Een tussendoortje – voor de afwisseling

foto: Flickr/lwr

Mag ik je even storen? Ik ben de laatste tijd behoorlijk wat posts aan het schrijven over een methode waar ik helemaal enthousiast over ben (GTD). Ik gebruik deze methode om grip te houden op mijn acties en projecten. Maar ik kan me zomaar voorstellen dat jij helemaal niet zit te wachten op een stortvloed aan informatie over lijstjes, acties en projecten. Over hoe en waarom je allemaal nieuwe technieken moet aanleren om nog efficiënter te leven (al hoop ik van wel natuurlijk…). Misschien duizelt het je wel, of vind je eigenlijk dat het je allemaal prima afgaat.

Dus, waar zat ik nou over te denken? Wel, het is lastig om naar jou te luisteren. Alhoewel, wist je dat je gewoon kunt terugpraten? Hieronder is een commentaar veld, helemaal voor jou alleen! Vind ik heel leuk hoor, iets van je te horen. Vertel me meteen maar wat ik beter kan doen

Wat ik misschien nagelaten heb is dat bij het starten van de serie over een actie management systeem, is dat ik te snel de diepte in ben gedoken. Wat ik niet ga doen is stoppen met de serie – die duurt niet lang meer, en ik rond hem netjes af. Wat ik wel wil meegeven is WAAROM het toepassen van deze methode jou zoveel gaat opleveren. Een poging dus om eventuele scepsis van jouw kant weg te nemen. Te laten zien dat het echt een toegevoegde waarde gaat hebben:

Tegenwoordig heeft iedereen wel een soort van timemanagement systeem. (vrijwel) Iedereen werkt in ieder geval met een agenda. De meeste mensen hanteren ook een TODO lijst. Prima, tot zover.

Waar het echter vaak misgaat, is in de toepassing in de praktijk van een dergelijk systeem. Een voorbeeld: de agenda wordt vaak gebruikt als verzamelbak voor allerlei zaken die je ergens in de toekomst nog moet doen. Maar als je nog niet weet wanneer iets gedaan moet worden hoort het (nog) helemaal niet in jouw agenda thuis! In plaats daarvan plaats je het op een Later/Misschien lijst wanneer je het wilt laten bezinken. Denk hierbij aan een eventuele deelname aan een congres later dit jaar bijvoorbeeld. Of je stopt het in een vervaldagen systeem dat dit stukje informatie op precies het juiste moment weer opduikelt. Kijk op http://43folders.com voor meer informatie over een populair vervaldagen systeem.

Of neem die TODO lijsten: hoe vaak zie je niet van die uitpuilende lijsten waarop werkelijk tientallen zaken staan die de arme gebruiker diezelfde dag nog wil afronden. Tel je alles bij elkaar op, dan kom je vaak op meerdere dagen, of zelfs weken, werk. Zinloos om te proberen dat allemaal voor het einde van de werkdag af te krijgen. Bijkomend nadeel is dat je gegarandeerd met een gestrest gevoel naar huis gaat.

Echt: het GTD systeem is het eerste sluitende systeem dat ik ken dat echt helemaal inpasbaar is in het leven van de moderne mens. Inclusief alle stress en vooral verandering die dat leven met zich brengt.

Andere methoden (PEP cursus, time management training) leren je vooral hoe jij je tijd efficiënter besteedt. Bij GTD gaat het niet zozeer om de tijdbesteding, maar om het doen van de juiste acties, op het juiste moment, in het geheel van al jouw huidige projecten. Dit is echter maar 1 van de 2 pijlers onder GTD. De andere pijler is een stuk perspectief dat om de hoek komt kijken: wie ben ik als mens in mijn werk, relaties, gezin, samenleving, en wat wil ik daarin bereiken? Door aan beide pijlers aandacht te besteden krijg je èn een leeg hoofd, èn zicht op jouw persoonlijke toekomst.

DAT is dus wat het toepassen van Getting Things Done je gaat opleveren: Overzicht, Rust en Perspectief. Ik hoop dat het iets duidelijker is geworden en dat je met (nog meer?) plezier de komende nieuwsbrieven gaat lezen. Nogmaals: laat het mij vooral weten of – en zo ja wat – er beter kan!