Arjan Zuidhof

Deze tip ligt voor sommigen wellicht teveel voor de hand, zeker wanneer je al routinematig je mail programma regelmatig uitzet. In dat geval nodig ik je van harte uit deze tip over te slaan… voor alle anderen:

Foto credits: Flickr / rajue

ik kom nog bijzonder vaak mensen tegen die zich compleet door hun inbox laten regeren. Ze zijn zo geconditioneerd dat ze de hele dag onmiddellijk naar hun mail programma doorklikken zodra het vertrouwde bliepje klinkt. Direct kijken wat voor belangrijk bericht daar is binnengekomen. Interessant, een nieuwsbrief! Meteen maar even lezen dan, we zijn er nu toch: hmm, een gaaf nieuw spel voor de X-box, leuke nieuwe web tool, een kortingsactie bij de internet boekhandel, en oei: er is weer een virus in omloop. Voor ze het weten zijn ze 15 minuten aan het surfen.. terwijl ze vlak daarvoor met echt werk bezig waren. Weg productiviteit.

Onbegrijpelijk, als je het mij vraagt. Je kunt er hele ingewikkelde schema’s op loslaten, maar begin eens bij de basics. Gewoon gezond verstand:

1. Zet het ‘bliepje’ en ‘new mail’ icoontje rechtsonder in je (Windows) taakbalk uit. Het is een vinkje ergens onder Extra, Tools, Options van je email programma. Zoiets. Overal ergens anders, maar het kost je hooguit een paar minuten om dat vinkje op te duiken en uit te zetten. Om er voor altijd plezier van te hebben
2. zet als het even kan je email programa gewoon uit. Ja dat hoor je goed, uit! Controleer een paar keer per dag nieuwe email (en verwerk het dan direct!). Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien. Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?

Er zijn nog vele andere manieren om grip op je Inbox te houden. Wen jezelf aan om die iedere keer na het doornemen van nieuwe email leeg te maken. Ik kan je hier veel meer over vertellen. Binnenkort ga ik daar dan ook verder op in. Ook de methode die ik voor mijn email toepas (en die veel breder toepasbaar is dan email overigens) zal ik dan verder uit de doeken doen.
Stay tuned!

Via de Holy Kaw! gedeelde items van Guy Kawasaki kwam ik deze quote tegen over de waarde van een bezoeker die via Google op jou site uitkomt.

“The traffic which comes in from Google brings a consumer who more often than not read one article and then leaves the site. That is the least valuable of traffic to us…”

Met dit standpunt wordt vanuit het bedrijf geredeneerd, dat blijkbaar omzet maximalisatie als enige(?) uitgangspunt voor haar website heeft. De conclusie dan ook dat dit bedrijf niets heeft aan deze Googlende klant. Maar is dit niet  heel erg kort door de bocht? Misschien vond deze klant wel precies wat ze zocht: een stukje informatie na een geslaagde Google actie! Ze wil niets kopen….nog niet. Doet research, en jouw product wordt daarbij onder de loep genomen. Maar ze onthoudt ondertussen een waardevol antwoord dat ze op jou site vond. Misschien vertelt ze haar vrienden er wel over. Of komt ze later zelfs terug om alsnog een aankoop te doen.
Zie dit bezoek liever als een vluchtig contact moment tussen jou en een toekomstige klant/fan/volger of wat dan ook. Deze momenten zijn gewoon nodig om een online relatie op te bouwen. Pas na een aantal momenten komt het vertrouwen. Het schijnt dan ook zo te zijn dat iemand pas klant wordt, nadat zij ongeveer 7 keer met een bedrijf heeft gehad (schijnt… kan nog geen online bron vinden die dit bevestigt. Geloof mij op mijn blauwe ogen alsjeblieft)

…wel als je de conclusie van het hier beschreven onderzoek mag geloven.

Mijn 2 centen hierover: Er wordt veel onderzoek gedaan naar de werking van onze hersenen. Ook de laatste jaren worden nog opzienbarende ontdekkingen gedaan op dit vlak. Als je daar meer over wilt weten lees dan het boek Slaap je slim van Guus Pijpers zeker eens! In het hierboven genoemde onderzoek (hier de doorlink naar het New York Times artikel daarover), is de conclusie dat multi-tasken zonder meer funest is voor je productiviteit. Naar mijn bescheiden mening valt daar nog wel iets op af te dingen: het gaat er volgens mij meer om hoezeer je kunt focussen *tijdens* een kortdurende taak. Veel kleine dingen doen op een dag kan best, als je maar snel kunt switchen tussen de taken. Hiervoor kun je prima hulpmiddelen gebruiken, zoals een eierwekker die je op 15, 20 of 25 minuten instelt. Geef je daarna helemaal over aan je werk, terwijl de eierwekker de tijd voor jou in de gaten houdt.

Deze techniek is simpel en werkt prima! Ook nu heb ik de wekker bv op 15 minuten gezet zodat ik niet te lang schaaf aan de eerste versie van deze post. Daarna bepaal ik zelf of ik me nog een pomodoro geef, een kleine pauze inlas, of met iets anders verder ga. Het voorkomt in ieder geval dat je doelloos rond gaat surfen, nog een keer je email of twitter berichten check, of iets anders gaat doen wat ook later kan.

Ik kan me wel voorstellen dat sommige mensen alles tegelijk willen doen, omdat ze zoveel op hun TODO lijst hebben staan. “Doe van alles een beetje dan kom je steeds een stukje verder”, is daarbij de gedachte. Dat is natuurlijk niet zo handig, omdat letterlijk multi-tasken voor ons niet goed mogelijk is. In het boek van Guus Pijpers komt dan ook duidelijk naar voren dat wij alleen maar taken tegelijk kunnen doen die door je onderbewustzijn afgehandeld kunnen worden. Autorijden, muziek luisteren, en (hands-free) telefoneren bijvoorbeeld, waarbij de eerste twee onbewust verlopen. Maar zelfs dan wordt het al tricky!

Oftewel: Als je de definitie van multi-tasken letterlijk neemt, dan hebben de onderzoekers gelijk. Maar het is prima mogelijk om een groot scala aan diverse activiteiten achter elkaar te verrichten. Zorg dat je een goed systeem hebt waarmee je je taken onder controle hebt, aangevuld met een goede manier om die taken af te handelen. Een voorbeeld dat ik zelf met veel plezier gebruik is de GTD methode. Deze kun je strikt, of iets minder strikt volgen, en je ziet al heel snel verbeteringen in je werk.

Binnenkort zal ik je wat eenvoudige voorbeelden aan de hand doen die je vanuit deze methode kunt toepassen. Als je GTD nog niet kent weet ik zeker dat je er wat aan hebt! Houd dus de site in de gaten. Of abonneer je op de feed): dan komt het resultaat vanzelf naar je toe!

Trrrrrrringg…!

link gevonden via twitter.com/werken20

Word jij ’s ochtends ook zo vroeg wakker? En probeer je dan met alle geweld nog één of 2 uurtjes te pakken? Misschien is het een idee om acuut met deze gewoonte te stoppen: sta op, pak je favoriete boek, ga je nieuws feeds lezen, of gewoon de krant (ik heb een geweldige bezorger, de krant ligt soms om half zes al in de bus!). Of een blog post schrijven, zoals ik nu om zes uur ’s ochtends aan het doen ben.

Nou hoor ik je zeggen: “Maar Arjan, in mijn geval werkt dat niet. Ik heb mijn slaap hard nodig, en zal halverwege de dag in slaap vallen achter mijn laptop! Die slaap moet toch ergens vandaan komen?”

Waarop ik antwoord: je hebt helemaal gelijk. Met die laatste vraag. Zonder slaap vaart niemand wel. Ik heb het heel lang volgehouden hoor, dat woelen en denken dat het moet-moet-moet dat ik weer in slaap val. Maar het werkt niet, is alleen maar frustrerend. De tijd die je ’s ochtends ligt te woelen ben je toch al verloren. Ik ben er mee gestopt, met dat draaien, en het voelt geweldig!

Mijn ervaring is dat de verloren slaap toch wel weer ingehaald wordt later. Na een paar slechte nachten volgen altijd wel weer een paar goede (*).

Zojuist dus weer om zes uur opgestaan, en voor half zeven koffie op en een stukje geschreven. Dat is nog eens een tof begin van de dag!

En, wat zijn jou ervaringen? Ben je een echte woeler, of laat je ook je tijd niet verloren gaan? Of pak je het helemaal anders aan? Ik ben benieuwd naar je reactie en tips!

(*) bij mij werkt dat tenminste zo. Mocht je echter een chronische slechtslaper zijn, een slaapstoornis hebben, of “gewoon” een kleine die tot diep in de nacht ligt te huilen: voel je dan niet aangesproken. In dat geval wens ik je ofwel veel sterkte en beterschap toe. Of gewoon even doorbijten: kleine kinderen worden vanzelf groot…

We lopen er allemaal wel eens tegenaan: het gevoel dat er teveel op ons  bordje ligt, waardoor we denken het te druk te hebben. Het gevolg is dat we van slag raken, soms zelfs geirriteerd, en geen zin meer hebben te beginnen. Tenslotte gaan we maar wat rondhangen op internet of TV kijken. Wat dan ook, als het maar niet op werk lijkt. Het leidt even van het probleem af, maar in je achterhoofd blijft dat dreinende gevoel dat je eigenlijk wat anders moet doen. Zonde, en het is helemaal niet zo moeilijk dit anders aan te pakken!

Mag ik je hiervoor een idee aan de hand doen: gebruik eens een eierwekker. Stel hem in op bijvoorbeeld 15 minuten, maar 25 minuten wordt ook wel gebruikt. Zet hem dan ergens in de hoek, het liefst nog uit het zicht.

Concentreer je vervolgens volledig op je taak, en laat je door niets en niemand afleiden. Als de wekker afgaat stop je, en neem je even pauze. Als er iemand langskomt met een echt dringend probleem, zeg dan dat je er dadelijk op terug gaat komen. Wat je ook doet: verlies het momentum niet, en werk door!

Dan gaat de wekker. Nu stop je wel. Of je besluit door te werken, omdat je super lekker bezig bent, en er tijd over is. Wat jij wilt. Maar het werkt een stuk lekkerder dan zomaar jezelf door de dag heen slepen zonder plan.

Je zult zien dat je na een tijdje meer voor elkaar krijgt in minder tijd. Niet door harder te werken, maar juist door meer pauzes in te lassen. Tijdens het werk zelf – dat je in de korte eierwekker bursts uitvoert – ben je volledig geconcentreerd op wat je doet. Focus, flow, door niets gestoord worden, en veel gedaan krijgen. Heerlijk.

Nog even ter aanvulling en verdere info: de tip met de eierwekker is niet een verzinsel van mijzelf. Het is een beproefde techniek die ook wel pomodoro technique genoemd wordt. Op die pagina vind je veel meer achtergrond, en een groot PDF document waarin de bedenker – Francesco Cirillo – alles uitgebreid uit de doeken doet.

Ik hoop dat je deze tip waardevol vond. Sowieso ben ik benieuwd naar je reactie. Dat kan in het commentaar hieronder, maar via de email mag natuurlijk ook (zie rechtsboven)!

Deze tip werd geïnspireerd door: Take Lots of Breaks to Get More Done – Jonathan Mead

Foto credits tanakawho op Flickr

Ja hoor,
het is weer zo ver (paar weken geleden inmiddels, to be honest): Zoals je misschien weet doe ik mijn uiterste best om de GTD techniek van David Allen te volgen (zie http://en.wikipedia.org/wiki/GTD. Niet 100% volgens het boekje, maar een losse manier die voor mij persoonlijk gewoon erg lekker werkt. Maar vandaag is alles anders: weet precies wat er moet gebeuren, en er kan niets mis gaan. Ik heb volledig overzicht en ga voor één dag gewoon een ouderwetse TODO lijst maken. Oppassen op de kinderen, heb tijd over om wat administratie weg te werken, de auto moet naar de garage. Verder niets. Echt helemaal niets. Ja, ik weet precies wat er vandaag moet gebeuren, enige koppigheid steekt de kop op, en deze jongen schrijft het even lekker uit in de zo gevreesde TODO lijst.

Maar dan: kind ziek, kan niet naar school. Sta je om negen uur in de Albert Heijn met een rondspringend joch dat toch niet zo ziek was als je dacht – hij rent harder door de winkel dan ik met m’n boodschappen karretje er achteraan. Belt ook nog eens de garage. Dat ze allerhande waterpompen en distributie riemen moeten vervangen. En dat uitlaatje gaat er ook bijna onder vandaan vallen, meneer. Dat het geintje meer dan 1400 euri’s in het laatje moet brengen. Het laatje van de garage dan, wel te verstaan! Dat werd dus zeer onverwacht nog dezelfde dag rondneuzen naar een passend 2e handsje. Een uur lang rondgelopen in de garage, op internet rondgesurft of die prijzen niet wat lager kunnen vanwege de krediet crisis (dat blijkt nog tegen te vallen, alleen voor hele oude en splinternieuwe wagens stokt de markt echt zwaar).

Conclusie: Eind van het liedje is dat de TODO lijst de prullenbak in kan, en een aantal dingen alsnog hun weg vinden naar het GTD lijsten systeem.

Lesson learned: gebruik NOOIT meer een TODO lijst, dat werkt echt niet. Meer weten? Volg dan deze blog via RSS (”wat is RSS?“), en krijg regelmatig ideeën over slimmer werken in je feed reader.

De niet te stoppen opkomst van Twitter en consorten doet vandaag bij mij de vraag opkomen: wat doen we met onze RSS feeds? Zelf poog ik er meer dan 500 op dagelijkse basis bij te houden voor mijn linkblog Arjan’s World en om op de hoogte te blijven op het gebied van Lifehacking, Web 2.0 en Sociale Media. Een hele klus, maar met een goede feed reader is het aardig bij te benen. En af en toe niet te bang zijn alles op “gelezen” te zetten.

Maar ja, dan zie je een plots een blog post van Steve Gilmor voorbijkomen (Rest in peace, RSS…). Hij zet lekker in:

” It’s time to get completely off RSS and switch to Twitter. RSS just doesn’t cut it anymore “

De man heeft al helemaal afscheid genomen van zijn feeds, en geheel en al op Twitter te vertrouwen. Kan prima zijn, maar ik moet zeggen dat al dat geklik op linkjes die je daar steeds langs ziet komen ook behoorlijk tijdrovend is. Er zit veel onzin tussen die je alleen maar op de laatste leuke video wijst. Vaak zie je door de URL verkorter ook niet naar welke site je gaat. Moet je dus maar afwachten of je op YouTube uitkomt of een serieuze blog post onder ogen krijgt.

Een groot nadeel is – voor mij tenminste – het laden van al die externe websites erg lang duurt in vergelijking tot de beperkte tijd die ik heb om alles te lezen (eh, scannen). Twintig tot 30 seconden is zelfs tegenwoordig – op een 20Mbit lijn, mind you – niet ongebruikelijk voor een trage site. De feed reader reageert direct. Ook met de online Google Reader heb ik in een fractie van een seconde de tekst binnen. Plaatjes worden nageladen, maar je kunt direct beginnen met lezen. Als je 400 posts onder ogen krijgt kun je je gewoon niet veroorloven 20 seconden per keer te wachten.

Ik? Ik geef RSS feeds voorlopig absoluut het voordeel van de twijfel. Ben het niet met Steve eens dat Twitter en realtime communicatie nu de plaats inneemt die RSS voorbereid heeft. Twitter is wel een nieuwe manier van communicatie – noem het micro blogging als je wilt – maar het heeft haar eigen domein en benadering, naast RSS en niet als opvolger.

Daarnaast is Twitter (ik ben @azuidhof voor mij een hele goede manier om direct te kunnen communiceren met mijn netwerk, en toch ook voor het uitwisselen van interessante links (deels ook naar posts die ik later in de feed reader weer tegenkom), en uiteindelijk gewoon een vangnet voor wat ik via RSS mis. Twitter is gewoon handig en fun, maar de feeds blijven!

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!

Het probleem

Ken je dat: je hebt een oude computer staan, waarop je min of meer toevallig nog wel eens op werkt, als je zoon net op je nieuwe machine zit te gamen. En die nieuwe Mac natuurlijk, top of the bill. Al je toffe grafische werk staat daar op. En je privé laptop, waar je op surft (bookmarks), en waarop je als het zo uitkomt nog wel eens wat voor de zaak doet. En dan komt het moment dat je met een USB stick de je tekeningen van de Mac gaat overzetten naar een Windows machine. Of je zit bij wijze van spreken op de camping en wilt ergens bij kunnen. Zucht. Ergens achter in je hoofd gaat een belletje rinkelen: kan dat niet slimmer? Ik ben toch niet de eerste die hier tegenaan loopt?

De oplossing

Je voelt hem al aankomen, maar inderdaad kan dat! Een van de meest simpele en elegante programma’s waar ik gebruik van maak, gaat je hiermee helpen: Dropbox (haal het meteen even binnen, vanaf http://getdropbox.com)!

Je installeert Dropbox op ieder systeem dat je wilt synchroniseren (oftewel, waarop je een bijgewerkte kopie van allle bestanden wilt hebben). Let even op dat je voor Windows, Mac en Linux even de juiste versie binnenhaalt). Geef op één van je systemen een directory op die je over alle systemen wilt bijhouden. Laat Dropbox automatisch opstarten bij het inloggen (overal met hetzelfde account natuurlijk!) en synchroniseren maar!

Nu komt de truc, je ziet hem al aankomen: de kunst is nu dat deze directory alle gewenste bestanden gaat bevatten. Vanuit elk systeem moet je zorgen dat die bestanden in deze directory komen te staan. Klaar met slepen? Vanaf nu vind je alle bestanden op al je systemen terug op deze plek!

Tot aan 2 GB is het gebruik van Dropbox gratis, daarboven kost het je $10 per maand. Maar als veelgebruiker merk ik dat die 2 GB meer dan genoeg is. Zolang je niet al je video’s en hoge resulutie fotomateriaal er opzet, natuurlijk. Maar dat sowieso niet zo’n tof idee, films kijk je toch alleen maar op je high-end laptopje.

Een geweldige eigenschap is dat je zelfs zonder een installatie van de software nog bij je bestanden kunt. Zul je net zien: zit je bij een vriend, wil je hem je laatste tekening, project voortgang (huh, wat voor vrienden heb jij?) of coole programma code laten zien. Maar ja, dat staat op je laptop, en je laptop is thuis. Uit. Gewoon inloggen op de website, en je komt in een handige gebruikers omgeving (ook wel dashboard genoemd) terecht. Vanuit dit dashboard loop je door je bestanden heen lopen. Je kunt uploaden, verwijderen, kortom alles wat nodig is voor basaal bestandsbeheer. Niet zo flexibel en snel als vanuit bestands beheer, maar wel van overal toegang. En je krijgt er gratis revisie beheer bij. Oude versies van documenten kun je op deze manier terughalen. Heb je bijvoorbeeld per ongeluk iets verwijderd, en is het ook niet in de prullenbak terug te vinden, dan ga je even naar de website om het document terug te halen. Erg handig als je wel eens te snel met die delete knop bent.

Conclusie

De ideale lifehack! Een keer even wat tijd insteken, en elke dag minder tijd kwijt aan organisatie en daardoor meer voor de plezierige dingen in het leven!

Rondneuzend op het Wereld Wijde Web ben je natuurlijk wel eens de kreet Web 2.0 tegengekomen. Termen die je in Nederland in dat verband wel tegenkomt, zijn bijvoorbeeld “Het Nieuwe Werken”, “het Sociale Web”, “Sociale Software”, “Sociale Media” of “Het Sociale Netwerk“. Persoonlijk vind ik “Het Nieuwe Web” wel een aardige term, al zegt Google dat die ook al behoorlijk lang gebruikt wordt. Zoals altijd bij een verzamelterm als deze, zal iedereen een ander antwoord geven wanneer je de betekenis vraagt.

Wat is het nou?
Maar ruwweg is “Het Nieuwe Web” – of, vooruit, Web 2.0, dat is tenslotte al een bijkans ingeburgerde term – een verzamelnaam voor alles wat het Web interactief maakt. Denk hierbij aan een zakelijk netwerk als LinkedIn (wie zit er nog niet op), de RSS-feed iconen die je overal ziet en een overweldigend aanbod aan interactieve websites waar je letterlijk alles kunt doen: van het bijhouden van je persoonlijke of zakelijke financiële administratie tot het met een groep mensen aan gedeelde documenten werken.

Dit kunnen collega’s zijn, maar net zo gemakkelijk iemand aan de andere kant van de wereld die je nooit eerder IRL – In Real Life – hebt gezien. Samen werk je aan een tekening, tekst, spreadsheet of presentatie. Of je maakt een account aan voor Evernote (http://www.evernote.com), waar je al je gedachtekronkels, web adressen, plaatjes etc. op een echte 2.0 manier kwijt kunt. Makkelijk te bedienen, en binnen 2 minuten al aan het werk.

Gratis!
En voor ons Nederlanders wellicht nog het mooiste: bijna alle programma’s zijn gratis te gebruiken! Je schrijft je in, geeft een emailadres op, vaak nog even op een activatie link in een toegezonden email klikken. Inloggen, en je kunt beginnen! Bijna altijd kun je alsnog een betaald accounts nemen (waar je dan enkele euro’s per maand voor voor betaalt) met extra functies, onbeperkt gebruik, en zonder reclame (die nog al eens te zien is in gratis versies). “Ze” moeten tenslotte ergens van leven. Betaalde accounts zijn meer geschikt voor zakelijke gebruikers die niet steeds tegen kleine reclame boodschappen aan willen kijken, of de heavy users.

Wachtwoorden
Het lastigste is misschien nog wel om alle wachtwoorden die je gebruikt ergens handig op te slaan. Maar geen nood: ook in dit geval ligt er weer goede gratis software, klaar voor gebruik. Zie bijvoorbeeld Password Safe (http://passwordsafe.sourceforge.net), een open source Windows programma. En Firefox bijvoorbeeld heeft standaard wachtwoord beheer aan boord. Let in het geval van Firefox wel even op dat je in dat geval een Master password gebruikt omdat anders iedereen die “show passwords” aanklikt vanuit het Firefox menu je kostbare wachtwoorden kan zien!).

Waarschuwing
O ja, nog even over wachtwoorden: je gebruikt toch niet overal hetzelfde wachtwoord? Niet doen hoor! Eén tip: houd in ieder geval je online wachtwoorden strikt gescheiden van die waar je op je bedrijfsnetwerk en je internet bankieren inlogt. Mocht er op een of ander gratis online service iets mislopen, dan zijn je zakelijke en financiële accounts in ieder geval gedekt.

Abboneren?
Dit was het even voor nu. De komende tijd zullen hier meer berichten over web 2.0 in al haar verschijningsvormen opduiken. Tools, technieken, is het al geschikt voor zakelijk gebruik? Er is heel veel te zeggen.

Klik op het RSS icoon rechtsboven om je te abonneren, als je op de hoogte wilt blijven. Van harte welkom!