Frictieloos werken: weg met onbelangrijke taken!

 

“It’s not the work which kills people, it’s the worry. It’s not the revolution that destroys machinery, it’s the friction” ~ Henry Ward Beecher

foto Anne ZuidhofHou je ook zo van lezen? Ik kan werkelijk het ene na het andere boek verslinden. Alleen..vaak komt het er door de drukte minder van dan me lief is. Wat ik wel veel lees is vakliteratuur. Daar ben ik natuurlijk niet de enige in: iedereen die serieus met z’n vak bezig is heeft veel baat bij op de hoogte zijn van wat er speelt. Het voordeel voor jou is dat je af en toe een inkijkje krijgt in wat literatuur op het terrein van persoonlijke effectiviteit en Web 2.0 waar je anders vast nooit mee in aanraking komt. Zoals vandaag. Ik las een paar dagen terug namelijk de voorlaatste editie van het blad Productive Magazine van Michael Sliwinski – ja, ik loop wat achter ;-)

Wedden dat jij er niet aan moet denken zo’n blad door te worstelen? Saaaaai. Niets is minder waar: er staan vaak helder geschreven artikelen in met veel tips. Ook in deze uitgave stond een bijzonder artikel met een mooi inzicht. Het gaat over frictieloos werken, zoals de auteur, Leo Babauta het zo abstract omschrijft. Die term klinkt inderdaad wat saai en de waarde zit dan ook meer in de betekenis er achter dan in die twee woorden zelf. Vandaag doe ik je – geïnspireerd door het genoemde artikel – uit de doeken waarom je hier toch mee aan de slag zou moeten. Of kunnen. Hoe dan ook, heel veel leesplezier. En laat ons vooral weten of jij ook frictieloos gaat werken. Of niet, ook dan ben ik benieuwd wat je er van vindt. Laat je het weten via een comment (onderaan de post)?

Hoeveel tijd houd jij je elke dag bezig met administratieve zaken die niet met je eigenlijke werk te maken hebben? En die je liever kwijt dan rijk bent? Je hebt je misschien al gewonnen gegeven, het hoort ten slotte bij je werk. En wanneer je daar niet verder over nadenkt zou je zomaar kunnen denken dat dat klopt. Een gedachten experiment: stel je voor dat je op je werkplek zit. Je hebt geen administratieve taken en je kunt je volledig gefocust de hele dag met je eigenlijke werkzaamheden bezig houden. Dat is de kern van frictieloos werken. Al die vervelende dingen als mail beantwoorden, die papierberg op je bureau wegwerken, saaie vergaderingen, van en naar je werk en je klanten rijden, kantoorspullen regelen. Dat hoeft allemaal niet. Gewoon puur je eigenlijke werk. Dat je leuk vindt natuurlijk. Is dat laatste niet het geval dan raad ik je sowieso aan eens met een loopbaancoach daar over door te praten. Zij weet je ongetwijfeld op nieuwe inzichten te brengen.

Alles outsourcen dan maar, zodat allerlei al dan niet virtuele assistenten, webbouwers en boekhouders mij dat saaie werk uit handen nemen? Dat zou je denken, alleen heeft dat ook behoorlijke nadelen: al die assistenten moeten uitgekozen worden, betaald, beoordeeld en bijgestuurd. Ook een hoop rompslomp. Je zou al moe worden van de gedachte alleen. Overigens denk ik dat een (1) virtuele assistent je heel goed bij bepaalde taken kan helpen, alleen overdrijf het niet.

Ik hoor je denken: pfff, dat zeg je nou wel, maar ik heb geen invloed op mijn werk, alles is voor mij bepaald. Tja, dat dacht ik ook een paar jaar geleden ;-) Ik zat in een functie waar weinig doorgroeimogelijkheid in zat. En in de IT lagen de leuke banen niet voor het oprapen. In die tijd heb ik ontdekt dat ik mijn huidige rol als trainer/coach veel leuker vind. Waarom noem ik dit? Wel, omdat deze ontdekking voor mij het begin was van het opzeggen van mijn baan en het starten als zelfstandig ondernemer. Wat een geweldige stap richting frictieloos werken!! (Bijna) nooit meer ’s ochtends in de file staan, geen vergaderingen, opdrachten doen die ik echt zelf wil. Heerlijk. Niet dat iedereen dit zou moeten doen, hoor. Maar je kunt meer aan je omstandigheden veranderen dan je denkt. Meld je eens af voor een vergadering. Gewoon doen, je weet vast een goede reden te bedenken. En geniet van de extra tijd waarin je je werk een keer wel afkrijgt. Begin klein, doe het stap voor stap en houd je uiteindelijke doel voor ogen: efficiënter werken.

Frictieloos werken is volgens mij ook prima in slimmer SAMENwerken toe te passen. Die vergaderingen zijn een mooi voorbeeld. In plaats van er een te verzuimen, kun je ook met z’n allen eens bespreken om het anders te doen. Denk eens aan:

  • staand vergaderen – dan is je vergadering geheid een stuk sneller afgelopen
  • en notulen, zijn die wel nodig?
  • en die bijlages in e-mail? Afschaffen! Zet de documenten op een centrale plek en verwijs daarnaar. Scheelt zoektijd, heel frictieloos
  • ook minder e-mail versturen en ontvangen is heel goed te doen. Vraag de gratis audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”  aan en begin direct!

Je ziet: frictieloos werken maakt de boel overzichtelijker en gaat je ook een hoop tijd schelen. Ik zie nog veel meer mogelijkheden. Volgens mij zie jij ze ook wel. Ik ben daar heel  nieuwsgierig naar. Deel je ze met mij en de andere lezers?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

4 thoughts on “Frictieloos werken: weg met onbelangrijke taken!

  • Volledig frictieloos werken is niet mogelijk. Kun je niet beter spreken van frictieminimalisatie? Het uiteindelijke doel is dat je met volledige focus met je eigenlijke taken bezig wilt zijn. Alle zaken eromheen moet je zo organiseren dat ze het werken met focus niet verstoren. Voor de zaken eromheen plan je aparte werktijd in waarbij je op dat moment juist focust op die bijbehorende taken. Ze zijn dan misschien niet het leukste maar wel van belang anders zou je ze niet hoeven te doen.

  • “Begin klein, doe het stap voor stap en houd je uiteindelijke doel voor ogen: efficiënter werken.”
    Je noemt hier frictieloos werken en efficiënter werken als één en hetzelfde, maar volgens mij zijn het wel verschillende dingen. Het doel is frictieloos werken en dat kun je bereiken dmv efficiënter werken. Zoals Ernestien hierboven zegt: het gaat erom dat je met volledige focus kunt werken.
    Daarnaast komt effectief werken hierbij om de hoek kijken: hoe kun je het gat tussen effort en impact zo groot mogelijk maken.

  • Hoewel ik de strekking van je artikel kan waarderen, zet ik er toch een paar kanttekeningen bij. Je begint met de overtuiging dat administratieve zaken per definitie vervelende ballast zijn en vergaderingen saai. Vervelende onderbrekingen van het werk waar je eigenlijk de hele dag gefocust mee bezig moet zijn. Nu ben ik het met je eens dat het vast efficiënter en ‘slimmer’ kan. Maar tegelijkertijd kun je die zaken ook zien als welkome onderbreking en afwisseling, om daarna weer geconcentreerd aan de slag te gaan. Dus misschien is dat wel de uitdaging om te kijken hoe je ‘vervelende klussen’ zo kunt organiseren dat je de rest van de tijd ‘gesmeerd’ kunt werken. Dat is pas slim! :-)

  • @ernestien, patty en jacqueline: dank voor jullie opmerkingen en aanvullingen. Ben het grotendeels wel met jullie eens:
    Volledig frictieloos gaat niet, da’s misschien wat kort door de bocht. Laten we het inderdaad op minimalisatie houden. Wel iets om zoveel mogelijk naar te streven.
    Mijn opmerking over efficiënter werken had inderdaad beter frictieloos werken kunnen zijn.
    Goed punt is dat je nooit alle saaie taken kunt elimineren en er liever het beste van maakt. De meeste vergaderingen vind ik overigens beresaai :)
    In ieder geval: niet alle saaie taken zijn per definitie te voorkomen, maar ik blijf bij mijn stelling dat de meeste mensen een hoop van die taken zouden kunnen uitbannen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.