De 4 D’s – 2 uur eerder thuis door snel besluiten over je e-mail

 Ken je het gevoel dat je om 4 uur ’s middags al fluitend je werkplek verlaat omdat het werk gewoon af is? Flauw he.. alsof je even een truuk toepast en dan iedere dag WEL op tijd klaar bent. Nee, de trukendoos laten we thuis vandaag. Veranderingen zijn lastig en iedereen die dat ontkent komt zichzelf nog wel eens tegen. Zo eenvoudig kan dat slimmer werken toch niet zijn?

Toch is er een beproefd principe dat ik elke keer dat ik mijn e-mail, voicemail of papieren post verwerk hanteer.  Hiermee zijn al deze berichten snel verwerkt. Let wel: niet per sé uitgevoerd. Wel is er een eerste beslissing genomen wat er mee gedaan moet. Je raadt het al, dit is het principe van de 4 D’s *). Meestal schrijf ik Nederlandstalige artikelen. Vandaag zijn vier woorden in het  Engels. Anders lukt het niet met die D’s. Dat vind je vast niet erg ;-) Dit zijn ze:

  • DO – Te vaak openen we e-mails, om ze na doorlezen met een zucht meteen weer te sluiten. Terug in de inbox, morgen kijken we verder. En ja, dat kost alleen maar tijd zonder dat je een stap verder komt. Zonde van die tijd toch? Gebruik de 2-minuten regel: zit er aan de e-mail een actie vast die minder dan 2 minuten kost? Doe het meteen! Je bent er direct van af en het kost altijd minder dan later opnieuw lezen en alsnog doen.
  • DEFER – In goed Nederlands is dit uitstellen. Daarbij denk je misschien aan uitstelgedrag, ook wel procrastinatie genoemd. In dit geval is iets heel anders aan de hand. We zijn onze berichten aan het verwerken. Dat betekent niet per definitie dat we alles ook direct DOEN. Je krijgt het verzoek om met spoed met dat nieuw project te starten, minstens 80 uur werk. Dan ga je acties inplannen in plaats van het hele project direct uitvoeren toch? Je schrijft de acties ergens op een lijst in een goed systeem. Uitgesteld, in de zekerheid dat je later, op het juiste moment, ze weer tegenkomt.
  • DELEGATE – In veel gevallen krijg je een verzoek iets te doen, maar is iemand anders veel geschikter om de taak uit te voeren. Een collega die vanwege haar specialisatie veel sneller klaar zal zijn, je website beheerder voor een aanpassing in je site, iemand anders in het team waar je nu in zit. Wanneer het kan, delegeer het dan. Houd wel de vinger aan de pols door alle gedelegeerde verzoeken op een Afwachten lijst te plaatsen die je regelmatig doorneemt.
  • DELETE – De mooiste en gemakkelijkste. Makkelijk wanneer je graag weggooit, tenminste. Zelf vind ik dat heerlijk: van spullen in mijn huis tot aan onnodige digitale berichten en documenten. Reclame, de krant van gisteren, LinkedIn verzoekjes in de mail. Het is zo heerlijk om weg te gooien, juist omdat het weer ruimte geeft. Toch merk ik tijdens trainingen dat heel veel mensen daar grote moeite mee hebben. “Wie weet heb ik dat nog eens nodig” is een argument om alles maar te bewaren. Met het gevolg dat je echt belangrijke zaken niet meer terugvindt in alle ruis. Die belangrijke berichten laat je natuurlijk gewoon staan. In je archief. E-mail systemen als Gmail bijvoorbeeld gaan hier heel prettig mee om. 1 Keer op ‘archiveren’ klikken en het bericht verdwijnt zonder ingewikkeld gesleep uit het zicht.  Totdat je het ooit weer eens nodig hebt. Met het geavanceerde Gmail zoeken heb je dat bericht dan zó terug gevonden.

 

Wanneer bewaar je wél iets? Mijn enige 3 redenen om iets wel te bewaren zijn:

  1. Alle corerespondentie die ik met echte mensen heb gevoerd
  2. Wat bewaard ‘moet’ van Belastingdienst en andere hogere machten
  3. Nuttige informatie. Met 1 klik naar het Evernote archief. Slim, want digitaal neemt geen plankruimte in

Tenslotte

Zoals gezegd kun je deze principes toepassen op alle inkomende informatie. Voor de hand liggend is je e-mail. Toch is het slim om dit breder te trekken. Tenslotte, die binnenkomende collega met een vraag, een privé bericht via Twitter, of een SMS; het zijn allemaal inkomende berichten waar je de 4 D’s op kunt toepassen.


Help! Ik help je graag aan een lege inbox! Bedenk eens of een persoonlijke sessie Grip op je Inbox iets voor jou is. In een halve dag kan ik jouw al een heel eind op weg helpen richting een lege inbox, die vanaf nu ook echt leeg blijft! E-mail niet je grootste struikelblok? Kijk hier eens wat ik voor jou kan betekenen


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

19 thoughts on “De 4 D’s – 2 uur eerder thuis door snel besluiten over je e-mail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.