Arjan Zuidhof

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

De Lijst van Elf
Het onderhouden van jouw actie management systeem (deel2)

Onderstaand volgen dan eindelijk de beloofde 11(!) punten die David Allen toepast om wekelijks weer helemaal actueel te worden met acties, projecten en plannen voor de komende tijd. Als dat te ingewikkeld klinkt, zie het dan gewoon als een manier om je hoofd een keer in de week helemaal leeg te krijgen. Het zal je zeker in het begin aardig wat tijd kosten, maar realiseer je dat ook het opstellen van een goede planning gewoon tijd kost. Niet plannen zal uiteindelijk meer kosten: je hebt geen overzicht, je weet niet wat je NU het beste kan doen. Uiteindelijk doe je wel iets, maar vergeet je helemaal om de belangrijke vergadering van dinsdag voor te bereiden. Of je staat in de computerzaak om een nieuw beeldscherm aan te schaffen, maar vergeet om die nieuwe printer cartridge te kopen. Dat soort zaken. Met dit systeem gebeurt je dat niet meer.

Daar gaan we:

Wordt leeg!

• Losse papieren – hark ALLES bij elkaar wat zich in de afgelopen week op je bureau, in je tas, of waar dan ook in de vorm van papieren, visitekaartjes, uitnodigingen e.d. verzameld heeft. Stop dit in je inbakje
• Verwerk je aantekeningen – alle losse aantekeningen ga je nu verwerken. Een afspraak? In je agenda. Nog iets dat je wilt lezen? Wil je het echt lezen stop het dan in de map Later/Misschien. Anders gooi je het weg. Wees hierin meedogenloos voor jezelf (David Allen zegt dit, niet ik!)
• Maak je hoofd leeg – neem dit letterlijk. Je schrijft alles wat nog in je hoofd zit aan acties, projecten, losse eindjes uit, en plaatst dit in de juiste categorieën. Stop pas wanneer je niets meer kunt bedenken

Wordt actueel!

• Bekijk de actielijst – maak je lijst weer actueel door afvinken van oude en toevoegen van nieuwe acties
• Vorige gegevens uit je agenda – loop de afgelopen week in je agenda nauwgezet door. Kijk of er nieuwe acties nodig zijn. Zorg dat er geen ‘oude’ maar belangrijke informatie verloren gaat
• De komende agenda – wat staat er komende week op de planning. Stel acties op als die nodig zijn
• Bekijk de afwachtlijst – op wie wacht jij nog? Is actie van jouw kant nodig? Vink afgeronde onderwerpen af
• Bekijk de projectlijst – kijk naar ieder project op de lijst en probeer voor ieder een eerstvolgende actie te bepalen. Lukt dat niet, dan kan het project misschien afgevoerd worden
• bekijk de relevante checklists – is er nog iets dat gedaan moet worden?

Wordt creatief!

• bekijk de Ooit/Misschien lijst – projecten die gestart zijn gaan naar de projecten lijst. Niet meer interessante projecten en ideeën kunnen afgevoerd worden. Klinkt saai, maar deze stap kan juist heel leuk zijn!
• Wees creatief en moedig – wat zijn nieuwe, gekke, creatieve, risicovolle of gewoon leuke ideeën die de afgelopen week op je pad zijn gekomen? Wat kun je in je systeem plaatsen?

Tot zover. Een hele lijst. Ik raad aan om de eerste keer deze lijst gewoon uit te printen en op je bureau te leggen. Loop er stap voor stap doorheen. Gewoon doen. Achteraf laat je het hele proces rustig bezinken. Wie weet word jij helemaal enthousiast. Ik ben benieuwd naar je ervaringen!

Succes!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag vol tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Vervolg in de serie over het opzetten van jouw nieuwe actie management systeem

Nu ben je zover gekomen dat je daadwerkelijk een actie management systeem hebt. Je hanteert lijsten voor je Acties (weet je ze nog: Eerstvolgende, Later/Misschien), een afwacht-, project- en context lijst. Dit aangevuld met je agenda. Maar hoe houd je alles schoon? Iedere dag worden er overal nieuwe ideeën, acties en afspraken toegevoegd. Als je dat laat gaan, loop je al snel opnieuw vast in veel te lange opsommingen van alles wat je nog moet doen. Gelukkig is ook hier een oplossing voor! Je gaat je systeem namelijk..tromgeroffel.. onderhouden! – maar dat had je vast al bedacht Wat houdt dat onderhoud nou in?

Het belangrijkste is dat je op regelmatige momenten het complete systeem doorloopt, alle nieuw binnen gekomen informatie verwerkt, en alle lijsten weer actueel maakt. Het blijkt dat het beste resultaat bereikt wordt wanneer je dit wekelijks doet: vaker, en je bent teveel tijd aan het plannen in plaats van doen. Minder vaak, en je gaat het overzicht weer verliezen doordat je systemen gaan overstromen.

Voer het onderhoud op een vaste plek uit. Het beste werkt het om dit in je kantoor te doen, of dit nu thuis is of op het werk. Zorg ook dat je ongestoord kunt werken: zet het liefst de telefoon zacht en de computer uit. Neem ook de tijd: het is niet ongebruikelijk dat het complete onderhoud tot anderhalf uur duurt (maar wees niet bang: het levert overzicht op, en dat is die anderhalf uur meer dan waard!).

De meeste mensen hebben wel regelmatig een moment waarop ze hun papieren en post verwerken en een planning voor de komende tijd doen. Maar daar blijft het vaak bij. En dat is jammer. Want om je hoofd HELEMAAL leeg te krijgen is veel meer nodig.

Tot zover de introductie. Donderdag behandel ik de daadwerkelijke 11(!) punten die je nu achtereenvolgens gaat aflopen. Voor nu zou de post te lang worden. Hopelijk ben je niet teleurgesteld…

…ah, je bent toch teleurgesteld? Nou vooruit dan – een mini vooruitblik WELKE 11 punten je kunt verwachten:

1 – verzamel je losse papieren 2 – Inbox leeg 3 – je hoofd leeg 4 – bekijk actielijst 5 – bekijk agenda vorige periode 6 – bekijk agenda komende week 7 – loop Afwachten lijst na 8 – project lijst 9 – relevante checklijsten 10 – Later / Misschien lijst 11 – wees creatief en moedig

Donderdag volgt de afsluiter. Tot dan!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Vandaag het tweede en laatste deel van de derde stap (pfff, wat een woorden!) in het proces om je werkstromen te organiseren: de organisatie van al al jouw werkstromen.

Recapitulerend: twee dagen terug kwam aan de orde wat je binnen de Getting Things Done methode allemaal kunt zien als project. Dat was wellicht meer dan je had gedacht. Maar misschien heb je het nut al ingezien van het maken van zo’n grote lijst. Verder spraken we over het belang van de Eerstvolgende Actie en een goed Agenda beheer.

Lijstjes, lijstjes
Vandaag staan lijstjes centraal. Veel mensen zijn in het verleden zò gek geworden van enorme TODO-lijsten, dat ze maar helemaal gestopt zijn met het gebruik ervan. Jammer, want als je de manier waarop je er mee omgaat ombuigt, kun je juist erg veel plezier van lijsten hebben.

Naast de eerder besproken projectlijst, kent Getting Things Done enkele andere lijsten. In ieder geval zul je de volgende lijsten leren gebruiken (voor zover je die niet al toepast):

• Eerstvolgende Actie lijst – al besproken
• Ooit / Misschien lijst – broedplaats voor leuke en mogelijk levensvatbare ideeën Een van de leukere lijsten uit het hele systeem: hier kun je namelijk alles kwijt waar je nu nog niet over wilt nadenken of kunt beslissen. Soms forceer je jezelf om ergens direct een beslissing over te nemen. Maar dat hoeft helemaal niet. Uitstel is soms erg goed, en kan leiden tot nieuwe inzichten. Zet het idee gewoon op deze lijst en te zijner tijd kom je het weer tegen.
• Afwachten lijst – De kans is groot dat deze lijst je nog niet veel zegt. Maar hoe hou jij in de gaten op wie/wat jij nu aan het wachten bent? Door je verzonden berichten heenscrollen? Veel effectiever is een lijst te hanteren waar je alle email en andere taken op hebt gezet, waarbij jij afhankelijk bent van de input van iemand anders. Eén keer per dag doorlopen, en je houdt overal de vinger aan de pols.

Bijhouden van al die lijsten doe je digitaal – op de computer, laptop of smartphone – of heel eenvoudig op papier. Dit is helemaal afhankelijk van jouw eigen voorkeuren, en hier ga ik jou dus geen keuzes opdringen.

Hoe zien de Actielijsten er uit?
Alles wat jij moet doen en dat meer dan twee minuten kost, zet je als geheugensteuntje op een actielijst. Het maakt niet uit of dat een opsomming is in een notitieboekje, op een vel A4 papier, of dat het als losse kaartjes in een papieren (of digitaal) systeem zit. Een krachtig digitaal hulpmiddel is bijvboorbeeld Nozbe. Als jij je er maar goed bij voelt!

Wanneer je nogal veel acties hebt lopen is het handig om gebruik te maken van zogenaamde Context lijsten: afhankelijk van waar jij bent, zijn bepaalde acties al dan niet uit te voeren. Denk aan een Telefoon lijst met mensen die jij nog moet bellen. Ook Onderweg, Thuis en Kantoor zijn geschikte context lijsten. Laat je creativiteit hierbij gerust de vrije loop, je bent niets verplicht. Gebruik vooral wat voor jou werkt! Samen met je agenda vormen deze lijsten het hart van je systeem.

Items waar geen directe actie voor nodig is:

• Rommel – gooi vooral alles weg wat jij niet meer nodig hebt..wees hierin niet te bang!
• Bezinkmateriaal – leuk om te lezen, materiaal waarvan je nog geen idee wat je ermee aanmoet? Stop het in de map Ooit/Misschien, of in een vervaldagen systeem als je op een bepaald tijdstip terug wilt zien. Dit systeem kan je agenda zijn, maar ook een wat ingewikkelder systeem. Later zal ik over dit systeem schrijven, mocht je zo lang niet kunnen wachten kijk dan hier
• Archiefstukken – papier of digitale informatie: alles wat je wilt of moet bewaren voor later, gaat in het archief. Er zijn vele mogelijkheden, van hangmappen tot een grote schoenendoos, ik zal daar nu niet verder op ingaan. Zorg dat je een overzichtelijk systeem hebt. Enerzijds zorg je dat het uit het zicht opgeslagen is, anderzijds moet het goed toegankelijk zijn wanneer het nodig is.

Het kan trouwens erg handig zijn een extra archief te hanteren met Ondersteunend materiaal: een kortlopend archief waar je alle mappen en verdere informatie bij elkaar houd die je vandaag/deze week nodig hebt. Wanneer je hard aan een project werkt, wil je niet voortdurend je algemene archief(kasten) in moeten duiken. Zorg dan dat je dit kortlopend archief onder handbereik hebt, en je verspilt geen kostbare tijd met opzoekwerk.

Tot zover de dubbele post over het organisatie proces binnen GTD. Binnenkort de volgende stap: het broodnodige onderhoud van jouw actie management systeem. Houd deze site in de gaten!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief.Iedere vrijdag, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Na het artikel van vorige week over het verwerken van je informatie volgens de GTD methode heb je bepaald wat, hoe en wanneer je actie gaat ondernemen op alle losse eindjes. Je hebt nu en idee wat er allemaal op je bord ligt. Maar het is nog wel een grote berg aan acties. Vandaar dat ik vandaag aandacht geef aan de volgende stap in het proces om je werkstromen te organiseren: Organisatie dus.

Projecten
De definitie van een project is in de ogen van de meeste mensen een tamelijk groot geheel: een verzameling van taken en vergaderingen op je werk waar je zo weken, maanden of jaren mee bezig kunt zijn. David Allen (de man achter de GTD methode) omschrijft het heel anders: “Een project is een gewenst resultaat waarvoor meer dan één actie nodig is” (direct overgenomen van pagina 31 in deze versie van het boek). Enkele projecten van jouw projectenlijst kunnen zo zijn:

1. software upgrade installeren voor nieuwe versie Y van computerprogramma X installeren
2. tekstschrijver zoeken voor nieuwe opzet van de website
3. presentatie voor de Raad van Bestuur van volgende week voorbereiden

Zoals je ziet is dit een totaal andere manier van kijken naar projecten! Het idee hierachter is om voortdurend een bijgewerkte lijst van actuele projecten te hebben. Als je hieruit steeds je Eerstvolgende Acties bepaalt heb je altijd overzicht over wat er maar op je pad komt. Nieuw project? Die voeg je toe aan je lijst, en je bent weer bij.

Misschien klinkt het raar, zo’n grote lijst met al je ‘projecten’. Maar zie het zo: een project ‘doe’ je niet. De projectenlijst is niet meer een overweldigend geheel, maar juist een set van eindstrepen die je wilt halen. Het gaat er juist om vanuit de projecten concrete acties te bepalen die wel uitvoerbaar zijn. Praktisch tot en met.

Eerstvolgende actie
Deze moet bepaald worden voor ieder los eindje. Vorige week het belang al aangegeven, maar ik zeg het nog eens: dit is een kritische succesfactor voor het in gebruik nemen van de Getting Things Done methode

Agenda
Je kunt enorm veel kwijt in die handige agenda. Ik zie mensen die er zelfs in slagen hun TODO-lijsten er in bij te houden. Mocht jij tot die mensen behoren dan ga je vanaf nu daarmee stoppen Een agenda wordt naar GTD maatstaven gebruikt voor slechts 3 zaken:

1. tijdgebonden acties

ook wel genoemd: afspraken. Spreekt aardig voor zich, toch?

2. aan een dag gebonden acties

dit zijn zaken die je per se op een bepaalde dag moet doen, maar niet op een vast tijdstip (voorbeeld: “Vrijdag Klazien bellen omdat ze vanaf zaterdag 3 weken op vakantie is”)

3. aan een dag gebonden informatie

informatie of geheugensteuntjes die alleen op een bepaalde dag nuttig zijn (voorbeeld: routebeschrijvingen, informatie rondom een evenement of gebeurtenis)

Als je toch in de verleiding komt of blijft de TODO-lijsten in je agenda bij te houden: bedenk hoe vaak dat wat je doet aan verandering onderhevig is. Dat moet allemaal gereflecteerd worden in die lijsten. Niet handig, je agenda raakt overvol, en jij verliest het overzicht…

Tot zover de eerste post over het proces van Organiseren. Overmorgen volgt de de afsluiter. Stay tuned!

Een artikel over het verwerkings proces van de Getting Things Done methode om effectief te werken

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief.Iedere vrijdag, vol met tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

foto: Flickr/germanchocolateladies

Vorige week bespraken we het eerste van de vijf stadia om je werkstroom te beheersen: verzamelen. Vandaag de voorspelbare opvolger: wat doe je nou met al die rommel (ehh, nuttige informatie) die je hebt verzameld? Oftewel: vandaag gaat het over Verwerken.

In het verwerkingsproces draait het erom alle afzonderlijke onderdelen een voor een door je handen te laten gaan, en er een eerste beslissing over te nemen. De crux is dat je NIET in de verleiding komt meteen actie te ondernemen (waar je vast wel toe geneigd bent). Centraal staat dat je een besluit neemt OF en WAT jij of iemand anders LATER gaat doen, het DOEN zelf komt meestal later.

Weg ermee?
De eerste stap is de gemakkelijkste: Gaat het om reclame, een leuke aanbieding waar je toch geen gebruik van gaat maken, kun je er echt niets mee, ook later niet? Gefeliciteerd! Je bent direct klaar, en kunt het item in virtuele of echte prullenbak deponeren.

INTERMEZZO (1) – Probeer hierin eerlijk tegen jezelf te zijn: jou tijd is heel beperkt. Zet vooral niet teveel dingen op lijsten waar je misschien nog iets mee wilt en laat de stapel tijdschriften niet te hoog worden. In een eerder leven bewaarde ik ook van alles en nog wat. Het leidde alleen maar tot grote bergen papier die me het gevoel gaven dat er nog ontzettend veel gelezen en uitgezocht moest worden. Wat een onrust, en een constant gevoel dat ik niet ‘bij’ was. Tegenwoordig ben ik daar veel gemakkelijker in geworden: weg ermee, toch geen tijd om dit te lezen!
Geloof het of niet: ik heb nog nooit later spijt gehad van iets dat ik weggegooid heb (echt waar!).

Kan het later?
De volgende vraag die je jezelf stelt is voor de hand liggend, maar veel mensen realiseren zich dat niet: moet er nu wel iets gebeuren? Kun je niet direct een eerstvolgende actie bedenken of heb je absoluut nog geen idee of je hier wel iets mee aanmoet? Of gaat het om een idee dat nog moet bezinken? Stop het dan in de map ‘Later/Misschien’.

Jij of iemand anders?
Ben jij hier eigenlijk wel de aangewezen persoon voor? Goede vraag. Het kan zo maar zijn dat iemand anders veel geschikter is om deze actie uit te voeren. Delegeren dan.

Wanneer?
Ontkom jij er niet aan dat jij aan de bak moet, dan komt het ‘wanneer’ om de hoek kijken. Hierbij treedt de 2-minuten regel in werking: als de totale actie jou minder dan 2 minuten kost, dan doe je het direct. Je bent er dan meteen van af en hebt later geen kostbare tijd meer nodig te bedenken wat je er ook alweer mee moest doen. Kost de actie meer dan 2 minuten? Dan gaat die op een actielijst (daarover later meer!).

Archief
Is het iets waar je niets meer mee hoeft, maar ter referentie wilt of moet bewaren, dan is er één overduidelijke plek: het archief.

INTERMEZZO (2) – Het archief is binnen GTD een plek waar je niet dagelijks rondneust. Het liefst stop je dit juist ergens achteraf, in een lade, kast, of map buiten je inbox. Je voorkomt daarmee dat je er constant over struikelt – en er dus nodeloze energie aan verspilt. Met goed gekozen zoektermen kun je, als het dan moet, snel informatie terugvinden. Zorg daarom ook dat je goed thuis bent in de zoek functies van jouw emailprogramma!

Hoe vaak verwerk je nou al die informatie?
Kort antwoord: zo weinig als mogelijk is, maar niet te weinig. Het idee is dat je de werkdag (of nacht als jou dat meer ligt) zoveel mogelijk gebruikt om productief te zijn. Binnenkomende informatie (papier, email, telefoontjes, een verzoek van een collega) gaat een inbak in, om later pas te verwerken. Als het een beetje kan, zet dan je email ook uit door de dag heen. Een paar keer per dag controleer je nieuwe email..en die verwerk je direct volgens het proces dat ik hierboven beschreven heb.

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

In de komende weken krijg je het proces van verwerken van informatie onder de knie. Hopelijk vind je het interessant. Mocht je echter iets missen in de beschrijving van het proces, laat het mij vooral weten. Zo af en toe heb ik er behoefte te horen of ik nog op het juiste spoor zit. Ik vind het leuk om te schrijven, maar schrijf uiteindelijk voor jullie, en niet voor mijzelf!

Het proces van hanteren van informatie is een workflow die volgens een aantal stappen verloopt. Binnen Getting Things Done (wikipedia link) zijn een vijftal stappen gedefinieerd:

• Verzamelen
• Verwerken
• Organiseren
• Onderhouden
• Doen(!)

Verzamelen Vandaag zoomen we in op de eerste stap: het verzamelen van informatie. Het ligt wat voor de hand, maar verzamelen is feitelijk het proces waarbij je informatie die je leven binnenkomt een voorlopige plek geeft. Deze stukjes informatie noemt GTD stuff: alles wat jouw leven binnenkomt en waar je al dan niet iets mee moet, maar dat nu nog niet weet. Het is onvermijdelijk dat informatie zich op allerlei momenten van de dag aan jou opdringt. Zorg daarom voor een manier om dit snel en effectief een tijdelijk onderkomen te geven. Hierdoor hoef je er niet steeds over na te blijven denken. Belangrijk hierbij is dat dit voor dezelfde vormen van informatie altijd dezelfde plek is, en dat je zo weinig mogelijk plekken hanteert (volgens het principe “gebruik zoveel inbakjes als je nodig hebt, maar zo weinig als je kunt”). Je zult bijna altijd meer dan één inbakje hebben:

1. Jouw binnenkomende email – je emailprogramma heeft niet voor niets een ‘inbox’ ofwel inbakje!
2. Het bureau waar al je papieren stuff verzameld wordt: post, een uitdraai van een artikel dat je nog gaat lezen, een uitnodiging voor een concert waar je misschien naartoe wilt
3. Losse gedachten: deze zie je snel over het hoofd, maar is binnen GTD bijzonder belangrijk. Vele malen gedurende de dag heb je een plotselinge ingeving, komt er iemand met een vraag waar je over na moet denken, of bedenk je op kantoor dat je thuis de planten nodig water moet geven. Al die gedachten moeten direct uit je hoofd, zodat je jouw gedachten kunt houden bij je werk. Dit kun je ondervangen door het simpelweg op schrijven op een blad of in een notitieblok dat je altijd bij je hebt
4. En vergeet de voicemail van je telefoon niet: ik ontvang maar weinig voicemail berichten (en dat vind ik helemaal niet erg: andere manieren van contact vind ik persoonlijk veel prettiger…) Maar als je er meerdere per dag krijgt, is het belangrijk ook hier overzicht in te houden

Alles wat binnenkomt stop jij, of komt automatisch, in een inbak terecht. Klaar om op een later tijdstip door jou verwerkt te worden.

Het voordeel van een gestructureerde werkwijze als deze is dat je jouw hoofd vrijhoudt voor het echte werk, en je niet voortdurend met die losse eindjes bezig hoeft te zijn. Verwerken doe je op het moment dat het uitkomt (binnenkort lees je hier meer over! UPDATE: hier lees jij hoe je inbakjes weer leeg raken!).

Saai? Het kan zijn dat je dit een saai onderwerp vond. Ik merk echter al te vaak dat mensen geen gestructureerde aanpak hebben in het hanteren van informatie. Ze gaan in op alle externe prikkels, acteren direct wanneer er iets nieuws (dus interessants!) bij hen binnenkomt. Ik noem dit de brandblus mentaliteit: branden blussen is belangrijk, maar als jij je van brand naar brand laat meeslepen, kom je nooit verder in het bouwen van huizen.

Juist afgelopen weken is er trouwens veel aandacht geweest voor met name jonge mensen die ten onder dreigen te gaan aan een teveel aan informatie . Lees anders even mijn artikel over infobesitas eens terug.

Een goede structuur in de basis is nodig ons hoofd vrij te maken voor het creatieve proces waarin de toegevoegde waarde van kenniswerkers zit. Juist wanneer jij zorgt dat je gedachten zich niet bezig hoeven te houden met die inderdaad saaie stuff, ben je in staat je hersencapaciteit te besteden aan dat waar JIJ goed in bent: je werk!

Deze post is eerder verschenen in mijn Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel in!

Getting Things Done (GTD) ziet er voor nieuwelingen overdonderend uit. Een enorm scala aan regeltjes, voorschriften en lijsten die je allemaal moet toepassen, anders werkt het niet, toch? Of valt het wel mee?

Ik kan je vertellen dat ik de eerste keer ook mijn bedenkingen had: zoveel zaken waar jij je aan moet houden en dan al die regels maar op het juiste moment toepassen. Daar had ik helemaal geen zin in. Toch maar het boek gelezen en mij verder verdiept in de achtergronden van het hoe en waarom. Uiteindelijk ben ik dan een hele tevreden GTD gebruiker geworden. Maar wel met mijn eigen manier van werken. Ik zal vertellen hoe:

Ik ben zo iemand die zich aardig kan verliezen in het uitzoeken van nieuwe programmaatjes en manieren van werken. Vind ik leuk, en vaak zit er wel degelijk iets bij dat mijn werk net een stuk handiger maakt. Maar ik pas hier wel een regel toe:

“Verlies jezelf gerust in uitzoekwerk, maar alleen als je er tijd voor hebt”

Uiteindelijk ben ik namelijk een behoorlijke pragmaticus: leuk hoor, zo’n nieuwe tool helemaal tot de bodem uitzoeken, maar wat heb jij er uiteindelijk aan?

Ik vraag me af of Vilfredo Pareto ook zo’n grote pragmaticus was. De uitdenker van de regel dat 80% van de gevolgen veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken heeft een principe uitgedacht dat op ontzettend veel terreinen zijn waarde laat zien. Maar hoe we hem tegenwoordig toepassen is dat je met 20% van de inspanning 80% van het resultaat bereikt. Soms is meer nodig, maar meestal is die 80% resultaat meer dan voldoende.

Wellicht doen we Pareto hier onrecht mee, maar ook ik vind deze regel in veel gevallen erg handig: bijvoorbeeld in de manier waarop ik GTD toepas. Er zijn namelijk allerhande hippe toepassingen voor je iPhone of Android telefoon waarmee je nog slimmer werkt en alles nog beter bij kunt houden. Alhoewel ik die manieren vanuit mijn interesse wel in de gaten houdt, gaat er voor mij niets boven papier en een zo simpel mogelijk systeem. Ik haal hiermee geen 100% van wat er in GTD zit, maar wel zoveel dat ik altijd het overzicht houd over mijn werk (maar zeker meer dan 80%). En als ik zo rondkijk, geldt dat voor veel meer mensen: niet per se de regels toepassen omdat dat zo hoort, maar kijken wat voor jou werkt.

Mocht je besluiten toch ‘aan de GTD’ te gaan dan tenslotte nog een waarschuwing: denk niet dat je met je een weekend in de materie verdiepen meteen de regels kent, en direct kunt laten vallen wat jou niet ligt. Probeer serieus alles uit, want achter alle regels zit uiteindelijk wel een grondgedachte. Pas nadat je een tijd de methode in alle facetten hebt uitgeprobeerd kun je voor jezelf beter zien wat bij jou past. En dus ook wat eventueel minder van belang is in jouw situatie. Meteen de methode uitkleden kan er toe leiden dat je nooit de diepere betekenis erachter zult vinden.

GTD gaat veel verder dan alleen lijstjes beheren en je korte termijn acties onder controle krijgen. Mijn ervaring is dat mensen vaak – juist omdat ze direct resultaat zien- niet verder komen tot de diepere inzichten en verbeteringen op het persoonlijke vlak die er met GTD ook te behalen zijn.

Veel succes in het vinden van jouw hoogstpersoonlijke manier om Slimmer te Werken!

‘ Angst om er niet bij te horen, om iets te missen van de grote hoeveelheid informatie, maakt jongeren ziek ‘
Geinspireerd door Infobesitas is nieuwe ziekte – Trouw

Foto credits: Flickr / rajue

In mijn ochtendblad (vanochtend slechts twee minuten te laat – beter dan de afgelopen weken) wordt melding gemaakt van een opkomend fenomeen: Infobesitas. Een duidelijke term die aangeeft dat de lijder gebukt gaat onder een teveel aan informatie, en daar niet mee overweg kan. Natuurlijk worden we al langer overstroomd door een steeds toenemende hoeveelheid informatie, en het verschijnsel van de overlopende inbox is inmiddels aardig ingeburgerd. De link met sociale netwerken wordt hier gelegd, terecht. Dit  is wel een nieuwer verschijnsel. Ik merk bij mijzelf bijvoorbeeld dat Twitter naadloos de rol van email heeft overgenomen: steeds kijken of er nieuwe mentions of privé-berichten zijn, kan makkelijk tot dezelfde stress leiden als voorheen het controleren op nieuwe email.

Het lijkt alsof de mainstream media dit verschijnsel nu ook steeds meer oppakken. De nadruk ligt in het artikel in Trouw op jongeren, en het feit dat hun zich ontwikkelende hersenpan minder tot multitasken in staat is dan bij volwassenen. Maar ook wij grote mensen hebben grote moeite met multitasken . Iedere taakwisseling kost een bepaalde hoeveelheid tijd, zeker als ze zich in verschillende contexten afspelen. Wanneer je je richt op de nieuwe taak duurt het een tijdje voor je in flow raakt: het moment dat je de wereld om je heen vergeet en je helemaal overgeeft aan datgene wat je dan aan het doen bent.

Ik merk dat consequent hanteren van een methode als GTD hierin bijzonder belangrijk is, en veel rust kan geven. Het gevaar je te laten afleiden door de waan van de dag ligt constant op de loer, maar zolang ik me aan mijn EerstvolgendeActie lijst houdt, mij zo min mogelijk door onverwachte onderbrekingen laat storen, en van tijd tot tijd flink kan focussen
ben ik enorm productief. Ik heb hier al vaker over geschreven; en ga dat de komende tijd nog meer doen trouwens: naar mijn mening bestaat GTD uit een serie simpele en soms zo voor de hand liggende ideeën dat iedereen er al wel iets van toepast. Maar door dat consequent te doen blaas je je eigen productiviteit enorm de hoogte in.

Concluderend

Wat mij betreft is het duidelijk dat we met z’n allen in een mallemolen zitten waar we nog niet goed raad mee weten. Nieuwe manieren om hier mee om te gaan zijn nodig. De GTD methode sluit hier naadloos op aan, al zijn er natuurlijk andere manieren waarop jij grip krijgt op je informatiestromen. Het gaat er vooral om deze nieuwe manier van werken tussen de oren te krijgen van de mensen die er nu onder lijden.

En jij, pas jij een bepaalde methode toe? Of laat je je als brandjesblusser overspoelen door de waan van de dag? Of heb je de gulden middenweg gevonden? Als je het leuk vind (ik wel!) kun je hieronder je mening geven

Je hebt thuis een archief. Op de een of andere manier bewaar ook jij je papieren: in een mooi geordend mappensysteem, een ladekast of op een grote stapel in de hoek van de werkkamer. Hoe dan ook, in alle gevallen is dat een archief. Maar wist je dat er een digitaal alternatief is? Een die niet eens zo heel moeilijk te gebruiken is..Evernote dus! Op dat papieren archief kom ik dadelijk terug, eerst even wat deze tool nu eigenlijk is:

Wat is het?
Evernote is grofweg een systeem waarin je alles digitaal kunt opslaan. Aantekeningen, foto’s, gescande documenten, de inhoud van webpagina’s. In alle gevallen kun je met letterlijk één druk op de knop documenten opslaan. Een ‘note’ in Evernote-taal. De limiet in wat je opslaat is vooral gebaseerd op je eigen verbeelding: zo voeg ik tegenwoordig recepten op die ik op internet heb gevonden (en die succesvol bevonden zijn) aan het systeem toe. Je kunt die recepten natuurlijk als favoriet opslaan, maar dat is ofwel lokaal, ofwel je zult net zien dat die receptensite later niet meer bestaat. Met Evernote heb je hier geen last van omdat je een eigen kopie van de informatie maakt.

Je kunt Evernote ook gebruiken als je onderzoek aan het doen bent: sla interessante webpagina’s of stukken daaruit op in een aparte onderzoeksmap, bijvoorbeeld prijsvergelijkingen en reviews voor een nieuwe auto. Ook een mooie: er zit automatische tekstherkenning in Evernote! Stel dat je van visitekaartjes een foto neemt met je telefoon en die in Evernote plaatst, dan kun je later door slechts op de naam van een contactpersoon te zoeken deze terugvinden! Voorwaarde voor tekstherkenning vanuit een foto is overigens wel dat de belichting voldoende is. Mijn ervaring met de iPhone is dat je goed daglicht of een lamp nodig hebt om de herkenning te laten werken. Maar het werkt zeker.

En is het snel?
Wel, ik kan je zeggen dat de toegang in alle gevallen behoorlijk snel is. Alleen wanneer je een foto of scan opent op je iPhone, kan dat even duren. Maar langzaaam of snel: openen lukt altijd.

In het meest extreme geval zet je letterlijk je hele papieren archief om in digitaal formaat. Ik ken iemand die dit toepast, en de laatste keer dat ik hem sprak had hij 14.000 zogeheten ‘notes’. Belasting papieren, administratie, bankafschriften. Dit gaat mij persoonlijk te ver, maar het geeft wel aan hoe ver je kunt gaan.

Overal toegang
Evernote werkt zowel als web software, via http://www.evernote.com, maar ook op je computer en je telefoon. In die laatste twee gevallen moet je natuurlijk de software installeren, maar ook dat is in een handomdraai gebeurd. Het voordeel van de software op je computer zetten is dat Evernote een stuk sneller en handiger werkt dan via de webtoegang. Maar het is dus niet per se noodzakelijk. In ieder geval: waar je ook bent, je kunt altijd bij je archief, al zit je op vakantie in het internet café (bestaan die dingen eigenlijk nog? – in Oostenrijk heb ik er vorig jaar tevergeefs naar gezocht)

Verder nog iets?
Ja, een ding nog: om notes sneller terug te vinden is het nuttig om tags toe te kennen. Tags zijn een soort categorie die je aan informatie toekent. Het mooie van tags is dat je er meerdere aan 1 note kunt toekennen, ik noem maar iets: ‘recept’ en ‘hoofdgerecht’, of ‘administratie’ en ‘ziektekosten’.

Bedankt voor je aandacht. Ik hoop dat Evernote een nuttige tool voor jou gaat worden. Ga naar http://www.evernote.com, maak een account aan en verdiep je eens goed in de mogelijkheden. Veel succes!

Dit artikel verscheen eerder in mijn Slimmer Werken nieuwsbrief. Je kunt je rechtsboven inschrijven (of ga naar de externe inschijfpagina

In Essentiële aandachtspunten bij het invoeren van Het Nieuwe Werken schrijft Peter Vink over wat er bij komt kijken wanneer je je als bedrijf met Het Nieuwe Werken (HNW) gaat bezighouden.

foto credits Flickr/juhansonin

Een onderdeel van HNW is wat we tegenwoordig Slimmer Werken noemen. In het motiveren van mensen om met Slimmer Werken aan de slag te gaan, ondervind ik de raakvlakken die in dit artikel genoemd worden aan den lijve. Wat er voor mij uitspringt is de absolute noodzaak om je mensen bij het gehele proces te betrekken. Zie de volgende quote:

‘ Stel je voor, je hebt al jaren een prachtige werkkamer, eigen plantjes en posters en je krijgt te horen: “we gaan over naar een nieuwe manier van werken, waarin je kunt werken waar je wilt. Er zijn geen eigen werkplekken meer.” ‘

Hier wordt de kern van de zaak geraakt: het betrekken van je medewerkers is van vitaal belang bij..eigenlijke iedere verandering! Jij zou het toch ook niet leuk vinden als je plantjes opeens weggehaald worden, onder hem mom van een of andere Nieuwe Manier van Werken?

Eerlijk gezegd loop ik er ook wel tegenaan: ik werk slimmer, dan kunnen*zij* dat toch ook wel? Met zo’n lege inbox krijg je een helderder hoofd. En door de juiste tools in te zetten, werk je gewoon slimmer. Het werkt echt; voor mij in ieder geval wel. En het klopt allemaal, voor mij althans, maar de praktijk is (of: “mensen zijn) vaak net iets weerbarstiger. Ze willen eerst overtuigend bewijs zien dat een nieuwe werkwijze echt werkt. Soms vraag ik me af of mensen niet te reactionair en primair de voet op de rem zetten. Maar als je altijd gewend bent je werk op een bepaalde manier te doen, is die aarzeling wel voor te stellen.

Mensen erbij betrekken, de nieuwe manier voordoen, uitleggen, en als je alles gehad hebt, misschien nog wel een keer. Dat is het recept tot een succesvolle introductie van de aspecten van HNW. Of van Slimmer Werken, zo u wilt.

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!