Schaf je TODO lijst af!

… en leg een Eerstvolgende Actie Lijst aan.

Bijna iedereen werkt wel op een of andere manier met een planning. Grote kans dat jij een TODO lijst die je dagelijks bijhoudt en die al dan niet bommetje vol staat.

Is je TODO lijst nooit te lang, en heb je tegelijk nooit last van werkstress? Gefeliciteerd! Je bent een van de gelukkigen die mag stoppen met lezen en die weer aan het werk kan ;-)

Is die TODO lijst daarentegen altijd te lang, lees dan zeker door. Er zit iets moois voor je in het vat. Of er gloort hoop aan de horizon, zo je dat liever wilt.

Weet je, dagelijks een overzicht maken wat je echt wilt doen is niet eens zo gek. Een (korte!) focuslijst helpt je te concentreren op wat je echt wilt bereiken. Het loopt echter binnen de kortste keren uit de klauwen. Je bent net begonnen met taak 1 “artikel schrijven voor komende nieuwsbrief” en *tringggg!* telefoon. Een klant: of je ‘even’ tijd hebt. Tuurlijk. En voor je het weet mag je opeens die website morgenochtend al opleveren. Met vriend Eric bijpraten is ook hoognodig, straks even een mail sturen voor een date. In korte tijd staat zo aan het eind van je werkdag meer werk dan toen je begon. Net als gisteren. En eergisteren. Herkenbaar?

Handiger is te werken met een lijst met acties die binnenkort gedaan moeten worden. Het bijzondere is dat zo’n lijst eigenlijk net op een TODO lijst lijkt. Alleen staan er de acties op die belangrijk voor je zijn en die op korte termijn gedaan moeten. En niet alles wat je ooit bedacht hebt te willen doen. Dat is het essentiële onderscheid met de welbekende overvolle TODO lijst. Die TODO lijst schaf je inderdaad net zo lief af; in plaats daarvan ga je met een goede actielijst werken.

Deze speciale actielijst schrijf je niet zomaar from scratch uit. Eerst is het nodig al je activiteiten duidelijk in beeld te krijgen. Dus “alle grote en kleinere zaken die jij voor elkaar wilt krijgen en die meer dan 1 losse TODO vergen”.

Even tussendoor: vind je het lastig om zomaar die activiteiten uit je mouw te schudden, doe dan eerst deze oefening om je hoofd leeg te schrijven.

Dan komen we bij de SLEUTEL tot het geheim. Ik ga er vanuit dat je al je activiteiten inmiddels op het netvlies hebt (of op papier beter gezegd). Bedenk dan het volgende voor elk activiteit: wat is de eerstvolgende actie die ik logischerwijs nu meteen helemaal uit zou kunnen voeren? Daarbij maakt het niet uit of je nu op de juiste plek bent om die actie uit te voeren. Het gaat er vooral om dat je niet eerst iets anders moet doen.

Voor iedere activiteit waar op dit moment je aandacht naar uitgaat heb je nu bedacht wat je er als eerstvolgende aan wilt doen. Deze kun je in principe allemaal nu uitvoeren. Maar da’s wat veel tegelijk, we hadden toch juist voor meer rust in de tent gezorgd? Een handige richtlijn blijkt om dat wat je gaan doen afhankelijk te laten zijn van tijd, energie en context.

Je ontkomt hiermee aan zomaar alles op een TODO lijst plempen. In plaats daarvan heb je een actielijst gemaakt waar denkwerk in zit.

En van die plotseling opkomende dingetjes dan, die je eigenlijk meteen moet doen?  Ze snel even tussendooor doen lijkt makkelijk. Alleen je schakelt je hersencapaciteit uit. Zonde. Misschien had beter iemand anders dit kunnen doen. Of je had beter een hele andere invulling aan deze taak kunnen geven. Even bezinnen voor je op de lijst zit is daarom slimmer. Je lijsten zijn heilig. Alles wat daar op komt moet een <<Jouw Naam Hier>>-approved stempel heeft. Je hebt je tenslotte zelf hieraan gecommitteerd.

De basis is een betrouwbaar systeem om je acties in te verzamelen. Zorg dat alle informatie vrijelijk in je verschillende inboxen terecht kan komen. Jij doet ondertussen gewoon je werk, al acties lijst afvinkend. Af en toe, op jouw moment, bekijk je al die nieuwe informatie. En neemt er weloverwogen beslissingen over.

 

IS HET NIET VEEL MEER WERK ZO’N LIJST?

Je zou het denken. Toch levert deze kleine investering je zoveel overzicht op dat je de rest van de dag ontspannen in je werk kunt staan. Ik ben benieuwd of je dit gaat proberen. Laat je me weten of deze manier van werken je ligt? Je ervaring kun je hieronder kwijt. Of via mail of contactform opsturen, wanneer je mijn persoonlijke feedback wilt.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Meer lezen over Effectief Werken, Perspectief, Productiviteit, Slimmer Werken

Nieuwe artikelen direct ontvangen? Meld je aan voor de updates en ontvang gratis mijn ebook en audiocursus kado!


5 comments

  1. Kortom: to-do lijst inkorten?

    PS: het laatste woord moet ‘sleutel’ zijn ipv ‘sleutels’ (enkelvoud).

  2. @Jens: niet inkorten, slimmer maken. Door vooraf na te denken: wat moet je nu aan acties, en wat ligt verderop. Wat je nu moet zien verschijnt op de Eerstvolgende Actie Lijst, de rest blijft verscholen tot het juiste moment. Zo kun je letterlijk 100-en acties tegelijk managen, zonder het overzicht kwijt te raken

    En dank voor de PS! Om een of andere reden was laatste 1/3 deel vh artikel weggevallen, precies op dat punt. Nu in ere hersteld…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.