Hoe je met een slimme actielijst je deadlines bijna helemaal los kunt laten

Grote deadlines hebben de irritante eigenschap vèèl te snel dichterbij te komen. Vaak komt omdat ze a) nu nog ver weg zijn en b) je niet precies weet wat je er allemaal voor moet doen. Veel van mijn klanten lopen hier bij onze eerste kennismaking behoorlijk tegenaan. De oplossing kan in zoiets eenvoudigs liggen als het op een net iets andere manier gaan gebruiken van je takenlijst. Dadelijk krijg je van mij de oplossing.

Je takenlijst is vaak een grote verzameling van alles wat jij nog moet van jezelf. Niet heel motiverend, en zeker geen weerslag van wat ECHT belangrijk is. Wanneer je veel vanuit je inbox werkt en geneigd bent snel ja te zeggen tegen verzoeken dan zijn dat vooral zaken die anderen graag gedaan krijgen. Ook belangrijk, tegelijk is het slim ook je eigen projecten in het oog te houden. Als ondernemer of professional word je in de regel niet afgerekend op werk dat je voor anderen doet.

Zorg dus dat je takenlijst een reflectie wordt van wat er voor JOU toe doet – daarmee krijgt je werk pas impact. Hoe? Tover die lijst om in een “Eerstvolgende Actie” lijst. Een kleine aanpassing met grote gevolgen.

Dit is dan belangrijk: een goed inzicht in je huidige projecten. En dat zijn niet alleen de grote jongens zoals “management rapportage 2013 ingediend” waar zo 50 uur werk inzit. Ook kleinere zaken zoals “bijeenkomst over nieuwe marketing strategie organiseren”, “maatwerk training voor klant X uitwerken”, “BTW aangifte Q1 afgerond”. Kortom – let op: saaie definitie!- “alles wat jij wilt bereiken waar je een concreet eindpunt voor kunt definiëren en wat meer dan 1 stap vergt“.

De truuk – formuleer steeds PER PROJECT die ene stap die je als eerste gaat doen. Actie klaar – formuleer een nieuwe. Doe dit voor ieder project en je eerstvolgende-actie-lijst ofwel slimme takenlijst is af. Da’s namelijk de verzameling van al die acties!

Mijn eigen actielijst, versimpelde versie. Zo kan het ook – klik voor grote weergave

Begin zo simpel mogelijk: maak bijvoorbeeld in Excel een lijstje waarbij je in de ene kolom je projecten noteert, en in de kolom daarnaast een eerstvolgende actie. Actie afgerond: noteer de volgende. Zo heb je zonder ingewikkeld gedoe in korte tijd je eerstvolgende actie lijst of Next Action List klaar. Daar gaat het om.

Heb je veel deadlines voor grote projecten die vaak maanden in de toekomst liggen? Het kan dan lastig zijn elke week iets te doen om te zorgen dat je aan het eind niet in de problemen komt. Dan kan die deadline zomaar opeens op de stoep staan. Help! Het mooie van het werken met Eerstvolgende Acties in plaats van ‘gewone’ taken is dat je de deadlines bijna helemaal los kunt laten. Je zit niet meer met een steeds zeurend stemmetje in je achterhoofd dat je vertelt hoe druk je het hebt. Zolang jij je maar regelmatig aan je slimme actielijst zet, weet je zeker dat je deadlines met gemak gehaald worden. Zo simpel kan het zijn.

Wat is jouw truuk om je deadlines te halen? Vertel! ;-)


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

12 thoughts on “Hoe je met een slimme actielijst je deadlines bijna helemaal los kunt laten

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.