Pragmatisme en de 80/20 regel van Pareto

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel in!

Getting Things Done (GTD) ziet er voor nieuwelingen overdonderend uit. Een enorm scala aan regeltjes, voorschriften en lijsten die je allemaal moet toepassen, anders werkt het niet, toch? Of valt het wel mee?

Ik kan je vertellen dat ik de eerste keer ook mijn bedenkingen had: zoveel zaken waar jij je aan moet houden en dan al die regels maar op het juiste moment toepassen. Daar had ik helemaal geen zin in. Toch maar het boek gelezen en mij verder verdiept in de achtergronden van het hoe en waarom. Uiteindelijk ben ik dan een hele tevreden GTD gebruiker geworden. Maar wel met mijn eigen manier van werken. Ik zal vertellen hoe:

Ik ben zo iemand die zich aardig kan verliezen in het uitzoeken van nieuwe programmaatjes en manieren van werken. Vind ik leuk, en vaak zit er wel degelijk iets bij dat mijn werk net een stuk handiger maakt. Maar ik pas hier wel een regel toe:

“Verlies jezelf gerust in uitzoekwerk, maar alleen als je er tijd voor hebt”

Uiteindelijk ben ik namelijk een behoorlijke pragmaticus: leuk hoor, zo’n nieuwe tool helemaal tot de bodem uitzoeken, maar wat heb jij er uiteindelijk aan?

Ik vraag me af of Vilfredo Pareto ook zo’n grote pragmaticus was. De uitdenker van de regel dat 80% van de gevolgen veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken heeft een principe uitgedacht dat op ontzettend veel terreinen zijn waarde laat zien. Maar hoe we hem tegenwoordig toepassen is dat je met 20% van de inspanning 80% van het resultaat bereikt. Soms is meer nodig, maar meestal is die 80% resultaat meer dan voldoende.

Wellicht doen we Pareto hier onrecht mee, maar ook ik vind deze regel in veel gevallen erg handig: bijvoorbeeld in de manier waarop ik GTD toepas. Er zijn namelijk allerhande hippe toepassingen voor je iPhone of Android telefoon waarmee je nog slimmer werkt en alles nog beter bij kunt houden. Alhoewel ik die manieren vanuit mijn interesse wel in de gaten houdt, gaat er voor mij niets boven papier en een zo simpel mogelijk systeem. Ik haal hiermee geen 100% van wat er in GTD zit, maar wel zoveel dat ik altijd het overzicht houd over mijn werk (maar zeker meer dan 80%). En als ik zo rondkijk, geldt dat voor veel meer mensen: niet per se de regels toepassen omdat dat zo hoort, maar kijken wat voor jou werkt.

Mocht je besluiten toch ‘aan de GTD’ te gaan dan tenslotte nog een waarschuwing: denk niet dat je met je een weekend in de materie verdiepen meteen de regels kent, en direct kunt laten vallen wat jou niet ligt. Probeer serieus alles uit, want achter alle regels zit uiteindelijk wel een grondgedachte. Pas nadat je een tijd de methode in alle facetten hebt uitgeprobeerd kun je voor jezelf beter zien wat bij jou past. En dus ook wat eventueel minder van belang is in jouw situatie. Meteen de methode uitkleden kan er toe leiden dat je nooit de diepere betekenis erachter zult vinden.

GTD gaat veel verder dan alleen lijstjes beheren en je korte termijn acties onder controle krijgen. Mijn ervaring is dat mensen vaak – juist omdat ze direct resultaat zien- niet verder komen tot de diepere inzichten en verbeteringen op het persoonlijke vlak die er met GTD ook te behalen zijn.

Veel succes in het vinden van jouw hoogstpersoonlijke manier om Slimmer te Werken!

Geen gerelateerde artikelen.