GTD serie: Hoe krijg jij je inbakjes nu weer leeg?

Een artikel over het verwerkings proces van de Getting Things Done methode om effectief te werken

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief.Iedere vrijdag, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

foto: Flickr/germanchocolateladies

Vorige week bespraken we het eerste van de vijf stadia om je werkstroom te beheersen: verzamelen. Vandaag de voorspelbare opvolger: wat doe je nou met al die rommel (ehh, nuttige informatie) die je hebt verzameld? Oftewel: vandaag gaat het over Verwerken.

In het verwerkingsproces draait het erom alle afzonderlijke onderdelen een voor een door je handen te laten gaan, en er een eerste beslissing over te nemen. De crux is dat je NIET in de verleiding komt meteen actie te ondernemen (waar je vast wel toe geneigd bent). Centraal staat dat je een besluit neemt OF en WAT jij of iemand anders LATER gaat doen, het DOEN zelf komt meestal later.

Weg ermee?
De eerste stap is de gemakkelijkste: Gaat het om reclame, een leuke aanbieding waar je toch geen gebruik van gaat maken, kun je er echt niets mee, ook later niet? Gefeliciteerd! Je bent direct klaar, en kunt het item in virtuele of echte prullenbak deponeren.

INTERMEZZO (1) – Probeer hierin eerlijk tegen jezelf te zijn: jou tijd is heel beperkt. Zet vooral niet teveel dingen op lijsten waar je misschien nog iets mee wilt en laat de stapel tijdschriften niet te hoog worden. In een eerder leven bewaarde ik ook van alles en nog wat. Het leidde alleen maar tot grote bergen papier die me het gevoel gaven dat er nog ontzettend veel gelezen en uitgezocht moest worden. Wat een onrust, en een constant gevoel dat ik niet ‘bij’ was. Tegenwoordig ben ik daar veel gemakkelijker in geworden: weg ermee, toch geen tijd om dit te lezen!
Geloof het of niet: ik heb nog nooit later spijt gehad van iets dat ik weggegooid heb (echt waar!).

Kan het later?
De volgende vraag die je jezelf stelt is voor de hand liggend, maar veel mensen realiseren zich dat niet: moet er nu wel iets gebeuren? Kun je niet direct een eerstvolgende actie bedenken of heb je absoluut nog geen idee of je hier wel iets mee aanmoet? Of gaat het om een idee dat nog moet bezinken? Stop het dan in de map ‘Later/Misschien’.

Jij of iemand anders?
Ben jij hier eigenlijk wel de aangewezen persoon voor? Goede vraag. Het kan zo maar zijn dat iemand anders veel geschikter is om deze actie uit te voeren. Delegeren dan.

Wanneer?
Ontkom jij er niet aan dat jij aan de bak moet, dan komt het ‘wanneer’ om de hoek kijken. Hierbij treedt de 2-minuten regel in werking: als de totale actie jou minder dan 2 minuten kost, dan doe je het direct. Je bent er dan meteen van af en hebt later geen kostbare tijd meer nodig te bedenken wat je er ook alweer mee moest doen. Kost de actie meer dan 2 minuten? Dan gaat die op een actielijst (daarover later meer!).

Archief
Is het iets waar je niets meer mee hoeft, maar ter referentie wilt of moet bewaren, dan is er één overduidelijke plek: het archief.

INTERMEZZO (2) – Het archief is binnen GTD een plek waar je niet dagelijks rondneust. Het liefst stop je dit juist ergens achteraf, in een lade, kast, of map buiten je inbox. Je voorkomt daarmee dat je er constant over struikelt – en er dus nodeloze energie aan verspilt. Met goed gekozen zoektermen kun je, als het dan moet, snel informatie terugvinden. Zorg daarom ook dat je goed thuis bent in de zoek functies van jouw emailprogramma!

Hoe vaak verwerk je nou al die informatie?
Kort antwoord: zo weinig als mogelijk is, maar niet te weinig. Het idee is dat je de werkdag (of nacht als jou dat meer ligt) zoveel mogelijk gebruikt om productief te zijn. Binnenkomende informatie (papier, email, telefoontjes, een verzoek van een collega) gaat een inbak in, om later pas te verwerken. Als het een beetje kan, zet dan je email ook uit door de dag heen. Een paar keer per dag controleer je nieuwe email..en die verwerk je direct volgens het proces dat ik hierboven beschreven heb.