Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken vol tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!
Vervolg in de serie over het opzetten van jouw nieuwe actie management systeem
Nu ben je zover gekomen dat je daadwerkelijk een actie management systeem hebt. Je hanteert lijsten voor je Acties (weet je ze nog: Eerstvolgende, Later/Misschien), een afwacht-, project- en context lijst. Dit aangevuld met je agenda. Maar hoe houd je alles schoon? Iedere dag worden er overal nieuwe ideeën, acties en afspraken toegevoegd. Als je dat laat gaan, loop je al snel opnieuw vast in veel te lange opsommingen van alles wat je nog moet doen. Gelukkig is ook hier een oplossing voor! Je gaat je systeem namelijk..tromgeroffel.. onderhouden! – maar dat had je vast al bedacht ;-)Wat houdt dat onderhoud nou in?
Het belangrijkste is dat je op regelmatige momenten het complete systeem doorloopt, alle nieuw binnen gekomen informatie verwerkt, en alle lijsten weer actueel maakt. Het blijkt dat het beste resultaat bereikt wordt wanneer je dit wekelijks doet: vaker, en je bent teveel tijd aan het plannen in plaats van doen. Minder vaak, en je gaat het overzicht weer verliezen doordat je systemen gaan overstromen.
Voer het onderhoud op een vaste plek uit. Het beste werkt het om dit in je kantoor te doen, of dit nu thuis is of op het werk. Zorg ook dat je ongestoord kunt werken: zet het liefst de telefoon zacht en de computer uit. Neem ook de tijd: het is niet ongebruikelijk dat het complete onderhoud tot anderhalf uur duurt (maar wees niet bang: het levert overzicht op, en dat is die anderhalf uur meer dan waard!).
De meeste mensen hebben wel regelmatig een moment waarop ze hun papieren en post verwerken en een planning voor de komende tijd doen. Maar daar blijft het vaak bij. En dat is jammer. Want om je hoofd HELEMAAL leeg te krijgen is veel meer nodig.
Tot zover de introductie. Donderdag behandel ik de daadwerkelijke 11(!) punten die je nu achtereenvolgens gaat aflopen (inmiddels hier te lezen). Voor nu zou de post te lang worden. Hopelijk ben je niet teleurgesteld…
…ah, je bent toch teleurgesteld? Nou vooruit dan :) – een mini vooruitblik WELKE 11 punten je kunt verwachten:
1 – verzamel je losse papieren 2 – Inbox leeg 3 – je hoofd leeg 4 – bekijk actielijst 5 – bekijk agenda vorige periode 6 – bekijk agenda komende week 7 – loop Afwachten lijst na 8 – project lijst 9 – relevante checklijsten 10 – Later / Misschien lijst 11 – wees creatief en moedig
Ga snel door naar de toelichting op de 11 stappen
INTERESSANT? LEES OOK:
- GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 1? << VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen...
- GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken – deel 2? << VORIGE || VOLGENDE >> Deze post is eerder verschenen...
- GTD serie (2) – hoe krijg jij je inbakjes nu weer leeg? << VORIGE || VOLGENDE >> Een artikel over het verwerkings...
Pingback: Tweets die vermelden Arjan Zuidhof » Blog Archive » Het onderhouden van jouw actie management systeem – deel 1 -- Topsy.com
Pingback: Ontdek het geheim om georganiseerd te blijven | Arjan Zuidhof
Pingback: Het onderhouden van jouw actie management systeem – deel 2 | Arjan Zuidhof
Pingback: GTD serie (3) – hoe breng je organisatie aan in jouw lopende zaken (deel 2)? | Arjan Zuidhof