Is jouw takenlijst wel idiot proof?

Hoe bepaal jij wat vandaag belangrijk is? Zelf heb ik zo’n beetje alle varianten geprobeerd die het mensdom in de loop van de tijd uitgeknobbeld heeft. Niet alles werkt even goed. Je kunt elke dag een nieuwe takenlijst opstellen en hopen dat het goedkomt (niet dus). Veel mensen gaan een stap verder en werken vanuit het principe van de next action. Prima principe en het werkt al stukken beter dan ongericht een lijstje maken.

WATERDICHT IS ANDERS

Toch is dit voor mij niet waterdicht: te vaak zijn er dingen die er om vragen snel gedaan te worden. Dat is lang niet altijd een eerstvolgende actie die onder één van mijn actuele projecten valt. Next actions of eerstvolgende acties hebben hun doel, toch voelt het inflexibel om mij er helemaal door te laten leiden – alsof ik er ben voor het systeem in plaats van andersom. Daarnaast wordt sterk op het uitdenken van zoveel mogelijk projecten gefocust waardoor alsnog taak-overload op de loer ligt; wat je juist wilt voorkomen. Ik ben voorzichtiger geworden in bepalen of iets het verdient een actueel project te worden, dat schept namelijk verplichtingen.

In een plaatje ziet mijn werkwijze er tegenwoordig zo uit:

Mijn eigen “Do Today” actielijst – wat moet er vandaag ECHT gedaan worden?

 

Vergeet die linker marge, het gaat om de taken die je rechts daarvan ziet. Daar zie je in 1 overzicht verweven de volgende 5 zaken:

  1. natuurlijk alsnog die NEXT ACTIONS (wel veel minder dan voorheen)
  2. alles wat af HAD MOETEN ZIJN
  3. alles wat VANDAAG af moet
  4. alles wat MORGEN af moet
  5. taken met een STER

Over de next actions spraken we al. Wat af had moeten zijn, dat vandaag nog steeds? Wat vandaag moet staat bij jou misschien in de agenda. Wat morgen moet is goed om op de radar te hebben om verrassingen te voorkomen. En de taken met een ster zijn dingen waarvan ik gisteren of vandaag bepaald heb dat ze voorrang krijgen boven andere.

Alles komt samen in 1 overzicht, 1 zoekopdracht binnen Toodledo, direct onder handbereik. In plaats van zoals voorheen:

  • wat gedaan had moeten zijn te vergeten omdat het van de radar verdwijnt
  • in de agenda te moeten kijken voor losse taken – de agenda is voor afspraken, verder niets
  • urgente, belangrijke taken op een aparte lijst bij te houden
  • en m’n Next Actions weer ergens anders bijhouden

Hoe meer idiot proof je takenlijst, des te minder tijd het je kost en des te betrouwbaarder het wordt

Door de boven beschreven aanpassing wordt taken plannen weer een ontspannen bezigheid. Geen taken- en projectenvloed meer.

EN JIJ?

Voor mij is dit een geval van 1 keer hard nadenken om iets complex te reduceren tot iets eenvoudigs waar ik elke dag van profiteer. En hoe zit dat bij jou? Laat het me weten!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

4 thoughts on “Is jouw takenlijst wel idiot proof?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.