Houd je inbox schoon – regels in Outlook

Een overvolle inbox wil niemand. Gelukkig kun je redelijk eenvoudig je e-mailprogramma jouw een handje laten helpen. Door het instellen van regels (zo genoemd in bijvoorbeeld Outlook) ofwel filters (GMail en anderen). Hieronder zie je hoe je dit doet in Outlook. Gewerkt wordt met de Outlook 2003 in de Engelse versie. Gebruik je een de Nederlandse versie, een ander versienummer, of een ander mailprogramma, dan werkt het iets anders maar dan snap je het idee.

Daar gaan we:

  • Klik  rechts op een mailtje dat je graag gefilterd ziet. Bijvoorbeeld een bericht waarin jij ge-CC’ed bent: die hoef je niet direct te lezen, dus zorg dat die in een aparte map binnenkomt. Klik “Create rule”

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm kies je de kenmerken van het mailtje waarop je wilt filteren. Bijvoorbeeld afzender (‘From’), een onderwerpregel. Kies voor ‘Advanced options’.

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • nu opent een nieuw scherm met extra mogelijkheden. Bijna onderaan zie je ‘where my name is in the Cc-box‘. Die vink je aan

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende scherm vink je ‘move it to the specified folder’  aan om je bericht naar een bepaalde map te verplaatsen. Klik onderin op ‘speficied’ en kies in het vervolgmenu dat je hieronder ook ziet de gewenste map

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • in het volgende – optionele – scherm kies je de spreekwoordelijke uitzondering op de regel. Wanneer je CC’tjes van je partner of baas juist NIET in de CC-map terecht wilt laten komen ;-)

klik op de afbeelding voor een grotere versie

  • In de laatste stap geef je een naam aan de regel en kies je of de regel ook geldt voor alle mails die nu al in je inbox staan –> erg gaaf om te zien hoe 200 van je 2000 ongelezen berichten straks direct naar die CC-map gaan… Klik ‘Finish’ en we zijn klaar



Dit lijkt een hoop werk maar kost je in de praktijk slechts 1 minuut. En vanaf nu gaan al die CC-berichten automatisch naar de CC-map. Jij kijkt gewoon 1 keer per dag of er iets nuttigs voor je bij zit. Evenzo maak je filters voor bijvoorbeeld:

  1. nieuwsbrieven (naar een Leesmap)
  2. bepaalde mensen (je baas, collega’s, teamleden)
  3. mails die vanuit jouw andere mailboxen op deze plek binnenkomen. Denk aan accounts die je voor anderen beheert; laat niet alles door elkaar lopen
  4. mails waarin over bepaalde projecten of klanten gesproken wordt
  5. al die updates van Twitter, LinkedIn etc. die nu nog je inbox vervuilen (naar een map SocialeUpdates of iets dergelijks. Beter nog: word je overspoeld door die updates, zet ze dan uit
  6. (automatische) mails die je helemaal niet wilt ontvangen maar waarvan je je niet kunt afmelden
  7. etc.etc.

Het resultaat is een schonere inbox waar alleen nog belangrijke mails van echte mensen in terecht komen. Dat betekent minder tijd in je mailbox doorbrengen.

Op jouw productiviteit!


Meer artikelen zoals deze ontvangen? Schrijf je hier in voor mijn eZine en ontvang wekeljks waardevolle tips. Plus mijn gratis ebook "Reken af met het Inboxmonster!".

Ik ben benieuwd wat jouw truuks zijn om de inbox schoon te houden. Deel ze gerust hieronder!

Share

28 comments

  1. Ik vind de cc in een aparte map een gevaarlijke. Sommige mensen kunnen daar niet mee omgaan. Sta je in originele bericht nog in de to, sta je in reactie van iemand ineens in cc en mis je door de verschillende mappen het overzicht. Misschien beter om in Outlook kleuren te gebruiken?

  2. @Michiel: ik vind dat je ook best mag omdraaien: juist OMDAT CC niet zo bedoeld is, hoef je er zelf ook niet in mee te gaan. Een stukje opvoeding kan op z’n plek zijn: de eerste keer dat zo’n reply verkeerd ingestoken wordt, kun je iemand er op wijzen dat je zijn nuttige bijdrage bijna gemist hebt doordat ‘ie de CC verkeerd gebruikt heeft.
    Eens dat je wel de nodige gevoeligheid in acht moet nemen. En, zoals altijd emotie in je e-mail voorkomen…

  3. @Arjan: Je hebt gelijk over het stukje opvoeding. Maar voor mijn mailbox kies ik toch voor een stukje zekerheid. Je kunt het ook breder trekken. Of de cc nu wel of niet goed is toegepast. Beoordeel elke e-mail met de vraag of je die echt wel had moeten ontvangen :).

  4. @Michiel: ieder zijn manier, en als dit voor jou werkt, zeker doen. Gaat mij ook om dat bewustzijn > had deze mail *niet* in mijn inbox moeten verschijnen, wat kan ik dan doen om dat de volgende keer te voorkomen?

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Notify me of followup comments via e-mail. You can also subscribe without commenting.