Het wekelijks onderhoud – houd je actie systeem schoon!

<< VORIGE || VOLGENDE >>
Dit is deel 2 van aflevering 4 (jaja) in de serie over het verwerkingsproces van informatie. Deel 1 gemist? Lees hier terug

De Lijst van Elf
Het onderhouden van jouw actie management systeem

Onderstaand volgen de 11(!) punten die David Allen toepast om wekelijks weer helemaal actueel te worden met acties, projecten en plannen voor de komende tijd. Als dat te ingewikkeld klinkt, zie het dan gewoon als een manier om je hoofd 1 keer in de week helemaal leeg te krijgen. Het zal je zeker in het begin aardig wat tijd kosten, maar realiseer je dat ook het opstellen van een goede planning gewoon tijd kost. Niet plannen zal uiteindelijk meer kosten: je hebt geen overzicht, je weet niet wat je NU het beste kan doen.

Uiteindelijk doe je wel iets, maar vergeet je helemaal om de belangrijke vergadering van dinsdag voor te bereiden. Of je staat in de computerzaak om een nieuw beeldscherm aan te schaffen, maar vergeet om die nieuwe printer cartridge te kopen. Dat soort zaken. Met dit systeem gebeurt je dat niet meer. Daar gaan we:

WORD LEEG

• Losse papieren – hark ALLES bij elkaar wat zich in de afgelopen week op je bureau, in je tas, of waar dan ook in de vorm van papieren, visitekaartjes, uitnodigingen e.d. verzameld heeft. Stop dit in je inbakje
• Verwerk je aantekeningen – alle losse aantekeningen ga je nu verwerken. Een afspraak? In je agenda. Nog iets dat je wilt lezen? Wil je het echt lezen stop het dan in de map Later/Misschien. Anders gooi je het weg. Wees hierin meedogenloos voor jezelf (David Allen zegt dit, niet ik!)
• Maak je hoofd leeg – neem dit letterlijk. Je schrijft alles wat nog in je hoofd zit aan acties, projecten, losse eindjes uit, en plaatst dit in de juiste categorieën. Stop pas wanneer je niets meer kunt bedenken (zie deze oefening “schrijf je hoofd leeg“)

WORD ACTUEEL

• Bekijk de actielijst – maak je lijst weer actueel door afvinken van oude en toevoegen van nieuwe acties
• Vorige gegevens uit je agenda – loop de afgelopen week in je agenda nauwgezet door. Kijk of er nieuwe acties nodig zijn. Zorg dat er geen ‘oude’ maar belangrijke informatie verloren gaat
• De komende agenda – wat staat er komende week op de planning. Stel acties op als die nodig zijn
• Bekijk de afwachtlijst – op wie wacht jij nog? Is actie van jouw kant nodig? Vink afgeronde onderwerpen af
• Bekijk de projectlijst – kijk naar ieder project op de lijst en probeer voor ieder een eerstvolgende actie te bepalen. Lukt dat niet, dan kan het project misschien afgevoerd worden
• bekijk de relevante checklists – is er nog iets dat gedaan moet worden?

WORD CREATIEF

• bekijk de Later/Misschien lijst – projecten die gestart zijn gaan naar de projecten lijst. Niet meer interessante projecten en ideeën kunnen afgevoerd worden. Klinkt saai, maar deze stap kan juist heel leuk zijn!
• Wees creatief en moedig – wat zijn nieuwe, gekke, creatieve, risicovolle of gewoon leuke ideeën die de afgelopen week op je pad zijn gekomen? Wat kun je in je systeem plaatsen?

Tot zover. Een hele lijst. Ik raad aan om de eerste keer deze lijst gewoon uit te printen en op je bureau te leggen. Loop er stap voor stap doorheen. Gewoon doen. Achteraf laat je het hele proces rustig bezinken. Wie weet word jij helemaal enthousiast. Ik ben benieuwd naar je ervaringen! Laat je die hieronder weten, dan profiteren we allemaal mee!

Succes!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

<< VORIGE || VOLGENDE >>

INTERESSANT? LEES OOK:

1. GTD serie (4) – het onderhouden van jouw actie management systeem – deel 1 << VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen...

---

2. GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 1? << VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen...

---