Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!
Vandaag het tweede en laatste deel van de derde stap (pfff, wat een woorden!) in het proces om je werkstromen te organiseren: de organisatie van al al jouw werkstromen.
Recapitulerend: twee dagen terug kwam aan de orde wat je binnen de Getting Things Done methode allemaal kunt zien als project. Dat was wellicht meer dan je had gedacht. Maar misschien heb je het nut al ingezien van het maken van zo’n grote lijst. Verder spraken we over het belang van de Eerstvolgende Actie en een goed Agenda beheer.
Lijstjes, lijstjes
Vandaag staan lijstjes centraal. Veel mensen zijn in het verleden zò gek geworden van enorme TODO-lijsten, dat ze maar helemaal gestopt zijn met het gebruik ervan. Jammer, want als je de manier waarop je er mee omgaat ombuigt, kun je juist erg veel plezier van lijsten hebben.
Naast de eerder besproken projectlijst, kent Getting Things Done enkele andere lijsten. In ieder geval zul je de volgende lijsten leren gebruiken (voor zover je die niet al toepast):
- Eerstvolgende Actie lijst – al besproken
- Ooit / Misschien lijst – broedplaats voor leuke en mogelijk levensvatbare ideeën Een van de leukere lijsten uit het hele systeem: hier kun je namelijk alles kwijt waar je nu nog niet over wilt nadenken of kunt beslissen. Soms forceer je jezelf om ergens direct een beslissing over te nemen. Maar dat hoeft helemaal niet. Uitstel is soms erg goed, en kan leiden tot nieuwe inzichten. Zet het idee gewoon op deze lijst en te zijner tijd kom je het weer tegen.
- Afwachten lijst – De kans is groot dat deze lijst je nog niet veel zegt. Maar hoe hou jij in de gaten op wie/wat jij nu aan het wachten bent? Door je verzonden berichten heenscrollen? Veel effectiever is een lijst te hanteren waar je alle email en andere taken op hebt gezet, waarbij jij afhankelijk bent van de input van iemand anders. Eén keer per dag doorlopen, en je houdt overal de vinger aan de pols.
Bijhouden van al die lijsten doe je digitaal – op de computer, laptop of smartphone – of heel eenvoudig op papier. Dit is helemaal afhankelijk van jouw eigen voorkeuren, en hier ga ik jou dus geen keuzes opdringen.
Hoe zien de Actielijsten er uit?
Alles wat jij moet doen en dat meer dan twee minuten kost, zet je als geheugensteuntje op een actielijst. Het maakt niet uit of dat een opsomming is in een notitieboekje, op een vel A4 papier, of dat het als losse kaartjes in een papieren (of digitaal) systeem zit. Een krachtig digitaal hulpmiddel is bijvboorbeeld Nozbe. Als jij je er maar goed bij voelt!
Wanneer je nogal veel acties hebt lopen is het handig om gebruik te maken van zogenaamde Context lijsten: afhankelijk van waar jij bent, zijn bepaalde acties al dan niet uit te voeren. Denk aan een Telefoon lijst met mensen die jij nog moet bellen. Ook Onderweg, Thuis en Kantoor zijn geschikte context lijsten. Laat je creativiteit hierbij gerust de vrije loop, je bent niets verplicht. Gebruik vooral wat voor jou werkt! Samen met je agenda vormen deze lijsten het hart van je systeem.
Items waar geen directe actie voor nodig is:
- Rommel – gooi vooral alles weg wat jij niet meer nodig hebt..wees hierin niet te bang!
- Bezinkmateriaal – leuk om te lezen, materiaal waarvan je nog geen idee wat je ermee aanmoet? Stop het in de map Ooit/Misschien, of in een vervaldagen systeem als je op een bepaald tijdstip terug wilt zien. Dit systeem kan je agenda zijn, maar ook een wat ingewikkelder systeem. Later zal ik over dit systeem schrijven, mocht je zo lang niet kunnen wachten kijk dan hier
- Archiefstukken – papier of digitale informatie: alles wat je wilt of moet bewaren voor later, gaat in het archief. Er zijn vele mogelijkheden, van hangmappen tot een grote schoenendoos, ik zal daar nu niet verder op ingaan. Zorg dat je een overzichtelijk systeem hebt. Enerzijds zorg je dat het uit het zicht opgeslagen is, anderzijds moet het goed toegankelijk zijn wanneer het nodig is.
Het kan trouwens erg handig zijn een extra archief te hanteren met Ondersteunend materiaal: een kortlopend archief waar je alle mappen en verdere informatie bij elkaar houd die je vandaag/deze week nodig hebt. Wanneer je hard aan een project werkt, wil je niet voortdurend je algemene archief(kasten) in moeten duiken. Zorg dan dat je dit kortlopend archief onder handbereik hebt, en je verspilt geen kostbare tijd met opzoekwerk.
Tot zover de dubbele post over het organisatie proces binnen GTD. Binnenkort de volgende stap: het broodnodige onderhoud van jouw actie management systeem. Houd deze site in de gaten!
INTERESSANT? LEES OOK:
- GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 1? << VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen...
- GTD serie (2) – hoe krijg jij je inbakjes nu weer leeg? << VORIGE || VOLGENDE >> Een artikel over het verwerkings...
0 Responses to GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 2?
3 Responses in other blogs
[...] Arjan Zuidhof Slimmer Werken Advies waar je direct mee aan de slag kunt! Skip to content HomeArjanContactGRATISE-boek!GRATIS TeletrainingOpdrachten & aanbevelingenDienstenHet Nieuwe Werken in de Praktijk – inspiratie sessieTelefonische Slimmer Werken IntensiveInbox QuickscanGrip op je inbox – dingen gedaan krijgen ← Efficiency is niet de oplossing voor alle bezuinigingen Hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken (deel 2)? → [...]
[...] VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere [...]
[...] is het GTD principe van Context beschikbaar: je kunt namelijk niet op elke plek alle taken uitvoeren. Denk hierbij aan Thuis, [...]