Arjan Zuidhof

Reactie naar aanleiding van Bezuinigen? Ambtenaren ontslaan is het niet, efficiency wel.

Efficiency wordt in bovengenoemd betoog als de oplossing voor veel van onze problemen aangereikt. Terecht? Alleen al het feit dat voornamelijk rondom verkiezingen hierover gesproken wordt, maakt mij sceptisch. Het is een goedkope manier voor politieke partijen om nu te scoren. De praktijk van alledag is echter weerbarstiger. Mensen zien veranderingen niet zitten en verzetten zich ertegen, bezuinigingen op macro niveau blijken op micro niveau tegen te vallen.Theoretisch zullen de genoemde miljarden vast bespaard kunnen worden, maar dan alleen wanneer iedereen hieraan volledige medewerking geeft. Dat is nooit het geval, en daarom is de redenering op zich te simplistisch.

De totale kosten aan Openbaar Bestuur in Nederland bedragen 65 miljard. Dat klinkt als een enorm bedrag (en dat is het ook!), maar volg die link eens en kijk wat daarvoor WEL gerealiseerd wordt. Alle onderwijzers, rechters, politie agenten, gemeente ambtenaren, militairen, en nog veel meer overheidspersoneel wordt uit deze pot betaald.

Soms lijken we te denken ook wel met de helft van deze mensen toe te kunnen. Opnieuw theoretisch kan dat natuurlijk, maar bedenk dan eens in wat voor soort Nederland we terecht komen. Niet mijn idee van een prettige samenleving.

Nog een laatste opmerking: in veel gevallen zijn wel degelijk besparingen mogelijk. Maar draai het eens om: begin bij de werkvloer. Kantoorwerkers worden overweldigd door gigantische informatiestromen die op hen afkomen – email, vaknieuws, nieuwe web diensten. Ze weten daar vaak geen raad mee.

Er zijn echter vele mogelijkheden om grip op dit alles te krijgen: je moet alleen weten hoe. Als we ons inspannen om iedereen Slimmer te laten Werken, ben ik er van overtuigd dat die efficiency al snel behaald kan worden. Het is minder zichtbaar, maar leidt wel tot meer tevreden en ontspannen mensen. Dat is naar mijn mening de echte uitdaging waar we voor staan. Ik, en meer mensen met mij, zet me er voor in Nederland aan het Slimmer Werken te krijgen. Doe je mee?

‘ Angst om er niet bij te horen, om iets te missen van de grote hoeveelheid informatie, maakt jongeren ziek ‘
Geinspireerd door Infobesitas is nieuwe ziekte – Trouw

Foto credits: Flickr / rajue

In mijn ochtendblad (vanochtend slechts twee minuten te laat – beter dan de afgelopen weken) wordt melding gemaakt van een opkomend fenomeen: Infobesitas. Een duidelijke term die aangeeft dat de lijder gebukt gaat onder een teveel aan informatie, en daar niet mee overweg kan. Natuurlijk worden we al langer overstroomd door een steeds toenemende hoeveelheid informatie, en het verschijnsel van de overlopende inbox is inmiddels aardig ingeburgerd. De link met sociale netwerken wordt hier gelegd, terecht. Dit  is wel een nieuwer verschijnsel. Ik merk bij mijzelf bijvoorbeeld dat Twitter naadloos de rol van email heeft overgenomen: steeds kijken of er nieuwe mentions of privé-berichten zijn, kan makkelijk tot dezelfde stress leiden als voorheen het controleren op nieuwe email.

Het lijkt alsof de mainstream media dit verschijnsel nu ook steeds meer oppakken. De nadruk ligt in het artikel in Trouw op jongeren, en het feit dat hun zich ontwikkelende hersenpan minder tot multitasken in staat is dan bij volwassenen. Maar ook wij grote mensen hebben grote moeite met multitasken . Iedere taakwisseling kost een bepaalde hoeveelheid tijd, zeker als ze zich in verschillende contexten afspelen. Wanneer je je richt op de nieuwe taak duurt het een tijdje voor je in flow raakt: het moment dat je de wereld om je heen vergeet en je helemaal overgeeft aan datgene wat je dan aan het doen bent.

Ik merk dat consequent hanteren van een methode als GTD hierin bijzonder belangrijk is, en veel rust kan geven. Het gevaar je te laten afleiden door de waan van de dag ligt constant op de loer, maar zolang ik me aan mijn EerstvolgendeActie lijst houdt, mij zo min mogelijk door onverwachte onderbrekingen laat storen, en van tijd tot tijd flink kan focussen
ben ik enorm productief. Ik heb hier al vaker over geschreven; en ga dat de komende tijd nog meer doen trouwens: naar mijn mening bestaat GTD uit een serie simpele en soms zo voor de hand liggende ideeën dat iedereen er al wel iets van toepast. Maar door dat consequent te doen blaas je je eigen productiviteit enorm de hoogte in.

Concluderend

Wat mij betreft is het duidelijk dat we met z’n allen in een mallemolen zitten waar we nog niet goed raad mee weten. Nieuwe manieren om hier mee om te gaan zijn nodig. De GTD methode sluit hier naadloos op aan, al zijn er natuurlijk andere manieren waarop jij grip krijgt op je informatiestromen. Het gaat er vooral om deze nieuwe manier van werken tussen de oren te krijgen van de mensen die er nu onder lijden.

En jij, pas jij een bepaalde methode toe? Of laat je je als brandjesblusser overspoelen door de waan van de dag? Of heb je de gulden middenweg gevonden? Als je het leuk vind (ik wel!) kun je hieronder je mening geven

Welkom in de Digitale Jungle! Er is tegenwoordig een overstelpend aanbod van tools, website en programma’s die jou het werken gemakkelijker maken. Slimmer Werken wordt het genoemd. Ook kom je de term Het Nieuwe Werken wel eens tegen (al is dat wel een heel algemene term die tegenwoordig zelfs betekent dat we tot ons 67e moeten blijven werken).

Wat voor zaken gaat het nu eigenlijk over? Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

1. programma’s die jou helpen je persoonlijke bestanden snel terug te vinden op jou computer
2. programma’s die je juist helpen (automatisch) bestanden te delen met anderen via het web
3. een manier van werken waardoor je gegarandeerd meer grip krijgt op je email (kijk maar eens bij Getting Things Done (GTD op Wikipedia)
4. werk via het web super eenvoudig samen werken met anderen: schrijf samen een tekst in een Google document, houd de project status bij in een eenvoudige project management tool zonder overhead, of brainstorm samen over een nieuw project door een mind map te gebruiken

Wat ik jou daarom wil meegeven vandaag: probeer niet in een keer je overal in te verdiepen, en alles meteen toe te passen. Nee, neem nou eens 1 programma, 1 goeie tip die je gevonden hebt (weet je niets dan is hier één: ga een eierwekker gebruiken!. Ga hiermee aan de slag, en zorg dat je een goed idee krijgt wat het voor jou kan betekenen. Verdiep je ook kort in de eventuele instelmogelijkheden, omdat die het gebruik veel nuttiger kunnen maken. En that’s it. Morgen is er weer een dag, tijd voor een andere tip. Begin nu met de eerste stap!

Welke stap zet jij vandaag? Deel het hieronder met ons!

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!

Martijn Aslander is -naast een hoop andere interessante zaken- het principe van waardebepaling achteraf (ook wel “waardering achteraf” genoemd) in Nederland bekend aan het maken. Volgens dit principe wordt iemand uitsluitend en achteraf betaald, wanneer hij of zij van waarde is geweest voor de opdrachtgever. Eigenlijk is er niet eens sprake van een opdracht: als je tevoren geen tarief of bedrag afspreekt, is er tenslotte ook geen sprake van een overeenkomst zoals we die gewend zijn.

Voor veel mensen is dit een flinke stap te ver. Gelukkig voor hen kent de creativiteit van Martijn geen grenzen en heeft hij een interessante tussenvorm uitgedokterd: laat iemand een abonnement op jou nemen – en dan wordt bedoeld de kennis die zich in jou hersenpan bevindt! Je stuurt elke maand een factuur voor een x aantal uren. De factuur wordt betaald als de abonnementhouder vind dat jij waardevol bent geweest, en anders niet. Zo bouw je eigenlijk elke maand een reflectie moment in, om te kijken of je nog wel op je plek bent. Dit zal niet iedereen aanspreken, en is ook niet voor iedere beroepsgroep even slim: bouw je software, ben je loodgieter of melkman dan voorkomt een duidelijke afspraak over de prijs vooraf  een hoop problemen. Maar op zijn minst is deze gedachte iets om over na te denken. Als ik om mij heen kijk dan denk ik -met Martijn- dat het hiërarchische model zijn langste tijd gehad heeft. Hmm, dat klinkt wel ehel dramatisch, en eerlijk gezegd denk ik dat het ook nog wel een tijdje duurt. Het model is voor de meeste mensen nog zo vanzelfsprekend dat het niet eens in hen opkomt het anders aan te pakken. Het is springlevend, zal een willekeurige voorbijganger op straat antwoorden. En echt, het zal ook nog wel een tijd duren voor het gebouw krakend ineen stort. Alleen, zover laten we het toch niet komen? Denk eens na:

• binnen enkele jaren vloeien grote aantallen werknemers van de oude stempel de AOW in (vanaf 2012 gaat dat al problemen geven las ik vandaag [ergens, link kan ik zo gauw niet vinden])
• daarnaast komt de jonge garde “digital natives” van na 1985 opzetten. Zij zijn niet anders gewend zijn dan altijd MSN en internet bij de hand te hebben

Alleen al deze twee feiten moeten ons aan het denken zetten. Er is dan ook een onderstroom in opkomst van mensen die vinden dat het anders moet. Sterker nog, ze passen het nieuwe model al toe. Je ziet ze misschien nog niet, maar geloof me, ze zijn er absoluut! Op zijn minst zullen wij met z’n allen ook over die alternatieven moeten nadenken. Gelukkig zien we overal om ons heen nieuwe ideeën opduiken. Deze hele verandering in de economie intrigeert me bijzonder. Ik ben dan ook erg benieuwd hoe dit zich de komende jaren gaat ontwikkelen. We hebben het laatste woord over waardebepaling achteraf nog niet gehoord. En wie weet, bieden we over vijf jaar allemaal wel een abonnement op onze de inhoud van onze hersenpan aan!

Mijn inspiratie heb ik geput uit deze post die vandaag op VKBanen staat. En bekijk zeker de video waarin Martijn dit idee uiteenzet ook!

Wordt vast nog eens vervolgd…

…wel als je de conclusie van het hier beschreven onderzoek mag geloven.

Mijn 2 centen hierover: Er wordt veel onderzoek gedaan naar de werking van onze hersenen. Ook de laatste jaren worden nog opzienbarende ontdekkingen gedaan op dit vlak. Als je daar meer over wilt weten lees dan het boek Slaap je slim van Guus Pijpers zeker eens! In het hierboven genoemde onderzoek (hier de doorlink naar het New York Times artikel daarover), is de conclusie dat multi-tasken zonder meer funest is voor je productiviteit. Naar mijn bescheiden mening valt daar nog wel iets op af te dingen: het gaat er volgens mij meer om hoezeer je kunt focussen *tijdens* een kortdurende taak. Veel kleine dingen doen op een dag kan best, als je maar snel kunt switchen tussen de taken. Hiervoor kun je prima hulpmiddelen gebruiken, zoals een eierwekker die je op 15, 20 of 25 minuten instelt. Geef je daarna helemaal over aan je werk, terwijl de eierwekker de tijd voor jou in de gaten houdt.

Deze techniek is simpel en werkt prima! Ook nu heb ik de wekker bv op 15 minuten gezet zodat ik niet te lang schaaf aan de eerste versie van deze post. Daarna bepaal ik zelf of ik me nog een pomodoro geef, een kleine pauze inlas, of met iets anders verder ga. Het voorkomt in ieder geval dat je doelloos rond gaat surfen, nog een keer je email of twitter berichten check, of iets anders gaat doen wat ook later kan.

Ik kan me wel voorstellen dat sommige mensen alles tegelijk willen doen, omdat ze zoveel op hun TODO lijst hebben staan. “Doe van alles een beetje dan kom je steeds een stukje verder”, is daarbij de gedachte. Dat is natuurlijk niet zo handig, omdat letterlijk multi-tasken voor ons niet goed mogelijk is. In het boek van Guus Pijpers komt dan ook duidelijk naar voren dat wij alleen maar taken tegelijk kunnen doen die door je onderbewustzijn afgehandeld kunnen worden. Autorijden, muziek luisteren, en (hands-free) telefoneren bijvoorbeeld, waarbij de eerste twee onbewust verlopen. Maar zelfs dan wordt het al tricky!

Oftewel: Als je de definitie van multi-tasken letterlijk neemt, dan hebben de onderzoekers gelijk. Maar het is prima mogelijk om een groot scala aan diverse activiteiten achter elkaar te verrichten. Zorg dat je een goed systeem hebt waarmee je je taken onder controle hebt, aangevuld met een goede manier om die taken af te handelen. Een voorbeeld dat ik zelf met veel plezier gebruik is de GTD methode. Deze kun je strikt, of iets minder strikt volgen, en je ziet al heel snel verbeteringen in je werk.

Binnenkort zal ik je wat eenvoudige voorbeelden aan de hand doen die je vanuit deze methode kunt toepassen. Als je GTD nog niet kent weet ik zeker dat je er wat aan hebt! Houd dus de site in de gaten. Of abonneer je op de feed): dan komt het resultaat vanzelf naar je toe!

Trrrrrrringg…!

link gevonden via twitter.com/werken20

Wat een inspiratie vanuit deze link: 6 Reasons Why You Are Not More Productive – Steve Martile!
Bij dezen een pleidooi om meer fouten te maken!

Op nummer 1 in bovenstaand lijstje van redenen waarom je niet productief bent staat ‘fear of failure’. Dit doet me heel sterk denken aan het boek dat ik juist uitgelezen heb: Tribes van Seth Godin. In kernachtige kleine stukjes ontleedt hij stap voor stap wat er bij komt kijken als je een groep mensen wilt leiden. Dan niet in de zin van ‘de baas spelen over’ (dat is het verouderde concept van managen), maar vooral in de zin van ‘iets te bieden hebben aan’. Mensen willen jou volgen omdat je kennis hebt die zij nodig hebben. En omdat je gewoon prettig in de omgang bent. Je kunt nog zoveel weten, maar ben je een hork, dan zal echt niemand je gaan volgen. Je reputatie, daar draait het allemaal om. En die bouw je op door constant in je netwerk aanwezig te zijn, je kennis uit te delen. En dat allemaal zonder daar direct iets voor terug te krijgen. Sociaal kapitaal noemen we dat ook wel. Welkom in de nieuwe economie! In die nieuwe economie draait het niet meer om macht en geld, maar om kennis uitwisseling en interactie tussen mensen. Maar goed, da’s weer een heel ander onderwerp. Wil je meer lezen, duik eens in het boek The Whuffie Factor.

Waar het me hier om gaat is dat in Godin’s boek centraal staat dat wij vaak dingen niet doen, gewoon omdat we bang zijn om te falen. Vanaf de lagere school wordt het er in geramd dat we de beste moeten zijn, dat falen geen optie is, en dat we hard moeten werken om dat te bereiken. Maar waarom eigenlijk? De grootste geesten hebben de grootste (denk)fouten gemaakt: Newton, Einstein, Edison. Zij lieten er zich hierdoor echter niet weerhouden, en hebben daarmee eeuwige roem verworven. Van je fouten moet je leren: neem deze uitspraak maar eens wat letterlijker.

Fouten maken mag. Je gaat er niet expres naar op zoek natuurlijk, maar fouten zijn meer een bij-product in het volgen van je passie. Het hoort er nu eenmaal bij (waar gehakt wordt… weet je nog?). En  als je er iets van opsteekt wordt je daar er een mooier mens van. Echt waar. Veel succes bij het falen gewenst!

Arjan blogt regelmatig. Neem een abonnement op zijn weblog en ontvang nieuwe berichten automatisch in een feed reader, ook wel nieuwslezer genoemd (een voorbeeld hiervan is Google Reader) Je krijgt vanaf nu tips hoe slimmer te werken door de kracht van het web te gebruiken!