Je e-mail inbox als takenlijst? Desastreus voor je effectiviteit!

en 1 uitzondering op de regel

E-MAIL – WERK JIJ HELEMAAL VANUIT DE INBOX?

Veel mensen laten zich bij het werk dat ze doen volledig leiden door wat vanuit de e-mail inbox op hen afkomt. Inderdaad, bij communicatie in het bedrijfsleven in Nederland draait het voornamelijk om e-mail (en telefoon natuurlijk). Toch zijn er meer dan voldoende alternatieven beschikbaar. Kijk bij wijze van kort uitstapje eens naar dit stroomschema met alternatieven voor e-mail, dat ik onlangs gemaakt heb.

foto Anne Zuidhof Vanuit al die andere bronnen kan zich nieuw werk, nieuwe taken aandienen: een verzoek iets uit te zoeken via SMS, Twitter of Yammer privé bericht. Of wat denk je van je eigen hoofd: aan de lopende band ontspruiten hier de meest uiteenlopende dingen. Van waanzinnige ideeën om een nieuw bedrijf op te zetten, tot het feit dat de earl grey thee op is en je dus nieuwe moet kopen – het is op enig moment allemaal aanwezig. Het is niet slim om meer dan 1 takensysteem (todo-lijst, takenlijst, hoe je het ook noemt) te hebben, dat ben je toch met me eens? Hopelijk zet je dus niet al die ideeën als apart mailtje in je inbox, ter herinnering. Laten we tenminste hopen van niet.

 

ER KOMT MEER OP JE AF DAN E-MAIL ALLEEN…

Het is zelfs helemaal andersom: die e-mail inbox is slechts 1 van de manieren waar nieuwe informatie zich aandient (ja, dat had ik al gezegd.. nu wordt wel mijn punt duidelijk. Hou vol). Juist om die reden vind ik het belangrijk om los te komen van die e-mailbox. Ook de aparte takenlijst van Outlook of welk mailprogramma je ook gebruikt is wat mij betreft niet de beste oplossing.  Dan nog zit je alsnog vastgebakken aan je e-mail, iedere keer wanneer je je actielijst bekijkt. Ook al heb je een directe link naar de takenlijst in plaats van de inbox, dan is de neiging tóch even te checken op nieuwe mail groot (geef het toe).

Dit is dus niet handig, zeker niet wanneer je inbox al vol zit met oude en nieuwe, gelezen en ongelezen mails door elkaar heen. De neiging om alles dicht te klikken en even te kijken of er nog nieuws is, is groot. De werkdag gaat wel snel voorbij, veel heb je echter niet gedaan. Het enige resultaat is dat je al overvolle TODO-lijst aan het eind van de dag nog groter is geworden. Oeps.

 

HOUD JE FOCUS BIJ JE EIGEN WERK – NIET DAT VAN ANDEREN!

Een ander nadeel aan werken vanuit je inbox is dat je focus ligt bij wat urgent is en niet bij belangrijke zaken. Dit principe, uitgewerkt in de kwadrantengedachte van Eisenhower en gepopulariseerd door Covey leert je dat het goed is te werken aan dat wat belangrijk is,  maar pas in de toekomst dringend wordt (lees dat nog eens, of blader door naar die uitleg…). Nieuwe e-mail is alleen zo uitermate nieuwsgierigheid opwekkend –  wie weet wat voor leuks zich aandient. We laten ons daar graag door afleiden. Het geeft ook zo’n lekker gevoel van in-control zijn. Is er stront aan de knikker dan zijn we er direct bij. Jaja, en ondertussen doen we niet wat er van ons verwacht wordt. Deze controle mentaliteit kan zich zelfs tegen je keren. Bijvoorbeeld wanneer je je medewerkers voortdurend op de vingers zit te kijken.

In veel gevallen is loslaten van directe controle geen enkel probleem. Die lanterfantende collega – je weet toch al lang wie dat is? De uitdaging is vooral om boven al deze afleiding en het  blussen van brandjes uit te stijgen en de écht belangrijke dingen gedaan te krijgen.

 

INBOX ZERO – MAAR NIET OMDAT HET KAN

Terug naar de volle inbox: voor mijzelf, en vele anderen, werkt het erg goed om die inbox steeds leeg te houden. Inbox zero. Het werk is niet af, door de juiste besluiten te nemen weet ik wel wat me te doen staat. Essentieel is bewustzijn: áls je dan besluit dat nieuwe e-mail direct prioriteit krijgt (alleen die interessante nieuwe opdracht als je binnen 3 dagen een offerte uitbrengt) prima! Je laat je dan niet leiden door de reflex sowieso in actie te schieten op iedere nieuwe impuls (uitermate vermoeiend vond ik dat, in de tijd dat ik dat nog wel deed). Eigenlijk ben je dan vooral aan het uitstellen van het Echte Werk.

Over hoe je een lege inbox bereikt, heb ik veel geschreven. Vraag bijvoorbeeld mijn gratis ebook “Reken af met het Inboxmonster” aan. Of beter nog, laat mij je voordoen hoe je dit voor elkaar boxt (no pun intended). Lees snel verder over de serie trainingen die ik hier de komende tijd over verzorg

 

ENNE, DIE UITZONDERING OP DE REGEL?

Op het moment dat je werk vrijwel uitsluitend bestaat uit korte taken die je voornamelijk via e-mail bereiken, is het efficiënter alles vanuit die mailbox te doen. Al deze taken steeds overzetten naar een apart systeem, om dan later de bijbehorende mail op te sporen om er op te antwoorden kan erg tijdrovend zijn. Onlangs in een training kwam ik iemand tegen in een secretariële functie op een ondersteunende afdeling, die vrijwel volledig op deze manier werkt. En zelfs dan kan het lonen om eens een ander proces te proberen. Gewoon om te kijken of je werk toch meer divers is dan je dacht – dat blijkt het bij nader inzien soms dus te zijn ;-) Er is in ieder geval niets verloren het een week te geven en dan terug te gaan naar je uitgangssituatie.

 

TENSLOTTE

Die Inbox-middag is erg nuttig, maar is voor jou is e-mail en informatie echt-echt-echt een dagelijkse uitdaging? Denk dan eens aan een persoonlijke sessie ‘Grip op je Inbox’. Ik kom bij je langs en help je in 1 of 2 dagdelen aan een lege inbox, die ook echt leeg blijft. Plus, al jouw persoonlijke vragen worden beantwoord. Bel me gerust (06 – 818 916 96) wanneer je een afspraak wilt maken. Ook als je aarzelt over deze persoonlijke, zeer effectieve, begeleiding, bel dan zeker. Wanneer ik denk dat deze begeleiding jou niet voldoende oplevert, zal ik je dat ook eerlijk zeggen.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

6 thoughts on “Je e-mail inbox als takenlijst? Desastreus voor je effectiviteit!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.