Houd je inbox schoon – regels in Outlook

Een overvolle inbox wil niemand. Gelukkig kun je redelijk eenvoudig je e-mailprogramma jouw een handje laten helpen. Door het instellen van regels (zo genoemd in bijvoorbeeld Outlook) ofwel filters (GMail en anderen). Hieronder zie je hoe je in Outlook regels aanmaakt, bijvoorbeeld om CC mail weg te filteren. Gewerkt wordt met de Outlook 2003 in de Engelse versie. Gebruik je een de Nederlandse versie, een ander versienummer, of een ander mailprogramma, dan werkt het iets anders maar dan snap je het idee.

Daar gaan we:

  • Klik  rechts op een mailtje dat je graag gefilterd ziet. Bijvoorbeeld een bericht waarin jij ge-CC’ed bent: die hoef je niet direct te lezen, dus zorg dat die in een aparte map binnenkomt. Klik “Create rule”

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm kies je de kenmerken van het mailtje waarop je wilt filteren. Bijvoorbeeld afzender (‘From’), een onderwerpregel. Kies voor ‘Advanced options’.

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • nu opent een nieuw scherm met extra mogelijkheden. Bijna onderaan zie je ‘where my name is in the Cc-box‘. Die vink je aan

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm vink je ‘move it to the specified folder’  aan om je bericht naar een bepaalde map te verplaatsen. Klik onderin op ‘speficied’ en kies in het vervolgmenu dat je hieronder ook ziet de gewenste map

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende – optionele – scherm kies je de spreekwoordelijke uitzondering op de regel. Wanneer je CC’tjes van je partner of baas juist NIET in de CC-map terecht wilt laten komen ;-)

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • In de laatste stap geef je een naam aan de regel en kies je of de regel ook geldt voor alle mails die nu al in je inbox staan –> erg gaaf om te zien hoe 200 van je 2000 ongelezen berichten straks direct naar die CC-map gaan… Klik ‘Finish’ en we zijn klaar

Dit lijkt een hoop werk maar kost je in de praktijk slechts 1 minuut.

Vanaf nu gaan al die CC-berichten automatisch naar de CC-map. Jij kijkt gewoon 1 keer per dag of er iets nuttigs voor je bij zit.

Evenzo maak je filters voor bijvoorbeeld:

  1. nieuwsbrieven (naar een Leesmap)
  2. bepaalde mensen (je baas, collega’s, teamleden)
  3. mails die vanuit jouw andere mailboxen op deze plek binnenkomen. Denk aan accounts die je voor anderen beheert; laat niet alles door elkaar lopen
  4. mails waarin over bepaalde projecten of klanten gesproken wordt
  5. al die updates van Twitter, LinkedIn etc. die nu nog je inbox vervuilen (naar een map SocialeUpdates of iets dergelijks. Beter nog: word je overspoeld door die updates, zet ze dan uit
  6. (automatische) mails die je helemaal niet wilt ontvangen maar waarvan je je niet kunt afmelden
  7. etc.etc.

Het resultaat is een schonere inbox waar alleen nog belangrijke mails van echte mensen in terecht komen.
Dat betekent veel minder tijd in je mailbox doorbrengen.

Op jouw productiviteit!

PS: k ben benieuwd wat jouw truuks zijn om de inbox schoon te houden. Deel ze gerust hieronder!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Meer lezen over E-mail, Effectief Werken, Productiviteit, SlimmeTip, Tools

Nieuwe artikelen direct ontvangen? Meld je aan voor de updates en ontvang gratis mijn ebook en audiocursus kado!


39 comments

  1. Ik vind de cc in een aparte map een gevaarlijke. Sommige mensen kunnen daar niet mee omgaan. Sta je in originele bericht nog in de to, sta je in reactie van iemand ineens in cc en mis je door de verschillende mappen het overzicht. Misschien beter om in Outlook kleuren te gebruiken?

  2. @Michiel: ik vind dat je ook best mag omdraaien: juist OMDAT CC niet zo bedoeld is, hoef je er zelf ook niet in mee te gaan. Een stukje opvoeding kan op z’n plek zijn: de eerste keer dat zo’n reply verkeerd ingestoken wordt, kun je iemand er op wijzen dat je zijn nuttige bijdrage bijna gemist hebt doordat ‘ie de CC verkeerd gebruikt heeft.
    Eens dat je wel de nodige gevoeligheid in acht moet nemen. En, zoals altijd emotie in je e-mail voorkomen…

  3. @Arjan: Je hebt gelijk over het stukje opvoeding. Maar voor mijn mailbox kies ik toch voor een stukje zekerheid. Je kunt het ook breder trekken. Of de cc nu wel of niet goed is toegepast. Beoordeel elke e-mail met de vraag of je die echt wel had moeten ontvangen :).

  4. @Michiel: ieder zijn manier, en als dit voor jou werkt, zeker doen. Gaat mij ook om dat bewustzijn > had deze mail *niet* in mijn inbox moeten verschijnen, wat kan ik dan doen om dat de volgende keer te voorkomen?

  5. Bedankt! Ik mis alleen een “Rule”.

    Op ons bedrijf is het de bedoeling dat je alles in je verzonden en verwijderde map verplaatst naar een server. De regel is dat de perssoon aan wie de mail gericht is deze mail opruimt in de juiste map.

    Nu mis ik bij de geavanceerde opties; En als deze in map “X” staat (verwijderd of verzonden in mijn geval).

    Kijk ik er overheen?

  6. @Jeroen
    Ik weet niet wat je precies met server bedoelt (en wat de reden is dat jullie dit doen binnen jullie bedrijf, want dat is een andere vraag), maar er is een regel die je een script laat uitvoeren. Dit script vergt wat programmeerwerk, maar daarin kun je wel e-mails opslaan op je harde schijf.

    http://support.microsoft.com/kb/306108

  7. @Michiel,

    Ai…Het is wat ik zoek maar ik ben een NOOB met scrips maken!!
    Wat jamer dat zo`n simpele functie er niet in zit, er staan veel uitgebreidere functies tussen.

    Ik zoek:
    IF sender is equal to “Pietje”
    AND in if this mail is in box “VERWIJDERDE ITEMS”
    THEN move to sub-folder “VERWIJDERDE ITEMS/FRED”

    Zo moet ik er een stuk of 100 maken voor al mijn collega’s en klanten, dan worden ze automatisch opgeruimd in de juiste folder.

  8. @Jeroen,
    Ik wordt steeds benieuwder naar de reden dat jullie dit doen? Moet je bedrijf misschien eens kijken naar een CRM (Customer Relation Management) systeem?

  9. @Michiel

    Zover ik weet hebben wij een CRM systeem draaien.

    Wij ruimen onze mail op zodat andere mensen op de server kunnen terugvinden wat er is afgesproken door collega’s.

  10. @Jeroen
    Dat is inderdaad één van de functies van een CRM systeem. Als e-mails gekoppeld worden aan de klanten en contactpersonen in CRM, dan zijn afspraken dus voor iedereen inzichtelijk. De meeste CRM systemen kunnen dit redelijk automatisch doen (in ieder geval Microsoft Dynamics CRM).

    Dan is het handmatig opslaan van e-mails op een server dus niet meer nodig.

  11. Ok maar zou ons CRM systeem dus op de een of andere manier aan Outlook gekoppeld moeten worden als ik het goed begrijp?

  12. @Jeroen, Michiel: geweldig als de vraag van de ene lezer in mijn afwezigheid beantwoord wordt door de ander. Dank! ;-)

    Jeroen, een (zeer) groot aantal regels instellen per afzender kan nooit de bedoeling zijn. Daar moet altijd een betere oplossing voor te bedenken zijn. Ook zou een dergelijk systeem nooit afhankelijk moeten zijn van de inspanning van medewerkers. Los van CRM systemen zijn er ook oplossingen die automatisch alle bedrijfsmail archiveren naar een extern systeem (ook wel eens vault genoemd). Je dient wel op te letten dat niet slechts 1 grote bak informatie in een zwaar en duur systeem weggezet wordt waar niemand blij van wordt. Persoonlijk ben ik geen voorstander van zulke systemen.

  13. Helaas laten de huidige omzetten het niet toe om investeringen te doen in dit soort oplossingen dus moeten we zelf oplossingen bedenken.

    Ik heb wel een work-arround bedacht voor mijn uitdaging, maar ik weet nog niet hoe goed deze zal gaan werken. Bovendien is het een oplossing voor mijzelf en niet voor mijn 5 collega`s. Deze work-arround bestaat uit het aantal klanten x2 (verzonden en verwijderd) dus is inderdaad niet de beste manier.

    Als ik nu de regel maak dat alle mail van persoon “X” naar map “Y” moet gaan gebeurt dat ook voor de mail die net binnenkomt (ongelezen). Dit wil ik niet, ik natuurlijk wel mijn mail kunnen lezen. Er is een regel “Categoriseren” waardoor ik mail die ik verwijder orange categorsieer en mail die verzonden is bijvoorbeeld “roze”. Op deze manier zal de mail enkel verplaatst worden als deze gecategoriseerd is en dat is dus eigenlijk wat ik wil bereiken.

    Ik heb vanmorgen een eerste positive test gedaan, enkel moet ik steeds op “Regel uitvoeren” klikken, pas daarna gebeurt het.

  14. @Jeroen: wanneer je bij het maken van een regel aangeeft dat deze aangezet moet worden werkt deze altijd, dus ook voor categorieën zodra ze binnenkomen. Wellicht is dat vinkje per ongeluk uitgezet?

    W.b. het verplaatsen van mail die je nog niet gelezen hebt: in de regel instellen dat in plaats van het verplaatsen van het bericht je EEN KOPIE VAN het bericht wilt verplaatsen. Je archief wordt dan meteen opgebouwd. Let wel op dat je dan een kopie hebt dus dat je niet meer hoeft te verplaatsen, en wellicht de mail in de inbox gewoon kunt deleten.

    Succes!

  15. @Arjan: Graag gedaan!
    @Jeroen: Outlook heeft sinds versie 2010 ook Quick Steps (Snelle stappen?) Dit zijn een soort macro’s die je handmatig kunt laten uitvoeren. Dit gaat wel om de binnenkomende mail. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een e-mail
    1. doorgestuurd moet worden naar je teamleden, daarna
    2. Naar jouw archiefmap verplaatst moet worden, met
    3. Een categorie naar keuze en
    4. De e-mail als gelezen markeren

    Of

    1. Maak van de e-mail een taak en
    2. Verplaats de e-mail naar de archiefmap en
    3. Markeer de e-mail als gelezen

    Aan zo’n Quickstep kun je ook weer een sneltoets hangen. Ik gebruik de Quick Step om taken te maken zelf erg vaak.

    Wat betreft regels:
    Je kan regels ook af laten gaan bij het versturen van een e-mail. Dus dat als jij een e-mail verstuurd, dat die e-mail dan ook ergens naartoe wordt gekopieerd of verplaatst.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.