Heb jij ook zo’n last van tooleritis?

Ben jij ook de hele dag met je digitale tools in de weer? Elke keer weer die veelbelovende app van de dag proberen?

Hoeveel tijd besteed jij eigenlijk aan:

  • optimaliseren van de instellingen van je smartphone?
  • het uitproberen van wéér een nieuwe chat, game of productiveits app – er komt tenslotte elke week wel een nieuwe bij
  • je verdiepen in de finesses van pingen, Whatsapp, Google+ hangouts O nee, hangouts zijn alweer uit

LAAT JIJ JE REGEREN DOOR JE TOOLS?

foto Anne Zuidhof Wat heb je d’r an? Leuk, al dat gefröbel? De kans bestaat dan dat je je laat regeren door je tools. Bedenk eens hoeveel je hier eigenlijk mee opschiet. Je kunt uren besteden om een nét iets betere bestandsuitwisseldienst (helaas te lang voor Wordfeud) uit te proberen. Of de laatste chatdienst. Onder lifehackers is het fenomeen om steeds een nieuwe productiviteits tool te proberen een veel gezien verschijnsel *) Leuk en aardig en zeker nuttig wanneer je voor het eerst een systeem probeert. Niemand werkt tenslotte nog in Word Perfect 5.1 – snel: wat was SHIFT-F7 ook alweer? **)

TOOLS – DE WET VAN DE AFNEMENDE MEEROPBRENGSTEN

In de meeste van die nieuwe diensten vind je gelukkig snel je weg. De wet van de afnemende meeropbrengsten (toch nog iets opgestoken op de middelbare school ;-) ) slaat echter keihard toe: hoe meer nieuwe dingen je uitprobeert, des te minder ze toe zullen voegen aan je productiviteit. Tot het punt dat je beter stopt iets nieuws te proberen. Er moet ook nog gewerkt worden. De 80/20 regel (of 90/10, of zelfs 90/1) is hier van toepassing. Uiteindelijk wil je gewoon je werk kunnen doen. Je tools moeten niet in de weg gaan zitten. Je wilt jezelf niet gekmaken met steeds het nieuwste van het nieuwste te uitproberen.

HUH?

Verbaasd dat je juist hier dit advies krijgt? Via mij krijg je tenslotte o.a. alllerlei tips over goede takenplanners. En zeker, met name over de digitale takenplanners heb ik de laatste tijd aardig wat te melden gehad. De reden is dat veel mensen om mij heen nauwelijks een goed functionerend systeem hebben, en vooral: er zelf ook niet tevreden over zijn.
Mocht je daardoor op het verkeerde been gezet zijn en denken dat het vooral om die planners gaat..mag je mij de schuld geven ;-) Niets is minder waar. Een goede planner is erg belangrijk; toch gaat het uiteindelijk erom dat je werk goed kunt doen, en dat wat je doet in lijn is met je lange-termijn doelen.

WEES WIJS MET JE TOOLS

Bedenk eens of dat wat jij vandaag doet in lijn is met waar je heen wilt? Als het antwoord een overtuigd NEE is, dan is er iets aan de hand. Tenzij je eenmalig een baaldag hebt of vrij bent – geniet-ze of baal-ze. Werk je echter langere tijd aan dingen die jou geen steek verder brengen in je carrière, dan wordt het tijd voor verandering. Je bent zelf degene die die stap gaat zetten, niemand zal dat voor je doen. Kom vandaag nog in actie!

*) Ik ben natuurlijk de grote uitzondering. Hoe kan ik jou nu vertellen welke productiviteitstool het beste is wanneer ik ze niet allemaal uitprobeer ;-) Zonder dollen: ik vertoon ook trekjes van dit toolgedrag. Zelf vond ik een hele handige hulp dit te voorkomen via de eierwerkkermethode! **) hier zijn al die good old WP5.1 toetsenbordcodes


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Blijf opgeruimd – wat te doen met al je papieren en digitale knipsels?

Een vraag die me pas gesteld werd, en die meer mensen bezighoudt: “ wat doe ik met al die papieren en digitale knipsels, artikelen en linkjes waarvan ik nog niet weet wat ik er mee wil? Of ik er eigenlijk wel iets mee wil? Ik word er ondertussen zo onrustig van ”

ALLE INFORMATIE IN JE ARCHIEF STOPPEN?

foto Anne ZuidhofGoede vraag – doe je alles direct in je digitale of analoge archief? Of laat je het beter een tijdje liggen? Realiseer je voor een goed antwoord op die vraag dat het helemaal afhangt van het soort informatie dat zich aan je opdringt. Er komt inderdaad veel leesvoer op ons kenniswerkers af. De kunst is daar vooral een rigoureus onderscheid in te maken. Stel jezelf steeds de vraag: is het lezen van dit artikel, dit knipsel, mijn kostbare tijd wel waard? Zeg je niet voluit “ja!” op deze vraag, gooi het dan liever weg. Je besteedt je tijd beter aan iets anders dan het lezen van kaf onder het koren. Wel de moeite waard? Dan lees je het door (het liefst via de techniek van het snellezen). Na lezing geldt in het algemeen 1 van onderstaande uitspraken:

  1. interessant om te lezen. Ik wil/hoef/moet er verder echter niets mee
  2. ik wil dit zeker bewaren, om later terug te kunnen zoeken
  3. ik heb nog geen idee of en wat ik hier mee aan moet

Leg wat je gelezen hebt niet terzijde, kies meteen een van deze 3. Wat voor veel mensen onder 1. valt (dus niet bewaren), valt voor mij onder 2. Lees ik iets nuttigs of interessants op mijn eigen vakgebied of rondom ondernemen, dan gaat dat daarna met 1 druk op de knop naar Evernote (lees over wat het digitale archief Evernote inhoudt). Evernote is dus mijn digitale lange termijn geheugen. Veel mensen maken al gebruik van deze dienst. Mocht je dat niet gedaan hebben, ga dan vooral snel een gratis proefrit maken. Op deze manier bouw ik een referentie archief op wat ik erg vaak raadpleeg. Omdat informatie in Evernote via de bijbehorende Web Clipper extensie direct boven de zoekresultaten van Google wordt getoond, heb ik de informatie letterlijk onder mijn vingertoppen ter beschikking.

DIGITAAL ARCHIEF – MAKKELIJKER DAN JE DENKT

Een dergelijk eenvoudig digitaal archief zonder ingewikkelde of dure software is heel geschikt voor eigenlijk alle kantoorwerkers, schrijvers, bloggers (inspiratie voor artikelen!). Eigenlijk zou iedereen die regelmatig met informatie werkt en daar wel eens iets in terugzoekt een dergelijk snel toegankelijk en eenvoudig archief moeten hebben.

De eerste 2 soorten informatie (1: wegdoen, 2: naar Evernote of papieren archief) zijn aan de orde gekomen; hoog tijd voor nummer 3. De 3e soort is degene waar veel mensen de mist ingaan, met torenhoge onoverzichtelijke stapels tot gevolg.  Weet je nog niet wat je ergens mee wilt, dan gaat dat vaak op 1 grote stapel die hoger en hoger wordt. Hoe doe je dat slimmer? Wel, een stapel is niet zo’n punt, maar die moet wel uit het zicht. Anders zit je er de hele dag naar te staren, met alle onrust in je hoofd van dien.

STOP HET IN LATER/MISSCHIEN

Plaats alles in een voorlopige map: voor het gemak noemen we die de LaterMisschien – of Ooit, of Someday, of … wat voor jou werkt – map. Papier gaat in een hangmap of insteekmap met die naam. Digitale informatie gaat naar Evernote, waar je de gelijknamige tag (een soort virtuele map) aan hangt. Liever helemaal digitaal? Maak met je telefoon een foto/scan van je papieren knipsels en stuur die door naar Evernote. Voorzien van de juiste tags vind je alles zo weer terug.
Het voordeel van een insteekmap is trouwens juist dat die snel vol is. Dat is een mooie reminder dat het tijd wordt knopen te hakken ;-)

DE WEKELIJKSE REVIEW – SAAI EN O ZO NODIG

That’s it? Nee, alles staat of valt met het regelmatig onderhoud ofwel wekelijkse review waar ik je wel vaker mee plaag. Tijdens dit onderhoud loop je al je rommel, lijstjes, nieuwe ideeën, en zo dus ook die LaterMisschien map langs. In een week kan veel gebeuren: wie weet heb je bij nader inzien juist ontzettend veel zin in dat nieuwe plan. Kun je concrete acties inplannen, doe dat dan meteen. Je hebt een goed actiesysteem toch?. Wil je toch niets met deze informatie, dan gooi je die eenvoudig weg ..opgeruimd staat netjes.

En zoals altijd ben ik weer erg benieuwd naar jouw gouden tip! Dus: laat je hieronder weten hoe je het overzicht behoudt in deze informatie samenleving? Mijn dank en die van de meelezers is groot


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Een braindump: de beste manier om je hoofd leeg te krijgen

Voorbereiding:

  1. pen en papier klaarleggen
  2. zorg dat je in een rustige omgeving zit voor je verder leest

GRIP OP JE DOELEN EN ..DROMEN?

Vandaag meer over de mindsweep (ook wel braindump genoemd): een eenvoudige en toch krachtige manier waardoor je grip krijgt op je plannen voor de nabije en verre toekomst. Vaak zijn dat van die gedachtes die de hele dag rondcirkelen in je hoofd. Soms hele concrete dingen (nieuwe toner kopen), soms grootse dromen (financieel onafhankelijk zijn). Die gedachtes zwerven rond omdat je ofwel nog niet precies weet wat je er mee wilt of moet, ofwel ze nog niet in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd hebt zitten. Lees je mijn artikelen vaker dan klinkt dit hopelijk bekend ;-) In een recent artikel  (zie Waarom heb jij wel een kalender en geen actielijst?) vertelde ik je dat uitschrijven een goede manier is om alles uit je hoofd te krijgen. Maar ik wed dat je dat nog niet gedaan hebt ;-) Vandaag heb je dus de kans hiervoor.

Wanneer al die losse eindjes in je hoofd blijven rondzoemen, zul je er op de meest onverwachte momenten aan herinnerd worden. Nog erger: ze zullen ze op een gegeven moment, wanneer het echt te vol wordt in je bovenkamer, gewoon weer verdwijnen. Jammer, want hoewel de meeste ideeën geen toekomstwaarde hebben, zijn sommige daarvan ware juweeltjes. Zorg er dus voor dat je met de juweeltjes iets doet: met een mindsweep! Hoe? Lees snel verder…

 

PAK PEN EN PAPIER – WE DOEN EEN MINDSWEEP!

Neem de pen en het papier ter hand die naast je liggen. De komende 10  minuten ga je alles uitschrijven wat er in je hoofd rondwaart. Dit wordt ook wel een mindsweep (lees meer) genoemd. Er zullen allerlei zaken bovendrijven als:

  1. de achtertuin opnieuw bestraten
  2. een goede school zoeken voor mijn kind
  3. een positieve draai geven aan mijn carrière
  4. leren hoe ik met Prezi kan werken
  5. de kilometerregistratie bijwerken
  6. een ebook maken over … (vul jouw specialisme in)
  7. e-mailbox leegmaken
  8. de presentatie van volgende week voorbereiden
  9. project XYZ nieuw leven inblazen met Hans en Tineke
  10. …enz…enz…

Schrijf zonder verder nadenken op; wat je er mee gaat doen is in dit stadium niet relevant. Bijna al deze zaken -op punt 5 na: die kun je gewoon doen wanneer je achter de computer zit- zijn groter dan 1 losse actie. Vaak zijn het projecten, voor het gemak “alles wat jij wilt bereiken waar meer dan 1 actie voor nodig is”. Ook zullen er zaken op je papier staan die niet zo onder een projectnoemer te vatten zijn. Dit zijn meestal hogere entiteiten als doelen of dromen. “Een leukere baan” is zo’n voorbeeld. Speelt hier dat jouw huidige baan gewoon echt niet leuk is, of dat je een ander carriérepad wilt bewandelen. Afhankelijk van de achterliggende oorzaak werk je dit uit tot meer concrete projecten “andere baan zoeken” of juist iets als “eigen zaak beginnen” of “prettiger collega worden”.
Tenslotte heb je vast allerlei losse flarden opgeschreven waar je nu niets mee kunt. Of dat in de toekomst ook zo is is de vraag. Denk je dat dat het geval is, dan gaat dit op de LaterMisschien lijst. Anders: afvoeren. Afvoeren is prima: het feit dat je het uitgeschreven hebt betekent al dat dit niet meer in je hoofd zal rondwaren.

 

VAN JE HOOFD NAAR DE FYSIEKE WERELD

Naast die flarden die echt in je hoofd rondzoemen zijn er ook fysieke spullen die je aandacht nodig hebben. Kijk eens om je heen, want misschien realiseer je je het volgende niet eens:

  • die kapotte printer: repareren of wegdoen?
  • die stapel artikelen die je ooit wilt lezen en waar je je schuldig over voelt dat je dat nog niet deed: weg ermee?
  • alles wat je om je heen ziet, wat daar ook hoort, en dat niet een vaste plek heeft

SCHRIJF TOT JE HOOFD ÉCHT LEEG IS

Neem de tijd, net zo lang tot je hoofd helemaal leeg is. Is dat na 10 minuten nog niet het geval, schrijf dan gewoon door. Hou vol, later ben je jezelf dankbaar! Daar gaan we, ik wacht ondertussen op je.

( … )

Klaar? Je hebt nu als het goed is een behoorlijke lijst voor je liggen. Met minder dan 20 punten  heb je een rustig leven of nog te weinig tijd genomen. In het laatste geval: schrijf nog even door! Ben je er echt voor gaan zitten dan heb je zelfs 50 of 100 punten opgeschreven. Hoe meer hoe beter eigenlijk. Wat je nu hebt bereikt is dat alles wat in je hoofd zit daaruit is gehaald. We zijn er alleen nog niet! Het gaat er nu om echt iets met deze informatie te doen. Bekijk wat echte projecten zijn volgens de definitie, zet hier een kruis bij. De rest zijn pure acties: die parkeer je het beste op een aparte lijst om uit te voeren zodra je gelegenheid hebt (op papier of digitaal. Een mooi digitaal takensysteem, waar ik pas een review over schreef, is Toodledo.

De overgebleven echte projecten voeg je als projecten toe in je actiesysteem. In combinatie met regelmatig controleren op actualiteit heb je zo altijd precies in de peiling waar jouw aandacht nu naar uitgaat.

 

BONUSTIP

Overweldigd door je eigen enorme projectenlijst? Don’t shoot the messenger ;-) en doe er zèlf iets aan. Wie zegt dat je verplicht bent die hele lijst af te ronden? Kijk kritisch naar de projecten waar je geen energie van krijgt en die je kunt laten vallen zonder met anderen in problemen te komen. Wees eerlijk, dan zijn dit meer punten dan je denkt. De bonustip van vandaag is dan ook: schrappen. Geeft lucht.

En nee, het is niet zonde van je tijd om eerst allerlei dingen op te schrijven en nu weer te laten vallen. Integendeel! Je hoofd leegmaken helpt. Juist door het uitschrijven en nu weer afstrepen heb je een bewuste keuze gemaakt ze niet te doen. Dit is de beste manier om er definitief mee af te rekenen. Ze zullen vanaf nu niet meer in je hoofd rondzeuren.

Heel veel succes met het opstellen van jouw projectenlijst. Laat je weten of het gelukt is? Dat kan in het commentaarveld in de web versie van dit artikel.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Waarom heb jij wel een kalender en geen actielijst?

Fascinating how people justify keeping a calendar & yet keep other commitments in their heads! What’s the logic? ~ David Allen via twitter

Wat denk jij als eerste bij bovenstaande uitspraak? “That’s me!”? Je bent lang niet de enige..lees vooral even verder.

 

EEN KALENDER IS OOK (MAAR) EEN LIJST

Een kalender is eigenlijk niets anders dan een lijst met acties die gekoppeld zijn aan een specifieke tijd en locatie. We zijn er zo aan gewend dat niemand hier nog van opkijkt. Iedereen heeft een agenda en weet daar redelijk mee om te gaan.

De grote vraag is: hoe zorg je er voor dat al die andere acties die jij te doen hebt, goed uitgevoerd worden? Rond de vergaderingen en andere afspraken in je agenda/kalender hou je als het goed is genoeg tijd over. Dat is de tijd waarin je gelegenheid hebt om die acties uit te voeren. Maar welke gaat eerst en welke hoeft niet eens meer gedaan te worden? Alles in je hoofd onthouden -er schijnen echt nog mensen te zijn die daar in slagen- leidt gegarandeerd tot onrust. Zolang jouw hersenpan namelijk niet zeker is dat je alles wel gaat doen, zal ze jou op de meest vervelende momenten er aan herinneren. ‘s Nachts bijvoorbeeld, wakker schietend. Of je bedenkt onderweg naar een klant het boek dat je beloofd had mee te nemen thuis hebt laten liggen.

 

HAAL DIE LOSSE GEDACHTES UIT JE HOOFD…

foto Anne Zuidhof De oplossing is simpel en toch krachtig: zorg dat al je commitments en ideeën niet langer in je hoofd (het super betrouwbare interne systeem) ronddwarrelen. Gebruik in plaats daarvan een betrouwbaar extern systeem. Zo lastig is dat niet op te zetten. Begin alvast om werkelijk alles wat in je hoofd opkomt op papier te zetten (altijd pen en papier mee dus). Doe je dat niet, dan is ofwel een briljante ingeving *poef* verdwenen. Of, wanneer je er echt nog iets mee moet, blijft het rondzeuren. Om vervolgens op zo’n genadeloos moment toe te slaan.

 

…EN ZET ZE OP JE ACTIELIJST

De volgende stap die je zet is om alle ideeën om te zetten in concrete projecten en acties. Elk project (“een project is een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actie nodig is”), waarvan je er vele tientallen tot wel 100 tegelijk zou kunnen draaien heeft op ieder moment een Eerstvolgende Actie. Deze Eerstvolgende Acties vormen samen je actielijst. De actielijst deel je vervolgens in op Context – al is dat niet per sé noodzakelijk: al naar gelang of je Thuis, op het Werk, of in de Stad bent kun je namelijk sommige dingen wel, en andere juist niet doen. Dit is heel kort hoe je acties definieert.

 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.