Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!
Na het artikel van vorige week over het verwerken van je informatie volgens de GTD methode heb je bepaald wat, hoe en wanneer je actie gaat ondernemen op alle losse eindjes. Je hebt nu en idee wat er allemaal op je bord ligt. Maar het is nog wel een grote berg aan acties. Vandaar dat ik vandaag aandacht geef aan de volgende stap in het proces om je werkstromen te organiseren: Organisatie dus.
Projecten
De definitie van een project is in de ogen van de meeste mensen een tamelijk groot geheel: een verzameling van taken en vergaderingen op je werk waar je zo weken, maanden of jaren mee bezig kunt zijn. David Allen (de man achter de GTD methode) omschrijft het heel anders: “Een project is een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actie nodig is” (direct overgenomen van pagina 31 in deze versie van het boek). Enkele projecten van jouw projectenlijst kunnen zo zijn:
- software upgrade installeren voor nieuwe versie Y van computerprogramma X installeren
- tekstschrijver zoeken voor nieuwe opzet van de website
- presentatie voor de Raad van Bestuur van volgende week voorbereiden
Zoals je ziet is dit een totaal andere manier van kijken naar projecten! Het idee hierachter is om voortdurend een bijgewerkte lijst van actuele projecten te hebben. Als je hieruit steeds je Eerstvolgende Acties bepaalt heb je altijd overzicht over wat er maar op je pad komt. Nieuw project? Die voeg je toe aan je lijst, en je bent weer bij.
Misschien klinkt het raar, zo’n grote lijst met al je ‘projecten’. Maar zie het zo: een project ‘doe’ je niet. De projectenlijst is niet meer een overweldigend geheel, maar juist een set van eindstrepen die je wilt halen. Het gaat er juist om vanuit de projecten concrete acties te bepalen die wel uitvoerbaar zijn. Praktisch tot en met.
Eerstvolgende actie
Deze moet bepaald worden voor ieder los eindje. Vorige week het belang al aangegeven, maar ik zeg het nog eens: dit is een kritische succesfactor voor het in gebruik nemen van de Getting Things Done methode
Agenda
Je kunt enorm veel kwijt in die handige agenda. Ik zie mensen die er zelfs in slagen hun TODO-lijsten er in bij te houden. Mocht jij tot die mensen behoren dan ga je vanaf nu daarmee stoppen 
Een agenda wordt naar GTD maatstaven gebruikt voor slechts 3 zaken:
- tijdgebonden acties
- aan een dag gebonden acties
- aan een dag gebonden informatie
ook wel genoemd: afspraken. Spreekt aardig voor zich, toch?
dit zijn zaken die je per se op een bepaalde dag moet doen, maar niet op een vast tijdstip (voorbeeld: “Vrijdag Klazien bellen omdat ze vanaf zaterdag 3 weken op vakantie is”)
informatie of geheugensteuntjes die alleen op een bepaalde dag nuttig zijn (voorbeeld: routebeschrijvingen, informatie rondom een evenement of gebeurtenis)
Als je toch in de verleiding komt of blijft de TODO-lijsten in je agenda bij te houden: bedenk hoe vaak dat wat je doet aan verandering onderhevig is. Dat moet allemaal gereflecteerd worden in die lijsten. Niet handig, je agenda raakt overvol, en jij verliest het overzicht…
Tot zover de eerste post over het proces van Organiseren. Overmorgen volgt de de afsluiter. Stay tuned!
INTERESSANT? LEES OOK:
- GTD serie (2) – hoe krijg jij je inbakjes nu weer leeg? << VORIGE || VOLGENDE >> Een artikel over het verwerkings...
- Een overvolle inbox, is dat een probleem? – GTD serie (1) Dit artikel is het begin van een serie over het...
0 Responses to GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 1?
4 Responses in other blogs
[...] VORIGE || VOLGENDE [...]
[...] Slimmer Werken IntensiveInbox QuickscanGrip op je inbox – dingen gedaan krijgen ← GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken (deel 1)? Hoe veilig zijn mijn gegevens eigenlijk in ‘de cloud’? [...]
[...] De volgende stap die je zet is om alle ideeën om te zetten in concrete projecten en acties. Elk project (“een project is een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actie nodig is”), waarvan je er vele tientallen tot wel 100 tegelijk zou kunnen draaien heeft op ieder moment een Eerstvolgende Actie. Deze Eerstvolgende Acties vormen samen je actielijst. Deze actielijst kun je vervolgens indelen op Context: al naar gelang of je Thuis, op het Werk, of in de Stad bent kun je slechts bepaalde dingen wel en niet doen. Dit is heel kort hoe je acties definieert. Op mijn website vind je een uitgebreider artikel over projecten, acties en het beheer van je agenda. [...]
[...] doordenken over de echte Eerstvolgende Actie van projecten (lees over een handige manier om tegen projecten aan te kijken) is ontzettend zinvol. Zeker wanneer je tegen een ogenschijnlijk simpele klus [...]