Arjan Zuidhof

Een post in de serie over online  samenwerken

In het verleden was dat een hoop gepruts. Ontvangende mailboxen weigerden jouw enorme bestanden, en stuurden de mail gewoon retour afzender. Filmpjes in een email hangen zorgde er alleen maar voor dat je mailprogramma vastliep. En dus deed je het maar niet. Een filmpje kun je tegenwoordig nog wel op YouTube zetten, maar dat is ook niet altijd een goede oplossing. En die mailboxen weigeren nog steeds grote bestanden. Wat nu?

Gelukkig hoeft dit alles geen probleem meer te zijn. Grote bestanden hang je namelijk niet meer als attachment direct in een email, maar verstuur je via …tromgeroffel… een externe webdienst (ik wed dat je dat aan zag komen).

Als voorbeeld hanteer ik hier de dienst Drop.io, maar er zijn vele andere even goede diensten beschikbaar (hieronder worden enkele genoemd). Bestanden versturen via een uitwisseldienst begint altijd op de webpagina van die dienst zelf. Drop.io (waarvan je hieronder de webpagina ziet) bijvoorbeeld doet je direct een voorstel voor een URL waarop straks je documenten bereikbaar zijn. Je hoeft alleen maar bestanden te uploaden, en klaar is je ‘Drop’. Rechtsboven in je scherm zie je nu de eerder voorgestelde URL (in dit geval http://drop.io/pblxwod Iedereen die jij hiervan via email bijvoorbeeld op de hoogte stelt, kan hier nu bij om jouw bestanden direct te downloaden.

Natuurlijk blijft het hier niet bij: soms wil je bijvoorbeeld niet dat jan en alleman zomaar in je bestanden kan rondneuzen. Gelukkig zijn zaken als wachtwoord bescherming meestal goed geregeld. Drop.io bijvoorbeeld heeft de volgende extra’s, gewoon in de gratis editie:

• De beveiliging is heel goed instelbaar. Je stelt van tevoren in wie wijzigingen kan aanbrengen: alleen een beheerder / jij, of misschien iedereen? Je kunt al dan niet een wachtwoord op de Drop zetten voordat iemand toegang krijgt
• Uitwisselen van bestanden gratis tot 100MB
• Rich media (video, audio, beeldmateriaal) kan direct in de browser afgespeeld worden
• Gebruikers statistieken: hoe vaak bekeken. Koppeling met Google Analytics is mogelijk
• Je kunt een vervaldatum instellen voor een Drop (waar je dan weer een herinnering van krijgt waneer je –optioneel- een emailadres opgegeven hebt). Zo blijven jou gegevens niet tot in het oneindige slingeren in de internet wolk. Tegelijk hoef je niet zelf meer te onthouden dat je ze weer weg moet halen
• Het mooie is dat je voor de gratis versie niet eens een account nodig hebt

Er zijn vele andere bestands uitwissel diensten. Voorbeelden zijn Box.Net, Dropsend.com en Yousendit.com. En wanneer je zoekt op transfer large files je vind er nog veel meer.

Veel plezier nu je nooit meer hoeft te rommelen met grote bestanden in de email!

Een post in de serie over online samenwerken

foto: Flickr / juergenfenn

De komende tijd zal ik een aantal webdiensten behandelen waarmee je heel eenvoudig verschillende soorten gegevens kunt bewaren. Variërend van favorieten tot complete projecten: alles kun je tegenwoordig met wie dan ook delen. Met de hele wereld of alleen bepaalde personen? Geen probleem. Jij bent in charge, zonder een IT afdeling te hoeven raadplegen! Vandaag: webdienst Delicious

Webdienst Delicious is een manier om met jezelf of anderen internet favorieten (of bookmarks, of hoe je ze ook noemt) te delen. Het kan goed zijn dat je deze dienst al gebruikt: het is al een tijdje een van de bekendste webdiensten. Zo niet, lees dan zeker verder!

Bookmarks: je hebt ze ongetwijfeld op je computer staan. Maar krijg je in de toekomst een andere computer, dan zijn ze weg. Gebruik je meerdere computers, dan zijn ze niet gedeeld. Lastig, lastig, want zo heb je natuurlijk geen overzicht. En wat zijn eigenlijk de echt interessante web links, wat zeggen anderen daarover?

Je snapt: met Delicious behoren al deze problemen tot het verleden. Installeer een plugin in Firefox of voor Internet Explorer, al werkt die laatste niet zo fijn). Maak een account aan (eenvoudig door de aanwijzingen op het scherm te volgen), en je kunt direct aan de slag. Toevoegen en bekijken gaat net zo eenvoudig als op de gebruikelijke manier. Zie je een mooie website, dan volstaat de toetscombinatie Control-D om die op te slaan. Je ziet dan meteen iets nieuws: de mogelijkheid om tags toe te voegen. Zie die dingen maar zo: favorieten oude stijl konden maar in 1 map worden opgeslagen. Tags zijn eigenlijk mapjes, maar je kunt favorieten in zoveel mapjes stoppen als jij wilt. Meestal gaat een webpagina over meerdere onderwerpen. Onder al deze onderwerpen vind je later de favoriet terug. Veel handiger, zeker wanneer het aantal favorieten toeneemt

Iedere opgeslagen favoriet wordt direct online opgeslagen en is publiek toegankelijk. Wil je dat trouwens niet, dan zet je gewoon het vinkje bij private aan, en hij is alleen voor jou te zien. De tags die jij aan de webpagina hebt toegevoegd zijn nu voor anderen te raadplegen. Zij maken dus voor een deel gebruik van de kennis die jij hiermee aan het systeem hebt toegevoegd. Het mooiste is natuurlijk dat dit omgekeerd ook geldt: het was nooit eenvoudiger om nieuwe interessante sites te ontdekken over je favoriete onderwerpen. Juist omdat anderen eerder al een groot deel van het internet op Delicious getagd hebben. Kijk maar eens wat mensen bijvoorbeeld onder Twitter getagd hebben. Je ziet de laatst toegevoegde pagina’s, maar ook hoeveel mensen bepaalde pagina opgeslagen hebben. Tevens zie je de andere tags die voor die pagina’s zijn gebruikt. Je ziet zo in één oogopslag waar pagina’s over gaan.

Delicious heeft nog veel meer mogelijkheden, waar je sneller achter komt door ze gewoon uit te proberen, dan dat ik ze omstandig uit ga leggen. Ik kan je alleen maar aanraden er gewoon mee aan de slag te gaan.

Waarmee ik afsluit en je veel succes wens met het opnieuw onder de knie krijgen van een interessante webdienst.

Een post in de serie over online samenwerken

Foto http://www.flickr.com/photos/garyhayes/3059934552

De eerste dienst is Dropbox. Een klein stuk software dat je op je PC of Mac installeert en dat vervolgens al jou gegevens synchroniseert. Naar de servers van Dropbox zelf –waardoor dit meteen als gratis backup systeem functioneert- en naar alle computers waarop jij Dropbox laat draaien. Heel handig wanneer je veel met andere mensen samenwerkt aan documenten. Alles wat jij aanpast wordt direct naar alle andere computers verspreid.

Wil je geen software installeren, en gewoon af en toe een document (tekening, spreadsheet, presentatie, of gewoon tekst document) met iemand delen? Dan is Google Docs de ideale oplossing! Het enige dat je nodig hebt is een Google account (hier aanmaken)

Wil je discussiëren over de tekst terwijl je daar samen aan werkt. Zonder opmerkingen in een andere kleur direct in het document te plaatsen (onhandig)? Ga dan naar Typewith.me, druk op de knop en je kunt direct van start! Links begin je je tekst te schrijven, rechts discussieer je daarover met anderen. Je hoeft natuurlijk niet met een leeg document te beginnen. Je kunt ook een concept via knippen-plakken in het document plaatsen, om het aan iemand anders voor te leggen. Ik kan het uitleggen, maar veel beter werkt het om het gewoon eens te proberen.

Veel plezier met het werken aan documenten in een nieuwe omgeving!

Zie Cyberattack on Google Said to Hit Password System – NYTimes.com
via Twitter/Huubkoch

In December afgelopen jaar is een aanval op de systemen van Google uitgevoerd. Voor de buitenwacht is het enigszins onduidelijk wat er gebeurd, en wat de gevolgen zijn. Toch lijken die mee te vallen. Het werpt wel licht op de vraag: hoe veilig is het eigenlijk om mijn gegevens bij een externe partij op te slaan? En dan nog wel een buitenlands (vaakAmerikaans) bedrijf? Een goede vraag, die ik eerlijk gezegd ook vaak gesteld krijg. Mijn antwoord is een driestaps raket, ehh.. redenering:

[ 1 ] echte, 100% veiligheid krijg je nooit. Google garandeert die niet, en niemand anders doet dat. Kan dat ook helemaal niet. Bovenstaande artikel bewijst dat maar weer eens

Mocht er onverhoopt toch iets mis gaan met jouw gegevens. dan zullen bonafide bedrijven jou dat vaak laten weten. Mosterd na de maaltijd misschien, maar je weet dan wel waar je aan toe bent. Onder Amerikaanse wetgeving zijn in de VS gevestigde bedrijven verplicht melding te maken van incidenten. In Nederland is een dergelijke wetgeving voor zover ik weet in de maak

[ 2 ] Google en al die andere bedrijven zullen er echt alles aan doen om jouw gegevens te beveiligen. Het veilig opslaan van gegevens is hun bestaansrecht. Mensen zullen alleen hun vertrouwelijke gegevens in de cloud hangen als ze deze bedrijven vertrouwen.

[ 3 ] Je kunt natuurlijk kiezen om niet mee te doen in de trend gegevens extern op te slaan. Maar je profiteert dan meteen helemaal niet meer van alle mogelijkheden die het Web (2.0) tegenwoordig biedt. Alle online diensten slaan jouw gegevens op externe systemen op. Niet meedoen is jezelf compleet isoleren van al dat moois. En wat voor jou nu misschien nog slechts ‘mooi’ is, wordt in de toekomst de standaard manier van werken. Voor veel mensen – ook wel eens werknomaden genoemd -* is* dit trouwens al de standaard.

Daarnaast: je moet dan zelfs overwegen of je wel zoiets als een LinkedIn profiel wilt: allemaal persoonlijke gegevens die op een Amerikaanse server staan te draaien.

Conclusie: deze redenering volgend geef ik al die bedrijven in het volste vertrouwen (nou, laten we daar 99,9% van maken…) mijn gegevens  – en profiteer in ruil ten volle mee van alle mogelijkheden die dat biedt: online samenwerken, overal bij mijn gegevens kunnen, een gesynchroniseerde agenda, etc.etc. Ik zou niet meer zonder willen!

Ben jij het met me eens, of heb je een andere insteek? Ik ben benieuwd naar je mening! Laat je hem hieronder achter?

Yammer, nooit van gehoord? Dat kan ik me heel goed voorstellen. Het is bij lange na niet zo bekend als zijn grote broer. Met Yammer krijg  je toegang tot  een Twitter-achtige omgeving waarin je binnen de grenzen van je bedrijf kunt discussieren over alles wat je als collega’s bezighoudt. En Twitter ken je vast wel!

Zojuist heb ik een aantal mensen uitgelegd je Yammer kunt inzetten binnen je bedrijf. Het leek me een goed idee de tips hier met jou te delen. Heel erg kort, niet volledig, en vooral bedoeld als uitnodiging om er verder in te duiken. Want er zijn meer dan voldoende doorverwijzigingen op het WereldWijdeWeb te vinden. Die verwijzingen vind je onderaan

Wat is Yammer en wat zit er in voor mij?

• het is geen vervanging van email en mondelinge communicatie, maar een aanvulling hierop

• je houdt heel eenvoudig je collega’s op de hoogte waar je aan werkt. Tegelijk kun jij dus zien waar jou collega’s weer mee bezig zijn

• tussen vergaderingen door deel je eenvoudig ideetjes met elkaar. Via de email loopt zoiets nogal eens uit de hand, Yammer is veel overzichtelijker

• je volgt de collega’s die voor jou interessant zijn, en zij jou. De ruis filter je er zelf dus gemakkelijk uit. In het begin valt die ruis wel mee, maar naarmate meer onderdelen van een bedrijf aansluiten, en grote aantallen collega’s, kun je nooit meer iedereen ‘volgen’. Je volgt gewoon wie jij wilt

• ke kunt binnen Yammer met groepen werken, denk aan Marketing, Systeembeheer, Research/Development. Als je wilt kan dat zelf een private groep zijn, waar collega’s expliciet voor uitgenodigd moeten worden

Tenslotte nog wat web verwijzingen over Yammer:

• om te beginnen een blog waarin de functies van Yammer uitgelegd worden

• en hier is een artikel dat helder uitlegt hoe en waarom o.a. de BBC en Cap Gemini zo enthousiast zijn over Yammer

• en tenslotte nog een case study van webbureau Rhinofly, die ook helemaal blij zijn met Yammer. Ik kan een heel verhaal schrijven, maar hier wordt heel helder uitgelegd wat zij met Yammer doen. Zo toepasbaar voor iedereen die binnen een netwerk of bedrijfs omgeving vrijuit wil communiceren

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!

Zonder moelijke woorden – Twitter is zo leuk omdat:

1. je heel eenvoudig nieuwe mensen leert kennen (en dit werkt echt, kan ik uit eigen ervaring melden!)
2. je spontane ideetjes aan een groep meedenkers kunt voorleggen – liever afgeschoten op Twitter dan na de lancering van je product
3. het een voorproefje laat zien van de de nieuwe economie
4. het een goede plek is om aan je whuffie saldo te bouwen!
5. als je een vraag hebt waar je zelf het antwoord niet op hebt,  jou netwerk dat vaak wel heeft
6. je anderen kunt helpen aan een antwoord op een prangende vraag
7. je zo wel een goede #loodgieter vindt in de buurt van #Amsterdam (*)
8. je maar 140 karakters hebt en daarom leert kernachtig te formuleren
9. Twitter nog gezelliger is dan een kroeg. En last but not least:
10. het 24 uur per dag geopend is!

(*) Vooruit, toch een moeilijk woord. ‘#’ is de hashtag, die je Twitter veel tegenkomt. Je kunt er een bepaald woord later eenvoudig mee terugvinden. Handig bij seminars en conferenties. Of in een discussie over een zeker onderwerp. Gewoon een tag afspreken, en die allemaal gebruiken.

Dit is bij lange na geen uitputtende lijst. Zie het als een teaser met een oproep om je ook eens richting Twitter te begeven, als je dat nog niet gedaan hebt. Het is echt leuk! En zeg gerust even hallo als je er toch bent.

Disclaimer: mijn inspiratie vond ik in deze column op nu.nl waarin een verwijzing naar de ultieme presentatie in 65 slides van Erwin Blom. In een bij vlagen hilarische slideshow legt hij kernachtig uit waarom Twitter nou zo leuk is. 65slides, maar je klikt er zo doorheen. Ga gerust even kijken.

Geweldig idee: je staat in de file en hebt het gevoel dat je je tijd helemaal aan het verdoen bent. Dat hoeft niet zo te zijn: deel je lokatie gegevens met Google Maps! Als maar genoeg mensen dat doen kun je zelfs op de kleinste wegen nauwkeurige file informatie krijgen.

bron: Google Mobile blog

In Nederland

Ik kan zo even niet zien of deze dienst al bij ons beschikbaar is, of alleen voor de US uitgerold is. Maar TomTom werkt al aan hetzelfde idee in Nederland, alleen dan direct met gegevens via de telecom provider. Dat schiet wat meer op dan wanneer je afhankelijk bent van individuele deelnemers die zelf hun Location Service aanzetten op hun telefoon. Kijk maar eens op hun mooie mashup op routes.tomtom.com

via gvenkdaily @ twitter

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!

Weer een stap in de richting van integratie van sociale tools:

via Del.icio.us kun je nu links plaatsen op Twitter. Plus de home pagina is meteen maar even omgebouwd tot social news site, waarin het beste van de twee gecombineerd wordt. De oorspronkelijke oprichter van Del.icio.us, Joshua Schachter, vindt de Twitter integratie maar een slecht plan: “i hate the delicious twitter integration (sharing != saving) but i like the new search a great deal”.

Naar mijn mening probeert Del.icio.us zo wel een beetje van alles te zijn, in plaats van waar ze goed in zijn, en waar ik de service zelf uitsluitend voor gebruik: bookmarking. Wat dat betreft blijven ze een geweldige tool, voor mij de beste! En nu ik die quote van Joshua nog eens nalees, slaat hij echt de spijker op zijn kop: Twitter is de ultieme tool om informatie en links te delen met elkaar, del.icio.us toch meer om een archief aan te leggen (opslaan). Dat archief kun je vervolgens weer delen met anderen – het heet niet voor niets social bookmarking, maar het principe er achter is totaal anders dan op Twitter.

Wat vind jij: doet Del.icio.us hierme een grote stap waarmee ze zeker meer bekendheid gaan krijgen bij een groter publiek. Is het een (plaag)stoot in de richting van die andere social news site, Digg. Of moeten ze zich tot hun core business beperken?

via ReadWriteWeb en anderen

Het probleem

Ken je dat: je hebt een oude computer staan, waarop je min of meer toevallig nog wel eens op werkt, als je zoon net op je nieuwe machine zit te gamen. En die nieuwe Mac natuurlijk, top of the bill. Al je toffe grafische werk staat daar op. En je privé laptop, waar je op surft (bookmarks), en waarop je als het zo uitkomt nog wel eens wat voor de zaak doet. En dan komt het moment dat je met een USB stick de je tekeningen van de Mac gaat overzetten naar een Windows machine. Of je zit bij wijze van spreken op de camping en wilt ergens bij kunnen. Zucht. Ergens achter in je hoofd gaat een belletje rinkelen: kan dat niet slimmer? Ik ben toch niet de eerste die hier tegenaan loopt?

De oplossing

Je voelt hem al aankomen, maar inderdaad kan dat! Een van de meest simpele en elegante programma’s waar ik gebruik van maak, gaat je hiermee helpen: Dropbox (haal het meteen even binnen, vanaf http://getdropbox.com)!

Je installeert Dropbox op ieder systeem dat je wilt synchroniseren (oftewel, waarop je een bijgewerkte kopie van allle bestanden wilt hebben). Let even op dat je voor Windows, Mac en Linux even de juiste versie binnenhaalt). Geef op één van je systemen een directory op die je over alle systemen wilt bijhouden. Laat Dropbox automatisch opstarten bij het inloggen (overal met hetzelfde account natuurlijk!) en synchroniseren maar!

Nu komt de truc, je ziet hem al aankomen: de kunst is nu dat deze directory alle gewenste bestanden gaat bevatten. Vanuit elk systeem moet je zorgen dat die bestanden in deze directory komen te staan. Klaar met slepen? Vanaf nu vind je alle bestanden op al je systemen terug op deze plek!

Tot aan 2 GB is het gebruik van Dropbox gratis, daarboven kost het je $10 per maand. Maar als veelgebruiker merk ik dat die 2 GB meer dan genoeg is. Zolang je niet al je video’s en hoge resulutie fotomateriaal er opzet, natuurlijk. Maar dat sowieso niet zo’n tof idee, films kijk je toch alleen maar op je high-end laptopje.

Een geweldige eigenschap is dat je zelfs zonder een installatie van de software nog bij je bestanden kunt. Zul je net zien: zit je bij een vriend, wil je hem je laatste tekening, project voortgang (huh, wat voor vrienden heb jij?) of coole programma code laten zien. Maar ja, dat staat op je laptop, en je laptop is thuis. Uit. Gewoon inloggen op de website, en je komt in een handige gebruikers omgeving (ook wel dashboard genoemd) terecht. Vanuit dit dashboard loop je door je bestanden heen lopen. Je kunt uploaden, verwijderen, kortom alles wat nodig is voor basaal bestandsbeheer. Niet zo flexibel en snel als vanuit bestands beheer, maar wel van overal toegang. En je krijgt er gratis revisie beheer bij. Oude versies van documenten kun je op deze manier terughalen. Heb je bijvoorbeeld per ongeluk iets verwijderd, en is het ook niet in de prullenbak terug te vinden, dan ga je even naar de website om het document terug te halen. Erg handig als je wel eens te snel met die delete knop bent.

Conclusie

De ideale lifehack! Een keer even wat tijd insteken, en elke dag minder tijd kwijt aan organisatie en daardoor meer voor de plezierige dingen in het leven!

Strikt genomen is het raar om net te doen alsof we tegenwoordig een soort upgrade van het web hebben ten opzichte van de periode voordat Tim O’Reilly voor het eerst de term Web 2.0 opgooide, terug in 2005. Natuurlijk is de oude versie niet vervangen door een nieuwe, maar is dit een proces dat constant in ontwikkeling is.

Toch zijn er duidelijke verschillen waar te nemen in hoe we “vroeger” werkten, en de mogelijkheden die tegenwoordig voor een ieder van ons binnen handbereik liggen. Een kort overzicht om door de bomen heen het bos nog te blijven zien:

De verschillen tussen Web 1.0 en Web 2.0

Natuurlijk is dit niet een volledige dekkende beschrijving. Uiteindelijk is de mooiste vergelijking die ik gevonden heb nog wel deze: het Oude Web gaat over wat IK voor JOU heb, terwijl het Nieuwe Web JOU centraal stelt. Zie bijvoorbeeld deze alweer 2 jaar oude SlideShare presentatie van Jonathon D. Colman waar dit mooi in verwoord wordt). Als je iets van mij wilt, mooi. Nee? Even goede vrienden.

Het Zakelijke Web 2.0?
Bedrijven moeten grotendeels nog een manier vinden om hier mee om te gaan, omdat oude concepten niet meer werken. Persoonlijk denk ik dat er veel te halen is van de sociale revolutie die momenteel gaande is. Natuurlijk zit er ook veel onzin tussen, en dingen waar je als kantoor werker absoluut niet op zit te wachten. Binnenkort kom ik hier op terug in een uitgebreide post over de mogelijkheden voor de kantoorwerker 2.0. Stay tuned!

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!