Een post in de serie over online  samenwerken

In het verleden was dat een hoop gepruts. Ontvangende mailboxen weigerden jouw enorme bestanden, en stuurden de mail gewoon retour afzender. Filmpjes in een email hangen zorgde er alleen maar voor dat je mailprogramma vastliep. En dus deed je het maar niet. Een filmpje kun je tegenwoordig nog wel op YouTube zetten, maar dat is ook niet altijd een goede oplossing. En die mailboxen weigeren nog steeds grote bestanden. Wat nu?

Gelukkig hoeft dit alles geen probleem meer te zijn. Grote bestanden hang je namelijk niet meer als attachment direct in een email, maar verstuur je via …tromgeroffel… een externe webdienst (ik wed dat je dat aan zag komen).

Als voorbeeld hanteer ik hier de dienst Drop.io, maar er zijn vele andere even goede diensten beschikbaar (hieronder worden enkele genoemd). Bestanden versturen via een uitwisseldienst begint altijd op de webpagina van die dienst zelf. Drop.io (waarvan je hieronder de webpagina ziet) bijvoorbeeld doet je direct een voorstel voor een URL waarop straks je documenten bereikbaar zijn. Je hoeft alleen maar bestanden te uploaden, en klaar is je ‘Drop’. Rechtsboven in je scherm zie je nu de eerder voorgestelde URL (in dit geval http://drop.io/pblxwod Iedereen die jij hiervan via email bijvoorbeeld op de hoogte stelt, kan hier nu bij om jouw bestanden direct te downloaden.

Natuurlijk blijft het hier niet bij: soms wil je bijvoorbeeld niet dat jan en alleman zomaar in je bestanden kan rondneuzen. Gelukkig zijn zaken als wachtwoord bescherming meestal goed geregeld. Drop.io bijvoorbeeld heeft de volgende extra’s, gewoon in de gratis editie:

• De beveiliging is heel goed instelbaar. Je stelt van tevoren in wie wijzigingen kan aanbrengen: alleen een beheerder / jij, of misschien iedereen? Je kunt al dan niet een wachtwoord op de Drop zetten voordat iemand toegang krijgt
• Uitwisselen van bestanden gratis tot 100MB
• Rich media (video, audio, beeldmateriaal) kan direct in de browser afgespeeld worden
• Gebruikers statistieken: hoe vaak bekeken. Koppeling met Google Analytics is mogelijk
• Je kunt een vervaldatum instellen voor een Drop (waar je dan weer een herinnering van krijgt waneer je –optioneel- een emailadres opgegeven hebt). Zo blijven jou gegevens niet tot in het oneindige slingeren in de internet wolk. Tegelijk hoef je niet zelf meer te onthouden dat je ze weer weg moet halen
• Het mooie is dat je voor de gratis versie niet eens een account nodig hebt

Er zijn vele andere bestands uitwissel diensten. Voorbeelden zijn Box.Net, Dropsend.com en Yousendit.com. En wanneer je zoekt op transfer large files je vind er nog veel meer.

Veel plezier nu je nooit meer hoeft te rommelen met grote bestanden in de email!

Een post in de serie over online samenwerken

foto: Flickr / juergenfenn

De komende tijd zal ik een aantal webdiensten behandelen waarmee je heel eenvoudig verschillende soorten gegevens kunt bewaren. Variërend van favorieten tot complete projecten: alles kun je tegenwoordig met wie dan ook delen. Met de hele wereld of alleen bepaalde personen? Geen probleem. Jij bent in charge, zonder een IT afdeling te hoeven raadplegen! Vandaag: webdienst Delicious

Webdienst Delicious is een manier om met jezelf of anderen internet favorieten (of bookmarks, of hoe je ze ook noemt) te delen. Het kan goed zijn dat je deze dienst al gebruikt: het is al een tijdje een van de bekendste webdiensten. Zo niet, lees dan zeker verder!

Bookmarks: je hebt ze ongetwijfeld op je computer staan. Maar krijg je in de toekomst een andere computer, dan zijn ze weg. Gebruik je meerdere computers, dan zijn ze niet gedeeld. Lastig, lastig, want zo heb je natuurlijk geen overzicht. En wat zijn eigenlijk de echt interessante web links, wat zeggen anderen daarover?

Je snapt: met Delicious behoren al deze problemen tot het verleden. Installeer een plugin in Firefox of voor Internet Explorer, al werkt die laatste niet zo fijn). Maak een account aan (eenvoudig door de aanwijzingen op het scherm te volgen), en je kunt direct aan de slag. Toevoegen en bekijken gaat net zo eenvoudig als op de gebruikelijke manier. Zie je een mooie website, dan volstaat de toetscombinatie Control-D om die op te slaan. Je ziet dan meteen iets nieuws: de mogelijkheid om tags toe te voegen. Zie die dingen maar zo: favorieten oude stijl konden maar in 1 map worden opgeslagen. Tags zijn eigenlijk mapjes, maar je kunt favorieten in zoveel mapjes stoppen als jij wilt. Meestal gaat een webpagina over meerdere onderwerpen. Onder al deze onderwerpen vind je later de favoriet terug. Veel handiger, zeker wanneer het aantal favorieten toeneemt

Iedere opgeslagen favoriet wordt direct online opgeslagen en is publiek toegankelijk. Wil je dat trouwens niet, dan zet je gewoon het vinkje bij private aan, en hij is alleen voor jou te zien. De tags die jij aan de webpagina hebt toegevoegd zijn nu voor anderen te raadplegen. Zij maken dus voor een deel gebruik van de kennis die jij hiermee aan het systeem hebt toegevoegd. Het mooiste is natuurlijk dat dit omgekeerd ook geldt: het was nooit eenvoudiger om nieuwe interessante sites te ontdekken over je favoriete onderwerpen. Juist omdat anderen eerder al een groot deel van het internet op Delicious getagd hebben. Kijk maar eens wat mensen bijvoorbeeld onder Twitter getagd hebben. Je ziet de laatst toegevoegde pagina’s, maar ook hoeveel mensen bepaalde pagina opgeslagen hebben. Tevens zie je de andere tags die voor die pagina’s zijn gebruikt. Je ziet zo in één oogopslag waar pagina’s over gaan.

Delicious heeft nog veel meer mogelijkheden, waar je sneller achter komt door ze gewoon uit te proberen, dan dat ik ze omstandig uit ga leggen. Ik kan je alleen maar aanraden er gewoon mee aan de slag te gaan.

Waarmee ik afsluit en je veel succes wens met het opnieuw onder de knie krijgen van een interessante webdienst.

Een post in de serie over online samenwerken

Foto http://www.flickr.com/photos/garyhayes/3059934552

De eerste dienst is Dropbox. Een klein stuk software dat je op je PC of Mac installeert en dat vervolgens al jou gegevens synchroniseert. Naar de servers van Dropbox zelf –waardoor dit meteen als gratis backup systeem functioneert- en naar alle computers waarop jij Dropbox laat draaien. Heel handig wanneer je veel met andere mensen samenwerkt aan documenten. Alles wat jij aanpast wordt direct naar alle andere computers verspreid.

Wil je geen software installeren, en gewoon af en toe een document (tekening, spreadsheet, presentatie, of gewoon tekst document) met iemand delen? Dan is Google Docs de ideale oplossing! Het enige dat je nodig hebt is een Google account (hier aanmaken)

Wil je discussiëren over de tekst terwijl je daar samen aan werkt. Zonder opmerkingen in een andere kleur direct in het document te plaatsen (onhandig)? Ga dan naar Typewith.me, druk op de knop en je kunt direct van start! Links begin je je tekst te schrijven, rechts discussieer je daarover met anderen. Je hoeft natuurlijk niet met een leeg document te beginnen. Je kunt ook een concept via knippen-plakken in het document plaatsen, om het aan iemand anders voor te leggen. Ik kan het uitleggen, maar veel beter werkt het om het gewoon eens te proberen.

Veel plezier met het werken aan documenten in een nieuwe omgeving!