Nóg eens 5 manieren voor veel minder e-mail

Dit is een vervolg op het artikel 5 manieren om geheid minder e-mail te krijgen. Wanneer je die er nog eens op naslaat dan zie je dat je daar een aantal tips kreeg waarmee de hoeveelheid onnodige e-mail al flink teruggebracht kan worden. Dit zijn ze nogmaals in vogelvlucht:

  1. Stop met het voeren van discussies via de e-mail
  2. Stuur vanaf nu nooit meer een bijlage via de mail
  3. Stoppen met CC (Carbon Copy, ofwel “Cover your Career”)
  4. Hou je e-mail kort en stel slechts 1 vraag, aan 1 persoon
  5. Kies het juiste middel voor je boodschap

Vandaag krijg je nóg eens belangrijke 5 tips. Heb jij na het lezen van dit artikel nog slimme e-mailtips die niet genoemd zijn? Deel ze dan gerust met ons in de comments hieronder. Dan profiteren we daar allemaal van. Dank voor het delen alvast!

O ja, let vandaag trouwens vooral op de laatste tip. Dit is namelijk het seminar dat ik in juni organiseer ;-) Een middag lang duiken we midden in de geheimen van een lege inbox. Je leert hoe je al tips die je van mij krijgt in je dagelijkse routine opneemt.   Without further ado duiken we meteen in de tips. Daar gaan we:

  • Bekijk je inbox niet te vaak, bv 2 keer per dag. Dit voorkomt dat je eindeloos aan het controleren bent op nieuwe mail. Eigenlijk is deze tip zo voor de hand liggend dat je hem al helemaal eigen gemaakt moet hebben. Nog niet? begin meteen. Houd je er aan en ga er vanuit dat het 3 weken wennen is. Het levert je wel heel veel rust op
  • Op de zeldzame momenten dat je WEL je mail verwerkt: neem direct een beslissing. Dat wil niet per se zeggen dat je een actie meteen gaat uitvoeren. Wel dat je een besluit neemt. (On)gelezen in de inbox laten staan is geen optie. Hier lees je precies hoe je vorm geeft aan die acties
  • Stop met eindeloos archiveren. Je besteedt heel veel tijd aan een enorm systeem met mapjes die de meest creatieve namen krijgen. Maar dan heb je een mail die over 2 projecten gaat. Of over Project A en klant X. En dan weet je het niet meer..kopiëren? Brr, je voelt aan dat dat niet de bedoeling is. Oplossing: stop hier compleet mee. Stop alles in 1 grote map en leer de zoekfunctie van je e-mail programma kennen. Die werkt tegenwoordig vrij redelijk. Alleen de zoekfunctie van Outlook: die blijft zonder aanvullende zoeksoftware of registerwijzigingen (het hart van je systeem, dus daar wil je niet zomaar in rommelen) verschrikkelijk traag
  • Minder muizen. Je leest het goed: dat ding waarmee je rechterhand vergroeid is, daar zou je mee moeten minderen. Wist je dat het grootste deel van dat muiswerk ook door het toetsenbord vervangen kan worden? Werkt nog eens een stuk sneller ook. Hoe vaak heb je niet secondenlang met een muis zo’n e-mail mapje beetgepakt en via omzichtig gepruts precies op …de verkeerde plek laten vallen. Dan weet je wat ik bedoel. Googel op “sneltoetsen” plus de naam van je e-mail programma en je leert jezelf al snel de beginselen van muisloos werken aan. Timesaver! Plus je voorkomt een muisarm op de koop toe
  • Wil je meer zien en horen over een lege inbox? Bedenk eens of een persoonlijke sessie Grip op je Inbox iets voor jou is. In een halve dag kan ik jou al een heel eind op weg helpen richting een lege inbox, die vanaf nu ook echt leeg blijft

PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

16 thoughts on “Nóg eens 5 manieren voor veel minder e-mail

  • Via Ad vd Hulst kom ik nu bij jouw tips. Ik ga miv deze maand een manager van een stichting secretarieel ondersteunen, heb zijn inbox na het kennismakingsgesprek op zijn verzoek alvast even ingekeken: huge! Verdrinkt in de mail. Heeft recent al wel wat tips gehad van een vriend, bijv. een map actiemails en een map afwachten aangemaakt. Maar ik heb na de eerste blik en jouw tips 2 concrete vragen:
    1. Jij roept niet archiveren in mapjes. Wel toch voor afgehandelde mails of afgebakende projecten? Bijv. we roepen mensen op om zich aan te melden. Alle aanmeldingen worden opgeslagen in een projectmap. Als de plannen concreter zijn, gaan we alle aanmelders weer mailen hoe nu verder. Dit soort mails moet je toch wel archiveren? Het gaat om diverse afzenders die geen eenduidig onderwerp aangeven, hoe vindt je deze anders terug in de brij met een zoekprogramma?
    2. De mappen actiemails en afwachten. Actiemails is heel groot en vol! Allerlei mails hierin waarop nog actie genomen moet door hem maar ook heel veel mails waarop hij al gereageerd heeft en de vervolgactie nu eerst van een ander moet komen. Je ziet dit doordat bovenaan staat dat je hierop al een antwoord hebt verzonden. Zelf zou ik denken: deze mail nu compleet verwijderen uit actiemails, deze zit nu in verzonden items. Tzt komt er iets op binnen in inbox: dan weer kiezen meteen afhandelen of in actiemails of in afwachten. Kun je er in het kort iets op zeggen Arjan? Met vriendelijke groeten, Wilma

    Trouwens: de map verwijderde items wordt niet definitief verwijderd, blijft als een soort reserve-je-weet-maar-nooit staan zolang er genoeg opslagcapaciteit is.

  • @Wilma: dank voor je uitgebreide reactie! Even een korte reactie terug:

    1. leer de zoekfunctie van je e-mailprogramma kennen. Hiermee kun je heel snel alle informatie terugvinden die je zoekt. Archiveren – behalve in 1 grote map – hoeft dan niet meer.

    2. Een te volle actiemap is als een te volle TODO-lijst: het is erg lastig te bepalen WAT er precies gedaan moet worden en WANNEER dan wel. Daarom is mijn suggestie om niet vanuit je mailbox te bepalen wat je gaat doen, maar een apart systeem te hanteren. De actiemap in de mail is dan niets meer dan een tijdelijk archief waar alles staat wat je binnenkort nodig hebt. Het aparte systeem bevat alle acties die jij nog wilt doen. Behalve wat vanuit e-mail komt, staan hier ook alle andere zaken op die je op je hebt genomen. 1 systeem, dus veel overzichtelijker. Je hanteert hiervoor de principes van GTD waarover je elders op mijn website veel informatie vindt.

    Kleine opmerking nog: het niet weggooien van de verwijderde items is eigenlijk een contradictio-in-terminis ;-) In ieder geval laat het de noodzaak zien dat je een betrouwbaarder systeem nodig hebt dan het huidige…het genoemde GTD is een voorbeeld van zo’n betrouwbaar systeem

  • Het systeem bevalt me. Ik heb nu n paar dagen mailstrom gebruikt om 20 duizend (ja ik had t nogal bont gemaakt) mails te verwijderen.

    Ben zeer enthousiast over t inzicht waar de grootste rotzooi vandaan kwam. En dat inzicht helpt me om jouw systeem eigen te maken.

    https://mailstrom.co/

  • @Jaap leuk programma, net even bekeken. Helaas heb ik zoals altijd een lege inbox dus dat viel even tegen ;-) Lijkt er wel op dat ze goed rubriceren en daardoor snel inzicht geven waar alles vandaan komt. Prima tool!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.