Arjan Zuidhof

Waarschuwing vooraf: lezen kan de gezondheid schaden!

Allereerst een welgemeend advies: al die informatie is mooi. Maar als je niet oplet ben je zomaar de hele dag bezig die allemaal te lezen. En vervolgens kom je aan je eigenlijke werk helemaal niet meer toe.

Herken je dat, en vind je dat je daar teveel tijd aan verloren laat gaan? Dan heb je waarschijnlijk last van uitstelgedrag ofwel procrastinatie. Infobesitas is een mooi gevonden term die precies verwoordt hoe een lijder eraan bijkans bedolven wordt onder een te grote hoeveelheid informatie.

Gedurende de dag kom je allerlei buitengewoon interessante websites tegen. Dit gebeurt terwijl je het nieuws doorneemt op jou werkterrein, of een collega stuurt een link “joh, dit moet je lezen!”. En zeker wanneer je Twitter gebruikt is het hek van de dam: ontzettend veel doorverwijzingen naar nog veel meer interessante informatie

Leeslijst

Uiteindelijk blijft er genoeg informatie over die wel degelijk de moeite van het lezen waard is. ReaditLater is een online webdienst annex mobiele applicatie waarmee je via PC, laptop of mobiele telefoon heel eenvoudig al die online bronnen die je later rustig (nog) eens wilt raadplegen, netjes op 1 plek verzamelt. Een lange blog bijvoorbeeld waar je nu geen tijd voor hebt. Een webdienst waar je graag verder induikt, maar waarvoor je pas later tijd hebt. Een grappige of interessante video, maar je kunt het echt niet maken die te bekijken met al die collega’s om je heen. Met letterlijk één klik staat het in je Readitlater leeslijst.

Allemaal voordelen

Ik maak nu een tijd gebruik van deze webdienst, die natuurlijk ook als mobiele ‘ app’  beschikbaar is op iedere mobiele telefoon met internetverbinding (zowel voor iPhone, Android als BlackBerry). Omdat de gegevens op een centrale plek (in ‘the cloud’) opgeslagen zijn houd je het overzicht, en kom je een opgeslagen link nooit tweemaal tegen. Eerlijk gezegd heb ik nog geen nadelen gezien van deze dienst. Het enige is dat die op de iPhone soms traag synchroniseert (maar dat kan net zo goed een iPhone probleem zijn).
Nog een voordeel: omdat ReaditLater dus beschikbaar is voor je smartphone, kun je ook offline je leeslijst doornemen! Heb je een grote leeslijst, die je in de vakantie in het buitenland wilt wegwerken, maar zonder hoge kosten voor internetgebruik? Zet data-roaming uit (het automatisch verbinding maken met buitenlandse telefoonnetwerken voor internet verkeer, tegen vaak zeer hoge kosten). ReaditLater werkt namelijk gewoon zonder internet verbinding (op mijn iPhone tenminste, maar ik neem aan ook op andere systemen). Jij kunt heerlijk bijlezen naast het zwembad vanuit je luie stoel.
Veel plezier, en vergeet naast het lezen ook niet om (andere) leuke dingen te doen tijdens je vakantie!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Regelmatig een nieuw bericht over slimmer digitaal werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

---

Afsluiting van deze miniserie, vervolg van de eerste post van afgelopen vrijdag

---

Kwadrant III

Denk je dat je goed bezig bent, en meer activiteiten netjes plant, gaat het nog mis! Opeens staat er iemand naast je bureau met de vraag of je “even” tijd hebt. Natuurlijk, en voor je het weet zit je middenin een interessante discussie van een uur. Maar had je er op dat moment tijd voor? Dan gaat de telefoon. Vervolgens vergeet je een belangrijke email naar een medewerker door te zetten, waardoor jij de vraag daarin alsnog moet oplossen. Ofwel: voor je het weet ben je de hele dag bezig met voor jou onbelangrijke, maar wel urgente zaken. Je voert als het ware de agenda van iemand anders uit, wanneer je veel in kwadrant III werkt. Ook dit kwadrant is heel verleidelijk: het kan heel gemakkelijk zijn om vooral bezig te zijn met wat er nu op je afkomt. Hoef je lekker nergens aan te denken… Maar je schiet er wat betreft langere termijn doelen geen meter mee op. Het kwadrant van de verspilling, noemt Covey dit niet zonder reden.

Maar hoe moet het dan? Hoe ontsnap je uit al die blijkbaar verkeerde manieren van werken?

Kwadrant II

Niet urgent, wel belangrijk. Klinkt abstract, maar dit is wel het kwadrant van de kwaliteit. Acties die wel urgent, maar (nog) niet belangrijk, kun je als je wilt nog wel even laten wachten. Maar wacht je te lang, dan worden ze vanzelf dringend. Zaak om er op tijd mee aan de slag te gaan, anders komen ze vanzelf wel in kwadrant 1. En dan MOET je ze wel doen. Deze activiteiten zijn typisch van belang voor jouw langere termijn welzijn en voor de invulling van je persoonlijke visie. Denk aan het bijhouden van relaties met anderen, zowel zakelijk als privé. Maar ook: zelfontplooiing, het maken van plannen.

En we zijn rond. In heel kort bestek heb ik je een overzicht van de Kwadranten theorie gepresenteerd. Hier zijn hele boeken over geschreven, en die zijn nog altijd de moeite van het lezen waard. Denk dus niet dat je er bent, dit is slechts een begin, een appetizer.

Aan de slag!

Hopelijk heb je zin om aan de slag te gaan met de hier beschreven principes. Je zult zien dat je na een tijdje als vanzelf meer richting kwadrant II gaat. Zelf heb ik echt de meerwaarde ontdekt om bij alles wat ik doe eerst deze theorie toe te passen. Begin met pas op de plaats maken bij iets nieuws en op tijd beginnen aan iets dat moet. Doe je deze twee dingen dan ben je al over de helft. Meestal veranderen de activiteiten op zich trouwens niet eens. Maar het blijkt gewoon veel prettiger dingen te doen voordat ze urgent worden. Een goede planning is hierbij echt het halve werk.

---

Heb je nog vragen? Of wil jij eindelijk ook wel eens Slimmer Werken? Aarzel dan niet om een keertje contact met me op te nemen! Ik denk graag met je mee en help je graag aan nieuwe inzichten om je tijdsindeling eens flink op de schop te gooien! Je zult verbaasd staan hoeveel ook jij aan je werk kunt verbeteren!

---

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Regelmatig een nieuw bericht over slimmer digitaal werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

---

De afsluiter van deze korte serie  (2) vind je hier!

Vandaag gaan we het hebben over de kwadranten van Stephen Covey. Of beter gezegd: die van Eisenhower, de Amerikaanse president aan wie ze oorspronkelijk worden toegeschreven (geïnteresseerd in historische details: men heeft dat uitgezocht)

Stel je een vierkant voor dat je in vier delen opsplitst, de kwadranten. Links urgent, rechts niet urgent. Boven belangrijk, onder niet belangrijk.

Iedere activiteit die jij doet kun je onderbrengen in één van de kwadranten (I, II, III, IV) onderbrengen (zie het plaatje hierboven) Op deze manier omvatten kwadranten I en III de urgente activiteiten. Ik heb zelf gemerkt hoe zinvol het is me bij alles wat ik doe af te vragen met wat voor soort activiteit ik eigenlijk bezig ben.

In zijn boek First things first werkt hij de kwadranten uit. Het aparte is dat ik lange tijd dit principe kende, maar me niet realiseerde hoezeer dit verbonden is met Getting Things Done. Ook daar draait het allemaal om grip krijgen op je acties, zodanig dat jij je grotere doelen kunt bereiken.

KWADRANT I en IV

Veel mensen zijn bijvoorbeeld de hele dag bezig met brandjes blussen. Een probleem dringt zich aan je op: een boze klant, een computerstoring binnen je bedrijf, software die niet werkt zoals het zou moeten. En daar moet jij mee aan de slag. Nu. Typisch geval van kwadrant I (zowel urgent als belangrijk). Voor veel mensen een dagelijks ritueel, waaraan jij je nauwelijks lijkt te kunnen ontsnappen. Na het blussen van de brand ben jij ook figuurlijk uitgeblust. Dus ga je tussen de brandjes jezelf belonen door lekker te surfen of e-mailen met een vriendin: Kwadrant IV activiteiten, want niet urgent, niet belangrijk. Als beloning na hard werken is dat prima, maar als pleister op de door ‘I’ activiteiten veroorzaakte wond geen lange termijn oplossing. Kwadrant IV moet je zoveel mogelijk beperken, deze tijd is verspilde tijd op alle fronten. Covey noemt dit dan ook het kwadrant van de verspilling.

Een belangrijke oorzaak van werken in kwadrant I: een slecht voorbereiding! Wanneer je vergaderingen, of bijvoorbeeld presentaties niet goed voorbereidt, kun je er vanuit gaan dat je voornamelijk in kwadrant I uitkomt. Stress!

Ik denk dat veel organisaties volgens dit principe werken. Dat maakt het ook zo moeilijk om als eenling hierin een verandering door te voeren, wanneer je eenmaal tot een ander inzicht bent gekomen.

Tot zover. Maandag de tweede en laatst post in deze mini-serie -als je dat tenminste zo mag noemen. De andere twee kwadranten komen dan aan de orde. We zullen zien dat met name kwadrant II bijzondere en krachtige mogelijkheden biedt echt te komen tot een manier van effectief leven en werken die ook nog eens echt bij jou past!
Stay tuned!

---

Heb je nu al vragen over werken in kwadrant II. Of wil jij eindelijk ook Slimmer Werken? Aarzel dan niet om een keertje contact met me op te nemen! Ik denk graag met je mee en help je graag aan nieuwe inzichten om je tijdsindeling eens flink op de schop te gooien!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Regelmatig een nieuw bericht over slimmer digitaal werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Breng jij ook zoveel tijd door in je browser? Open je elke dag tientallen websites in even zovele schermen, wachtend tot ze ingeladen zijn? En irriteer jij je ook zo aan die bewegende reclames? Het hoeft allemaal echt niet. Lees snel verder!

Andere web browsers
Vandaag krijg je een aantal tips waarmee jij je surf ervaring een stuk aangenamer maakt. Je weet vast dat er naast Internet Explorer andere webbrowsers bestaan. Voorbeelden zijn het populaire Firefox (download link) en het wat recentere Chrome (download link) van Google.

Voor nu focus ik op Firefox. Deze browser kun je heel eenvoudig aanpassen met nieuwe functies. Op https://addons.mozilla.org/en-US/firefox vind je een overzicht van alle addons. Deze variëren van addons die je toegang geven tot populaire webdiensten (hier zijn ze voor Evernote, Flickr en Delicious (zie deze post over online samenwerken met webdienst Delicious), tot spellingcontrole en woordenboek toevoegingen (Woordenboek Nederlands). Daarnaast zijn er allerlei uitbreidingen om je Firefox omgeving zelf te verfraaien.

Installeren
Het toevoegen van een addon aan Firefox doe je door op de pagina van de addon zelf de link naar het installatiebestand (.XPI) aan te klikken. Meestal is dat een knop met ‘Add to Firefox’ of iets dergelijks. Er opent nu een klein nieuw scherm waar je op Install dient te klikken (deze extra stap is om veiligheidsredenen aangebracht). Na enkele seconden vraagt Firefox of hij zichzelf opnieuw mag opstarten. Geef je ook daar toestemming voor, dan kun je direct de nieuwe addon direct gebruiken. Veel eenvoudiger kan niet, toch?

Slimmer Werken met addons?
De meeste uitbreidingen zijn op de een of andere manier bedoeld om herhaalde werkzaamheden te voorkomen of toegang tot allerlei gegevens bronnen te vereenvoudigen. Hiermee is de browser een absolute must wanneer het om Slimmer Werken gaat! Ik nodig je uit eens rond te kijken in de wondere wereld van de addons, dat wat je bevalt een uit te proberen. Er kan niets misgaan, en wie weet bespaar jij jezelf vanaf nu wel een hoop tijd!

Je bent nog iets vergeten
O ja, die reclame! Hiervoor hoef je alleen maar Adblock Plus te gaan gebruiken. Het is gewoon gratis hoor, ondanks die ‘Plus’. Een verademing voor je ogen. Persoonlijk denk ik dat als iedereen deze addon gebruikt, dat elke dag heel wat hoofdpijn gaat schelen onder kenniswerkers.

foto: Flickr/lwr

Mag ik je even storen? Ik ben de laatste tijd behoorlijk wat posts aan het schrijven over een methode waar ik helemaal enthousiast over ben (GTD). Ik gebruik deze methode om grip te houden op mijn acties en projecten. Maar ik kan me zomaar voorstellen dat jij helemaal niet zit te wachten op een stortvloed aan informatie over lijstjes, acties en projecten. Over hoe en waarom je allemaal nieuwe technieken moet aanleren om nog efficiënter te leven (al hoop ik van wel natuurlijk…). Misschien duizelt het je wel, of vind je eigenlijk dat het je allemaal prima afgaat.

Dus, waar zat ik nou over te denken? Wel, het is lastig om naar jou te luisteren. Alhoewel, wist je dat je gewoon kunt terugpraten? Hieronder is een commentaar veld, helemaal voor jou alleen! Vind ik heel leuk hoor, iets van je te horen. Vertel me meteen maar wat ik beter kan doen

Wat ik misschien nagelaten heb is dat bij het starten van de serie over een actie management systeem, is dat ik te snel de diepte in ben gedoken. Wat ik niet ga doen is stoppen met de serie – die duurt niet lang meer, en ik rond hem netjes af. Wat ik wel wil meegeven is WAAROM het toepassen van deze methode jou zoveel gaat opleveren. Een poging dus om eventuele scepsis van jouw kant weg te nemen. Te laten zien dat het echt een toegevoegde waarde gaat hebben:

Tegenwoordig heeft iedereen wel een soort van timemanagement systeem. (vrijwel) Iedereen werkt in ieder geval met een agenda. De meeste mensen hanteren ook een TODO lijst. Prima, tot zover.

Waar het echter vaak misgaat, is in de toepassing in de praktijk van een dergelijk systeem. Een voorbeeld: de agenda wordt vaak gebruikt als verzamelbak voor allerlei zaken die je ergens in de toekomst nog moet doen. Maar als je nog niet weet wanneer iets gedaan moet worden hoort het (nog) helemaal niet in jouw agenda thuis! In plaats daarvan plaats je het op een Later/Misschien lijst wanneer je het wilt laten bezinken. Denk hierbij aan een eventuele deelname aan een congres later dit jaar bijvoorbeeld. Of je stopt het in een vervaldagen systeem dat dit stukje informatie op precies het juiste moment weer opduikelt. Kijk op http://43folders.com voor meer informatie over een populair vervaldagen systeem.

Of neem die TODO lijsten: hoe vaak zie je niet van die uitpuilende lijsten waarop werkelijk tientallen zaken staan die de arme gebruiker diezelfde dag nog wil afronden. Tel je alles bij elkaar op, dan kom je vaak op meerdere dagen, of zelfs weken, werk. Zinloos om te proberen dat allemaal voor het einde van de werkdag af te krijgen. Bijkomend nadeel is dat je gegarandeerd met een gestrest gevoel naar huis gaat.

Echt: het GTD systeem is het eerste sluitende systeem dat ik ken dat echt helemaal inpasbaar is in het leven van de moderne mens. Inclusief alle stress en vooral verandering die dat leven met zich brengt.

Andere methoden (PEP cursus, time management training) leren je vooral hoe jij je tijd efficiënter besteedt. Bij GTD gaat het niet zozeer om de tijdbesteding, maar om het doen van de juiste acties, op het juiste moment, in het geheel van al jouw huidige projecten. Dit is echter maar 1 van de 2 pijlers onder GTD. De andere pijler is een stuk perspectief dat om de hoek komt kijken: wie ben ik als mens in mijn werk, relaties, gezin, samenleving, en wat wil ik daarin bereiken? Door aan beide pijlers aandacht te besteden krijg je èn een leeg hoofd, èn zicht op jouw persoonlijke toekomst.

DAT is dus wat het toepassen van Getting Things Done je gaat opleveren: Overzicht, Rust en Perspectief. Ik hoop dat het iets duidelijker is geworden en dat je met (nog meer?) plezier de komende nieuwsbrieven gaat lezen. Nogmaals: laat het mij vooral weten of – en zo ja wat – er beter kan!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag een nieuw bericht over slimmer werken in de breedste zin van het woord. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

De Lijst van Elf
Het onderhouden van jouw actie management systeem (deel2)

Onderstaand volgen dan eindelijk de beloofde 11(!) punten die David Allen toepast om wekelijks weer helemaal actueel te worden met acties, projecten en plannen voor de komende tijd. Als dat te ingewikkeld klinkt, zie het dan gewoon als een manier om je hoofd een keer in de week helemaal leeg te krijgen. Het zal je zeker in het begin aardig wat tijd kosten, maar realiseer je dat ook het opstellen van een goede planning gewoon tijd kost. Niet plannen zal uiteindelijk meer kosten: je hebt geen overzicht, je weet niet wat je NU het beste kan doen. Uiteindelijk doe je wel iets, maar vergeet je helemaal om de belangrijke vergadering van dinsdag voor te bereiden. Of je staat in de computerzaak om een nieuw beeldscherm aan te schaffen, maar vergeet om die nieuwe printer cartridge te kopen. Dat soort zaken. Met dit systeem gebeurt je dat niet meer.

Daar gaan we:

Wordt leeg!

• Losse papieren – hark ALLES bij elkaar wat zich in de afgelopen week op je bureau, in je tas, of waar dan ook in de vorm van papieren, visitekaartjes, uitnodigingen e.d. verzameld heeft. Stop dit in je inbakje
• Verwerk je aantekeningen – alle losse aantekeningen ga je nu verwerken. Een afspraak? In je agenda. Nog iets dat je wilt lezen? Wil je het echt lezen stop het dan in de map Later/Misschien. Anders gooi je het weg. Wees hierin meedogenloos voor jezelf (David Allen zegt dit, niet ik!)
• Maak je hoofd leeg – neem dit letterlijk. Je schrijft alles wat nog in je hoofd zit aan acties, projecten, losse eindjes uit, en plaatst dit in de juiste categorieën. Stop pas wanneer je niets meer kunt bedenken

Wordt actueel!

• Bekijk de actielijst – maak je lijst weer actueel door afvinken van oude en toevoegen van nieuwe acties
• Vorige gegevens uit je agenda – loop de afgelopen week in je agenda nauwgezet door. Kijk of er nieuwe acties nodig zijn. Zorg dat er geen ‘oude’ maar belangrijke informatie verloren gaat
• De komende agenda – wat staat er komende week op de planning. Stel acties op als die nodig zijn
• Bekijk de afwachtlijst – op wie wacht jij nog? Is actie van jouw kant nodig? Vink afgeronde onderwerpen af
• Bekijk de projectlijst – kijk naar ieder project op de lijst en probeer voor ieder een eerstvolgende actie te bepalen. Lukt dat niet, dan kan het project misschien afgevoerd worden
• bekijk de relevante checklists – is er nog iets dat gedaan moet worden?

Wordt creatief!

• bekijk de Ooit/Misschien lijst – projecten die gestart zijn gaan naar de projecten lijst. Niet meer interessante projecten en ideeën kunnen afgevoerd worden. Klinkt saai, maar deze stap kan juist heel leuk zijn!
• Wees creatief en moedig – wat zijn nieuwe, gekke, creatieve, risicovolle of gewoon leuke ideeën die de afgelopen week op je pad zijn gekomen? Wat kun je in je systeem plaatsen?

Tot zover. Een hele lijst. Ik raad aan om de eerste keer deze lijst gewoon uit te printen en op je bureau te leggen. Loop er stap voor stap doorheen. Gewoon doen. Achteraf laat je het hele proces rustig bezinken. Wie weet word jij helemaal enthousiast. Ik ben benieuwd naar je ervaringen!

Succes!

Deze post is eerder verschenen in de Slimmer Werken Nieuwsbrief. Iedere vrijdag vol tips over de praktische kant van slimmer werken. Altijd als eerste op de hoogte zijn? Schrijf je dan snel (gratis) in!

Vervolg in de serie over het opzetten van jouw nieuwe actie management systeem

Nu ben je zover gekomen dat je daadwerkelijk een actie management systeem hebt. Je hanteert lijsten voor je Acties (weet je ze nog: Eerstvolgende, Later/Misschien), een afwacht-, project- en context lijst. Dit aangevuld met je agenda. Maar hoe houd je alles schoon? Iedere dag worden er overal nieuwe ideeën, acties en afspraken toegevoegd. Als je dat laat gaan, loop je al snel opnieuw vast in veel te lange opsommingen van alles wat je nog moet doen. Gelukkig is ook hier een oplossing voor! Je gaat je systeem namelijk..tromgeroffel.. onderhouden! – maar dat had je vast al bedacht Wat houdt dat onderhoud nou in?

Het belangrijkste is dat je op regelmatige momenten het complete systeem doorloopt, alle nieuw binnen gekomen informatie verwerkt, en alle lijsten weer actueel maakt. Het blijkt dat het beste resultaat bereikt wordt wanneer je dit wekelijks doet: vaker, en je bent teveel tijd aan het plannen in plaats van doen. Minder vaak, en je gaat het overzicht weer verliezen doordat je systemen gaan overstromen.

Voer het onderhoud op een vaste plek uit. Het beste werkt het om dit in je kantoor te doen, of dit nu thuis is of op het werk. Zorg ook dat je ongestoord kunt werken: zet het liefst de telefoon zacht en de computer uit. Neem ook de tijd: het is niet ongebruikelijk dat het complete onderhoud tot anderhalf uur duurt (maar wees niet bang: het levert overzicht op, en dat is die anderhalf uur meer dan waard!).

De meeste mensen hebben wel regelmatig een moment waarop ze hun papieren en post verwerken en een planning voor de komende tijd doen. Maar daar blijft het vaak bij. En dat is jammer. Want om je hoofd HELEMAAL leeg te krijgen is veel meer nodig.

Tot zover de introductie. Donderdag behandel ik de daadwerkelijke 11(!) punten die je nu achtereenvolgens gaat aflopen. Voor nu zou de post te lang worden. Hopelijk ben je niet teleurgesteld…

…ah, je bent toch teleurgesteld? Nou vooruit dan – een mini vooruitblik WELKE 11 punten je kunt verwachten:

1 – verzamel je losse papieren 2 – Inbox leeg 3 – je hoofd leeg 4 – bekijk actielijst 5 – bekijk agenda vorige periode 6 – bekijk agenda komende week 7 – loop Afwachten lijst na 8 – project lijst 9 – relevante checklijsten 10 – Later / Misschien lijst 11 – wees creatief en moedig

Donderdag volgt de afsluiter. Tot dan!

• Why and How You Should Find Time to Read – Mark Harrison
  Leestijd..neemt u nog de tijd voor een goed boek? Ondergetekende eerlijk gezegd wel, al is het tegenwoordig meer vak dan literatuur. Maar toch…lezen leid de aandacht af van wat er allemaal nog moet, en het is beter dan achter je scherm zitten, of er naar te staren
• Hoe deze lastminute blogger gered wordt door Stephen Covey – Chris Stapper
  ‘ Covey raad ons aan om te werken in het tweede kwadrant: niet urgent, maar wel belangrijk, hier zit onder andere de planning ‘
  Goede tip voor degenen die gestrest raken wanneer de druk op de ketel komt
• De paradox van plannen maken – Stan Lenssen
  ‘ Blijf geen denker, wordt ook een doener. Hou je doel in beeld en zet steeds de juiste stappen. ‘
  De stap-voor-stap aanpak die Stan aanbeveelt om je projecten te realiseren is uitermate Getting Things Done, al zeg ik het zelf
• Productive! Magazine about Getting Things Done and Lifehacks – Michael Sliwinski
  Het heeft even geduurd maar de 4e editie van dit mooie full-colour “Productive Magazine”. Beschikbaar als gratis PDF download!
• The 7 Most Motivational Quotes Ever Spoken – Mr. Self Development
  Voor de broodnodige inspiratie
• 100 redenen om alles te laten zoals het is – Ad van der Hulst
  ‘ We hebben geen verbeterprotocol.’ nog 99 meer drogredenen om vooral niets te veranderen
• Wereldwijd samenwerken in de wereld van Wikinomics – Jan Klerk
  Uitgebreide en duidelijke review van een van de bekende boeken over Web2.0 en online samenwerking
• De ziel der dingen – Jasper van Impelen
  ‘ Dat is wat werkelijke leiders kunnen. Die weten namelijk dat hun werkelijke kracht daar te vinden is, dat die kracht onstopbaar is. Het gaat om het punt in je systeem waar je grootste angst, je diepste wens en je mooiste gave samenkomen ‘
  Mooie woorden en post over Kwetsbaarheid en Bezieling
• Web 2.0 wijzer – Thom Stokkel
  Werkelijk alle software valt tegenwoordig via het web te draaien. Je hele kantoor in de wolken is geen illusie meer
• Wie ben jij op LinkedIn? – Marcelle Warringa
  ‘ De regel onder je naam geeft je de kans je goed te profileren. Laat deze kans niet liggen ‘
  En meer van dergelijke tips
• OfficeTalk vs Yammer – Erwin Sigterman
  Yammer, ofwel Twitteren binnen de bedrijfsgrenzen, wint snel aan populariteit. Maar binnenkort komt Microsoft met een variant op Yammer: OfficeTalk. Erwin heeft meer informatie
• Thuiswerken kan overheid 7,5 miljard besparen – Binnenlands Bestuur
  Feitelijk houdt dit in dat Slimmer Werken miljarden bespaart. Tenminste, zo vat *ik* dat dan maar op
• Flow op je werk? Zorg voor passie en focus! – Marjolein van Braam Morris
  ‘ : de dag beginnen met de Meest Belangrijke Taak. Dat is bij voorkeur een taak die direct bijdraagt aan een project of doel waar mijn hart sneller van gaat kloppen ‘
  Dat zouden meer mensen moeten doen!

‘ Angst om er niet bij te horen, om iets te missen van de grote hoeveelheid informatie, maakt jongeren ziek ‘
Geinspireerd door Infobesitas is nieuwe ziekte – Trouw

Foto credits: Flickr / rajue

In mijn ochtendblad (vanochtend slechts twee minuten te laat – beter dan de afgelopen weken) wordt melding gemaakt van een opkomend fenomeen: Infobesitas. Een duidelijke term die aangeeft dat de lijder gebukt gaat onder een teveel aan informatie, en daar niet mee overweg kan. Natuurlijk worden we al langer overstroomd door een steeds toenemende hoeveelheid informatie, en het verschijnsel van de overlopende inbox is inmiddels aardig ingeburgerd. De link met sociale netwerken wordt hier gelegd, terecht. Dit  is wel een nieuwer verschijnsel. Ik merk bij mijzelf bijvoorbeeld dat Twitter naadloos de rol van email heeft overgenomen: steeds kijken of er nieuwe mentions of privé-berichten zijn, kan makkelijk tot dezelfde stress leiden als voorheen het controleren op nieuwe email.

Het lijkt alsof de mainstream media dit verschijnsel nu ook steeds meer oppakken. De nadruk ligt in het artikel in Trouw op jongeren, en het feit dat hun zich ontwikkelende hersenpan minder tot multitasken in staat is dan bij volwassenen. Maar ook wij grote mensen hebben grote moeite met multitasken . Iedere taakwisseling kost een bepaalde hoeveelheid tijd, zeker als ze zich in verschillende contexten afspelen. Wanneer je je richt op de nieuwe taak duurt het een tijdje voor je in flow raakt: het moment dat je de wereld om je heen vergeet en je helemaal overgeeft aan datgene wat je dan aan het doen bent.

Ik merk dat consequent hanteren van een methode als GTD hierin bijzonder belangrijk is, en veel rust kan geven. Het gevaar je te laten afleiden door de waan van de dag ligt constant op de loer, maar zolang ik me aan mijn EerstvolgendeActie lijst houdt, mij zo min mogelijk door onverwachte onderbrekingen laat storen, en van tijd tot tijd flink kan focussen
ben ik enorm productief. Ik heb hier al vaker over geschreven; en ga dat de komende tijd nog meer doen trouwens: naar mijn mening bestaat GTD uit een serie simpele en soms zo voor de hand liggende ideeën dat iedereen er al wel iets van toepast. Maar door dat consequent te doen blaas je je eigen productiviteit enorm de hoogte in.

Concluderend

Wat mij betreft is het duidelijk dat we met z’n allen in een mallemolen zitten waar we nog niet goed raad mee weten. Nieuwe manieren om hier mee om te gaan zijn nodig. De GTD methode sluit hier naadloos op aan, al zijn er natuurlijk andere manieren waarop jij grip krijgt op je informatiestromen. Het gaat er vooral om deze nieuwe manier van werken tussen de oren te krijgen van de mensen die er nu onder lijden.

En jij, pas jij een bepaalde methode toe? Of laat je je als brandjesblusser overspoelen door de waan van de dag? Of heb je de gulden middenweg gevonden? Als je het leuk vind (ik wel!) kun je hieronder je mening geven

Je hebt thuis een archief. Op de een of andere manier bewaar ook jij je papieren: in een mooi geordend mappensysteem, een ladekast of op een grote stapel in de hoek van de werkkamer. Hoe dan ook, in alle gevallen is dat een archief. Maar wist je dat er een digitaal alternatief is? Een die niet eens zo heel moeilijk te gebruiken is..Evernote dus! Op dat papieren archief kom ik dadelijk terug, eerst even wat deze tool nu eigenlijk is:

Wat is het?
Evernote is grofweg een systeem waarin je alles digitaal kunt opslaan. Aantekeningen, foto’s, gescande documenten, de inhoud van webpagina’s. In alle gevallen kun je met letterlijk één druk op de knop documenten opslaan. Een ‘note’ in Evernote-taal. De limiet in wat je opslaat is vooral gebaseerd op je eigen verbeelding: zo voeg ik tegenwoordig recepten op die ik op internet heb gevonden (en die succesvol bevonden zijn) aan het systeem toe. Je kunt die recepten natuurlijk als favoriet opslaan, maar dat is ofwel lokaal, ofwel je zult net zien dat die receptensite later niet meer bestaat. Met Evernote heb je hier geen last van omdat je een eigen kopie van de informatie maakt.

Je kunt Evernote ook gebruiken als je onderzoek aan het doen bent: sla interessante webpagina’s of stukken daaruit op in een aparte onderzoeksmap, bijvoorbeeld prijsvergelijkingen en reviews voor een nieuwe auto. Ook een mooie: er zit automatische tekstherkenning in Evernote! Stel dat je van visitekaartjes een foto neemt met je telefoon en die in Evernote plaatst, dan kun je later door slechts op de naam van een contactpersoon te zoeken deze terugvinden! Voorwaarde voor tekstherkenning vanuit een foto is overigens wel dat de belichting voldoende is. Mijn ervaring met de iPhone is dat je goed daglicht of een lamp nodig hebt om de herkenning te laten werken. Maar het werkt zeker.

En is het snel?
Wel, ik kan je zeggen dat de toegang in alle gevallen behoorlijk snel is. Alleen wanneer je een foto of scan opent op je iPhone, kan dat even duren. Maar langzaaam of snel: openen lukt altijd.

In het meest extreme geval zet je letterlijk je hele papieren archief om in digitaal formaat. Ik ken iemand die dit toepast, en de laatste keer dat ik hem sprak had hij 14.000 zogeheten ‘notes’. Belasting papieren, administratie, bankafschriften. Dit gaat mij persoonlijk te ver, maar het geeft wel aan hoe ver je kunt gaan.

Overal toegang
Evernote werkt zowel als web software, via http://www.evernote.com, maar ook op je computer en je telefoon. In die laatste twee gevallen moet je natuurlijk de software installeren, maar ook dat is in een handomdraai gebeurd. Het voordeel van de software op je computer zetten is dat Evernote een stuk sneller en handiger werkt dan via de webtoegang. Maar het is dus niet per se noodzakelijk. In ieder geval: waar je ook bent, je kunt altijd bij je archief, al zit je op vakantie in het internet café (bestaan die dingen eigenlijk nog? – in Oostenrijk heb ik er vorig jaar tevergeefs naar gezocht)

Verder nog iets?
Ja, een ding nog: om notes sneller terug te vinden is het nuttig om tags toe te kennen. Tags zijn een soort categorie die je aan informatie toekent. Het mooie van tags is dat je er meerdere aan 1 note kunt toekennen, ik noem maar iets: ‘recept’ en ‘hoofdgerecht’, of ‘administratie’ en ‘ziektekosten’.

Bedankt voor je aandacht. Ik hoop dat Evernote een nuttige tool voor jou gaat worden. Ga naar http://www.evernote.com, maak een account aan en verdiep je eens goed in de mogelijkheden. Veel succes!

Dit artikel verscheen eerder in mijn Slimmer Werken nieuwsbrief. Je kunt je rechtsboven inschrijven (of ga naar de externe inschijfpagina