Ontdek het geheim om georganiseerd te blijven

Dit artikel is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken een nieuw artikel over slimmer digitaal werken in de breedste zin van het woord. Schrijf je snel en gratis in!


leestijd: plm 4 minuten waar je geen spijt van krijgt


Vandaag aandacht voor het saaiste en toch belangrijkste stuk van een goed werkend actie systeem. Nee, nee, dus niet meteen wegklikken, je gaat hier een hoop van opsteken!   Dit artikel is een bewerking van een eerdere artikel. Ik breng het nogmaals onder de aandacht omdat veel mensen dit zogenaamde Wekelijks Onderhoud van je actie systeem het liefst laten schieten. Logisch, het kost een hoop tijd en die heb je niet in ruime mate. Plus, laten we eerlijk zijn..het is een administratief klusje en daarom minstens zo saai als de belastingaangifte of de boekhouding – sorry accountants en boekhouders, voor jullie geldt de laatste zin niet ;-) Maar het helpt je wel enorm om grip te houden op alles wat er op je afkomt. Neem daarom gewoon de ongeveer 4 minuten leestijd en profiteer vanaf nu van dat fijne uurtje voor jezelf elke zondagmiddag of maandagochtend.

foto Anne Zuidhof Tijd voor een bekentenis: ik dacht er ook zo over, toen ik het boek der boeken over een goed actie systeem las. Ja, ja ,een lege mailbox, heel mooi. Snel besluiten nemen over acties ging ook nog wel. Maar dat onderhoud..echt zonde van dat uur dat je er in moet steken. Nou, dat heb ik geweten! De grootste reden dat mijn actie systeem niet effectief was -naast dat het in de beginweken heus wel wennen was- juist het niet toepassen van dit wekelijks onderhoud. Ik had het zo druk (dacht ik) dat al die papieren post, voicemails, mailtjes en  losse krabbels overal bleven liggen. Ik wist wel wat ik wilde, maar het overzicht was weg. Kostte me enorm veel hoofdbrekens en stress. Tot ik probeerde dat onderhoud eens serieus toe te passen. En ook dat heb ik geweten: meteen vanaf het begin viel het me op dat de tijd die ik er in stopte zich direct terugbetaalde. Niets doen kost ook tijd..en gegarandeerd vele malen meer!  Wat levert het je dan op?

  • altijd overzicht over wat je de komende dagen wilt doen. Alleen dit al geeft je ontzettend veel rust
  • continu overzicht over je plannen op langere termijn.
  • je laat je niet meer overvallen door de waan van de dag (nou ja, soms…)
  • Het wordt een 2e natuur te kijken of je acties wel in lijn zijn met wat jij wilt – in plaats van geleefd te worden door een ander (je baas, je partner, wie dan ook)

Overtuigd, of nog niet? Lees in ieder geval mee en laat me je alsnog overtuigen. Ga rustig zitten aan je bureau. Zorg dat het blad leeg is – daar komt namelijk snel verandering in ;-) Klaar? Daar gaan we: WORD LEEG!

  • Losse papieren – hark ALLES bij elkaar wat zich in de afgelopen week op je bureau, in je tas, of waar dan ook in de vorm van papieren, visitekaartjes, uitnodigingen e.d. verzameld heeft. Stop alles in je inbakje of wanneer je die niet hebt, leg alles bij elkaar midden op je bureau
  • Verwerk al je aantekeningen – die losse aantekeningen op je bureau ga je nu verwerken. Een afspraak? Hup, in je agenda! Een print die je nog wilt lezen? Wil je het echt lezen stop het in de map Later/Misschien.  Gooi het anders weg. Wees eerlijk (David Allen zegt zelf medogenloos) tegen jezelf
  • Maak je hoofd leeg – schrijf letterlijk alles op wat nog in je hoofd rondwaart aan acties, losse eindjes en projecten uit. Plaats dit in de juiste categorieën. Ga net zo lang door tot je niets meer kunt bedenken

WORD ACTUEEL!

  • Bekijk de actielijst – maak je lijst weer actueel door afvinken van oude en toevoegen van nieuwe acties
  • Vorige gegevens uit je agenda – pak je agenda en loop door de afgelopen week heen. Komen daar nieuwe acties uit? Plaats die dan in je actie systeem (digitaal of analoog maakt niet uit).  Zorg dat er geen ‘oude’ maar belangrijke informatie verloren gaat
  • De komende agenda – wat staat er komende week op de planning. Stel acties op als die nodig zijn
  • Bekijk de afwachtlijst – op wie wacht jij nog? Is het nodg er achteraan te gan? Vink afgeronde onderwerpen af
  • Bekijk de projectlijst – loop alle projecten langs en bepaal voor ieder een eerstvolgende actie. Lukt dat niet, kan het project dan afgevoerd worden?
  • Bekijk de relevante checklists – nog iets dat gedaan moet worden?

WORD CREATIEF!

  • Bekijk je Ooit/Misschien lijst (heb je die al?) – projecten die gestart zijn gaan naar de projecten lijst. Projecten en ideeën die niet meer interessant zijn kunnen afgevoerd worden. Omdat je alles wat JIJ wilt op deze lijst mag plaatsen, kan dit een van de leukste stappen zijn. Leef je uit ;-)
  • Wees creatief en moedig – zijn er nieuwe, gekke, creatieve, risicovolle of gewoon leuke ideeën op je pad gekomen in de afgelopen week? Wat kun je in je systeem plaatsen?

Tot zover. Een hele lijst. Loop er dan stap voor stap doorheen. Gewoon doen. Achteraf laat je het hele proces rustig bezinken.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

5 thoughts on “Ontdek het geheim om georganiseerd te blijven

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.