De spannende zoektocht naar de ultieme software

Pas kreeg ik een vraag van Lex. Lex vraagt zich af waarom er nog steeds niet 1 stuk software is waar je letterlijk alles in kwijt kunt en dan ook snel terug kunt vinden: contacten, projecten, informatie, bestanden, communicatie, acties. Goede vraag. In zijn woorden:

” In de samenwerking met andere mensen is de computer natuurlijk heel belangrijk. Onder 1 project kunnen vallen: mails, bestanden lokaal op eigen pc, bestanden in de cloud – al dan niet gedeeld, plekken op social media waar relevante informatie staat en wordt gedeeld en continu bijgewerkt, projectplanningen, afspraken, werktaken, bestanden met e-mailadressen van mensen, mappen op de pc en tegelijkertijd in de mail, Todo lijstjes, RSS feeds, nieuwsbrieven.
En al die zaken hebben allemaal functioneel met elkaar te maken. Onder één project of activiteit moeten al deze verschillende soorten van relevante informatie met elkaar samenwerken. En omdat ze dat niet doen moet ik die samenhang steeds opnieuw construeren.
Toen op mijn werk (vroeger) Microsoft Office werd geïntroduceerd zei ik tegen mijn collega’s: fijn al die mogelijkheden. Maar Bill Gates zou er nog 1 cruciale functionaliteit bij moeten bedenken, en dat is: één dossiernummer waaronder alle relevante gegevens meteen verbonden zijn.
Het tijdverlies dat ik nu oploop doordat ik steeds maar opnieuw me moet herinneren waar dat ene bestandje ook alweer stond….. it drives me crazy”
Lex Hupe / Wijs Vooruit

Enerzijds kun je dit denk ik zien als een gebrek in de huidige software. Tegelijk is het ook waanzinnig complex om software te bouwen die “alles” kan. Een alternatieve insteek is: gebruik juist zoveel mogelijk verschillende tools die allemaal 1 ding heel goed kunnen, en niet meer. Zit ook wat in. Vandaag het eerste deel van een tweeluik: eerst mijn eigen idee over hoe je met software omgaat, bij gebrek aan de ultieme tool. Volgende week bespreek ik met je hoe een enthousiaste groep ontwikkelaars jarenlang wel degelijk geprobeerd heeft die ultieme tool te bouwen.
Ze schreven er zelfs een – voor nerds tenminste ;-) – spannend boek over.

update: lees dat artikel over de ultieme informatie manager hier.

 

BLIJVEN ZOEKEN NAAR DE ULTIEME SOFTWARE?

Het hoofdpunt in de vraag van Lex is het tijdverlies dat hij nu ondervindt door alles te moeten onthouden. En zie dat later maar weer eens terug te vinden. Er zijn zoveel niveaus waarop en applicaties waarin informatie opgeslagen wordt; dat is bijna niet te doen. We kunnen er gerust van uitgaan dat die ultieme software, ook wel eens PIM (Persoonlijke Informatie Manager) genoemd, niet bestaat. Nog niet tenminste en in tegenstelling tot wat vele leveranciers ons willen doen geloven.

Mijn uitgangspunt is dat je je het best “behelpt” met wat je al gebruikt en kent. Beperk tegelijk het AANTAL verschillende programma’s dat je gebruikt zoveel mogelijk.

Elk nieuw programma kost tijd om te leren, en betekent daarnaast dat je informatie op meer dan 1 plek op moet slaan. Meer complexiteit. Tegelijkertijd stelt het uit elkaar halen van de hoofdcomponenten van je informatie je in staat werk gedaan te krijgen zonder voortdurend gevoed te worden met nieuwe informatie. Die hoofdcomponenten zijn grofweg e-mail, taken, “informatie onder handbereik” en het uiteindelijke archief. Door het scheiden van die componenten kun je dus ongestoord met hulp van je archief-software werken aan een taak, zonder steeds in je e-mail programma te hoeven duiken – met het gevaar afgeleid te worden door nieuwe mail.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

OP WEG NAAR EEN OPLOSSING

Dat zoeken en herinneren moet je inderdaad voorkomen. Mijn oplossing is: alles wat ik nog moet en wil doen en wat anderen voor mij doen, mijn planning zogezegd, gaat in een ACTIESYSTEEM. Voor mij is dat Toodledo, maar er zijn vele goede systemen beschikbaar en ik kan je niet vertellen welke in jouw situatie het best is. Dat hangt van teveel dingen af. Naast dat actiesysteem is er nog de nodig informatie die ik WIL ONTHOUDEN. Deze gaat zoveel mogelijk in een ARCHIEFSYSTEEM. Voor mij is dat Evernote. In dit geval is de kans groot dat Evernote ook voor jou nuttige diensten kan bewijzen: wanneer je niet al een (groot) informatie systeem gebruikt, dan komt Evernote zeker in aanmerking. Geen idee of je al een ander systeem gebruikt? Dan doe je dat zeer waarschijnlijk niet, kijk ook dan naar Evernote. Bestanden tenslotte sla je met de juiste naamgeving en al dan niet in een projectmap op in bijvoorbeeld Dropbox of op Google Drive. Eventueel kun je bestanden ook in Evernote opslaan. Zelf doe ik dat liever niet, ook al omdat ik steeds meer met “informatie” als uitgangspunt werk en niet “bestand”. Uit bestanden haal ik liever de relevante of alle informatie om die als platte tekst in Evernote op te slaan. Zoals gezegd werkt dat voor jou misschien anders, ik zal je dan ook niet adviseren het concept “bestand” los te laten. Wanneer dat hele idee nieuw voor je is kan het wel verhelderend zijn dat eens te overwegen..

Tot zover en, zoals gezegd, volgende week het relaas van zo’n spannende poging die ultieme tool te bouwen. Stay tuned!

Voor nu zijn Lex en ik benieuwd naar jouw opzet – welke software gebruik jij, en vooral: waarom. Laat je dat hieronder weten?

Share

7 thoughts on “De spannende zoektocht naar de ultieme software

  • Ik gebruik MS Outlook met taken. Aan die taken koppel ik een Onenote pagina waarin ik alle zaken bijhou die relevant zijn voor die taak. Via Skydrive kan ik mijn onenote zaken synchroniseren met mijn telefoon, laptop en tablet. Als ik bij een klant zit en ik maak notulen in Onenote kan ik die daarna op mijn laptop verder verwerken.

    Verder heb ik eigenlijk alleen een electronisch archief. als ik iets op papier krijg of heb scan ik dat in en gaat het mijn archief in. Dit doe ik middels PST files in Outlook.

    Het is nog niet full proof maar het werkt al een stuk overzichtelijker dan eerst.

  • Wij gebruiken Donedesk. Geeft goed overzicht van de projecten en openstaande tasks bij collega’s.

  • @Martin: al een flinke stap gezet dan, en da’s belangrijk! Wat misschien een volgende stap is om die takenlijst een ‘upgrade’ te geven. Nu heb je waarschijnlijk nog heel veel losse taken waarvan het lastig is te bepalen welke prioriteit moet krijgen. Je zou los daarvan een lijst projecten kunnen hanteren en dan per project een zogenaamde ‘eerstvolgende actie’ bedenken. Die Next Actions samen vormen de TODO-lijst voor de korte termijn.
    Zou dat weer wat meer overzicht kunnen geven?

    @Gerwi: Donedesk kende ik nog niet. Zie dat die ook vermeld staat in een groot overzicht van goede actiesystemen en op de eerste blik ziet die er goed uit! Uiteindelijk gaat het er vooral om dat je de principes achter slim werken goed toepast, daar kan een tool niet bij helpen. In het geval van samenwerken is het belangrijk een tool te hebben die dat ondersteunt. Veel doen dat namelijk niet, Donedesk lijkt dit goed te beheersen. Een goed alternatief is eventueel nog Asana, en ook met mijn favoriet Toodleodo kun je goed samenwerken.

  • Hoi Arjan,

    Je punt van samenwerking is heel herkenbaar. De resultaten voor ons lijken veelbelovend. Aandachtspunt is daarbij: je collega’s moeten niet met allerlei losse notities komen, maar ook consequent gebruik maken van de tool.

  • @Gerwi: ja, zonder 1 plek waar alle informatie in terecht komt zal goed samenwerken niet lukken. Net zoals je voor je eigen werk een ‘betrouwbaar systeem’ nodig hebt, heb je dat ook in een team. Je collega’s dat consequent leren te doen kan een kwestie van lange adem zijn, wel belangrijk in dit verband!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.