Arjan Zuidhof

Deze tip ligt voor sommigen wellicht teveel voor de hand, zeker wanneer je al routinematig je mail programma regelmatig uitzet. In dat geval nodig ik je van harte uit deze tip over te slaan… voor alle anderen:

Foto credits: Flickr / rajue

ik kom nog bijzonder vaak mensen tegen die zich compleet door hun inbox laten regeren. Ze zijn zo geconditioneerd dat ze de hele dag onmiddellijk naar hun mail programma doorklikken zodra het vertrouwde bliepje klinkt. Direct kijken wat voor belangrijk bericht daar is binnengekomen. Interessant, een nieuwsbrief! Meteen maar even lezen dan, we zijn er nu toch: hmm, een gaaf nieuw spel voor de X-box, leuke nieuwe web tool, een kortingsactie bij de internet boekhandel, en oei: er is weer een virus in omloop. Voor ze het weten zijn ze 15 minuten aan het surfen.. terwijl ze vlak daarvoor met echt werk bezig waren. Weg productiviteit.

Onbegrijpelijk, als je het mij vraagt. Je kunt er hele ingewikkelde schema’s op loslaten, maar begin eens bij de basics. Gewoon gezond verstand:

1. Zet het ‘bliepje’ en ‘new mail’ icoontje rechtsonder in je (Windows) taakbalk uit. Het is een vinkje ergens onder Extra, Tools, Options van je email programma. Zoiets. Overal ergens anders, maar het kost je hooguit een paar minuten om dat vinkje op te duiken en uit te zetten. Om er voor altijd plezier van te hebben
2. zet als het even kan je email programa gewoon uit. Ja dat hoor je goed, uit! Controleer een paar keer per dag nieuwe email (en verwerk het dan direct!). Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien. Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?

Er zijn nog vele andere manieren om grip op je Inbox te houden. Wen jezelf aan om die iedere keer na het doornemen van nieuwe email leeg te maken. Ik kan je hier veel meer over vertellen. Binnenkort ga ik daar dan ook verder op in. Ook de methode die ik voor mijn email toepas (en die veel breder toepasbaar is dan email overigens) zal ik dan verder uit de doeken doen.
Stay tuned!

Welkom in de Digitale Jungle! Er is tegenwoordig een overstelpend aanbod van tools, website en programma’s die jou het werken gemakkelijker maken. Slimmer Werken wordt het genoemd. Ook kom je de term Het Nieuwe Werken wel eens tegen (al is dat wel een heel algemene term die tegenwoordig zelfs betekent dat we tot ons 67e moeten blijven werken).

Wat voor zaken gaat het nu eigenlijk over? Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

1. programma’s die jou helpen je persoonlijke bestanden snel terug te vinden op jou computer
2. programma’s die je juist helpen (automatisch) bestanden te delen met anderen via het web
3. een manier van werken waardoor je gegarandeerd meer grip krijgt op je email (kijk maar eens bij Getting Things Done (GTD op Wikipedia)
4. werk via het web super eenvoudig samen werken met anderen: schrijf samen een tekst in een Google document, houd de project status bij in een eenvoudige project management tool zonder overhead, of brainstorm samen over een nieuw project door een mind map te gebruiken

Wat ik jou daarom wil meegeven vandaag: probeer niet in een keer je overal in te verdiepen, en alles meteen toe te passen. Nee, neem nou eens 1 programma, 1 goeie tip die je gevonden hebt (weet je niets dan is hier één: ga een eierwekker gebruiken!. Ga hiermee aan de slag, en zorg dat je een goed idee krijgt wat het voor jou kan betekenen. Verdiep je ook kort in de eventuele instelmogelijkheden, omdat die het gebruik veel nuttiger kunnen maken. En that’s it. Morgen is er weer een dag, tijd voor een andere tip. Begin nu met de eerste stap!

Welke stap zet jij vandaag? Deel het hieronder met ons!

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!

Word jij ’s ochtends ook zo vroeg wakker? En probeer je dan met alle geweld nog één of 2 uurtjes te pakken? Misschien is het een idee om acuut met deze gewoonte te stoppen: sta op, pak je favoriete boek, ga je nieuws feeds lezen, of gewoon de krant (ik heb een geweldige bezorger, de krant ligt soms om half zes al in de bus!). Of een blog post schrijven, zoals ik nu om zes uur ’s ochtends aan het doen ben.

Nou hoor ik je zeggen: “Maar Arjan, in mijn geval werkt dat niet. Ik heb mijn slaap hard nodig, en zal halverwege de dag in slaap vallen achter mijn laptop! Die slaap moet toch ergens vandaan komen?”

Waarop ik antwoord: je hebt helemaal gelijk. Met die laatste vraag. Zonder slaap vaart niemand wel. Ik heb het heel lang volgehouden hoor, dat woelen en denken dat het moet-moet-moet dat ik weer in slaap val. Maar het werkt niet, is alleen maar frustrerend. De tijd die je ’s ochtends ligt te woelen ben je toch al verloren. Ik ben er mee gestopt, met dat draaien, en het voelt geweldig!

Mijn ervaring is dat de verloren slaap toch wel weer ingehaald wordt later. Na een paar slechte nachten volgen altijd wel weer een paar goede (*).

Zojuist dus weer om zes uur opgestaan, en voor half zeven koffie op en een stukje geschreven. Dat is nog eens een tof begin van de dag!

En, wat zijn jou ervaringen? Ben je een echte woeler, of laat je ook je tijd niet verloren gaan? Of pak je het helemaal anders aan? Ik ben benieuwd naar je reactie en tips!

(*) bij mij werkt dat tenminste zo. Mocht je echter een chronische slechtslaper zijn, een slaapstoornis hebben, of “gewoon” een kleine die tot diep in de nacht ligt te huilen: voel je dan niet aangesproken. In dat geval wens ik je ofwel veel sterkte en beterschap toe. Of gewoon even doorbijten: kleine kinderen worden vanzelf groot…

We lopen er allemaal wel eens tegenaan: het gevoel dat er teveel op ons  bordje ligt, waardoor we denken het te druk te hebben. Het gevolg is dat we van slag raken, soms zelfs geirriteerd, en geen zin meer hebben te beginnen. Tenslotte gaan we maar wat rondhangen op internet of TV kijken. Wat dan ook, als het maar niet op werk lijkt. Het leidt even van het probleem af, maar in je achterhoofd blijft dat dreinende gevoel dat je eigenlijk wat anders moet doen. Zonde, en het is helemaal niet zo moeilijk dit anders aan te pakken!

Mag ik je hiervoor een idee aan de hand doen: gebruik eens een eierwekker. Stel hem in op bijvoorbeeld 15 minuten, maar 25 minuten wordt ook wel gebruikt. Zet hem dan ergens in de hoek, het liefst nog uit het zicht.

Concentreer je vervolgens volledig op je taak, en laat je door niets en niemand afleiden. Als de wekker afgaat stop je, en neem je even pauze. Als er iemand langskomt met een echt dringend probleem, zeg dan dat je er dadelijk op terug gaat komen. Wat je ook doet: verlies het momentum niet, en werk door!

Dan gaat de wekker. Nu stop je wel. Of je besluit door te werken, omdat je super lekker bezig bent, en er tijd over is. Wat jij wilt. Maar het werkt een stuk lekkerder dan zomaar jezelf door de dag heen slepen zonder plan.

Je zult zien dat je na een tijdje meer voor elkaar krijgt in minder tijd. Niet door harder te werken, maar juist door meer pauzes in te lassen. Tijdens het werk zelf – dat je in de korte eierwekker bursts uitvoert – ben je volledig geconcentreerd op wat je doet. Focus, flow, door niets gestoord worden, en veel gedaan krijgen. Heerlijk.

Nog even ter aanvulling en verdere info: de tip met de eierwekker is niet een verzinsel van mijzelf. Het is een beproefde techniek die ook wel pomodoro technique genoemd wordt. Op die pagina vind je veel meer achtergrond, en een groot PDF document waarin de bedenker – Francesco Cirillo – alles uitgebreid uit de doeken doet.

Ik hoop dat je deze tip waardevol vond. Sowieso ben ik benieuwd naar je reactie. Dat kan in het commentaar hieronder, maar via de email mag natuurlijk ook (zie rechtsboven)!

Deze tip werd geïnspireerd door: Take Lots of Breaks to Get More Done – Jonathan Mead

Foto credits tanakawho op Flickr