Hoe zorg je dat je e-mail WEL gelezen wordt?

 Mail versturen we allemaal. De meesten van ons versturen er ook veel te veel van. Afgezien van alle onnodige frustratie kost al die mail verzenden en ontvangen ons ook echt bakken met geld. Enkele miljoenen kenniswerkers in Nederland kunnen dagelijks zeker een uur besparen door effectief informatiegedrag. Naar mijn schatting is e-mail verantwoordelijk voor de helft daarvan. Het gaat dus om miljarden per jaar.

Goed, dat zijn de grote getallen. Laten we op ons eigen niveau daar meteen iets aan doen. Zodat zowel jij als de ontvanger na het werk met een gerust hart van een vrije avond kunnen genieten.

Hoe krijg je dus die korte en krachtige e-mail waar die ander graag op antwoordt? Hieronder een handreiking in 10 korte tips. Jouw gouden tips zijn onderaan de pagina van harte welkom.

1. de mooiste e-mail is degene die niet verzonden werd. Kun je een beter alternatief verzinnen om dit stukje informatie over te brengen?
2. zorg voor een heldere onderwerpregel waar al zo veel mogelijk in staat. “[ACTIE voor 17:00 uur] boeking hotel Parijs voor Claudia” zegt meer dan “wil je iets voor me doen?”
3. wat je zaait (verzendt), zul je oogsten (ontvangen). Je krijgt wat je verdient
4. discussie? emotie? Beide zijn totaal ongeschikt voor e-mail. Zoek het in een offline manier van communicatie (telefoon en nog liever face-to-face) of online platform waar iedereen kan meediscussiëren. Yammer is een van de vele goede manieren
5. CC’s? Zo min mogelijk. Verwacht men in jouw organisatie ge-CC’ed te worden? Dan is er iets mis met de cultuur. Doe daar dan aan wat in jouw vermogen ligt
6. reply-to-all: brrr. Hoeveel minuten leestijd? Bereken via leestijd * uurtarief * aantal ontvangers of je dit nog steeds aandurft
7. routinematige bedankjes zijn echt niet nodig. Kost minimaal 1-2 minuten om te open/lezen/verwijderen en weer aan het werk te gaan. Meer als de ontvanger mail de hele dag open heeft. Waarom steeds een paar euro verspillen?
8. In plaats van een bijlage per e-mail stuur je beter de link naar een interne of externe online bron (Dropbox, YouSendIt e.v.a.)
9. Is de mail zo verschrikkelijk belangrijk dat ie 100% zeker moet aankomen? Dan is andere communicatie waarschijnlijk meer geschikt: telefoon, aangetekende brief

Snel antwoord nodig en de ander is beschikbaar + heeft waarschijnlijk het antwoord? Chat is dan een mooi alternatief.