Mailbox overstroomd? Zo heb je in no-time weer een lege inbox

Het kan gebeuren: je bent op vakantie geweest, of gaat juist bijna weg. Een paar dagen vol met vergaderingen. Of het gebeurt je iedere ochtend (oeps): een boordevolle mailbox.

Gelukkig hoeft dat niet zo’n punt te zijn; belangrijk is dan wel dat je gestructureerd je mail verwerkt. Alle berichten slechts 1x onder ogen komen, direct een (voorlopig) besluit nemen, en eenvoudig in de gaten kunnen houden bij wie jij iets uitgezet hebt. Het onderstaande super eenvoudige stappenplan helpt je hierbij. Nadat je het bericht snel doorgelezen hebt, besluit je:

  • moet of wil ik dit doen en kan dat binnen 2 minuten? Doe het meteen!
  • moet of wil ik dit maar kost het meer tijd? Voeg toe aan de actielijst
  • kan iemand anders dit beter? Delegeren en op een lijst “afwachten” noteren
  • onzin of niet relevant? Weg ermee, je tijd is te kostbaar

Het gaat echt om dat direct besluiten. Daarna kan je mail in alle gevallen uit de inbox: naar het archief wanneer je de er aan gekoppelde actie uitgevoerd hebt, naar de mailmap KortArchief als je een taak aan je actielijst toevoegt of gedelegeerd hebt, verwijderen in het laatste geval.

En weet je nog niet hoe je regels moet instellen in je e-mail, doe dat dan vooral meteen!

Voilà, een lege inbox!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

9 thoughts on “Mailbox overstroomd? Zo heb je in no-time weer een lege inbox

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.