de enorme hoeveelheid informatie die op jou afkomt. Nog pas hoorde ik van de voorzitter van een vrijwilligers organisatie dat zij bijna een subsidie van tienduizenden euro’s misliep. Zij zag een email van een ambtenaar in het woud van nieuwsbrieven en andere minder urgente emails over het hoofd zag. Oeps. Zonder het wellicht te weten gebruik je al diverse filters: papieren post die de brievenbus in jouw voordeur binnenkomt ga je niet automatisch openen. Veel mensen zullen een “persoonlijke” brief van een of andere loterij bijvoorbeeld zonder meer weggooien. Ik wel tenminste. Dat is filteren op inhoud in de eenvoudigste vorm. Zou het niet handig zijn om ook digitale filters te gebruiken, waardoor alleen nog maar de informatie die je ECHT wilt zien jou bereikt? Wel, dat kan, en hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn:
- RSS feeds: volg je meer dan 3 websites op een dag, dan is RSS handig voor jou. Nieuwe artikelen op een website verschijnen automatisch in je nieuwslezer, in plaats van dat jij naar al die afzonderlijke website toegaat. Je abonneert je op feeds via een nieuwslezer zoals Google Reader of Netvibes
WINST: je bent geen tijd meer kwijt met wachten op trage webpagina’s. Ook scheelt het je veel muisgeklik en hoofdpijn aan het einde van de dag. Tijd: al snel een kwartier, afhankelijk van hoeveel jij surft.
- Email filters: het is vaker gezegd, maar o zo belangrijk. Door het instellen van regels (zo heten ze in bijvoorbeeld Outlook) of filters (bijvoorbeeld Gmail ze noemt) zorg je dat email die je niet per se direct hoeft te lezen je Inbox overslaat en direct in een submap terecht komt. Denk aan nieuwsbrieven, CC e-mails, en informatie over de status van bestellingen die je gedaan hebt. Een tijdje terug heeft Google hier bijvoorbeeld een nieuwe dienst Priority Inbox geïntroduceerd. Kort gezegd doet Google een inschatting welke mail voor jou belangrijk is. Of dat handig is? Hangt er helemaal van af hoeveel controle jij wilt houden over je email…je zou het eens kunnen proberen, wanneer je Gmail gebruikt.
WINST: tijdwinst: jehoeft minder e-mails te archiveren. Maar ook: je blijft door de bomen het bos zien, omdat je niet meer afgeleid wordt door onnodige e-mails.
- Andere filters: je hebt meer inboxen waar informatie binnenkomt dan je je realiseert. Denk aan post op keukentafel, berichten onder de koelkastmagneet, SMS, Twitter, MSN. Allemaal inboxen die je moet zien te beheersen. Bedenkt eens goed hoeveel inboxen jij eigenlijk nodig hebt. Misschien is het tijd om van 1 of 2 afscheid te nemen. Of om ze opnieuw in te richten?
NOG MEER FILTERS Er zijn nog veel meer manieren om effectief met informatie om te gaan. Teveel om hier op te noemen. Op dit blog komen ze vaak zijdelings aan de orde. Maar misschien wil jij niet langer wachten? Denk dan bijvoorbeeld aan de mogelijkheid van persoonlijke slimmer werken coaching. Kijk hier wat ik voor jou kan betekenen of neem contact met mij op voor de mogelijkheden in jouw specifieke situatie
Ben je meer van het zien en horen? 
Veel mensen leren beter door ZIEN en HOREN. Wil je meer zien en horen over een lege inbox? Bedenk eens of een persoonlijke sessie Grip op je Inbox iets voor jou is. In een halve dag kan ik jouw al een heel eind op weg helpen richting een lege inbox, die vanaf nu ook echt leeg blijft! E-mail niet je grootste struikelblok? Kijk hier eens wat ik voor jou kan betekenen
Meer weten? Lees ook eens Een overvolle inbox, is dat een probleem?, Minder e-mail door slimmer samenwerken met Yammer, Tungle.me – Afspraak maken 2.0 en Slimmer samenwerken doe je zo!
Geen gerelateerde artikelen.
