Gaat jouw takenlijst de mist in?

Ik kreeg een vraag van René: “Arjan, mails met daarin een actie voor mij (die ik niet binnen 2 minuten kan uitvoeren) sleep ik naar mijn map Eerstvolgende acties. Vervolgens probeer ik deze map periodiek leeg te maken. Dat lukt vaak niet door de orde van de dag. Acties die niet via een mail binnenkomen, zet ik in mijn taken in Outlook. Die lijst is minder in beeld en houd ik al helemaal niet regelmatig bij. Om acties in beeld te houden, zet ik ze juist in mijn agenda. Alle belangrijke acties zet ik juist daarin, omdat ik ze dan tegenkom. Is het een idee om alle acties in mijn taken te zetten? En dan desnoods met een link naar een mail, zodat je niet van alles hoeft over te schrijven? En wat zou een alternatief zijn voor de agenda om te plannen?

Hele goede vraag/vragen, René! Acties bijhouden via de takenlijst in je mailprogramma (in jouw geval Outlook) werkt als je het consequent doet redelijk. Op z’n best. Zelf ben ik er om meerdere redenen geen fan van. Je moet dan namelijk ALLE taken daarin bijhouden, ook de niet mail-gerelateerde. Daarnaast is de verleiding groot om bij het raadplegen van je takenlijst niet toch snel even naar je mails te kijken – en da’s een hele slechte gewoonte
Het kan dus wel, toch merk ik in de praktijk dat veel mensen automatisch een 2e lijstje gaan bijhouden buiten hun mail om.

Jij werkt net iets anders, maar met vergelijkbaar effect: mails met een actie in een e-mail map, andere taken in de Outlook takenlijst. Ook in dat geval heb je alsnog je acties op 2 plekken staan. En daar loopt het betrouwbaar systeem scheef. Het maakt voor je planning namelijk niet uit of taken vanuit mail komen of elders. Het kost alleen maar extra denkcapaciteit te onthouden dat je nóg een lijst hebt. Hoe eenvoudig het op het eerste gezicht ook lijkt, dat gaat in de hectische praktijk vaak mis.

Je agenda – de derde factor. Het best noteer je daarin alleen wat echt op een bepaalde dag/tijd moet gebeuren: vergaderingen, afspraken, belafspraken, evenementen. Géén taken zonder deadline waar je een oog op wilt houden; daarvoor is juist de takenlijst geschikt.

Wat betreft je vraag rond agenda en plannen: check ’s ochtends eerst je agenda – de afspraken waar je niet omheen kunt. De tijd tussen je afspraken gebruik je om aan je takenlijst te werken. Kiezen uit een lijst met vele acties kan nog lastig zijn. Er zijn handvatten voor maar die werken wat mij betreft ook niet altijd. In het volgende artikel zal ik het hoe en waarom toelichten van mijn eigen ‘slimme dynamische actielijst’.

Een toegewijde takenplanner biedt meer…


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

CONCLUSIE

Breng dus al je taken – zoals je zelf al aangeeft – liefst terug tot 1 plek. Gebruik om te beginnen de takenlijst in Outlook daarvoor. Wanneer je zaken als een eerstvolgende actie, projecten, doelen en andere informatie aan die takenlijst toe wilt voegen dan is het tijd voor een toegewijde takenplanner.

Uitsmijters:

  • mail = informatie, maar geen actie. Haal mail en daaropvolgende actie dus uit elkaar
  • een actiemap in de mail gaat niet werken, juist omdat je daar alleen taken vanuit mail instopt
  • Een link naar mail of andere informatie die je voor taakuitvoering nodig hebt is een slimme timesaver


Over naar jou: actie-ninja, of juist zoekend naar het beste systeem? Tip ons of stel je vragen hieronder!

Share

4 thoughts on “Gaat jouw takenlijst de mist in?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.