Een overvolle inbox, is dat een probleem? – GTD serie (1)

Dit artikel is het begin van een serie over het opzetten van een betrouwbaar extern systeem om al je informatie en acties in te bewaren

Om direct met de deur in huis te vallen: die volle mailbox hoeft zeker geen probleem te zijn! Natuurlijk gaat het er wel om dat je weet hoe je hem weer leeg krijgt. En hoe je andere informatie die op je afkomt netjes verwerkt. En dat is precies waar deze serie artikelen over gaat ;-)

In de komende weken krijg je het proces van verwerken van informatie onder de knie. Mijn wens is dat het jou helpt een lege inbox te bereiken.

Daarnaast probeer ik je dus te prikkelen eens na te denken over hoe je uberhaupt met informatie verzameling en verwerking omgaat. Naast e-mail heb je namelijk met veel meer informatie te maken die zich ieder moment aan je opdringt: denk aan voicemail, die binnenstormende collega met een dringend probleem, je zus die vraagt of je volgende week mee gaat winkelen. Allemaal zaken waar je iets mee moet.

Het proces van hanteren van informatie is een workflow die volgens een aantal stappen verloopt. Binnen de methode die ik zelf met veel plezier gebruik (Getting Things Done wikipedia link) zijn een vijftal stappen gedefinieerd:

• Verzamelen
• Verwerken
• Organiseren
• Onderhouden
• Doen(!)

Verzamelen Vandaag zoomen we in op de eerste stap: het verzamelen van informatie. Het ligt wat voor de hand, maar verzamelen is feitelijk het proces waarbij je informatie die je leven binnenkomt een voorlopige plek geeft. Deze stukjes informatie noemt GTD stuff: alles wat jouw leven binnenkomt en waar je al dan niet iets mee moet, maar dat nu nog niet weet. Het is onvermijdelijk dat informatie zich op allerlei momenten van de dag aan jou opdringt. Zorg daarom voor een manier om dit snel en effectief een tijdelijk onderkomen te geven. Hierdoor hoef je er niet steeds over na te blijven denken. Belangrijk hierbij is dat dit voor dezelfde vormen van informatie altijd dezelfde plek is, en dat je zo weinig mogelijk plekken hanteert (volgens het principe “gebruik zoveel inbakjes als je nodig hebt, maar zo weinig als je kunt”). Je zult bijna altijd meer dan één inbakje hebben. Wat dacht je van de volgende opsomming:

JOUW INBAKJES

1. Jouw binnenkomende email – je emailprogramma heeft niet voor niets een ‘inbox’ ofwel inbakje!
2. Het bureau waar al je papieren stuff verzameld wordt: post, een uitdraai van een artikel dat je nog gaat lezen, een uitnodiging voor een concert waar je misschien naartoe wilt
3. Losse gedachten: deze zie je snel over het hoofd, maar is binnen GTD bijzonder belangrijk. Vele malen gedurende de dag heb je een plotselinge ingeving, komt er iemand met een vraag waar je over na moet denken, of bedenk je op kantoor dat je thuis de planten nodig water moet geven. Al die gedachten moeten direct uit je hoofd, zodat je jouw gedachten kunt houden bij je werk. Dit kun je ondervangen door het simpelweg op schrijven op een blad of in een notitieblok dat je altijd bij je hebt
4. En vergeet de voicemail van je telefoon niet: ik ontvang maar weinig voicemail berichten (en dat vind ik helemaal niet erg: andere manieren van contact vind ik persoonlijk veel prettiger…) Maar als je er meerdere per dag krijgt, is het belangrijk ook hier overzicht in te houden

Alles wat binnenkomt stop jij, of komt automatisch, in een inbak terecht. Klaar om op een later tijdstip door jou verwerkt te worden.

Het voordeel van een gestructureerde werkwijze als deze is dat je jouw hoofd vrijhoudt voor het echte werk, en je niet voortdurend met die losse eindjes bezig hoeft te zijn. Verwerken doe je op het moment dat het uitkomt (binnenkort lees je hier meer over! UPDATE: hier lees jij hoe je inbakjes weer leeg raken!).

Saai? Het kan zijn dat je dit een saai onderwerp vond. Ik merk echter al te vaak dat mensen geen gestructureerde aanpak hebben in het hanteren van informatie. Ze gaan in op alle externe prikkels, acteren direct wanneer er iets nieuws (dus interessants!) bij hen binnenkomt. Ik noem dit de brandblus mentaliteit: branden blussen is belangrijk, maar als jij je van brand naar brand laat meeslepen, kom je nooit verder in het bouwen van huizen.

Juist afgelopen weken is er trouwens veel aandacht geweest voor met name jonge mensen die ten onder dreigen te gaan aan een teveel aan informatie . Lees anders even mijn artikel over infobesitas eens terug.

Een goede structuur in de basis is nodig ons hoofd vrij te maken voor het creatieve proces waarin de toegevoegde waarde van kenniswerkers zit. Juist wanneer jij zorgt dat je gedachten zich niet bezig hoeven te houden met die inderdaad saaie stuff, ben je in staat je hersencapaciteit te besteden aan dat waar JIJ goed in bent: je werk!

Help! Ik help je graag aan een lege inbox! Bedenk eens of een persoonlijke sessie Grip op je Inbox iets voor jou is. In een halve dag kan ik jouw al een heel eind op weg helpen richting een lege inbox, die vanaf nu ook echt leeg blijft! E-mail niet je grootste struikelblok? Kijk hier eens wat ik voor jou kan betekenen

>> VERDER naar deel 2 >>

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief. Elke 2 weken een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Geen gerelateerde artikelen.