Je hebt thuis een archief. Op de een of andere manier bewaar ook jij je papieren: in een mooi geordend mappensysteem, een ladekast of op een grote stapel in de hoek van de werkkamer. Hoe dan ook, in alle gevallen is dat een archief. Maar wist je dat er een digitaal alternatief is? Een die niet eens zo heel moeilijk te gebruiken is..Evernote dus! Op dat papieren archief kom ik dadelijk terug, eerst even wat deze tool nu eigenlijk is:
Wat is het?
Evernote is grofweg een systeem waarin je alles digitaal kunt opslaan. Aantekeningen, foto’s, gescande documenten, de inhoud van webpagina’s. In alle gevallen kun je met letterlijk één druk op de knop documenten opslaan. Een ‘note’ in Evernote-taal. De limiet in wat je opslaat is vooral gebaseerd op je eigen verbeelding: zo voeg ik tegenwoordig recepten op die ik op internet heb gevonden (en die succesvol bevonden zijn) aan het systeem toe. Je kunt die recepten natuurlijk als favoriet opslaan, maar dat is ofwel lokaal, ofwel je zult net zien dat die receptensite later niet meer bestaat. Met Evernote heb je hier geen last van omdat je een eigen kopie van de informatie maakt.
Je kunt Evernote ook gebruiken als je onderzoek aan het doen bent: sla interessante webpagina’s of stukken daaruit op in een aparte onderzoeksmap, bijvoorbeeld prijsvergelijkingen en reviews voor een nieuwe auto. Ook een mooie: er zit automatische tekstherkenning in Evernote! Stel dat je van visitekaartjes een foto neemt met je telefoon en die in Evernote plaatst, dan kun je later door slechts op de naam van een contactpersoon te zoeken deze terugvinden! Voorwaarde voor tekstherkenning vanuit een foto is overigens wel dat de belichting voldoende is. Mijn ervaring met de iPhone is dat je goed daglicht of een lamp nodig hebt om de herkenning te laten werken. Maar het werkt zeker.
En is het snel?
Wel, ik kan je zeggen dat de toegang in alle gevallen behoorlijk snel is. Alleen wanneer je een foto of scan opent op je iPhone, kan dat even duren. Maar langzaaam of snel: openen lukt altijd.
In het meest extreme geval zet je letterlijk je hele papieren archief om in digitaal formaat. Ik ken iemand die dit toepast, en de laatste keer dat ik hem sprak had hij 14.000 zogeheten ‘notes’. Belasting papieren, administratie, bankafschriften. Dit gaat mij persoonlijk te ver, maar het geeft wel aan hoe ver je kunt gaan.
Overal toegang
Evernote werkt zowel als web software, via http://www.evernote.com, maar ook op je computer en je telefoon. In die laatste twee gevallen moet je natuurlijk de software installeren, maar ook dat is in een handomdraai gebeurd. Het voordeel van de software op je computer zetten is dat Evernote een stuk sneller en handiger werkt dan via de webtoegang. Maar het is dus niet per se noodzakelijk. In ieder geval: waar je ook bent, je kunt altijd bij je archief, al zit je op vakantie in het internet café (bestaan die dingen eigenlijk nog? – in Oostenrijk heb ik er vorig jaar tevergeefs naar gezocht)
Verder nog iets?
Ja, een ding nog: om notes sneller terug te vinden is het nuttig om tags toe te kennen. Tags zijn een soort categorie die je aan informatie toekent. Het mooie van tags is dat je er meerdere aan 1 note kunt toekennen, ik noem maar iets: ‘recept’ en ‘hoofdgerecht’, of ‘administratie’ en ‘ziektekosten’.
Bedankt voor je aandacht. Ik hoop dat Evernote een nuttige tool voor jou gaat worden. Ga naar http://www.evernote.com, maak een account aan en verdiep je eens goed in de mogelijkheden. Veel succes!
Meer weten?
Ik help professionals hun leven slimmer in te richten waardoor ze meer tijd overhouden en overzicht krijgen op hun Informatie, Inbox, en Internet. Via 1-op-1 coaching of een groepstraining krijg je in korte tijd veel tips waarmee je direct aan de slag kunt. Je investering is dus al snel terugverdiend. Soms al binnen een week! Kijk eens hoe ik je kan helpen. Of vul je gegevens in het contact formulier en ik neem snel contact met je op!
Dit artikel verscheen eerder in mijn Slimmer Werken nieuwsbrief. Je kunt je rechtsboven inschrijven (of ga naar de externe inschijfpagina)
INTERESSANT? LEES OOK:
- Twitter nachtmerrie: de dag dat ik digitaal in rook opging… Ofwel bezin eer je begint met het hernoemen van je...
Pingback: 23 Noordelijke PolitieDingen » #14 Nooit meer iets vergeten met Evernote
Pingback: De 4 D’s – daar kun je 2 uur eerder mee thuiskomen! | Arjan Zuidhof
Goede morgen Arjan, dit is weer een handige tip. Ik zat in mijn gmail net te kijken waar ik de orgelmuziek die ik regelmatig van mijn broer krijg toegestuurd nou een handig bij elkaar kan voegen. En dan komt jou artikel langs. Helemaal goed ik ga het eens bekijken dat Evernote.
Fijne dag,
Wilme de Roon
@Wilme: ik ben heel benieuwd naar je ervaringen met Evernote, veel plezier ermee want het is een geweldige dienst. Laat je weten of het voor jou werkt?
Pingback: GTD tip: wat doenmet al je papieren en digitale knipsels?